任务一 熟悉信息传递的方式方法
秘书要有较强的信息意识，有目的地捕捉各种有价值的信息，并及时准确地传递信息，使信息产生积极的社会效益和经济效益。既要注意接收外界传递的信息，又要将获得的有用信息迅速传递出去。语言传递具有传递直接和及时的特点。秘书每天都进行着成百上千次的语言信息交流，从最简单的打招呼到交谈，再到各种会议发言，传递着大量的信息。可见语言信息是信息构成的一个重要方面。秘书应在接待来访、汇报工作、会议讨论、联谊会等社交场合，加强语言交流，从各种交谈、零碎的话语中获得有用的信息，利用各种信息传递方式实现信息的交流和利用。
一、信息传递的基本方式
信息的传递按传递范围来分类，有系统内部信息传递和系统外部信息传递两种方式。
（一）系统内部信息传递
系统内部信息传递是指为了进行协调和合作，企业内部进行信息交流。通常用于传递本单位当前工作的重要安排和部署信息、工作进展情况信息；了解员工对本单位工作的看法；了解公众对企业产品质量、销售情况和售后服务等方面的意见及社会各个方面发展情况的信息，并将这些信息或意见进行传递。系统内部信息传递的目的是达到单位内部、单位与公众之间的相互理解及单位与社会发展的协调一致。
系统内部信息传递的形式有信件、备忘录、通知或告示、传阅单、企业内部刊物等。
1.信件
信件是正式的书面交流信息，可用于外向传递（如给客户、供应商的信件）和内向传递（如晋升或提高工资的信件）。信件的内容通常包括目的、主题、结束语三部分。
由于文化差异，要特别注意商务信件格式的区别。一般来说国内企业商务信件的格式依然采用中文书信格式。但是随着我国对外开放，外资企业不断增多，对外经济贸易往来也越来越频繁，也有许多企业采用英文书信格式（见图3-1所示的英文商务信件范文）。秘书人员要根据对象的文化背景来合理选择相应的书信格式。
1）信件传递信息的优点
（1）是书面的，具有凭证作用；
（2）便于阅读和参考；
（3）能发送至相应的地址。
2）信件传递信息的缺点
（1）信件邮寄花费时间；
（2）不便于交换看法。
图3-1 英文商务信件范文
2.备忘录
备忘录是通信的简化书面表格，用来通知有关工作事项。备忘录用于内向传递，即企业内部进行信息交流。备忘录表格能预先打印或准备好，如图3-2所示。
1）备忘录传递信息的优点
（1）是书面的，便于查阅和参考；
（2）文字不必像商业信件那样正规；
（3）使用方便。
2）备忘录传递信息的缺点
（1）沟通较慢；
（2）不便于交换看法。
图3-2 备忘录格式
3.通知或告示
通知或告示贴在布告栏中，用来通知公司的内部事项或征求员工对某事项的意见。写通知或告示时应尽量避免生硬的语气。通知或告示所贴的位置要醒目，让人们在一定距离能阅读，做到文本信息简单短小，图片和色彩具有吸引力。
4.传阅单
需要传阅内容多的信息时可利用传阅单，下面列出所有应阅读该信息的工作人员的姓名和部门，读完信息后应签字，见表3-1。
表3-1 信息传阅单
5.企业内部刊物
企业内部刊物主要用来介绍公司动态和业务进展情况，是沟通上下、联系员工的桥梁。内部刊物的内容一般包括公司内部信息、职务升迁信息、员工信息、员工嘉奖榜、业务往来信息等，如图3-3所示。
（二）系统外部信息传递
系统外部信息传递是指秘书在日常工作中有效地利用各种媒介进行传递信息。如通过印刷媒介类的报刊、书籍、宣传材料和电子媒介类的广播、电视等向公众传递信息，宣传企业的经营政策、业务进展、产品销售情况等，以此树立企业的形象，增进社会公众对企业产品及服务的了解，并得到他们的认可。
图3-3 公司内刊
系统外部信息传递一般通过新闻稿、新闻发布会、报刊简短声明、直接邮件等方式进行。
1.新闻稿
公司公布决定或政策时，可采用新闻稿发布信息。新闻稿要简明扼要，直入主题，客观反映事实，不需作评论说明。
2.新闻发布会
新闻发布会主要是用来公布重要的信息。公司展示最新产品、演示技术上的最新成果、产品展览会前或展览期间，都可举行新闻发布会。面对面的交流能产生好的效果。
3.声明
声明是指在报刊上宣布新的任命，或者电话、地址的变更信息等，声明要简短，引人注目。
4.直接邮件
直接邮件是将公司的信息材料通过邮局寄出。这种方式收到的纸面信息可归档供参考，但邮件要封装、贴邮票并送到邮局，耗费精力，比电子邮件发送速度慢，可能发生邮件丢失或错的情况。
二、信息传递的方法
秘书应根据信息的形式、类型、使用目的及信息接收者的不同，选择有效的信息传递方法。
（一）口头传递
口头传递是指秘书将信息转化成语言和声音传递给信息接收者，多用于企业内部传递信息。具体形式有对话、座谈、讲座、会议、录音、技术交流等。
1.口头传递的优点
（1）简洁、直接、快速；
（2）较少受场合地点的限制；
（3）信息反馈及时。
2.口头传递的缺点
（1）获得的信息比较零乱；
（2）对信息接受者来说信息较难储存。
（二）文字传递
文字传递是指秘书将信息转换成文字、符号、图像传递给信息接受者。这种方式可以避免信息失真变形，实现远距离多次传递，便于利用和存储。企业文字传递信息的主要表现形式有文本、表格、图形等。秘书可利用这几种形式编发各种信息简报、报告、统计报表及市场信息快报等传递信息。
1.文本
文本是大多数信息的传递形式。为了增强文本的影响力和清晰度，可以运用一些文字处理技巧，具体有以下几种。
（1）对标题和重点内容加粗字体或画重点线。
（2）对各要点加上序号和符号。(www.xing528.com)
（3）使用艺术字。
（4）使用文本框，突出部分文本。
（5）使用不同字体和字号显示信息。
2.表格
表格是用于对特定的、标准的信息进行展示的一种方式。在表格中系统地排列信息更为直观。运用表格传递信息要做到：有完整的标题；信息简明；标明信息来源。
表格应体现一定的目的，按逻辑顺序布局，易于填写，做到尽量精简文字，留出足够的填写空间。
3.图形
统计信息以图的形式传递，更易表达和理解。基本的图形有柱状图、饼状图、折线图和框图，使用何种图取决于传递信息的类型。
1）柱状图
柱状图中的信息用坚实的柱子标示，多用于统计数字的比较，容易理解。如每季度的产品销量、每月的电话费、一年来的销售量比较等。
2）饼状图
饼状图是用环开的形式来展示信息，其中的圆环被分成几个区域，每个区域信息在整体中占一定百分比。饼状图传递信息应做到：标题完整；每一区域用不同的颜色或阴影表示；按比例划分每一区域；注明信息来源。饼状图用于表示各部分之间的比较，如可用来表示各地区的销售量分别在整体中占的比例等。
3）折线图
折线图用于表示趋势及比较性信息。如一定时期的产品销售量、产品价格等，如图3-4所示。
4）框图
框图是用图解的形式来表示信息的，包括流程图和组织图。流程图是经简单直观的图解表示做某项工作的程序，用于分析任务的逻辑进程。任务用方框表示，用箭头连接，箭头表示信息或任务的流向，如图3-5所示。组织图是用来反映组织结构和相互关系的框图。
（三）电讯传递
电讯传递即利用现代化的通信手段来传递信息的一种方式。电讯传递的信息量大、速度快、效果好、抗干扰力强、不易失真。秘书用电讯传递的途径有电话、传真、电子邮件等。
1.电话
需要交换口头信息时可采用电话传递的方式。
1）电话传递信息的优点
（1）传递信息快捷；
（2）双方能沟通交换信息；
（3）从电话中的语调能判断对方的态度和反应。
2）电话传递信息的缺点
（1）电话传递没有书面证据，信息可能被误解；
（2）如果是长途电话或打电话时间长，费用高。
2.传真
传真是通过电话线来传送书面信息，能用于客户信息、会议信息、紧急信息等的传递。
1）传真传递信息的优点
（1）传递信息速度快；
（2）能接收和发送手写、打字、打印的文本和图形信息；
（3）传递不受时间的限制。
2）传真传递信息的缺点
（1）难以保证信息的机密性；
（2）只能发送给有传真机的单位。
3.电子邮件
电子邮件是计算机之间发送信息的系统。信息可以键入或扫描录入，通过邮箱系统发送。
1）电子邮件传递信息的优点
（1）传递信息迅速；
（2）可减少用纸及发送纸面邮件的费用；
（3）信息能同时发送给多个邮箱；
（4）能发送图表、照片等各种类型信息；
（5）使用密码能维护信息的安全和机密。
2）电子邮件传递信息的缺点
（1）由于发送信息容易，导致信息量大，易使人们淹没在电子邮件中：
（2）收件人必须有兼容的设备；
（3）有效地发送电子邮件需计算机技能培训。
4.可视化辅助物传递
可视化辅助物传递用来帮助理解工作任务和信息，可用于消防、安全布告及出口标志等。
1）影像
利用摄影和录像技术传递信息，能形象地表示信息，具有真实性、直观性和感染力，可收到其他信息传递方法达不到的效果。如制作录像带介绍产品性能、推销产品、宣传企业的服务、安全培训等。
2）投影
投影用于演示信息，将信息投影到屏幕上，引起人们对信息内容的关注。投影能体现专业化的演示水平，文字要大，字数要少，显示要清晰。
3）展示架
展示架包括展板和架子，用于展示信息。随着科技的进步，人们现在也经常使用计算机展台来展示信息。
4）展示或示范
展示或示范是指展示产品实物，演示实际操作，一般是在各类展销会上使用。
5）布告栏
布告栏用于张贴通知或布告等，通常将信息用图片和大号字体记载于大纸张上展示。现在很多单位也使用各种喷绘来布置布告栏。
5.企业博客
博客也称为网络日志、网络日记或简称为网志，英文单词为blog（web和log的组合词weblog的缩写），指一种特别的网络出版和发表文章的方式，倡导思想的交流和共享。blog通常由简短且经常更新的张贴文章构成，这些文章按年份和日期排列，通过网络传达实时信息。博客比电子邮件、新闻群组更加简单和方便易用，是继E-mail、BBS、ICQ之后第四种颇受网络用户喜爱的网络信息组织与交流方式，有着广阔的发展前景。
博客具有的知识性、自主性、共享性等基本特征决定了博客营销是一种基于个人知识资源（包括思想、体验等表现形式）的网络信息传递形式。现在很多企业都采用博客的形式来传递公司信息和产品信息，开展企业营销。
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