信息存储装具和设备：了解与管理

任务一　了解信息存储装具和设备

信息存储装具与设备有很多种，应根据需要和条件选择，便于保管和利用。

一、文件夹

文件夹为折叠式的，在它的脊背及封面可写上所来信息资料的名称或类别。文件夹被绝大多数公司用来保存文件材料，是最常见的信息存储装具。文件夹也有不同的类型，秘书人员应该熟悉每种类型文件夹的特点，以便在工作中合理选用。常见文件夹见表2-2。

表2-2　常见文件夹

二、文件盒

优点：结实，保持信息材料的清洁。

缺点：体积大，占用空间，不宜存储传单、手册等；存储需长期保存的信息材料。

三、文件袋

优点：保持信息材料清洁，信息材料可以在以后转移到文件盒或文件夹中。

缺点：信息容易无序。

适用范围：用于当前使用的文档。(www.xing528.com)

四、文件柜和文件架

（一）直式文件柜

直式文件柜由一个或多个抽屉叠放组成。每个抽屉要贴标签，指示其中文件的内容；每个抽屉要有目录卡，以利于迅速查阅。有的单位在直式文件柜中，使用悬挂式文件夹。悬挂式文件夹有较大的伸展性，有突出的指引卡，可以容纳更多数量的文件。悬挂式文件夹的两侧有挂钩，可以挂在文件柜上，指引卡一般放在方便且明显的地方。

（二）横式文件柜

横式文件柜一般抽屉较少，规格较大，其性质和功能与直式文件柜相同。它长的一边沿墙排，抽屉能向操作者伸出大约25cm。放在横式文件柜里的文件夹，其正面朝着抽屉的左侧，侧面正对着使用者。横式文件柜的后架可以往前、往后移，操作灵活方便。

（三）敞开式资料架

用敞开式资料架存放信息，能够节省存储空间，便于迅速查阅信息，但敞口大，案卷容易堆积灰尘，查找放在高处的案卷不太方便。储存适用于有空调、有空气过滤器的办公场所，要加强对温度和湿度的控制，保持清洁，防止灰尘堆积，以保证储存设备的正常使用。

（四）卡片式储存柜

有些文件信息可以保存在各种尺寸的卡片式储存柜内。卡片式储存柜可以放置各种规格的卡片，也可隔成不同的宽度，存放若干排卡片，新式的卡片式储存柜装有自动检索装置，能进行信息自动检索。

（五）显露式文件柜

显露式文件柜配有小抽屉，用以放置打印得十分详细的资料目录卡，目录卡仅露出每张卡片的识别端。这些文件柜通常叠层放置，每个抽屉由一个金属盖盖住一部分，这个金属盖有助于使资料平置。通过查阅每一张卡片，人们可以很容易地找到所需要的资料。这种文件柜可以用作索引储存器，这种索引用以指明其他资料的存放位置。