企业档案管理：提升信息工作效率

任务三　认识企业中的档案管理

当今世界已进入知识经济和信息时代，信息已成为比资产更为重要的战略资源。档案管理工作作为信息业的组成部分，档案作为一种信息资源，真实地记录企业生产、技术、科研和经营等活动，并成为企业的一项基础性工作，同时也作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥着应有的重要作用。规范化、科学化的档案管理是企业必须做好的一项基础性工作。在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不滞后于企业发展的速度，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对躲避和抵御各种风险起到一定的防范作用。

一、档案与档案工作

档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

档案工作是管理档案和档案事业的活动。档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。

企业档案是现代企业在生产经营活动中直接形成的具有保存价值并经过整理的原始记录和历史资料，是企业经营活动的基础信息资源，也是企业无形资产的重要组成部分。它包括各个时期和各项业务运作过程中形成并记录下来的具有保存价值的文件、账册、合同、图表、照片、证书、统计资料、音像资料等。

二、企业档案工作的主要内容

企业档案工作的主要内容是负责本企业综合档案管理工作和开发利用工作，为企业生产经营管理工作服务。具体说有下列几个方面。

（一）宣传执行档案法律法规

宣传执行国家档案有关的法律、法规、标准，宣传执行党和国家、行政区域内的地方政府及上级主管部门关于企业档案工作的方针、政策，执行上级主管部门有关企业档案管理的标准、制度、规定、办法等。制定本企业综合档案工作管理制度并实施。制订本企业综合档案工作的现代化管理计划并组织实施。

（二）档案业务管理

（1）对本企业科技档案、文书档案、会计档案、音像照片档案、荣誉实物档案、磁盘和光盘等特种载体档案、科技图书、科技情报等进行管理工作，即对档案材料进行收集、整理、鉴定、分类、编目、保管、统计、借阅、开发利用和销毁工作。

（2）对下属部门二级网络的综合档案、资料、台账管理工作进行指导、监督、检查和考核。

（3）对本企业科技情报的管理工作。

（4）对科技图书的征订、登记、造册、编目、发放和提供借阅等工作。

（5）对各类技术标准、规范、规程的征订、编目、发放和提供借阅等工作。

（6）对来往的工作及技术联系单、电传、传真的收发、登录、保管和提供利用等工作。

（三）档案保管

（1）档案库房 要求库房（如图1-1所示）、办公室、阅览室三者分开，库房面积要达到要求并留有一定的空间。

（2）档案保护设施设备 档案库房要求配置“八防”设备，包括空调、除湿机与加湿机（如图1-2所示）、温湿度测试仪（如图1-3所示）、消防设备、换气扇、吸尘器、防光窗帘、防盗报警器等。根据实际需要配备档案保护设备，如防磁声像柜、臭氧杀菌灭虫消毒装置、微波杀菌灭虫消毒装置、电冰箱、复印机、缝纫机（如图1-4所示）等。

图1-1　档案库房

图1-2　除湿机与加湿机

图1-3　温湿度测试仪

图1-4　缝纫机(www.xing528.com)

图1-5　无酸卷盒

（3）档案装具　档案要求装盒保存。档案盒尺寸根据国家规定的规格订购，使用无酸卷盒（如图1-5所示）。

（4）现代化管理设备　要求引入专用的电子档案管理系统，配备计算机、扫描仪、绘图仪、打印机等现代化管理设备。

（四）档案开发利用

档案开发利用包括下面几个方面：

（1）检索工具的编制；

（2）档案的利用；

（3）档案编研开发工作；

（4）档案学术研究。

（五）档案管理现代化建设

充分利用现代化管理手段，应用电子计算机档案管理系统改善综合档案管理工作，提高工作效率和管理水平。

（六）企业档案目标管理升级达标

根据国家档案局下发的《企业档案工作目标管理考评标准》，企业应积极开展升级达标工作。

三、企业档案工作的作用

随着现代社会科学技术的不断发展，信息日益成为人们日常生活中不可或缺的重要资源。特别是对现代企业来说，谁占有丰厚的信息资源，谁就会在激烈的市场竞争中处于主动地位。因此，档案作为信息的重要形式，对企业有着重要的作用。

（一）企业档案是维护企业合法权益可靠的法律凭证

市场经济是契约经济，是法治经济，但是，市场经济又带有一定的自发性和盲目性。特别是在不完善的市场经济条件下，各种不讲道德、不讲诚信的现象，甚至互相欺诈的行为泛滥，严重地扰乱了正常的市场经济秩序，违背了竞争的公平性原则，在这样的条件下，一家合法经营的企业，难免遭到不合法的侵害，难免陷入经济纠纷之中。这时，受害方只有拿起法律的武器，才能维护自己的合法权益，才能保证企业正常的生产经营。然而司法部门讲究以事实为依据，以法律为准绳。如果企业没有健全的商务档案作保证，拿不出可靠的原始凭证作依据，就可能陷入“有理说不清”的窘境。

（二）企业档案是企业管理层开展各项工作的重要依据

在改革开放和建立社会主义市场经济的新形势下，企业经营管理活动中会不断出现新情况、新问题，企业领导想要完全靠自己获取信息满足企业管理、发展企业的要求是不可能的，必须从档案渠道来获取信息。这就要求企业档案工作者将各种信息及时归整为档案资料，为领导提供多渠道、多角度、全方位的档案信息服务，使领导始终保持“耳聪目明”，及时采取对策解决问题，把各项工作始终建立在科学的基础上。例如，企业要制订发展规划，必须摸清现有设备能力和装备水平的底数，分析市场和企业经营管理的潜力，同时对自己的有利条件、不利因素和发展空间做到心中有数，这就一定要依赖于档案的支持；企业要开拓市场，选择合作伙伴，必须考察对方的信用档案，了解对方的信用状况；企业要进行资产评估或会计核算，必须凭借会计档案核算企业的应收款项和应付款项，并根据商标档案、专利档案等估算企业的无形资产。总之，离开企业档案，企业的经营管理活动就可能寸步难行。

（三）企业档案是企业无形资产的重要组成部分

无形资产是企业资产的重要组成部分，是指企业长期使用但没有实物形态的资产，包括专利权、商标权、非专利权、土地使用权、著作权、商誉等。企业档案是企业在各项商务活动过程中形成的、具有保存价值的原始性的历史记录，是企业无形资产的重要组成部分。同企业的商标权、商誉等资产一样，档案的历史越久，其价值就越大。现在，许多行政法规已将国有企业的档案列入国有资产的管理范围。

（四）企业档案是企业文化的重要体现和反映

企业文化有广义和狭义之分。广义的企业文化是指企业的物质文化、行为文化、制度文化和精神文化的总和。狭义的文化是指以企业经营理念和价值观为核心的企业意识形态。企业档案是企业经营者和全体员工在生产经营活动中形成的历史记录，从内容到形式上都留有他们辛勤劳动和创造的烙印，从一个侧面反映了企业的行为文化。企业档案中有关工艺流程、员工手册、操作指南、职务说明书等规章制度方面的记载是企业制度文化的直接体现。企业档案是企业的“史记”，是一部企业的“编年史”，它记录了企业发展的历史轨迹，这其中蕴涵了企业的价值观和伦理观，是企业精神、企业文化的重要反映。