企业管理中的信息工作与档案管理

任务二　认识企业管理中的信息工作

早在两千多年前，中国古代军事家孙子就提出了“知己知彼，百战不殆；不知己知彼，每战必殆”的观点。这不仅适用于军事战争，同样适用于市场经济中的企业竞争。一家企业或其管理者，在商业竞争中，要做到知己知彼，实质就是要展开全面的信息工作。信息和信息工作对置身于这个时代的企业来说其重要性不言而喻。

一、企业信息工作的重要作用

在现代社会条件下，正确无误的战略，行之有效的战术，无疑是每一家企业努力追求的理想目标。好的结果取决于好的行动，好的行动取决于好的决策，而好的决策取决于准确地、全面地获取信息，这是一个科学的因果关系，是经实践证明了的获胜途径。企业信息工作就是为企业制定或选择正确的战略和战术服务的，在现代企业发展中发挥着至关重要的作用，主要表现在以下几个方面。

（一）信息是企业决策的基础

企业管理的核心就是决策，而决策的成败关系到企业的存亡。决策在本质上就是一个信息处理过程，由信息的收集、分析、判断、拟订方案、选择方案等一系列步骤组成，每一个步骤都离不开信息的支持。决策失败的根本原因是判断错误，是对信息的错误分析，是信息的不准确或缺少造成的盲目，是我们说的“情况不明”。只有积极主动地了解和掌握环境信息，全面、实时地搜集与企业发展相关的宏观经济趋势、产业政策、行业信息和市场信息，挖掘和利用信息体系资源，建立快速反应机制，才能把握市场脉搏和机遇，提高企业的风险预警能力和企业整体决策水平。

（二）信息可以增强企业的竞争力并使其掌握主动权

信息被人们称为除技术、资金、人才之外的第四大管理要素。企业要想在激烈的市场竞争中占据优势，适应市场实效经济的要求，在竞争中掌握主动权，只有借助于企业的信息工作。通过有效的企业信息工作，密切了解竞争对手的产品策略和市场动向，及时跟踪产业技术发展方向和趋势，不仅可以为企业制订产品战略、市场战略等提供决策的依据，始终保持企业的产品开发和市场竞争处于优势地位，还可以主动地根据市场的需求变化及时调整企业的市场对策，抢占先机。

（三）信息帮助企业密切保持与客户的沟通

市场竞争的核心工作之一就是如何获取消费者的青睐和认可。因此，注重倾听消费者的心声，密切保持与消费者沟通是企业市场工作的重中之重。企业通过信息反馈，可以加强与消费者的紧密关联，更多地了解消费者的消费感受及需求，准确掌握市场需求及其变化趋势，以便正确地调整产品或市场策略，充分满足消费者的各种需求，改进客户关系和客户服务水平，从而提升企业的品牌形象，最终加强消费者对于企业品牌的忠诚度。

（四）信息有效提升企业风险防范能力

由于市场千变万化，各种风险皆有可能发生，对企业构成潜在威胁。通过信息的搜集、整理及挖掘，可以前瞻和预测未来行业发展趋势和变化，有效地躲避或降低企业的运营风险，避免大量的人力、物力和资金的浪费，提高新品开发项目的准确率和成功率，使企业的发展趋利避害，未雨绸缪，确保企业持续发展。

（五）信息有利于企业在公众中树立良好形象(www.xing528.com)

在企业的经营管理中，沟通协调是非常重要的，特别是企业在面对公众时，如果能够坦诚相待，及时、真实公开企业经营管理过程中的信息，将极大促进企业与公众之间的沟通工作，树立企业在公众中负责、上进等良好的形象，提升企业的品牌价值。

二、企业信息工作的主要内容

企业的信息工作主要是管理信息的收集和处理，具体来说包括以下几项工作。

（一）建立企业信息收集网络，收集各类管理信息

企业信息收集网络是企业信息工作的基础。在现代通信技术发展背景下，建立企业信息收集网络主要是在原有企业局域网的基础上，用lnternet技术改造成内联网（Intranet）和外联网（Extranet），这是企业信息工作的基础。

（二）发展与利用信息资源，实现企业各种资源的优化组合

采用各种手段，收集、整理、加工以市场信息为重点的各种信息，建立企业生产、经营、管理决策所需要的各种数据库，进行数据分析与挖掘，结合深化改革进行企业业务过程重组（BPR），理顺信息流程、资金流程与物料流程，进行体制、机制与管理模式创新，推动企业各种资源的优化组合，这是企业信息工作获得成功的关键。

（三）利用信息资源，发展企业

企业应该在生产、经营、管理等各个方面充分利用自身的信息资源，提高经济效益和服务质量，发展企业。这是企业信息工作的核心内容和宗旨，包括利用信息开发出适销对路的新产品、提高科学化管理水平、开展电子商务等，以此降低经营成本，增强市场竞争力。

（四）开展信息教育，提高职业信息文化素质和增强全员信息管理意识

通过各种形式和途径强化在职培训，开展信息技术、信息化知识普及教育，各级领导、管理干部、科技人员、业务人员、普通职工的信息意识，提高他们的文化素质，培养既懂信息技术又懂业务的复合型人才，这是企业信息工作顺利开展的保证。