时间管理概述及含义，时间管理的五个步骤

一、时间的概念

时间是什么？时间是人类用以描述物质运动过程或事件发生过程的一个参数，确定时间，是靠不受外界影响的物质周期变化的规律。例如月球绕地球周期，地球绕太阳周期，地球自转周期，原子震荡周期等。爱因斯坦说时间和空间是人们认知的一种错觉。大爆炸理论认为，宇宙从一个起点处开始，这也是时间的起点。^[1]随着社会的迅猛发展，人们对时间也有了进一步的认识，关于时间和时间管理的研究越来越受到学术界的重视，时间就是生命、时间就是效率的观点也越发深入人心。

心灵氧吧

你将如何度过这一天？

请问，如果每天都有86400元进入你的银行户头，而你当天必须用光，你会如何运用这笔钱？

天下真有这样的好事吗？

是的，你真的有这样一个户头，那就是“时间”。每天每一个人都会有新的86400秒进账。

那么，面对这样一笔财富，你打算怎样利用它们呢？

（资料来源：http://docin.com/p-493564804.html，豆丁网。）

（一）时间的生命性

“钟表时间”是指钟表所显示的物理的、几何学的时间，本身并没有深刻的含义。时间是有生命的，“活的时间”是不能以钟表来度量的。如果一个人局限于“钟表时间”内，那么他的一生便碌碌无为了。

高尔基曾经说过：“时间与我们每个人息息相关，那些取得伟大成就的人无一不是对时间珍爱有加的人”。古人很早就认识到时间的价值和时间管理的重要性，“人生而有涯”将时间与人的生命相提而论。孔子曾站在河边对着湍急的江水长叹：“逝者如斯夫，不舍昼夜！”心脏的跳动和肺的呼吸这个决定生命的重要活动，是随着时间同步而行的。如此，时间有如生命的象征、生命之源。时间和生命是牢不可分的，时间就是人的生命。

钟表的时间是没有生命的，但是充分利用的时间却是有生命的。时间是连结生与死的桥梁，是生与死之间所展开的一条绳索。诞生和死亡间的阶段就是人的一生。人一生的境遇和结局，本质上是由时间来支配的。

（二）时间的易失性

时间不可存储，一去不复返。时间不像资金、设备、技术、信息等其他资源那样可以进行存储，时间一旦浪费就再也无法追回。因此，它无可替代，失去了就是失去了，不能用另一种资源代替。

菲利普·津巴多教授在他的著作《津巴多时间心理学》中将人们的时间观念分为三种——聚焦于过去、聚焦于现在和聚焦于未来。他认为时间观念在生活中扮演着重要的角色。未来导向的人更容易在职业和学术上获得成功，更容易注意饮食以及有规律的锻炼。他在书中引用了乔治·奥威尔在《1984》中的语句：“掌控过去的人掌控未来，掌控现在的人掌控过去”来说明“如何度过今天最终将决定你的过去和未来”。时间转瞬即逝，只有充分利用它，才能够发挥其最大的效力。

（三）时间的伸缩性

我们每个人都拥有24小时一天，每个人也只能拥有24小时一天。我们占用的时间在数量上是相等的，但在利用时间的效率上却是不等的。

有人认为“时间就在钟表的刻度上”，这种想法可称为“钟表时间主义”。根据这种想法，时间是单调、固定和机械性的东西，完全由物理学的法则所支配。这个时候，时间当然没有伸缩。但是，钟表时间主义其实只是一半的真理、相对性的事实罢了。时间是有伸缩性的，人生如若充实，时间就是膨胀的；相反，时间就会收缩。

时间对谁都是不公平的。大政治家、画家文豪、音乐巨匠、大学者，像罗马的凯撒大帝、日本的空海和尚、意大利的达·芬奇、德国的莱布尼兹、德国的歌德，以及现代分秒必争的铁腕经营者。他们在一天的24小时中，经手完成的工作量，无论在质或量方面，都超乎普通人的想象。同样拥有一天24小时的其他人，却不留下任何痕迹。莫扎特只活了35岁，但在他短短的一生中做了600首以上旷世之作遗留于世。歌德在27岁被任命为瓦马尔参议员以后，在政界也相当活跃，做出了很多业绩，1815年被任命为国务大臣。除此之外，他还绘画，还从事解剖学、地质学、矿物学、植物学、光学等自然科学的研究，在各方面都有卓越的贡献。

可见，就是一天24小时，也并不是每个人都被平等地赋予。随着生活方式的不同，对时间的利用程度不同，我们的时间会延伸或缩短。

你的时间是宝贵的，你的生命只能经历一次，因此最大限度地利用好生命，经历一段愉快的旅途十分重要。

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关于时间的童话

《彼得·潘：不会长大的男孩》（Peter Pan：The Boy Who Wouldn＇t Grow Up）（1904）是苏格兰小说家及剧作家詹姆斯·马修·巴利（James Matthew Barrie，1860—1937年）最为著名的剧作，是一个关于时间永恒的魔法和一个拒绝长大的男孩的故事。由于不会长大，彼得不必承担成年人所要面对的现实世界中的需求和责任。当彼得回到现实世界发现他最爱的温迪已经长大并且有了孩子，彼得哭了，但他仍然拒绝长大。最终，彼得因为拒绝长大而没法过正常的生活。

（资料来源：http://blog.sina.com.cn/s/blog_7109e2400100soup.html，新浪博客。）

二、时间管理的涵义

科学合理地使用时间是现代人社会性格的一个重要标志。时间是一种重要的资源，它具有生命性、易失性和伸缩性，我们可以对其进行有效的管理和使用，时间的管理和使用已经成为心理学研究的一个重要领域。

（一）时间管理的概念

关于时间管理的概念，不同人有着不同的看法。有人将时间管理定义成：为提高时间的利用率和有效性对时间进行合理计划和控制，有效安排及运用的管理过程。有人认为时间管理是人们为了提高时间的利用率和有效性，运用科学的方法和技巧，对时间的消耗进行规划、实施、检查、评价、反馈等一系列的控制活动过程。也有人认为时间管理是在日常事务中，执著并有目标地应用可靠的技巧，引导并安排管理自己的工作及个人的生活，合理有效地利用可支配的时间。

西南大学的黄希庭教授在时间心理学上颇有建树，他在中国开创了时间心理学研究的先河，最先将模糊统计赋值、信号检察论、多因素实验应用于时间心理研究，提出了时间认知的分段综合加工模型、时间判断的通道效应、心理时间的分段性和时间维度的人格特征。他提出了时间管理倾向（time management disposition）的概念，他认为时间管理倾向是个体在对待时间功能和价值上，在运用时间方式上所表现出的心理和行为特征，是一种人格特征。

（二）有关时间管理的研究

人们一直在探寻时间的秘密，到了近代，随着管理学、行为科学、认知科学的发展，人们开始把时间管理作为一个研究的对象，并在如何对时间进行有效利用和分配方面，提出了不少理论和方法，逐渐形成了时间管理这样一门学科。

心理学家对时间态度、时间经验和时间结构做了大量研究，反映了个体利用和支配时间的行为倾向。个体进行时间管理的目的是为了追求更好的效率、效能和效果。在追求的过程中，如何去节约更多的时间，如何把时间投入到最有效率的结果上，曾经出现过几种方式，Steven把迄今为止对时间管理的研究分为四代。

第一代时间管理理论强调利用便条和备忘录，一方面顺其自然，另一方面也会追踪时间的安排。备忘录式管理的特色就是写纸条，对每天要做的事情给予安排和提醒，这种纸条可以随身携带，忘了可以拿出来翻看。备忘录上的条目可根据实际情况进行调整或增删，如果当天已经结束或者完成的事情，可以在备忘录上划掉，否则就增列到明天的备忘录上。灵活性较强，但是也显得比较随意，容易出现疏漏。这就是第一代时间管理，称之为备忘录式时间管理。

第二代时间管理理论强调“规划与准备”，特点是制定时间表，通过使用记事簿来进行“规划与准备”。记事簿记录的是要做的事情，并注明应该完成的期限，标明起止日期等。这种管理模式的优点是便于追踪应做的事宜，由于时间管理者在事前进行了目标的设置和行为上的规划，使得通过这种方法做事的效率和完成率较高，缺陷是凡事都得事先安排，缺乏灵动性，存在教条死板的缺陷。

第三代时间管理理论强调的是价值。这一代时间管理理论引入了价值观的概念，将目标与计划置于价值观的基础之上，认为“最重要的事”是价值观与目标的总和，制定中长短期各类目标的最终目的是为了实现一种价值观。它讲求优先顺序，以效率为主旨，根据任务的轻重缓急来设定短中长期目标，以实现效率的最大化。因此，它的特色就是将每天的活动写在纸上或者输入计算机，详细地规划各式各样的规划表和组织表，来提高工作和生活效率。这一代的时间管理方法体现了效率和优先的原则，有效地提高了完成任务的效率，但是过度追求效率却有可能导致事业、家庭与社会生活之间的失衡。

第四代时间管理理论在前三代理论的基础上，兼收并蓄，推陈出新，强调一切以自然法则为中心的罗盘理论。这一代管理方法追求更快、更好、更具效率的观念，它不是换一个时钟，而是提供一个罗盘，因为人走的多快是一回事，方向对才是最重要的。因此，要以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性；注重生命因素的均衡发展，始终把个人精力的焦点放在“重要”的事务上。如何判断“重要”？重要性与目标息息相关。凡有利于实现目标的事务均属重要，越有利于实现核心目标就越重要。这种管理理论强调每一天的行动，每一个时段的行动，都要与未来的目标很接近，所以它强调的是一种方向，因此也叫做正北理论^[2]。与以往截然不同之处在于，它根本否定时间管理这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持个人能量输入与输出的平衡上。由此可见，人们对时间管理方法的探索经历了一个由单一到复杂，由只注重任务完成到重视个人感受这样一个渐变。

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帕累托原则（Pareto Principle）

帕累托原则又称重要的少数、微不足道的多数，或80对20定律、犹太法则等，是19世纪末20世纪初由意大利经济学家及社会学家帕累托提出的，最初主要用于经济领域中的决策。该原则的核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。因此，要把注意力放在20%的关键事情上。这一原则是说在任何一组东西中，最重要的通常只占其中的一小部分，因此对于重要但只占少数的部分必须分配更多的资源，更要注重对它的管理。在时间管理中运用帕累托原则有助于应付一长列有待完成的工作。将一大堆需要完成的工作列出优先次序，把最应优先完成的作为工作的重中之重，并花上一段时间集中精力去完成。

（资料来源：http://baike.baidu.com/view/40591.htm?from_id=9595420＆type=syn＆fromtitle=%E5%B8%95%E7%B4%AF%E6%89%98%E5%8E%9F%E5%88%99＆fr=aladdin，百度百科。）

三、时间管理的五个步骤^[3]

一天的时间对每个人来说从数量上是相同的，但由于使用方式不同，时间可以使一个人在青春年少时就有所作为，达到理想的彼岸，也可以使青年转瞬成为老人，终其一生，无所事事。因此，我们必须学会如何有效地利用我们的时间，以使我们能掌控自己的生活，朝自己的方向前进，而不致在忙乱中迷失方向。

请参看本章“心灵工坊”第三项活动“自我探索——怎样制定合理的计划表”，做一个时间管理的小练习，请把你的回答写在下面的方框中：

·哪些事情要放弃不做？为什么？

·哪件事情有最高的优先级？为什么？

·你会高兴地执行你制定的这个计划吗？为什么？

任何有效的时间管理系统都应该包括五个步骤，以下我们结合这个小练习一一来进行叙述。

（一）明确价值观

价值观是我们想和做事的基本原则，是我们进行时间安排的最基本的要素，是决定一切工作的根本。我们每个人有着各自不同的价值标准，它们形成了我们个人特征的基础，也是我们进行时间管理的基础。大多数时候，我们根据自己的价值观采取行动，虽然往往没有意识到这一点。

什么对你而言是最重要的？家庭？工作？金钱？你首先要明确自己需要的是什么，然后才能朝那个方向走。如果你不知道自己的目的地，你很可能会到达别的地方。

前面这个时间管理小练习中的事件可以分为以下几个类别：

健康——看牙医，洗澡，等

家庭——给家里打电话，等

友谊——买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等

爱情——准备烛光晚餐，等

工作——简报，活动项目，会议，整理材料，考试，等

金钱——夜间兼职的面试，等

兴趣——看演唱会，等

重看一遍你对这些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一项放在首位，把哪些放在无关紧要的地方。这就是你的价值观。

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小牛和老骡

有一段时间，老农夫一直用牛和骡子一起耕作，耕作相当辛苦。年轻的小牛对骡子说：“今天我们装病吧，休息休息。”老骡却答道：“不行呀，我们需要把工作做完，因为耕种的季节很短呀。”

但小牛还是装病了，农夫给它弄来新鲜的干草和谷物，尽量让它舒服些。等老骡耕种回来，小牛询问地里的情况如何，“没有以前耕种得多，”老骡回答道：“但我们也耕种了相当长一段距离。”小牛又问道：“老家伙说我什么没有？”“没有。”老骡回答。

第二天，小牛还想偷懒，就再次装病。当老骡从田间回来时，小牛问道：“今天怎么样？”“还不错，我认为。”老骡答道，“但耕种得还不是太多。”小牛又问道：“老家伙说我什么了？”“啥也没有对我说，”老骡说，“但是，他停下来和屠夫说了好长时间的话。”(www.xing528.com)

——懒惰是一种自我扼杀。

（资料来源：http://zhidao.baidu.com/question/2137886973204390028，百度知道。）

（二）确定目标

目标是我们的需求和愿望——我们想得到什么。它们应该直接源于我们的价值观。否则，我们所做的事将无法满足自己的需要。目标往往不能由单个行动达到，需要花费相当长的时间，并需要采取若干步骤。

例如，在这个小练习中，周末有一对矛盾：要么去外地拜访朋友，要么准备星期天的报告。如果你决定去外地访问朋友，而不为报告做准备，你的目标很可能是：保持友谊，哪怕自己做出某些牺牲。如果你不去访问朋友，而是准备报告，你的目标很可能是：尽最大努力完成工作。当然，保持友谊和完成工作都是你的目标。但你对它们的重视程度取决于你的价值观。把友谊放在前一位的价值观可能是：你对生活的真正满足源于你的家庭和朋友。而把工作放在前一位的价值观可能是：你对生活的真正满足来自于追求卓越。

再如，任务表中还有一对矛盾：星期二和星期三晚上，在小组开会、兼职面试、看演唱会三者之间只能挑选两样，舍弃一样。它们分别代表的是工作、金钱和兴趣，对它们如何排序，也完全取决于你的价值观和目标。

一旦明确了自己的价值观和目标，接下来制订日程表的过程就很简单了。

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著名生涯规划理论专家舒伯（Super）先生有个著名的生涯彩虹图的理论，他认为生涯是分阶段的，规划不是一蹴而就的，是与不同时期个人角色转变、责任转换、生活内容不同密切相关。

在“生涯成长期”（1至14岁）中，人扮演的角色首先是儿童，入学后，学生、休闲者或游戏者的角色在生活中占据了相当大的比重；

在“生涯探索期”（15至24岁）中，学生角色占据了主要地位，同时公民和工作者角色的重要性将与日俱增；

在“生涯建立期”（25至44岁）中，从学校毕业卸下学生的角色，工作者的角色很可能成为生活的最大重心，而家庭照顾者的角色也在该期尤其是后期越发明显，扮演配偶、家长的角色；

在“生涯维持期”（45至64岁）中，工作如日中天、全力冲刺，事业发展达到顶峰，此时休闲者与公民的角色逐渐变得重要；

在“衰退期”（65岁及以后），从原有工作退休后，投入相当多的时间在家庭，休闲者和家长的角色最为突出。

（资料来源：http://www.doc88.com/p-009845190784.html，道客巴巴。）

（三）对目标按优先级排序

我们现在明确了日程表的制定应以价值观和目标的实现为导向，那么试问在一系列以实现价值观和目标为依据的待办事项之中，到底哪些事项应先着手处理？哪些事项应拖延处理，甚至不予处理？这就应该按照事情的“重要程度”来安排行事的优先次序。所谓“重要程度”，即指对实现目标的贡献大小。对实现目标越有贡献的事越重要，它们越应获得优先处理；对实现目标越无意义的事情，越不重要，它们愈应延后处理。

下面，请你在脑海中想象一棵大树，树根是你的价值观，树干是你的目标，树的主枝是你的主要任务，树的细枝和叶子是你的次要任务。

你所做的一切应源于你的价值观，它是树根。

你的目标支撑着各种各样的任务，它们都是为实现你的目标服务的。

树的姿态和生长方向由它的主枝表现出来，同样，你通过主要任务来实现你的目标。

请拿出一张白纸，画出这样一棵树，在树根处写上你认为最重要的价值观，在树干上写你的人生目标，树枝上写上你的主要任务，这些任务应该是直接为你的目标服务的，此外，在树叶上写次要任务。进行时间运筹时，这是一个重要的参考。

（四）明确任务

面对纷繁复杂的任务，如何才能迅速准确地判断它们对你有多重要，从而对它们进行选择和排序呢？按不同的标准，任务可以分为紧急任务和重要任务、维持任务和发展任务，在此基础上，你就能快速而准确地分辨出哪些是主要任务，哪些是次要任务了。

紧急任务：指如果不能按期完成，它对你或别人的价值会减少甚至消失。

重要任务：指如果它成功地完成，你或别人将取得很大的收益。带来的收益越高，这项任务的重要程度越高。

紧急任务和重要任务有四种不同的组合：

1.紧急并且重要的任务

这些任务应具有最高的优先级，应该从现在就开始做。

2.紧急但不重要的任务

这些任务现在需要时间，但优先级比紧急且重要的任务要低。

3.重要但不紧急的任务

它们的优先级不是最高的，但应该在你的时间表中占重要位置。

4.既不紧急又不重要的任务

你真的需要做这些事情吗？

发展任务和维持任务与紧急任务和重要任务是两种不同的分类。

发展任务：指如果成功完成此项任务，你现在的情况会得到改善。例如，你会得到一份更好的工作。

维持任务：指完成这些任务可维持你现在的情况。例如，你可以维持学业基本合格，拿到毕业证书。

发展任务和维持任务有很大区别，发展任务具有如下特点：

·通常由你的目标衍生出来；

·可以作为一项挑战；

·需要多加考虑。

（五）对任务按优先级排序

回到前面的那个小练习，请先将你所面临的任务按重要任务和紧急任务的四种组合分类，再按发展任务和维持任务分类，然后把它们按重要程度排序。进行了这样的区分之后，相信你对划分任务的重要程度会更得心应手。

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20个节省时间的小方法——请根据你的需要选择它们

1.对目标、任务等事件分别按优先级进行排序。

2.从优先级最高的事物着手。

3.和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做。

4.把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。

5.为自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力。

6.找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的教室。

7.当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”。

8.学会委派别人做事。

9.归纳相似的事情，把它们放在一起处理。

10.减少例行事务：它们不值得花费过多时间，压缩低价值的事件。

11.避免完美主义。记住80／20定律。

12.避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度。

13.不要把时间表排得过满，为自己留下一定机动时间。

14.设置时间限制。例如，做某些决定时，不应超过3分钟。

15.聚精会神地做手头的事情。

16.处理重要事情时，使用大块的时间。

17.迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易。

18.文书工作争取只处理一次。

19.在行动以前，彻底地思索整个事件。

20.第一次就做好。

（资料来源：http://baike.baidu.com/link?url=rrNeAhsl1wMXbJsyWFafK49kmAFNg4M77CsqxH3uubLbrOBo2DUuASQyueCVuNu2，百度百科。）