高校人事部门文书档案立卷人员基本素质问题初探

高校人事部门文书档案立卷人员基本素质问题初探

武汉大学　陈宏萍

【摘　要】　高等院校人事制度的改革与发展，对文书档案管理工作提出了更高的要求。要推动档案工作合理、有序地向前发展，高校文书档案管理人员是主体力量。因此，文书档案管理人员的素质如何，将直接影响高校档案事业的发展。本文将从综合素质、知识结构和职业道德几个方面对高校文书档案管理人员的素质进行探讨。

【关键词】　文书档案员　综合素质　知识结构　职业道德

文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。档案是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福于人民的重要工作，也是一项政治性、机要性和服务性很强的工作。随着社会的飞跃发展及文明程度的提高，文书档案工作在经济建设、科技进步、教育发展中发挥着重要的作用。高校文书档案是学校发展的历史记录，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面的过程和成果，是高等教育工作的重要环节，是国家档案事业的重要组成部分。高校文书档案管理人员是做好高校档案工作的主体力量，档案管理人员素质的高低，将直接影响学校办学质量及档案事业的发展。所以，提高高校文书档案管理人员的自身素质，不断适应档案事业发展的要求，对高校的改革、发展具有重要意义。

一、具备过硬的思想政治素质

文书档案管理是一项政策性、原则性和服务性很强的工作，这就要求文书档案管理人员不仅要热爱档案管理工作，还要有较高的政治思想觉悟，坚持四项基本原则，以“三个代表”重要思想为指导，全心全意为人民服务，作风正派、廉洁奉公，坚持原则，要少说空话，多干实事，以人为本，处事公正，自觉抵制不良风气的影响，严格把好人情关。

二、具有过硬的业务素质

人事部门是学校贯彻执行国家及各部门人事工作有关方针、政策，落实学校党委、学校行政人事工作有关决定的职能部门，主要负责全校教职工编制计划和核定、人员调配、专业技术职务与职员职级聘用、教职工培训、工资福利、干部管理、考核奖惩、博士后管理、社会劳动力用工管理、人事档案管理等多项工作。文书档案管理的业务性很强，必须了解国家有关政策和学校的规章制度，熟悉文书档案管理工作的整个流程。热爱本职工作，要有严谨的工作作风和开拓创新精神，较好地利用计算机和网络技术，使文书档案管理工作规范化、程序化和高效化，运用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点、方法来研究、分析文书档案管理工作的特点和规律，解决工作实际问题，为学校人事管理工作提供有效依据。因此必须具备如下素质(能力):

1.信息意识能力

文书档案作为人事活动的原始记录，是客观事物存在、发展、变化的反映。通过它可以了解事物发展变化的状况和过程，可以作为处理、解决问题的依据，因而档案信息具有最直接、最真实、最原始的特点。作为文书档案管理人员要有敏锐的信息意识，利用档案资料广泛收集信息，充分利用、准确提供、快速传递，以适应领导决策和社会发展的客观需求。强烈的信息意识主要表现为:一是对信息的敏感性;二是对信息的观察力;三是对信息价值的判断力。

2.利用先进技术手段的能力

计算机及现代通信技术在档案领域的广泛应用，对文书档案管理人员的能力提出了更高的要求，只有更新观念，学会新的思维方式，使用新的管理模式和技术手段，才能结合本专业的知识，提高文书档案管理工作效率和质量。在实际工作中，如果具备计算机等现代化办公设备的操作能力，就能实现档案信息的现代化储存、检索、提取和交流。

3.工作协调能力

协调是文书档案管理工作的一项重要内容，协调水平的高低直接制约着档案事业的发展。文书档案工作不是一项孤立的工作，它与学校其他各项工作紧密相联。例如，档案的收集需要各部门的配合;档案工作所需的设备、经费、人员等，需要领导和各部门的支持与协调;文书档案的利用与学校各部门有着密切的联系。因此，文书档案管理人员要突破长期以来封闭式的工作方法，在甘当无名英雄的同时加强与领导及其他部门的沟通协调，使档案工作与学校其他工作紧密融合在一起，促进高校文书档案工作更好发展。

4.综合分析能力

所谓“综合”和“分析”，是透过事物的现象看本质，在大量的、个别的事物中找出它们的联系，也就是对信息的处理能力。首先，文书档案管理人员对档案内容要有一定的阅读概括能力和分析加工能力，对每一份资料能够准确地理解其内容实质，进行科学的分类，准确判定其价值，收集齐全，并进行整理、立卷、归档。其次，文书档案管理人员要在实践中逐步摸索和总结高校人事工作及档案工作的特点和规律，研究新情况、发现新问题，不断改进工作思路与方法，提高高校文书档案工作的整体水平。

三、具有良好职业道德素质

高校文书档案管理人员的职业道德是指高校档案管理人员在从事档案归集整理、保管和利用等活动时应当遵守的基本行为准则，它是对高校档案管理人员行为的基本要求。

1.热爱文书档案工作

“无私奉献、默默无闻”是文书档案工作的突出特点，江泽民同志曾经讲过，做档案工作的同志，一般说来都是不出人头地的，都是兢兢业业、默默无闻地在那里工作。没有很高的政治素质和强烈的责任感是无法担负此项重任的。文书档案管理人员对自身职业的热爱，来源于对这一职业的深刻理解，只有这样才能够坚定正确的政治方向，树立正确的人生观、价值观，在工作中勤勤恳恳、不计较个人得失，乐于在平凡的岗位上默默奉献，实现自己的人生价值。

2.树立服务意识(www.xing528.com)

文书档案工作是一项政治性、服务性很强的工作。因此，衡量档案工作好坏的重要标志就是能否把服务放在首位，真心实意地做好服务工作。文书档案管理人员应当充分认识自身工作的服务性特点，树立积极主动的服务意识，大力开发档案信息资源，以精心的管理和优质的服务回报学校和社会。只有这样，人们才能更进一步地认识文书档案管理工作存在的价值和意义，从而关心和支持文书档案管理工作，使其得到很好的发展。可见，全心全意为人民服务是文书档案管理人员的基本行为准则。

3.坚持历史唯物主义

文书档案是历史发展的真实记录，对学校的发展和建设具有重要的、长久的记录凭证和参考作用，它们不仅具有原始性，而且作为历史的见证，具有真实性的特点。这种真实性产生于人们的社会实践活动，并成为人们实践活动的可靠凭证，因而它是后人认识和了解历史本来面貌的重要依据。作为一名档案管理人员，必须要尊重历史事实，要用历史唯物主义的观点对待文书档案，坚持真理、尊重事实，维护档案的完整与安全，维护档案内容的真实性和可靠性，维护历史的真实面貌。

4.工作严谨细致

文书档案工作是一项严谨的科学管理工作，它要求按照档案的形成规律进行工作，工作的程序、标准不能有半点马虎和粗心大意。因此，文书档案管理人员的工作作风是非常重要的，它关系到本职任务能否很好地完成，关系到文书档案的作用能否得到充分发挥。这就要求文书档案管理人员具有高度的责任感，不允许粗枝大叶、敷衍了事，要以科学的态度对待文书档案管理工作，在每一个细小的工作环节中都一丝不苟、严肃认真。

5.以法律为准绳

文书档案管理同其他档案管理一样，具有很强的政策性，必须按照国家的有关法律规定进行管理。因此，文书档案管理人员要有较强的法律意识，努力学习我国《保密法》，特别要熟练掌握《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》及国家关于人事管理等方面的法律知识和与学校有关的规章制度，做到知法、懂法、守法，维护文书档案的历史真实性。对因工作失误造成人事档案损失的，要追究其责任，对违反档案法的行为要追究法律责任。这样既有利于规范文书档案管理人员自身的工作，又使学校文书档案管理工作得到法律保护。

6.开拓创新

创新是一个民族的灵魂，也是各项事业发展的动力。随着档案管理水平的逐步提高，因循守旧、墨守成规的工作方法将越来越不适应时代发展的要求，尤其随着科技的发展，档案将逐渐呈现管理多样化的趋势，因此需要人事文书档案工作者勇于探索、敢于创新，善于在工作中发现问题、分析问题，能够推陈出新、解决问题，培养锐意进取的精神，在思路上创新，在工作方法上创新，以提高工作效率和质量，在高校人事工作改革中发挥文书档案工作应有的作用。

四、具备全面的理论知识

高校人事部门文书档案管理人员要加强自主学习的意识，自我提高，在不同的工作时期，有计划、有重点地补充新的知识，不断调整自身的知识结构，以更好地适应高校文书档案工作不断发展的需要。

1.档案专业知识

档案工作是一项专业性、技术性很强的工作，在多年的实践中已经形成了一整套专门的理论、原则、技术和方法，成为了一门独立的学科。目前档案学主要包括两大部分，一是理论档案学，包括档案学概论、档案法规学、档案术语学等;二是应用档案学，包括档案管理学、档案保护技术学、电子文件与电子档案管理等。文书档案管理人员要精通本专业的理论知识，并能够将其熟练地运用到实际工作中，在实践中不断总结、研究档案专业的理论和技术。同时，由于档案工作涉及面非常广泛，高校文书档案管理人员应当熟悉和掌握人事管理方面的相关业务知识，以适应高校档案管理工作的需要。

2.计算机技术知识

随着现代科学技术的发展，特别是计算机等办公自动化设备应用于档案工作，文书档案管理工作的方法和手段也随之发生了变革，从传统的手工管理模式向现代化管理模式转变。例如，档案的载体、记录方式的多样化发展趋势;利用者要求更准确、更及时地利用网络查阅所需档案，使得档案部门服务方式发生了根本性的变化。同时，使档案部门面临着许多新的课题。因此，文书档案管理人员必须学习和掌握现代科学技术知识，特别是计算机相关知识与技术，只有运用科学的方法和手段，才能更好地管理和利用档案信息资源，实现档案工作的现代化。

总之，人事部文书档案管理工作是一项责任重大而又具体、细致的工作，从事这项工作不仅要付出艰辛的劳动，要有极大的耐心、热心和责任心，还要有较强的综合能力。面对教育改革的新形势，我们要努力学习，与时俱进，以高度的敬业精神，认真做好文书档案管理工作，为学校的改革发展作出应有贡献。

◎参考文献

［1］武汉大学.档案工作法规与制度汇编．

［2］国家档案局第8号令．