人事代理制度下高校人事档案管理的变革

人事代理制度下高校人事档案管理的变革

武汉大学　胡桂梅　刘　霞　杨　芳

【摘　要】　人事代理制度是当前高校人事制度改革的大潮流，对高等学校的长远发展有深刻影响，使高校人事档案管理呈现开放性、流动性、共享性和绩效性的新特征。人事代理制度的施行，也给高校人事档案管理工作带来了多方面的变化。

【关键词】　人事代理制度　人事档案管理　高等学校

高校人事制度处在重大变革时期。2000年，中组部、人事部、教育部联合下发了《关于深化高等学校人事制度改革意见》，要求高校全面推行聘用制，健全分配激励机制，推进人事制度改革，这标志着第三轮高校人事制度改革已经启动。与此相对应，人事部也于2003年确立了“事业单位人事制度改革是以推行聘用制和岗位管理为重点，以搞活内部分配为关键，按需设岗，按岗聘用，竞争上岗”的思想。高校人事代理制度就是在近几年的人事制度改革中，逐渐形成并不断发展起来的新型人事制度。

一、高校人事制度改革的新趋势——人事代理

(一)人事代理制度的含义

人事代理制度是以人才市场为前提，以用人单位委托授权为基础，以人事代理服务为主要内容的人事管理规范的总和及由此形成的人事管理综合服务体系。人事代理制度的目标是:建立高校内部人才竞争机制，优化人才结构，提高用人效益，逐步推行全员聘用合同制，从而实现人事管理工作的三个转变:从固定用工向合同用工转变，从身份管理向岗位管理转变，从计划指令性管理向市场体制化管理转变。

人事代理制度的基本特点为:三个主体、三位一体、计划性及开放性。其中，三个主体是指用人单位、人事代理机构和求职者。人事代理制度主体的多元化，改变了计划经济时期人事管理单一主体的用人格局。三位一体指:人事代理机构集人才进出管理、日常管理和业务培训三项工作为一体。其中，人才进出管理包括代办人员招聘、录用、解聘、辞退等有关手续;日常管理包括人事档案管理、党团关系管理、代办社会保险、职称评定等;业务培训包括在岗培训、转岗培训和职业培训等。计划性指人事代理机构依据国家有关规定和各单位的用人计划，统一制订人才引进计划，按计划组织人才引进，开展培训服务。开放性指开放人才进出渠道，用人单位既从人才市场引进人才，又让解聘或不适应工作岗位的人员流回人才市场。

由以上人事代理的特点，形成人事代理制度的几个基本原则:

(1)平等自愿原则。用人单位与求职者在招聘过程中地位平等，双向自主选择。

(2)公开公平原则。岗位设置、聘任要求、聘任方法都及时、详尽地公开，实行公平竞争。

(3)竞争择优原则。实行优胜劣汰，无论是在招聘过程中还是在日常考核和民主评议中，真正做到能者上，庸者让，劣者下。

(4)精简高效原则。促进减员增效，减轻高校负担，提高管理和服务水平，提高工作效率。

(二)高校实行人事代理的意义

(1)打破终身制，激活用人机制，调动教职工的工作积极性。在原来终身制的人事制度下，人员就业靠传统的指令性计划分配，高校缺乏独立的用人自主权，从而形成教职工“能进不能出、职务能上不能下、待遇能高不能低、干好干坏一个样”等历史问题;改革开放以后，一些教职工受市场经济的影响，在校内端着“铁饭碗”、坐着“铁交椅”、拿着“铁工资”，却用大量精力去赚外快，出现“教授不教、讲师不讲”等怪现象，严重影响高校的教学质量。人事代理制度的建立，为高校提供了充满生机和活力的用人机制。高校可以自主进入市场选用需要的人才，在人才选择上有极大的自主权;同时，人才录用时与高校签订合同，明确约定了双方的权利与义务，由身份管理转向岗位管理，从而改变了教职工对学校的终身依赖关系，实现“合同管理”。学校与教职工双方构成了合理而紧密的新型人才关系，促进了工作效率的提高。

(2)为高校摆脱沉重、繁琐的管理负担。随着高校人事制度改革的进一步深入，学校也逐步成为独立的用人主体。建立人事代理制度是减轻学校负担、加强内部管理的客观需要。传统的人事管理方式，教职工管理和档案管理是合一的，被录用者和档案同时进入学校，就意味着人事关系的各个方面，包括家庭、住房、配偶、子女就学等问题统统都要由学校解决。这使学校背负了沉重的包袱，而且造成机构臃肿、大量教职工综合素质不符合岗位需要的弊端。实行人事代理制度，实施人档分离管理，学校只负责教职工在本校服务期间的薪酬，并按国家规定投缴社会保险等，人事管理方面的具体工作全部由代理机构负责。这大大减轻了学校人事事务性工作的负担，节约了人力、物力、财力，使学校人事管理部门能将更多的精力投入人才培养、人力资源开发。

(3)打破人才单位所有制，为高校人才流动打开方便之门。在计划经济体制下，学校对人才有独占意识，人才与学校是一种依附关系。人被局限为“单位人”，人的户口、档案都由用工单位集中管理，人才的流动性很小，流动难度也相当大，常出现优秀人才想流动而单位不放的局面，单位不放人的杀手锏就是卡住人事关系档案，卡住户口。实行人事代理，教职工个人可以不受单位“杀手锏”的制约，解决了人才个人的切身利益问题，解决了后顾之忧，释放了人才的潜能，确保他们全身心地投入新岗位的工作，并且方便人才在高校间自由流动，易使人才找寻到最符合自己发展的岗位和环境。

(4)建立人事代理制度，与社会主义市场经济的大环境相适应，“是建立健全人才市场体系、促进高等院校人才合理流动的客观要求”。^[1]人才流动是社会发展的产物，是社会进步的表现。但长期以来，人才短缺和人才积压并存的矛盾相当突出，人事代理制度的推行，为单位和个人提供自由选择对方的机会，有利于人才的合理流动和潜能开发，促进人才资源的优化配置，从而解决人才表面短缺、实际积压的问题。据调查，当前我国老牌公立高校中，存在高职称、高学历人才膨胀的现象;而新成立的院校，特别是高职高专院校中，人才又严重缺乏。人才配置的不平衡，阻碍了我国高等教育的全面发展。人事代理制度降低了人才流动的阻力，扫除了一部分障碍，方便人才在高校之间流动，也就能够缓解部分高校师资力量缺乏的问题，畅通了不适应单位工作人员的出口，实现了人力资源的优化匹配。

二、人事代理制度下的高校人事档案管理工作的新特征

人事代理制度对高校有多种益处，它已经成为高校人事制度改革的大势所趋。高校推行人事代理制度，将档案、户口、党团关系等内容委托给人才代理机构，这样就给高校人事档案工作带来了一定的变化。高校人事档案在人事代理制度下具有以下几个新的特征:

1.开放性

人事代理机制的建立，打破了人才单位所有制，实现了“学校人”向“社会人”的转变。个人可以根据需要，直接获得人事档案管理部门出具的相关证明，体现以人为本，尊重个人价值。个人档案信息的开放，满足了个人的社会需求，使人才资源这种活性资源真正活了起来，另外也使得档案在有限的存在空间下的价值得到辐射与扩散。

2.流动性(www.xing528.com)

在人事代理机制下，高校对人才的管理，实行的是双向选择、合同管理，无论是校方，还是教职工，都可以在平等协商一致的情况下解除和终止聘用关系。高校知识型人才流动呈活跃势态，去向多样化，因此高校人事档案管理要更新，树立全新的人才流动思想，赞同人才的合理流动，积极为人才流动提供更加便利的服务。

3.共享性

在原有的人事档案管理制度中，个人的升迁、调动，全依赖于档案中有无特别记载，个人根本不知道自己的档案里会放些什么，且没有机会见识自己档案的庐山真面目，这就为档案蒙上了神秘的色彩。人事代理制度下，可以让有现实价值的个人档案信息从人事档案中独立出来(或以副本方式单列出来)，如个人诚信记录、专业特长，以社会需求作为评价尺度，加强人事档案信息的社会化服务功能，实现人事档案信息的共享。

4.绩效性

以人事代理为契机，高校人事代理范围已从本科以下学历逐步扩大到硕士、博士甚至所有新进高校的人员。高校普遍推行了岗位聘任制，从身份管理向岗位管理转变。如果人事档案仅以干部和工人两种身份加以划分，将使人事档案的绩效功能严重缺失。同时随着人才流动，人档分离现象大量存在，很多档案已不能反映个人经历和能力的全貌。岗位聘任后，个人分配与工作绩效挂钩。“为绩效评估而建立的个人业绩档案成为人事档案的重要组成部分”。^[2]高校教师、专业技术人员的论著、论文、科研项目、获奖成果等反映业绩的材料在人事档案中的比重越来越大。

三、人事代理制度给高校人事档案管理带来的变革

当前，我国许多高校都开始推行人事代理制度，给高校人事档案管理也带来了不小的变革。为适应人事制度改革的需要，高校人事档案管理出现了以下变化:

1.人事档案既藏且用，使用效率大幅提高

在原有人事制度下，人事档案存在“重藏轻用”的问题。档案形成过程中力求档案的完整、全面、真实，但往往档案形成之后，却较少发挥作用，档案的利用率较低。人事代理机构管理档案，就大大改变了这种状况。政府人事主管部门所属的人才交流和人事代理机构，其本身保管了大量的人事档案，也开发出相关的人事档案信息，并且有条件地允许一些社会组织和个人实行网上查询。2004年12月，人事部的人才市场公共信息网(www．chrm．gov.cn)开通，该网站作为政府服务信息网站，主要为全国高校毕业生、军转干部及部分公派留学生求职提供市场需求信息、发布人才市场信息统计调查情况。该网站的注册功能中自动记录注册人员的相关信息，这些记录信息的一部分就是人事档案信息，这些信息用人单位或者公民个人可以通过网络公开查询。

2.人事档案的信息化和管理现代化进程加快

人事档案被人事代理机构保管后，首先被抽取出部分信息，输入数据库，实现在专用的人事信息网络上储存、传输、交换、整合，人事档案保管单位和人事档案的直接管理者、合法利用者在这些专用的网络上可以合法、方便地利用。随后部分人事档案信息借助其他的网络系统公开。人事档案信息在公开的网络上实现传输、交换、整合，将会最大限度地实现档案信息的利用，使得人事档案彻底摆脱以往的那种“档随人走”、束之高阁的局面，实现人事档案信息与本人密切联系，而且人事档案信息能够保持在最新、最完整的状态。人事代理制度的发展会大大促进人事档案管理的信息化和现代化。

现代化信息技术和丰富的人事档案资源，“为建立人力资源信息数据库，组建人才银行提供了技术和信息资源上的保障”。^[3]人力资源信息数据库包括在职人员信息、教职工工作动态信息、离退休人员信息、离职人员信息等。广泛的信息资源可为高校提供参考，为制定人才政策，实现与社会的信息资源共享，并为人才有偿租赁创造了必要的条件。

3.部分解决“人档分离”的矛盾，降低人事档案的管理费用

目前的人事档案管理制度的最大特点就是人事档案直接保管在人事部门手中，这些人事档案的载体形式主要是纸质文本，这些纸质的人事档案材料由许多部门和人事档案的形成者共同搜集，人事档案材料也包括了许多领导和主管部门的审批意见。在以往长期的计划管理体制中，常常造成人事档案被各个拥有人事管理权的部门牢牢控制着，以至人流动、调离了，而人事档案却被原来单位控制，迟迟尚未投递给新单位，出现大量的“人档分离”现象，这也就是“死档”、“弃档”出现的根本原因。有了人才代理制度，一些人事档案被人才中心负责代理，虽然存在着保管费用过高的问题，也造成了实际上的“人档分离”，但是相对于原有的人事档案管理制度而言还是具有很大的进步。“人事代理制度可以解决人事档案必须跟随人员单位变动的矛盾，避免了人才流动而人事档案必须随着流动的弊端，可以大大节省人事档案的接转费用”。^[4]同时各个用人单位通过人事代理制度和利用人事档案信息网络查询的便利条件，减少专门人员来管理大量的人事档案。人事代理的实现可以减少单位开销和人事管理的成本。相对于原来用人单位划拨专门的部门、人员、场地、经费进行人事档案管理而言，用人单位只需要支付很少的费用就可以方便、有效地利用人事档案。

4.解决目前人事档案管理中的信息陈旧问题，实现档案信息的快速更新

实施人事代理制度，一些人事档案信息的提取和传输、交流、整合，将会大大改变目前人事档案中的信息老化、静化的不利局面，将会使人事档案信息在网络传输、整合中不断得以更新，在满足日常使用需要的同时，也确保了这些信息的及时更新和完备、有效，为将来满足多方面需要做了准备。在人事档案信息标准化的采集后，在专用的网络中由专门的信息处理人员通过网络的便利条件再实行加工，才能在网络的保管、利用、传输、整合过程中实现人事档案信息的及时更新和完整。原来的人事档案管理出现“人档分离”的现象后，进入人事档案的信息越来越少，人事档案已不能及时、准确、全面地反映个人的真实情况。人事代理制度目前不仅能提供职称评审、出国政审、计算工龄、代办社保等传统的人事服务，人事代理机构本身也非常注意人事档案信息的开发和利用，人事代理还能给代理人员和用人单位提供全方位、深层次、个性化的服务。

人事代理制度是适应当前我国人才流动和人事制度改革的大背景下的必然产物，人事代理制度在我国的大力推行对我国各行各业产生了深远的影响，也直接影响了今后的人事档案管理的发展和未来走向。应该可以预言，人事代理广泛施行之后，高校人事档案管理工作将变得清晰、轻松，也必然会带来一定数量人事档案管理者的过剩和淘汰。高校人事档案管理者既要创新工作思路和方法，也要对自身行业未来的发展趋势有一定的认识。

【注释】

[1]邱秀芳.高等院校实行人事代理制度的意义.文教资料，2005(21)．

[2]韩东晖，傅锦彬.人事代理机制下高校人事档案工作.浙江档案，2003(11)．

[3]王伟.人事代理制度下的高校档案管理创新.兰台世界，2007(3)．

[4]吴金凤.基于人事代理制度的人事档案管理分析.兰台世界，2007(1)．