高校办公室在学校管理中处于中枢位置，是为领导决策和实施决策服务的综合办事机构，是领导的参谋和助手，也是承上启下、联系左右、沟通内外的桥梁和纽带。秘书是行政管理不可缺少的一部分，这部分人员素质的高低，直接影响着学校的管理水平。这就要求高校办公室的秘书们要适应形势发展的需要，解放思想、实事求是，树立创新意识，敢于探索、敢于开拓，不断探求解决新问题的新途径。
一、积极主动地帮助领导处理事务
办公室秘书首先要有服务意识。由于秘书们一般都是按照领导的意图去工作，所以工作中以服务为主，服务思想应由被动服务转向力争主动服务。只有尽了主观努力，发挥了主观能动性，才能做到主动服务。如把领导的某些批示转请有关部门办理后，自己主动去了解办理的速度，存在的问题，并及时反馈给领导，使上下渠道畅通，从而加快运转的速度，这就是主动服务的精神。秘书们对领导的助手作用体现在力担重任、为领导分忧解难上，而不是当“二传手”，把矛盾、问题、困难全部传递给领导。在多数情况下，由于领导工作繁忙，如果领导事必躬亲，无论从哪方面说，都是不现实的，何况有许多事务不一定要领导亲自出面。因此，要由办公室的秘书们担当起助手角色，以减轻领导的负担和压力。秘书人员要做到大事难事不鲁莽，棘手工作不退却，敢于负责不推卸，服从领导不盲从。领导只交待大的原则，而具体怎样去实施，就必须要秘书人员去精心组织，周密设计。领导者假如不需要助手，也就不会产生办公室，更不会有秘书的存在。秘书工作人员要坚持从实际出发，敢于突破陈规。如为领导提供文稿，首先要体现领导的意图，领导明确授意的，就要把这个意图变成领导满意的文字，要胸怀全局，学会换位思考，努力贴紧领导的思路，做到想领导之所想，谋领导之所虑，即要做到“身在兵位，胸为帅谋”。领导没有想到的，也要“站在领导的高度”替领导思考，主动向领导提出建议。要完成领导交办的任务，秘书人员不能当“留声机”、“传话筒”，也不能犯教条主义，要在授权范围内积极地、创造性地开展工作。
二、规范高效地处理各种公文
公文作为公务活动的重要形式，具有较强的政策性、法律性和约束力，公文的质量代表着学校的管理水平和工作水平，关系到学校的形象、领导的形象、机关的形象和办公室的形象；公文处理水平的高低，直接体现了秘书人员工作的质量和效率，反映了秘书工作人员的整体素质；公文处理是否规范，直接影响着学校各项工作的正常开展，公文处理的规范化、制度化是公文质量的保证。这就给秘书们提出了新的要求：加强学习、提高认识，掌握业务知识，提高业务技能。一是秘书人员要认真组织学习《中国共产党机关公文处理条例》和其他业务知识，精研业务，提高认识，规范程序，严格标准，扎扎实实地做好公文处理工作，提高办文质量，树立良好形象。二是认真学习党的路线、方针、政策和国家的法律法规及上级领导部门的指示精神，懂法律，知政策，认真检查公文是否与现行法律法规相一致，力求发放公文准确无误。三是坚持制度，保证公文的严肃性、权威性和规范性，来往公文必须认真登记、签收、编号、标注时限、填写拟办意见、领导批示，交由部门办理，并做好督办和反馈工作。四是把好发文关，对于没有明确目的，可发可不发的坚决不发；领导没有明确批示的公文不能发；不符合学校实际情况的公文不发；不经部门领导审核、校对，办公室把关的公文一律不发。五是力求公文语言简明精炼，做到主题鲜明、条理清楚、言简意赅、表述准确。六是坚持公文的严谨性，对领导审核签批过的公文不得随意改动，并且要将领导的修改件与正式公文一起存留归档。七是公文格式要规范标准，以《中国共产党机关公文处理条例》为指南，认真审核文稿的每个组成部分是否合乎规定要求，概括是否恰当，版头是否标准，文号是否正确，文种是否准确，抄送单位是否符合要求，主题词是否规范，附件是否齐全，公文的用纸、字号、字体、行距以及印制版记等等是否规范。八是注意公文的处理时限，急件急办、快件快办、特件特办、力求做到公文不积压，保证公文处理的及时性和有效性。
三、正确稳妥地协调各方面关系(www.xing528.com)
协调是办公室的主要职能，它是一门艺术。而协调工作又是秘书人员的一项重要工作，协调工作做好了，可以营造良好的人际关系，促进部门之间的融洽相处、团结干事，正确反映师生的意见和建议，推动学校各项工作任务的落实。因此，在日常工作中，要加强秘书人员协调能力的培养，做好领导之间、部门之间、上下级部门之间，局部工作和整体工作、公务活动、内部关系的协调，为秘书部门创造良好的工作环境及和谐的工作氛围。
秘书人员们善于协调各方面关系，也是保证领导能够集中精力和时间去研究解决重大问题的关键。很多关系和矛盾都需要办公室秘书来协调处理，这就要求秘书人员始终要把协调工作抓在手。首先，办公室要主动协调，对重大问题和难点问题敢于接触，积极调处，敢于负责，不推卸责任。其次，要善于协调。要主动了解各部门的任务、要求、问题、利益，勤于动脑，思谋良策，抓好协调。再次，要及时协调。有些工作的时效性和迫切性较强，如果不认真对待，缺乏主动性，就会造成不良后果，因此，必须及时协调，及时处理才能奏效。最后，要亲自协调。对于事关全局的重大问题和重要事项，秘书人员应一马当先，直接参与协调，积极地处理好上下左右的关系，最大限度地形成工作合力。由于各领导的风格不同、思路不一，领导之间难免有不同看法甚至矛盾，办公室秘书有责任做好领导之间的协调沟通工作。
高校办公室秘书人员要发挥好领导的助手作用，必须对自己高标准、严要求，要找准自己所处的位置，做到正直而不奉承、忠诚而不虚伪、参政而不揽权、辅助而不越位。近年来，高等教育的形势出现了许多新变化，使高校办公室秘书人员的责任更加重大，工作内容更加丰富，工作领域更加宽广，工作节奏明显加快，工作标准越来越高。高校办公室秘书人员只有加强学习，提高素质，才能当好领导的助手和参谋，才能适应新时期高校改革和发展的要求。
【参考文献】
1.严金梅等.浅论高校秘书工作.池州师专学报，2002
2.邹波.高校办公室秘书工作角色的定位与意识培养.山东省青年管理干部学院学报，2004
3.党家政，王艳.浅谈高校办公室秘书素质.郧阳师范高等专科学校学报，2003
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