试论办公自动化对高校秘书知识结构的影响

试论办公自动化对高校秘书知识结构的影响

江西旅游商贸职业学院　刘仁有

据统计，目前我国的秘书从业人员已达2300万，而且，近年秘书职业已经成为职场上供需两旺的人才需求热点。在许多人看来，秘书工作似乎没什么难度，秘书工作者每天就是收发、整理文件，接待来访，跟在领导后面开会、做个记录，连脑子都不用动，所以秘书只要掌握基本的秘书知识就可以了。但当人类的脚步迈进新世纪的门槛，随着经济社会的不断发展和行业交流的进一步深化，秘书工作的重要性日益凸显，秘书的作用越来越受到重视，秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色，而是日渐成为企业内参与管理的特殊助手。在信息化程度日益加深、办公自动化水平越来越高的新形势下，如何做一个称职、合格的好秘书已经引起人们的广泛关注。因为仅有传统意义上的知识结构，已不能适应新世纪发展的需要，只有对自身现有的知识结构做及时地调整、优化和补充，方可立于不败之地，才能适应这个社会和世界。

一、办公自动化

办公自动化(Office Automation，简称OA)是上世纪70年代中期发达国家基于Internet/ Intranet技术而发展起来的一门综合性技术。我国的办公自动化进程由上世纪80年代末起步，至今已从最初只限于单机或简单的小型局域网上的事务型、业务型OA系统，发展成为具有构造或选用决策数字模型的决策支持型OA系统。

办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念，它没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。

我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的“人—机”信息处理系统。

具体而言，办公自动化是指在组织的工作中，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使组织内部人员方便快捷地共享信息、高效地协同工作的信息处理系统。它一改传统办公复杂、低效的手工方式，积极为科学管理和决策服务，从而大大提高了工作效率。一个组织实现办公自动化的程度也是衡量其实现代化管理的标准之一。

办公室是组织内部信息集散的重要场所，其业务主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件等。另外，领导机关做出决策、发布指示的深层工作，实际上也是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策的工作，这些都需要办公自动化的辅助。所以，采用计算机文字处理技术生产、存储各种文档，采用复印机、传真机等先进设备复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档等，这些都是办公室自动化的基本特征。

在这个办公自动化的系统中，人是第一因素，计算机等技术设备是另一因素。显然办公自动化这一“人—机”系统中“人”、“机”是缺一不可。可以认为办公自动化系统是人类处理信息的系统，是人类进入信息时代后的新生事物。

具体来说，办公自动化主要以下几个方面的功能：

(一)内部通信与信息发布的平台

办公自动化的突出功能就是建立组织内部的邮件系统和信息发布、交流的场所，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅，使组织内部的规章制度、信息简报、技术交流、公告事项等能够在内部员工之间得到更广泛的传播。

(二)工作流程的自动化

我们都知道，各个单位都存在着大量流程化的工作，如公文的处理、收发文、审批、请示、汇报、会议管理、车辆管理、物品管理等，而且这些工作往往牵涉到多岗位、多部门之间的协同工作问题，通过办公自动化，实现办公流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。

(三)文档管理的自动化

每个单位都会有大量的文档，在手工办公的情况下这些文档都保存在文件柜里，文档的保存、共享、使用、再利用和检索存在非常大的难度。办公自动化能使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用，从而实现方便的查找。

二、高校秘书知识结构

知识结构是指一个人所掌握的知识类别，各类知识相互影响而形成的知识框架以及各类知识在数量与质量等方面的比重。一个称职的秘书应该既有扎实的基础知识，又有深厚的专业功底，还有广博的相关知识。

基础知识是秘书工作必备的知识和前提条件。它由科学文化、马列主义理论和政策法规等知识板块构成。基础知识包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等；马列主义理论知识包含哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论等；政策法规主要指党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识。

专业知识是秘书工作者知识结构的核心和主体，也是区别于其他职业的知识结构特征，它由理论知识、业务知识、行业知识构成。理论知识是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提；业务知识包含秘书工作各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等；行业知识则是指秘书工作者所在机关的行业的基本知识。

相关知识即秘书的辅助知识，它包括系统论、控制论、信息论等新的学科知识，行政管理、领导科学、决策等管理学知识和社会关系学、公共关系学、人际关系学等社会交往知识。

另外，当前国际的基本问题，世界格局、政治、经济、军事、思想、科技、文化等方面知识的变化及发展情况等国际知识和国情、民情、民俗、民风等国内知识也是秘书知识结构的重要板块。(www.xing528.com)

高校秘书是秘书的一个重要组成部分，在必须具备扎实的基础知识、深厚的专业功底和广博的相关知识的同时，还必须在专业知识中着重加强对教育行业政策、法规、存在问题和发展趋势的了解和学习。

三、办公自动化给高校秘书知识结构提出了新的要求

21世纪是信息化经济的时代，随着国内办公自动化程度的不断深入，秘书工作已不再是传统意义上的电话接线员、接待员，或跑跑腿、传传话的文员，只要具备简单、基本的秘书知识就可以了。高校秘书更应该不断丰富、完善和优化知识结构。具体而言主要有以下几个方面的要求：

(一)提出了树立“终身学习”思想观念的新要求

随着社会和经济各领域中信息技术应用的日益广泛和信息化程度的不断深入，积极“形成全民学习、终身学习的学习型社会，促进人的全面发展”，已是我国现代化发展的必然选择。高校作为实现办公自动化的集中地之一，随着办公自动化程度的不断加深，高校秘书必须树立终身学习的观念。只有不断地获取新知识、新技术、新信息，才能适应信息社会发展和办公自动化不断发展的需要，只有具备不断学习、不断进取的思想和观念，才能使自己在社会中立于不败之地。这是办公自动化给高校秘书带来的最本质的变化。

(二)提出了改变传统手抄手写的手工劳动方式的新要求

我国秘书职业源远流长，自殷商时代发轫伊始，经春秋的兴盛，隋唐的翰墨熏陶至明清的成熟，民国的现代化，绵延千年。在如此漫长的发展过程中，抄抄写写的手工劳动方式一直是主导。随着办公自动化的到来，秘书尤其是作为新知识的接受和宣传者的高校秘书必须克服守旧的思想，改变传统手抄手写的手工劳动方式，如此才能在这个日新月异的时代中生存发展。这是办公自动化给高校秘书带来的最直接的新要求。

(三)提出了要熟悉办公自动化设备的操作和维护的新要求

随着办公自动化的发展，以数据库为中心的办公自动化系统的运用引起了办公方式的新变化。计算机、传真机、复印机、多功能电话机、缩微机、录像机等先进的办公设备也逐步介入办公事务，这些现代化的办公设备的使用，在有效地改变秘书人员传统手抄手写的手工劳动方式，极大地提高办公效益和管理水平的同时，也给秘书的知识结构带来了新的冲击。现代化办公设备的保养和维护成为现代秘书所需面对的一个新课题。高校作为办公自动化程度较高的领域，高校秘书应该在传统知识结构的基础上新增各种现代化办公设备的保养和维护的相关知识和能力。

另外，随着办公自动化程度的不断深入，各类信息的存储和传送路径也有了本质的变化，由原来的纸质材料形式转变为电子文本形式，秘书想要更快捷、更方便、更完整地获取所需的信息，充分发挥领导“千里眼、顺风耳”的综合服务、参谋助手的作用，就需要熟悉电脑的操作知识，如此才能第一时间掌握所需要的各类信息，才能通过办公自动化、办公信息化让繁杂的办公事务更高效地完成。这是办公自动化给高校秘书带来的最具体的新要求。

(四)提出了进一步加强公文保密工作的新要求

有人说，信息时代是没有秘密的时代。这种说法从侧面表明办公自动化的不断深入给秘书保密工作带来的严峻挑战。随着社会信息化程度的不断加深，办公自动化程度的不断深入，高校办公越来越依赖于方便快捷的现代化的办公设备，以至于一旦停电，整个办公活动都将面临瘫痪的状况。办公自动化给文本的复制、存储、传送带来了无比的快捷，如何确保高校现代化办公过程中涉密信息不会被窃取，这是办公自动化给高校秘书带来的全新挑战。

四、提高高校秘书素质的途径与方法

办公自动化给高校秘书的知识结构带来了巨大而深刻的影响，如何紧随时代的步伐，不断更新、丰富现有的知识结构，这是高校秘书必须思考的问题。具体来说，高校秘书可以从以下几个方面着手，不断摸索完善自身知识结构：

(一)要适应新形势，树立“终身学习”的良好学习观

思想是行动的源泉，高校文秘人员应该清醒地认识到在这个科技不断进步、社会日新月异的世界，要想变被动为主动，就必须学会电脑等各类先进的办公自动化设备，及时补充和完善传统的知识结构，树立“终身学习”的良好学习观。

(二)要善于学习，不断完善自我的知识结构

就是说要善于对自身的知识进行自我调节，把各种知识有机地组合成新的知识整体，发现自身知识结构中存在的缺乏现代化办公设备运用知识的不足，并用新的知识不断地予以充实和扩大，尽可能做到能随着客观条件地变化，从而不断增强其适应性。

(三)要加强思想道德学习，强化办公保密措施

越是没有秘密的时代，保密工作越能显示出其重要性。高校文秘人员应加强思想道德学习，提高对保密工作重要性的认识，积极加强网络安全知识的学习，利用各种现代化的手段，切实做好保密工作。

办公自动化给高校秘书和秘书工作带来的影响是巨大而深远的，如何在办公自动化的大潮中更合理、更高效地完成秘书工作，需要大家的积极探索和共同努力。高校秘书应紧随办公自动化的潮流，不断更新自我、丰富自我，将办公自动化形势下的秘书工作推上一个新的台阶。