关于强化高校办公室协调职能的思考

关于强化高校办公室协调职能的思考

江西理工大学　姜在东　郭　雁

马克思曾经指出：“一切规模较大的直接社会劳动或共同劳动，都或多或少地需要指挥，以协调个人的活动，并执行生产总体的运动所产生的各种一般职能。”这里所说的指挥，就是一种协调。任何有组织的工作过程，都需要有协调，协调是实施有效管理的重要环节，协调也是各类办公室应有的管理职能。对于高校来说，在新的形势下，随着各项改革的深化，需要协调的事情越来越多，越来越复杂，进一步强化高校办公室在学校管理工作中的协调职能有着十分重要的意义。

一、高校办公室协调工作的主要内容

在高校管理工作中，办公室作为上传下达、联系左右的纽带，承担了重要的协调工作职能。协调的内容很广泛，学校所涉及的各项工作中都存在协调。高校办公室协调工作主要有政策协调、关系协调和公务协调三个方面。

一是政策协调。辅助决策是高校办公室的三大职能之一。在决策过程中辅助领导收集信息，研究、掌握政策，提供决策参考方案，发挥辅助决策的作用，这即是政策协调。实际上，政策的制定和贯彻本身就是一个不断协调、不断统一认识和行动的过程。如办公室在协助领导草拟或审核文件的过程中，常常需要就一些具体政策进行协调，以明确各有关部门之间的责、权、利关系，使各方面的意见达到一致，使政策更加具有可行性和指导意义。

二是关系协调。关系协调是指对人与人、组织与组织、团体与团体以及个人与组织之间关系的协调。高校办公室的综合、中介性质决定了其在日常工作中必然会遇到并要处理各种各样的关系，这是高校办公室一项重要职责。关系协调主要有上下关系协调(上级领导机关或下级所属单位与本单位的关系协调)、左右关系协调(本单位各部门之间的关系协调以及本单位与外界不相隶属有关单位关系的协调)、领导层协调(包括目标协调、信息协调以及领导活动的协调)等几类。

三是公务协调。公务协调在办公室工作中是最经常的、大量的，主要是办文、办会、办事的协调。办文，包括制发文件、处理文件等的协调；办会，包括会议审批、确定议题、时间地点、人员统筹安排等的协调；办事，包括对重要工作事项、步骤、日程以及日常事务性工作的协调。公务协调，旨在对各类公文、会议及各项工作进行把关，精简文件、会议的数量，合理规范统筹各项工作的开展，以切实提高公务办理的质量和效率。

二、如何强化高校办公室在学校管理工作中协调职能

当前，高校正走向更加注重管理、更加注重内涵发展的阶段。在学校日益复杂的管理工作中，离不开办公室的综合统筹协调。如何强化高校办公室在学校管理工作的协调职能，笔者认为：

(一)必须树立三种意识

第一，要树立全局意识。强调服从全局，对于高校办公室发挥好协调作用十分重要。不论是做协调工作，还是服务工作，都要有强烈的全局意识。要站在大局的立场和高度对各部门、各单位进行综合平衡，抓住影响全局的重点工作或主要矛盾，分清轻重缓急，统筹安排，把机关各部门的主要力量组织到完成全局工作和中心任务上来。对于高校来讲，提高教学质量是永恒的主题，抓住机遇大力发展科技是增强办学活力和实力的关键，抓好学科和师资队伍建设是学校的中心工作。无论是制定学校事业发展规划，还是筹划年度工作计划，都必须以此为重点和主线。因此，办公室在协调过程中，要站在全局的高度，围绕学校工作的重点和主线，广泛听取各方面的意见，充分调动各部门、各单位的积极因素，以求真正达到统一和协调。(www.xing528.com)

第二，树立创新意识。面对新的形势，作为高校综合部门的办公室，更应适应知识经济时代的要求，在协调工作中树立创新意识。一是要围绕进一步淡化管理、强化服务促使思想观念创新。高校办公室以及机关各职能部门都要顺应校院(系)二级管理体制改革的形势，不断促使思想观念创新，由管理型主体向参谋服务型主体过渡。二是促使协调工作方法手段的创新。当前，改革和发展的任务十分繁重，高校办公室在学校与院(系)、职能部门与院(系)起着联系桥梁的作用。因此，要使联系的桥梁顺畅、便捷、高效，就要创新原来的协调工作手段和方法。更多地深入进行调查研究，充分运用会议协调、组织协调、信息协调、逐个沟通等多种方式，协助反映、分析和解决改革发展中遇到的问题，为其提供更多更好的服务。

第三，树立效率意识。必须增强责任感和紧迫感，要在三方面下功夫：一是注意协调的内容事项要突出重点、要适度，从大局着眼，宏观入手，切忌眉毛胡子一把抓；二是协调要有明确的目标要求，达到什么目的和效果心中要有数；三是要有雷厉风行的工作作风，了解情况、分析问题、传达指示等，要敏锐敏捷，节奏要快，办事要实，务求时效和实效。

(二)必须坚持三项原则

第一，坚持调查研究的原则。坚持实事求是，一切从实际出发，是做好协调工作的根本依据。由于各部门认识和处理问题的角度或方法不同，局部利益也不完全一致，产生某些分歧甚至矛盾是难于避免的。这时，高校办公室开展协调首先就要深入调查研究，全面了解情况，分析情况，做好基础性工作。在占有事实、尊重事实的前提下，寻求实现领导意图与汲取融合各方合理意见的契合点，最终形成满意的解决方案。切不可偏听偏信，草率对待。

第二，坚持平等协调的原则。高校办公室的地位和性质决定了其从属性和服务性的特点，是协助领导，作为综合部门介入、开展协调工作的，与被协调对象之间并非领导与被领导关系。因此，在协调时要以平等的地位同大家商量，立足点落在“商”字上，即使意见有分歧，也要做好思想工作，应当经过充分协商，在沟通思想的基础上，求得意见的一致，把问题解决。另外要树立“服务对象第一”意识，以诚为先，处之以公，使各方满意。

第三，坚持分级负责的原则。在协调中要注意分层次，依照职责职权范围，分级做好协调工作，充分发挥各方作用。凡属于业务主管部门职责范围的事，应充分发挥其内部的协调作用；涉及几个部门的一般性问题主要由各有关方面自行协商解决；对那些需要办公室协调的问题，也要注意发挥各职能处室的作用，使每个处室和每个岗位在履行各自职责的活动中，在办文、办会、办事等工作领域里，主动做好协调；对于确实需要主要领导出面协调的问题，秘书部门要及时汇报有关情况，提供有关材料，做好基础工作，为领导协调服务好。

(三)必须强化三方面素质

第一，高校办公室工作人员应有良好的政治素质。这是高校办公室工作性质所决定的。具体讲，首先，要坚定不移地贯彻党和国家的路线、方针、政策、法律法令(特别是有关教育的法规)和学校的各项规章制度，严格遵守政治纪律、组织纪律；其次，要有一定的政策水平和理论水平，能够熟练运用理论、政策开展工作；第三，还要有高度的事业心和责任感，工作一丝不苟，实事求是，敢于负责，善于在工作中开创新局面；另外还要在工作中坚持“三育人”，要摒弃“衙门”作风，待人要热情，认真听取来自各方的意见，认真受理教职工的来信来访，切实帮助他们反映情况，解决问题。

第二，高校办公室工作人员应具良好的业务素质。首先是要懂“行”，熟悉相关专业知识。各类高校的学科专业有其自身的特点，办公室在开展协调工作时，必须遵循高等教育及学科专业的特点和规律。如果对涉及的领域及学科专业知识特点一无所知或知之甚少，就很难进入角色，也难于提出实际可行的协调意见，不利于问题的解决。另外，协调是综合性工作，这就要求办公室工作人员讲求方法和艺术。比如是采用电话沟通协调，还是召开会议协调，亦或是文件会签协调、成立相关组织机构协调等等，应视具体情况而定。这就需要掌握一些辅助性知识，如科技知识、交际学、心理学、统筹学、语言文学艺术等等。只有这样，协调起来才能得心应手。

第三，高校办公室人员还应有公道正派的人格素养。公道正派是协调工作的灵魂，对于办公室尤为重要。总的原则应该是出乎公心，公平处事，公正待人。协调工作必须讲政治、讲政策、讲原则，不偏不倚，不感情用事；实事求是，一切从实际出发；要廉洁自律，不借协调谋一己私利；有时为了协调大局，还可能要委曲求全，“代人受过”。唯有此，才能做好协调工作，为学校改革、发展、稳定保驾护航。