论高校办公室工作的常规与创新

论高校办公室工作的常规与创新

赣西科技职业学院　邓健彩

一、立足并强化常规工作，推进高校办公室工作的制度化、规范化

一般认为，服务、协调、督促和参谋是高校办公室的四项基本职能。其职能的实现，主要通过办文、办事、办会等常规工作来进行。为此，高校办公室工作必须立足常规，认真办文、办会、办事。为使办文不出差错、办事有条不紊、办会圆满成功，必须推进高校办公室工作的制度化、规范化。通过制度与规范来强化各项办公室工作。

高校办公室工作的制度化、规范化是指高校办公室工作有一套健全而又切实可行的规章制度，将高校办公室的办事规程、工作程序以及行为准则等以条文的形式确定下来，把办公室人员的行为纳入管理规范之中，使办公室的工作有章可循、有法可依。建立健全合理的规章制度是办公室开展其他工作的前提，办公室工作覆盖面广、战线长、随意性大，没有一套健全的、切实可行的规章制度，很容易造成办公室工作的混乱。

高校办公室的主要制度有：

第一，岗位责任制。岗位责任制是机关工作的一项根本制度，其实质是在明确办公室以及办公室各个科室的职责权限的基础上，划分每个岗位的权责，做到各司其职、各尽其能，高质量、高效率地完成各自承担的任务。在制定岗位责任制时，必须坚持以事定岗、依岗定人和精干效能的原则。同时，坚持权责一致的原则，能量化的尽可能量化，以便考核。此外，要制定严格的检查制度和相应的奖惩办法，奖罚分明。

第二，公文处理制度。公文的处理是一项政策性强且细致复杂的工作，如果没有健全的制度进行规范很容易出差错或造成公文旅行、公文积压，导致效率低下。为此，必须实行公文专人负责制度，从收文、草拟、校对、打印、付印等各个环节，均有专人负责，做到各司其职，又相互配合。只有这样，才能提高办文质量，加速公文运转。

第三，会议制度。会议是各级领导贯彻政策、布置任务、统筹协调、进行决策、推动工作的基本方法之一。为了提高会议质量，提高工作效率，首先，每次会议应做到主题明确，不开不必要的会；其次，会前要搞好调查研究，充分考虑各种情况，听取各种意见，做好充分准备，为领导决策提供科学依据；再次，要严格会议纪律，杜绝迟到早退现象。

第四，工作程序制度。即办公室日常管理工作过程中，按照办事的先后次序，划分成若干个步骤并固定下来，然后按照规定的次序去做。办公室各项工作的运行就像一条流水线，无论哪个环节出了问题都会影响整个工作的进展。因此，办公室管理要根据有关的章程和规律，制定出相应的工作程序。只有制定了工作程序并且每个工作人员都按照程序认真去做，才能做到有条不紊、忙而不乱。为促使办公室管理进一步正常化，达到高效率，办公室的管理必须实现程序化，即明确规定办事的先后次序、具体步骤及其要求，将各种规章制度进一步具体化、步骤化，从而有效地避免忙乱现象、重复现象的产生。其中，办公室工作的程序化关键还在于程序的优化，也就是说，办公室的工作程序要以实际上能做到的为前提，且考虑到各方面的因素和主客观条件，力求做到全面周到，统筹兼顾；同时，程序的各环节、各步骤之间必须按一定的次序前后衔接，不能颠倒、重复或错乱。

总之，推进办公室工作，首先必须建立和健全办公室制度，才能使办公室工作有章可循，有的放矢。既要有基础性的管理制度，如会议制度、公文处理制度、信访制度、档案管理制度、信息采集与处理制度，以及其他事项的办理制度，还要有综合性管理制度，如岗位责任制、量化考核制度、督查管理制度等。通过制度规范，用制度管人、用制度理事，更好地构建统一协调的办公室工作运转机制。

二、从实际出发，以解决具体问题为核心，推进高校办公室工作的创新与发展

近年来系统论、控制论、信息论等科学的不断发展与应用，为高校办公室工作体系的分析与建构提供了新的理论工具。从理论上对高校办公室工作进行逻辑分析，无疑是推动高校办公室工作的一个重要角度。但是，理论的逻辑与实践的逻辑、逻辑与历史之间并非完全同一的，高校办公室制度的形成固然有其逻辑上的完整性，但更是一个历史的建构过程，脱离了高校办公室工作发展的特定的历史环境，来谈高校办公室工作的创新，结果肯定是事与愿违。目前，我国高等教育发展速度不断加快，与此同时外部环境也在不断的变化，高等学校面临的新情况、新问题也不断出现。因此，围绕解决这些具体问题，以解决这些具体问题为核心，做到举一反三，使办公室工作的内涵也随之不断丰富，外延不断扩大，不断革新以往的习惯做法、工作制度和程序规范，是推动高校办公室工作的唯一途径。这就要求高校办公室必须坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，认真学习党的十七大精神，全面贯彻落实科学发展观，适应新形势的发展，解放思想，实事求是，在理念和思路上有所创新，在方法和手段上有所创新，在制度和程序上有所改进，高效优质完成办公室工作。

(一)树立创新理念

“创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力”。高校办公室工作也需要创新，不能把办公室工作单纯定位在常规的办文、办会、办事。高校办公室工作人员习惯按照领导意图办事，注重上下左右关系，难免形成被动从属、谨小慎微的思维定式。这种思维虽有利于工作上不出差错，但往往也难以适应新形势的发展变化，工作中缺乏创新，不利于新情况、新问题的及时解决。因此，我们要在遵循规章制度，保证完成办公室各项工作任务的基础上，努力突破定势思维，树立创新观念，从实际情况出发，敢于创新，大胆创新，在工作中形成创新争先的良好风气。

(二)开拓创新思路

在科学发展观的指导下，开拓高校办公室工作创新思路。第一，加强办公室工作的主动性与超前性。一方面，要善于分析、总结办公室工作的规律，积极运用这种规律努力增强工作的主动性；另一方面，要增强工作的计划性，对事物发展趋势作超前预测，及早发现工作中可能出现的困难和问题，并提出相应的对策，争取抓住工作的主动权。第二，树立办公室工作的全局观念，实现由只满足于办好具体事务向善于为领导层提出统领全局、切实可行的建议转变。这就要求办公室工作人员要勇于开拓、敢于创新，在抓好日常具体事务的同时，围绕中心工作，勤于思考，善于总结，创造性地开展工作，推动中心工作和全局工作的开展和落实。(www.xing528.com)

(三)实现工作方法和手段创新

高校办公室在收集信息、处理公文、统计数据方面的任务繁重，必须充分借助现代化的信息手段，实现办公自动化，以加快工作节奏、提高工作效率。一方面，要及时购置和更新办公设备，大力推进无纸化办公，充分利用投影仪等现代设备来提高工作质量和效率，减少时间、精力和纸张的浪费；另一方面，要充分利用校园网络等有利条件，建立起完善的计算机网络结构和规范化的信息工作制度，加强对信息的收集、分析、加工和处理，建立信息畅通的校园局域网、办公室局域网，建立健全办公自动化网络系统。此外，要结合办公室的办文、办会、办事等方面的工作需要，开发和提升有关软件系统，建立适应学校发展所需的数据库、信息系统和网站。这就要求办公室每位成员既要熟悉业务，又要懂得熟练操作计算机，并灵活运用现代科学知识，向事务处理信息化、咨询决策智能化、指挥调控现代化的管理目标迈进。

(四)推进制度创新

遵循制度，按章办事是办公室工作的基础。但是，由于实际工作中情况的复杂性，加上形势的变化，新情况、新问题层出不穷，办公室工作制度也要不断创新才能适应形势发展。比如，在办会方面，高校办公室主要组织行政会议及各类全校规模的大会，同时还要组织重大活动庆典及上级领导来校视察的策划、安排。由于会议活动涉及面广、规格高，意想不到的事情出现在所难免，我们不应满足于制订一套方案，必须建立预案制度，针对重要活动、会议制定两套方案，如果遇到不可预测的紧急状况，就及时启动第二方案，以保证会议及重要活动及时顺利举行。

不仅如此，高校办公室还要及时推动学校其他制度的创新，在建立健全各种规章制度的同时，应在学校党政领导的支持下，及时会同有关部门认真研究当前的形势和国家有关法规，分析已有规章制度存在的缺点和弊端，及时修订和完善有关规章制度，完善有关机制，不断推进制度创新，充分发挥制度的约束力，提高办学效益和办学水平。近年来，不断有学生控诉学校教育行政案件，且已有部分名校在这类案例中败诉。这些案例提醒我们，必须根据国家最新颁布、修订的法律法规及时修订校内有关的规章制度，使学校管理由经验型向科学型转变，使各项工作走上规范化、制度化的轨道。

三、创建学习型办公室，不断提高办公室工作人员素质

制度的制定、贯彻、执行与创新，创新理念的树立、创新思路的开拓，新方法、新手段的运用无不依赖于办公室人员的较高素质，因此，办公室全体工作人员必须加强学习，要把办公室向学习型组织转变，不断提高高校办公室全体工作人员素质。

(一)学习政治理论和党的方针政策

高校办公室全体工作人员要深入学习邓小平理论和“三个代表”重要思想，学习党的十七大精神，学习党的路线方针政策和上级有关文件、会议精神，熟悉、掌握并运用党的教育工作政策，加强思想道德修养和职业道德教育，牢固树立全心全意为人民服务的宗旨，坚持理论联系实际的学风，认真开展批评与自我批评，不断提高政治理论素养和政策水平。

(二)学习教育管理理论和法律法规知识

办公室全体工作人员要加强高等教育管理理论知识的学习和研究，并将理论知识的学习、研究与实际工作紧密结合，不断提高自己的管理能力和在工作实践中学习的能力。与此同时，认真学习各项法律法规知识，增强法制观念和法律意识，提高依法行政、依法管理和依法办事的水平。

(三)学习业务知识

高校办公室作为学校的综合部门，其工作是多方面事务的组合，办公室工作人员又是多知识、多技能结构人员的组合。这就要求办公室的每一位同志要刻苦钻研业务，加强学习与办公室工作相关的专业知识和技能。通过学习，努力做到业务知识不断更新，工作方法不断创新，真正成为办公室工作的行家里手。

(四)学习现代化办公手段

为适应新形势下办公室工作的需要，高校办公室全体工作人员要加强计算机技术、计算机网络与通信技术、多媒体技术等办公室自动化技术的学习，充分利用现代化的办公手段，提高公文处理、会议安排、综合协调、信息交流以及个人事务处理的效率和水平，努力成为学校行政机关各部门的表率。

综上，要做好高校办公室工作，必须立足常规，建立一套健全而又切实可行的规章制度，这是办公室工作的基础，只有立足于此并不断强化，才能提高办公室工作水平与工作效能，从而引领全校各项工作的高效运转。同时，树立创新理念，开拓创新思路，探索新形势下办公室工作的新方法、新手段、新制度，才能推进高校办公室工作有所创新，有所发展。制度的制定、贯彻、执行与创新，创新理念的树立、创新思路的开拓，新方法、新手段的运用无不依赖于办公室人员的较高素质。因此，办公室工作人员要爱岗敬业，积极学习，不断提高思想政治素质与业务水平。唯有如此，才能圆满完成办公室常规工作并不断创新，推进整个高校的高效运转。