规范公文处理提高办文质量

规范公文处理提高办文质量

九江学院　刘遵海

公文处理是高校办公室的一项基础工作，也是学校领导指挥各项工作的主要手段。公文处理质量的好坏、水平的高低，反映着办公室整体的工作水平，是衡量办公室工作的主要标准。公文现实性和时限性的特性，要求办文必须及时、高效，收发文的每一程序、环节都必须做到规范、迅速、畅达，不积压、不停滞，避免公文“倒流”和公文“旅游”现象的发生，以提高办文质量和办文效率，最大限度的发挥公文解决现实问题、指导现实工作的作用。近年来，我校办公室围绕“服务教学、服务师生、服务大局”，本着“严谨、务实、负责、敏捷”的原则，不断规范学校办文程序，提高办文工作的质量和效率，基本实现了公文处理工作的科学化、制度化、规范化。

一、制定《办法》和《意见》，严格规范公文办理

九江学院是2002年由四所专科学校合并的新建本科院校，办公室工作人员也由四所学校组成，办文工作存在许多不规范的地方，主要表现为报文程序不规范、文种混用、文件格式不统一。为此，我们在2004年制定了《九江学院公文处理暂行办法》，该办法分总则、公文种类、公文格式、行为规则、公文办理、附则等六章二十七条。后来，根据形势的发展和上级机关公文处理有关规定的变化，于2006年12月又制定了《九江学院关于进一步规范办文工作的意见》。不以规矩，不成方圆。由于我们及早制定了公文处理办法，使我校公文办理“有章可循”，所以，无论机要、文秘人员怎样变化，无论机关工作怎样忙碌，公文处理工作始终做到了“忙而不乱、规范有序”。一是严格公文报送程序。除校领导明确要求直接报送其本人和确需直接报送的机密文件外，各部门、各单位一律不将公文直接报送校领导个人。需校领导审批或阅知的公文，一律由办公室按规定程序送领导阅批。办公室接到报送校党委、行政的公文，认真审核并提出拟办意见，附公文办理单送领导阅批。对未附公文办理单的公文，校领导不作处理。因不按程序报送公文致使工作耽误的，由呈报公文的单位负责。二是进一步规范公文格式。由学校对22个二级学院党委、行政和35个党政群部门印制了统一格式的文头，并要求上报学校的公文，文种、体例、格式要符合规定，公文内容要简明扼要、准确无误，公文用纸、字号要符合规定，附件要齐全。请示和报告要分开，请示类公文要一文一事，标注签发人，不得多头报送；情况报告类公文不得夹带请示事项。需要报请校党委、行政审批的请示事项，必须以正式公文上报，不得以《呈批件》、《请阅件》、信函等非正式公文形式报送。三是进一步加强了发文管理工作。在积极做好对外报送请示、报告，转发上级文件的基础上，对本校内部发文、对外发文格式和顺序生成发文编号等做出了统一的规范化规定，增强了办文、办件的严肃性。

二、严把“五道关”，确保公文运行质量

质量是公文的生命。为保证每件公文的质量，我们在工作中严把“五关”：一是严把起草关。对一些重要文件的起草，我们都安排文秘人员提前介入、提前准备，共同参与有关工作，了解真实情况，及早收集有关材料、积累素材，使他们在起草文件时心中有数、有的放矢，而不是闭门造车、纸上谈兵。同时，在起草公文时，我们要求做到“内容上求实、格式上求严、文字上求精、篇幅上求简”，高质量、高标准完成起草工作，力求使公文准确、精炼、及时、严谨。二是严把审核关。审核中，一方面注重审核依据，凡是公文中涉及的事例、数字、引言等，均要求起草人员提供准确的发文依据和翔实的参考材料，不得采用“似是而非”或拿不准的材料；另一方面严格把好政治关、政策关、法律关、文字关和格式关，要求公文里所说的每一个字、每一段话都必须有根有据，必须经得起法律的检验、政策的检验、事实的检验。三是严把校对关。校对是公文处理中的重要环节。为确保公文准确无误，我们建立了“三校制”，即文件起草好送审前校对一次、审核后校对一次、审签后付印之前校对一次，每次校对均要求校对人员签名留验，以增强校对人员的责任感，确保公文校对万无一失。四是严把印制关。在文件印制中，我们坚持及时、规范、美观、安全、保密、节约的原则，规定无论是校党委、行政的文件，还是办公室的文件的文件，只要是需要付印的，“必须经相关领导签发”，文印室方能付印。五是严把收发关。对所有来文、发文，我们均实行机要秘书专人负责登记、分类、传阅、分发、保存等工作。对发文，要求一般文件当日完成、隔日分送，重要文件即时分送。对通过文件交换站的来文，要求每次交换后及时分类处理、传阅，对通过党政办公网的来文，要求办公室文秘人员每天登陆，及时下载、处理。

三、建立“五项制度”，提高公文办理效率(www.xing528.com)

一是建立“一个口子进出”办文制度。所有公文由办公室秘书科统一归口管理。凡给校党委、行政及党委办公室、院长办公室的文件，统一由党办、院办秘书科签收、转呈和办理；各部门、各单位需要办理的文件及呈报校领导的文件，要报经党委办公室、院长办公室审核、转呈，不将文件直接送校领导审批；以校党委、行政和党办、院办名义印发的文件，统一由党办、院办秘书科呈送领导审签；各部门、各单位以党委、行政和党办、院办名义发文，一律报经党办、院办审核、转呈，不得将文件直接送校领导签发，杜绝公文倒流。

二是实行文件上报、圈阅、签批、办理限时制度。向校党委、行政报告、请示工作有时限要求的(包括要求以校党委、行政、党办、院办名义发文的)，一般应提前5个工作日报送文件(特别紧急情况的除外)。对办公室呈送校领导阅批的文件，阅文对象一般当天文件当天阅办，对紧急公文由机要秘书当即呈阅文对象，阅文对象及时阅批，逾期未阅，机要秘书及时提醒相关领导。上级下发的公文，根据轻重缓急等具体情况，确定办文时限，领导有明确时限要求的，按领导要求办理；凡要求对上级文件提出贯彻意见或就某项工作提出具体要求等只涉及一个部门职责范围的一般性公文，应在一星期内办结；主办单位需要与有关部门会商解决的公文，应在两星期内办结。坚持“时间服从任务需要”，急事急办，特事特办。

三是实行文件督办反馈制度。做到急件公文跟踪催办、查办；重点公文重点催办、查办；一般公文定期催办、查办。承办单位应按领导批示意见和规定时限向校领导和办公室反馈办理结果。公文在办理、运转中，秘书科机要秘书必须对每一道环节注明去向和时间。

四是建立公文交换制度。在校行政办公楼内设立公文交换箱，学校所有的部门和单位均可在公文交换箱内交换文件，并要求各部门和单位每星期至少两次到公文交换箱内提取文件。

五是实行严格的退文和通报制度。对不符合行文规定的上报文件，党办、院办一律退回签发单位；对不按照公文处理规程报送的单位，党办、院办予以通报批评。因行文不当致使公文未能及时办理而对工作造成不良影响的，将按规定追究行文单位有关人员责任。

四、规范文档管理，加强文件保密工作

文档管理是公文处理非常重要的一环，我们做到上级来文传阅件、办理件，以及校党委、行政和党办、院办印发文件(包括联合发文)的领导签批原件，当年由党办、院办秘书科保管，一年后移至档案馆保管；中央、省军级文件和绝密件由秘书科机要秘书负责登记，专柜存放，按规定清退；各部门、各单位需查阅上级和校党委、行政文件的，应出示本单位(部门)领导批准签字，根据文件性质的不同，经党办、院办负责人或秘书科科长批准后方可查阅；省军级和绝密文件不能外借，不能复制、汇编，根据阅读范围进行传阅，机密、秘密文件确需复制、汇编的，坚持从严控制并严格履行报批手续，复制、汇编的文件视同原文件管理，任何人不得私自销毁、留存中央、省、市文件，未经批准不得擅自携带外出；中央、省、市、校党委、行政文件未经批准，任何单位、各二级学院不得擅自公开发布文件全文、摘要或消息稿，中央、省、市文件阅读传达严格按照文件发布层次和有关规定执行，任何单位和个人不得擅自扩大或缩小阅读传达范围。