实施高校办公室科学化规程化管理

实施高校办公室科学化规程化管理

井冈山大学　肖游章

高校办公室是高校的综合管理部门，处于高校管理的关键位置，直接为学校领导和广大师生员工服务，同时也承担一部分对外服务职能。其主要职能体现为参谋助手、公文处理、综合协调、信息沟通、服务接待和督查督办等方面。目前高校办公室工作面临着许多新的任务和挑战，应改变传统的管理理念和模式，推进科学化、规程化管理，全面提升办公室工作水平。

一、高校办公室工作的基本特点与问题

高校办公室工作特点大致可以概括为以下四点：一是原则性强。办公室起着沟通上下、协调左右、联结内外的枢纽作用，无论是执行上级政策还是处理内部事务，每项工作都具有极强的政策性和原则性。二是服务性强。办公室所有工作都是围绕学校中心工作展开的，服务于整个学校工作大局。三是突发性强。办公室所具有的职能决定办公室要经常处理临时性、突发性的事务，实际工作不确定因素多，对办公室人员素质要求较高。四是内容繁琐。办公室工作涵盖办文办事、来信来访、调查研究、会务组织、协调服务、信息报送等诸多方面，涉及面广，内容繁杂。

办公室工作特点各高校大体一致，但存在的问题有所差异。以井冈山大学办公室为例，作为学校的综合部门，近年来为促进学校的跨越式发展做出了应有的贡献，尤其是在恢复建设井冈山大学、学校管理体制变更和实现省部共同支持建设等工作中成绩显著。但在实践中我们发现办公室管理仍然存在一些不容忽视的问题和不足：一是传统的办公室管理理念和管理模式不能完全适应当前形势发展的要求，仅仅满足于完成日常事务性工作和维持工作的正常运转。二是有关办公室工作的规章制度还不够完善，现有规章制度的科学性和系统性还需进一步提升，工作流程也有不够科学的地方，这在一定程度上限制了办公室职能的有效发挥。三是岗责体系还需进一步健全，工作职责不明确，责任不落实的情况还不同程度地存在，难以实施科学的量化考核。在办公室工作人员有限的情况下，事务繁杂时，势必影响办公室的整体工作效率。四是人员素质参差不齐，有些同志习惯于原有的工作模式和工作方法，办事节奏慢，难以接受和掌握现代办公信息技术，其素质和能力与科学化、规程化管理的要求还存在一定差距。

二、推进科学化规程化管理的必要性

办公室的科学化管理，就是要从人本管理出发，对办公室现有的资源进行科学的配置整合，形成组织结构优化、人员配置合理、工作运转规范、管理服务高效的管理体系和工作机制，使办公室的职能作用得到充分发挥，管理效能得到切实提高。而规程，简单说就是“规则+流程”。所谓流程即为实现特定目标而采取的一系列前后相继的行动组合，也即多个活动组成的工作程序；规则是工作的要求、规定、标准和制度等。因此，规程化管理就是将工作程序贯穿一定的标准、要求和规定，按照一定的规则和工作程序开展工作。推进办公室管理的科学化、规程化，是提高办公室管理水平和效率的必由之路。

(一)办公室承担的职能决定必须进行科学化规程化管理

办公室具有参谋助手、公文处理、综合协调和督促检查等职能，办公室对整个学校的正常运转起着独特的枢纽作用，每项工作都具有极强的政策性和原则性。这就决定我们必须把握办公室工作的内在规律，按照科学化、规程化管理的要求加强管理，以保证办公室各项工作的高效有序。如在参谋助手方面，领导在进行决策前有大量基础性工作需要办公室去完成，办公室所做准备性工作必须准确无误才有利于领导做出正确的决策。要保证准备性工作准确无误就必须依靠科学的方法，学会信息的收集、整理和积累，把基础性工作做扎实。

(二)工作内容的繁琐性决定必须进行科学化规程化管理

办公室工作综合性强，涉及面广，日常工作范围涵盖内部制度制定、办公事务管理、秘书工作、公文管理、机要保密、会议管理、对外联络、办公物品管理、车辆管理等众多方面。每项工作的成败和效率高低都直接影响其他工作的正常开展，甚至影响到全局。另外突发性和临时性的事务多，往往打乱办公室正常工作安排，对办公室人员的素质和能力形成严峻考验。在这种情况下，如果不进行科学化、规程化管理，势必出现工作分不清轻重缓急，丢三落四，效率低下，疲于应付的情况。

(三)工作性质的服务性决定必须进行科学化、规程化管理

办公室工作虽然内容繁杂，涉及面广，但所有工作都是围绕教学中心工作展开的，服务于学校工作大局。办公室工作的实质就是服务，包括为领导服务、为内部各部门服务、为全体师生服务，甚至还有部分对外服务功能。为领导服务就是做好各项基础性工作，把领导从繁杂的事务性工作中解脱出来，使其能集中精力处理重大问题、解决主要矛盾。为内部各部门服务就是要做好沟通与协调工作，努力使部门之间形成密切配合的关系，把各个部门连接成一个步调一致的整体。为全体师生服务主要体现在后勤保障、安全保卫等方面，这些都是涉及师生切身利益的服务性工作，要通过办公室的服务解除师生的后顾之忧，使其能全身心地投入到本职工作中去。

综上所述，服务是办公室工作的根本，提高服务质量是办公室工作的当务之急。必须从科学化、规程化管理入手，注重细节，换位思考，在服务好上级的同时，服务好基层，把服务意识体现在办公室的各项工作中。

三、实施办公室科学化规程化管理重点(www.xing528.com)

根据办公室工作的要求和当前工作中存在的问题，我们认为，加强办公室工作的科学化、规程化管理，应从岗位职责、规章制度、工作规程和人员素质等方面着手，运用科学理论和方法指导，推动工作实践，全面提高办公室管理水平和工作效率。要重点抓好以下几个方面：

(一)科学设置科室和岗位

办公室是统一的整体，各项工作既有分工又紧密联系，实践说明，办公室工作无小事，每一项工作都关系到办公室工作整体功能的发挥和整体效率的实现。因此，建立科学、优化的岗位职责体系尤为重要。第一，科学设置科室和岗位。根据办公室工作职责，将办公室工作按大项进行分类，并根据各类工作的特点和相互联系进行整合，按照精干高效、满足工作需要的原则科学设置办公室科室和岗位，如设立行政科、秘书科、信息科、机要科等，并合理设置工作岗位。第二，合理配置职责。根据岗位设置情况，对工作职责进行量化、细化、具体化，合理配置到每一个岗位，制订详细岗位职责，如秘书科科长岗位职责、行政科科长岗位职责、机要秘书岗位职责、行政科科员岗位职责等，形成完备的岗责体系。第三，注意理顺关系。在设置工作岗位和配置具体职责时，要尽可能避免工作重复和交叉，缩短办事流程，简化中间环节，加快工作节奏，又要从全局出发，注重各岗位和职责的内部联系和业务衔接，对一些难以截然分工的工作，要顾全大局，形成合力，保证办公室整体功能的发挥。

(二)科学设计工作规程

办公室管理可谓事无巨细。要完成既定的工作目标，实现科学化、规程化管理，离不开制度作保障。我们将管理制度分为三大类：一是职能职责类制度，包括部门职责、岗位职责、人员职责、行为规范等；二是管理规程类制度，包括各项工作流程、工作指南、承诺制、问责制和总体工作规程等；三是检查评估类制度。井冈山大学在注重职能职责类制度建设的同时，尤其重视规程类制度的建设。我们认为，办公室处于全局工作的枢纽地位，各项工作联系紧密，环环相扣，无论哪个环节出问题都会影响全局工作的进展。科学设计办公室各项工作流程和工作规程，实现办公室工作程序化，是推进办公室工作科学化、规程化管理的前提。因此，要借鉴现代管理理论，把握办公室工作规律，依据办公室职能逐项建立和优化办公室各项工作流程和工作规程，如建立信息调研、公文运转、督促检查、会议管理、安全保密、信访处理、网站管理等各方面工作的具体流程，同时制定办公室总体工作规程，各项工作都依既定流程和规程运行，才能使工作有条不紊，高效有序。

(三)创新管理方式

创新是办公室工作的灵魂。办公室工作纷繁琐碎，没有创新工作就没有突破，办公室的职能作用也就不能很好地发挥。做好办公室工作，要重点突出“早、细、宽、实”四个字。第一，要超前服务，突出一个“早”字。“凡事预则立，不预则废。”办公室作为上传下达、沟通各方的桥梁和纽带，要立足于对经济社会发展趋势的超前预测，对事物发展的超前把握，对有关工作早考虑、早研究、早动手，被动性工作主动去做，在被动中争取主动。尤其是在工作计划管理、辅助决策等工作上更要体现主动性，增强预见性。第二，要一丝不苟，突出一个“细”字。办公室工作要求非常严格，十件事有一件事出错都可能对学校工作造成影响。因此，我们在工作中一要细心，二要从细小事情抓起。对任何一件事情，都要从大处着眼，从小处着手，时时刻刻、事事处处严谨细致，一丝不苟。第三，要事无巨细，突出一个“宽”字。办公室工作综合全局，协调各方，对于职责内的工作一定要抓紧抓好，并且要做到抓一件成一件，件件有回音，事事有落实。对职责以外但没有部门抓的或职责不明的工作，办公室也要义不容辞承担起来，做到工作不留空当，保证各项工作的全面推进。第四，要求真务实，突出一个“实”字。安排工作要有充分的调查研究，切忌闭门造车；反映情况要详细了解事实，切忌主观臆断；解决问题要真抓实干，切忌虚情假意。

(四)努力提升办公室人员整体素质

办公室工作人员是实施办公室管理活动的主体，推进办公室工作科学化、规程化管理的关键在于建设一支高素质的办公室干部队伍。办公室工作人员的素质和能力直接决定着办公室的工作和管理活动的效率。提升办公室人员整体素质，要着重抓好三个方面的工作：第一，合理选配人员。要根据办公室工作的特点和岗责体系建设情况，严格选调政治上有保证、业务上有能力、作风上过得硬的数量适当的人员，并根据工作责任、难易程度、工作量和重要性区分不同岗位对能力倾向的不同要求，实现岗能优化配置，最大限度地保证“人尽其才”、“人尽所能”。第二，加强人员教育。一方面要强化干部的思想政治教育和作风建设，教育和引导牢固树立“五个意识”，即大局意识、服务意识、创新意识、责任意识、效率意识，不断增强政治敏锐性和政治鉴别力，紧跟时代步伐，凡事以大局为重，以政策法规为原则。另一方面，切实加强工作技能培训，不仅要认真学习科学文化知识、秘书学和高校管理专业知识，培养深厚的文化积淀和扎实的写作功底，而且要对英语、信息技术、演讲以及心理学等知识有足够掌握。要通过学习，不断更新知识结构，充实工作能力，不仅要做一个专才，更应做一个通才，以此促进工作水平不断提高。第三，强化人员考核。要建立人才考评和激励机制，针对不同岗位的工作人员确定不同的能级标准，实行能级动态管理，并将能级与个人工作情况、经济利益等相挂钩，以充分调动广大干部的工作积极性、主动性和创造性。

同时，办公室必须改变传统运作模式，加快信息化建设步伐，充分利用现代技术以适应形势发展需要。现代信息技术可以减少很多工作的中间环节，有利于提高办公效率、降低行政成本。科学的程序设计可以使办公室各项工作衔接紧密、疏而不漏，有效提高办公室工作科学化、规程化管理程度，从而提升办公室管理水平和工作效率。

【参考文献】

1.钱冠林.推进办公室工作科学化精细化管理，不断提高行政管理效能.秘书工作［J］，2007

2.井冈山大学办公室：井冈山大学管理工作规程［C］.(内部资料)2007

3.谢邦华.办公室工作科学化精细化管理路径.江苏国税网，2006