强化高校办公室管理工作理念

强化高校办公室管理工作理念

东华理工大学　徐德胜　周艺玮

在高等学校内部，学校和学院分别设有校长办公室和学院办公室，校、院两级办公室虽然服务范围不同，但其服务的对象和内容及其在培养高质量人才、创造高水平成果的实践中所具有的地位和发挥的作用具有相似性。办公室是学校的门面，是对外的窗口，校、院两级办公室是分别在校、院长领导下的综合管理机构，是校、院两级领导中枢的组成部分，既是司令部，也是参谋部，承担着沟通上下、协调左右、连结内外的枢纽作用。笔者以为，在新形势下做好高校办公室管理工作应强化四种理念。

一、法治理念

法治理念是人们基于一定价值观念、意识形态和文化传统，对法制的属性、目的及应然模式的认识和观念。社会主义法治理念，是关于社会主义法治的先进理想、信念和观念的总和，是社会主义法治的内在要求、精神实质和基本原则的概括和反映，是社会主义法治的精髓和灵魂，也是做好新形势下高校办公室管理工作必须遵循的基本理念。

不论是党和国家的政策、法令，还是各高校制定的规章制度，调整的都是学校各方的权利和义务，是管理的基础和依据。学校办公室从事的不是单纯的业务或技术工作，无论办文、办事、办会，还是参谋咨询、制订方案，都在协助学校领导贯彻落实党和国家的教育方针、政策方面负有重要责任，各项工作都要以党和国家的政策、法规为依据。这就要求在办公室管理工作中，必须强化法治观念，认真学习和掌握党和国家的方针政策，特别是教育政策、法规，随时了解掌握上级文件中的新政策，立法机关出台的新法规，并把党和国家的法律法规以及学校的规章制度作为管理办公室的依据，不断规范和完善管理工作的各项制度，对办公室各项事务进行依法管理，规范管理行为，提升办公室管理效能。

因此，必须采取切实可行的有力措施，帮助、教育办公室工作人员牢固树立社会主义法治理念，时刻以法律为准绳，规范自己的行为，提高办公室依法管理水平。

二、民主理念

2009年6月29日，中共中央政治局就积极推进党内民主建设问题进行了第十四次集体学习，中共中央总书记胡锦涛在主持学习时强调，在新的历史条件下，必须高度重视和积极推进党内民主建设，最大限度凝聚全党智慧和力量，最大限度激发全党创造活力，最大限度巩固党的团结统一，更好地坚持科学执政、民主执政、依法执政，进一步形成全党全国各族人民齐心协力推进中国特色社会主义伟大事业的强大合力。推进社会主义伟大事业需要发扬党内民主，在办公室日常管理中也要强化民主理念、推进办公室民主建设。

高校办公室工作人员综合素质较高、思想品德好，他们对事物的认知有独特的判断能力，一般难以接受管理者用简单的行政命令来推动管理目标的实现。在办公室工作中树立民主理念，一要将工作人员放到应有的主体地位，不仅尊重人、理解人，还要做到依靠人、满足人、发展人，努力营造平等、民主的人际氛围；二要工作人员参与管理和决策，充分发挥他们在管理中的积极性、创造性和主动性，集中全体工作人员的智慧，形成一种全员参与，心往一处想、力向一处使的管理模式，为实现管理真正的民主化、科学化奠定基础。

高校办公室强化民主理念，还需要找准工作切入点。一要知人善任。所谓知人，就是了解下属的德才学识、性格作风。大家虽然在同一单位的同一部门朝夕相处，但由于各人素质不同、才华各异，即使同一个人，能力也会因事因时而异。有的人办事果断、雷厉风行，可性情急躁；有的人足智多谋、温和可亲，却优柔寡断。作为办公室工作人员，必须针对各人特点，用其所长，避其所短。二要倡“和”求“统”。由于办公室工作人员性格、阅历和分工不同，工作中难免出现矛盾和不协调现象，这就要求办公室工作人员善于站在全局的高度，充分发扬民主，广泛听取不同意见，擅于倡“和”，搞好团结，增强凝聚力和向心力，发挥好整体功能。但是，擅于倡“和”，并不是单纯的无原则调和，而是该民主的时候民主，该集中的时候集中，该批评的时候批评。(www.xing528.com)

三、服务理念

高校办公室处在承上启下、联系左右、沟通四方的枢纽地位，搞好服务是其工作的本质要求，也是一项重要职责。为此，一要提供高层次服务。办公室工作人员要有较强的理论思维能力，诸如能预见、善归纳，能分析、善综合，能比较、善鉴别，能领会、善发挥。在具体工作中要有调查、捕捉信息的功夫，写出的材料要高质量，提出的问题和建议要有分量，进谏要准确有度。二要善于提前服务。学校领导工作需要经常作出超前决策，办公室也必须相应地为领导提供超前服务，要站在学校发展的制高点，尽可能延伸视野，力争向前探索。三要善于创造性服务。作为办公室工作人员，要善于发现新的问题，提出新的见解；在贯彻领导意图上，要善于拿出突破性的方法；在文字材料撰写中，要力求形成自己的风格和特色。四要提供严谨周到的服务。办公室地位特殊，功能独特，工作人员的一言一行、一举一动以及对每一个工作细节的处理都关系重大，必须养成严谨周到的工作作风。

高校办公室强化服务理念，在工作中还需要念好“三字经”。

一是“想得到”。多谋才能善断。办公室作为一个单位上传下达、沟通各方的桥梁和纽带，要立足发展变化的新情况，多动脑筋、想办法、出主意，发挥参谋和助手作用，不断提高参与决策能力。这就要求办公室要有较强的政治意识、责任意识，增强工作的主动性、预见性、创造性，以较高的政策理论素养和业务工作能力为领导出谋划策、查漏补缺。办公室要善于站在全局的高度，把注意力集中在那些牵动全局、涉及长远的大事上，放在情况复杂、矛盾突出的热点、难点问题上，既要了解面上的总体工作，又要了解近期的重点工作；既要了解上级领导的工作意见和要求，还要了解本单位的实际情况和干部职工的意见和建议。要善于增强整体合力，树立团队协作精神和服务理念，善于对上加强联系，对内加强管理，对外搞好协调，对下做好服务。

二是“管得宽”。办公室工作综合全局，协调各方，承内联外，有自身的工作职责和工作规则。办公室既要全面了解党委、行政各方面工作情况，为工作的顺利开展创造条件，又要协调各方，处理好上下左右的关系，确保政令畅通。对于职责内的工作一定要抓紧抓好，并且做到抓一件成一件，件件有交代，项项有落实。对职责以外但没有部门抓的或职责不明的工作，办公室就是“不管部”，要义不容辞地承担起来，做到工作不留空档，保证各项工作的全面推进。

三是“做得细”。办公室工作无小事，这就要求我们在工作中一要细心、细致，二要从细小的事抓起。对任何一件经办的工作，都要严谨细致，一丝不苟，来不得半点敷衍和虚假。要时刻认真、细致，做到不让领导布置的工作在“我”手中延误，不让需要办理的公文在“我”手中积压，不让到办公室联系工作的同志在“我”这里受到冷落，不让学校的形象在“我”这里受到影响。

四、创新理念

“创新是一个民族进步的灵魂，是国家兴旺发达的不竭动力”。做好新形势下高校办公室管理工作，必须结合我国高等教育改革与发展面临的新形势，牢固树立创新理念，激发办公室成员做好本职工作的积极性、主动性和创造性。

高校办公室强化创新理念，首先要求办公室管理者加强学习研究。当前，科技进步日新月异、经济社会发展突飞猛进，这对高等教育加快发展提出了许多重大的理论和实践课题，也对做好高校办公室管理工作提出了新要求。办公室工作人员加强学习研究，就要努力学习中央关于大力实施科教兴国战略，加快推进高等教育改革发展的一系列重大决策和部署，努力学习《教育法》、《高等教育法》、《教师法》等一系列法律法规，努力提高做好办公室日常工作所需要的业务技能，努力学习了解所在高校的基本校情，为提高办公室服务水平和质量提供有力支撑。

高校办公室强化创新理念，还要求办公室管理者加强交流和沟通。要多与老师、学生交流，掌握第一手的材料，了解第一手的情况。要多与各兄弟院校、地方政府沟通，多与教育部等国家部委沟通。只有沟通充分了、信息畅通了，才能提高执行政策的准确度，搞好服务的满意度，决策参谋的正确度。