论高校办公室制度建设的分析

论高校办公室制度建设

江西师范大学　白　浔　杨望生　郭亮亮

办公室是高校的中枢机构，承担着综合协调、督促检查、文书处理等事务，起着承上启下、联系左右、沟通内外等作用。办公室工作是一门很深的学问，有其内在规律。其中，实现制度创新、加强团队建设一直是办公室管理中一个日久弥新的问题。本文将在分析办公室制度建设现状的基础上，提出在办公室正式制度的背后，潜藏着一种不以物质形式存在，但是对办公室又具有潜移默化作用的非正式制度，二者都对办公室的工作效能和管理科学化水平有一定影响。

一、高校办公室制度建设现状

制度是要求成员共同遵守的，按一定程序办事的规程。高校办公室制度建设作为高校制度建设的一个重要组成部分，是高校贯彻落实依法治教、依法治校方略的必然要求和具体体现，是高校办公室提高工作效能、实现管理科学化的基本保障。

高校办公室制度建设包括管理体制的设计和运行机制的选择。一般来说，高校办公室管理体制的设计普遍参照政府机关、企事业单位等社会组织的管理模式，并与总体的社会运行制度相一致，具有一定程度上的稳固性和持续性，进行调整的只是内设机构的增减和组织结构的修正。因此，高校办公室制度建设主要指的是高校办公室的运行机制建设。

经过长期的历史实践，高校办公室在运行机制建设上已经积累了相当多的经验，并形成了一系列的管理制度。这些管理制度以其文字外化的形式和正式发布的途径为人们所熟知，并成为高校办公室工作人员认真遵守和积极执行的管理规定，它们主要以高校办公室的主要职能和基本任务为参照，大致包括物品管理、出差管理、印信管理、会议管理、文书档案管理、调查研究、安全保卫、保密管理、车辆管理等方面的制度。近年来，随着管理科学的发展，高校办公室又相继建立和完善了岗位责任制度、服务承诺制度、限时办结制度、首问责任制度、AB岗工作制度、否定报备制度等以提高工作效率为主要目的的管理制度。

对高校办公室的各个方面、各个环节进行建章立制，实行规范化管理是当前高校办公室制度建设的基本手段和普遍做法。这些制度从不同角度明确了高校办公室的工作目标、工作思路和工作流程，对于促进办公室工作人员做到有章可循、照章办事，职责明确、提高效率，增强责任心、提高自觉性，保证工作质量、减少工作差错等方面具有极其重要的意义和作用。各高校办公室的工作成绩充分证明，从加强办公室制度建设着手，推进办公室工作效能建设的实践是有针对性和可行性的，适应了高校改革发展的现实需要，也满足了高校办公室建设发展的内在要求。

就目前高校办公室的制度建设而言，普遍重视和主要着力的往往是以文字形式存在的正式制度。但是现实经验不断告诉我们，虽然高校办公室的正式制度建设可能比较完善，不存在无章可循的局面，但是却也存在一定程度的有章不循或者执行不力的情况，这是高校办公室制度建设面临的另一种问题。如何使办公室人员在工作中尽量减少以上问题，使办公室的管理规章制度真正落到实处、取得实效，这其中涉及的，便是办公室正式制度执行的外在环境，以及这一外在环境对作为制度执行者的办公室工作人员的具体影响等问题。

二、易被忽视的非正式制度

非正式制度主要是指由伦理道德、传统文化、风俗习惯等人们在长期交往中自发形成并无意识接受的行为规范。(www.xing528.com)

工厂、矿山、军队、企事业单位、政府机关等社会组织在运转过程中，都会形成一定形式的非正式制度。高校作为一种主要从事文化生产和文化传承的组织，其自身历史生成和现实延续的某些文化、传统和习惯的作用会比一般的社会组织更加强大。其中最为典型的便是作为传统和惯例存在的对学术权力的尊重，这种非正式制度已经内化为大学的精神气质之一，成为平衡大学行政权力、维护大学尊严的重要因素。高校办公室作为高校的重要组成部分之一，不可避免地需要更加注重非正式制度的建设。

作为与高校办公室正式制度相对应的一种制度形式，非正式制度具有表面潜隐、内在活跃，难以形成和不易变化，零碎而非系统等特点。它通过办公室及其工作人员长时期在管理模式、行为准则、道德规范、工作方法、生活方式、风气习惯等方面累积而成的，在一些习以为常和不自觉的认识和行为之中得以体现。例如：计划管理、分类管理、方案管理等工作模式是高校办公室长期磨合和探索出来的对有关事务的行之有效的处理形式和方法，一般没有通过文字等形式进行正式规定和再次确认，就是一种非正式制度。在处理一些经常性工作或者很久没有出现的工作情况时，人们普遍喜欢沿用过去的做法，当这一做法被反复运用并一直延续时，便容易成为一种工作习惯或者传统，这也成为办公室的一种非正式制度。

非正式制度是与办公室工作相伴而生的一种行为规范，一经产生便会反过来对办公室工作产生全面而持久的影响。它们往往以语言的、非语言的、象喻的、隐喻的等办公室工作人员耳濡目染的潜在形式，对他们产生一种经常性的、潜移默化的作用，使他们时刻处于一种强烈的氛围感染之中，并在不知不觉中接受陶冶和感化。与正式制度相比，非正式制度在办公室中形成了一种隐性的气场，营造了一种彼此默契的氛围，成为办公室成员之间一种不成文的心理契约和心理暗示，并通过时间的累积不断得到强化。在这个过程中，由于非正式制度鲜活的现实和对于办公室工作人员持续的影响，使得非正式制度在某种程度上比正式制度更具影响力，更加容易塑造办公室工作人员的性格，影响他们的精神面貌和工作状态，成为他们直观认识办公室、如何具体执行办公室正式制度的重要原因。

正是因为非正式制度如此重要的作用，使得高度重视和精心培育办公室非正式制度，成为高校办公室在正式制度建设之外的另一个重要课题。而且，正式制度和非正式制度如何协调配合、相互促进，也是高校办公室制度建设应该思考的问题。

三、构建更趋完善、有效的办公室制度

对于高校办公室来说，制度建设并非只是正式制度的建设，还包括非正式制度的建设。高校办公室应在坚持合法性、科学性、全局性、系统性等制度建设的基本原则的基础上，对正式制度和非正式制度一并予以重视，通过对两种制度形式仔细梳理、全局规划、精心培育、积极创新，实现正式制度、非正式制度相辅相成、互相促进，以制度建设推动管理创新，提高工作效能和管理科学化水平。构建更趋完善、有效的办公室制度，还应该注意以下几个方面的问题：

一是解决好制度建设与人本管理的问题。制度设计应坚持以人为本的理念，以制度建设促进人本管理。人本管理包括了解工作人员的内在需求，主动改善工作人员的工作生活条件，激发工作人员的高层次需求，努力使每个工作人员达到自我管理和自我实现等内容。具体而言，就是要通过制度建设营造民主、自由、平等的工作氛围，不断提高办公室工作人员的政治素质、思想素质和业务水平，充分发挥工作人员的主动性、积极性和创造性，增强办公室工作人员对办公室的认同感和归属感，对参与的各项工作充满责任感和使命感，提高办公室工作人员的凝聚力和战斗力。

二是解决好制度建设与文化建设的问题。应将制度建设纳入更为宽广和深厚的办公室文化建设之中进行思考，使办公室制度建设融入办公室文化建设，成为办公室文化建设包含的物质文化、制度文化、精神文化三种文化形态中的一种，并从其他两种办公室文化形态中获得支持和配合。高校办公室要充分利用自身的文化优势，积极发挥文化对人的塑造功能，营造优秀的办公室文化，对外树立创新、高效、和谐的办公室形象，对内创造一种分工明确、团结协作、集思广益、奋发向上的工作氛围。

三是解决好制度建设与制度执行的问题。制度建设的目的就是为了制度能够得到切实执行，取得实效。正式制度制定以后，高校办公室除了应该让办公室工作人员熟悉制度、掌握制度规定的工作流程和工作方法以外，还应该从非正式制度、办公室文化等方面入手，以领导以身作则、率先垂范，工作人员耳濡目染、潜移默化等手段，使制度逐渐内化为办公室及其工作人员共同的理想信念、价值观念和行为准则，真正让办公室有章可循，有章必循，照章办事，稳步运行，实现办公室制度建设的目的。