如何大力提高高校办公室管理效能

如何大力提高高校办公室管理效能

江西科技师范学院　胡晓娥

高校办公室是高校的综合办事机构，在学校管理系统中担负着承上启下、联系左右、协调各方的桥梁和中枢作用，是学校对内、向外的一个重要窗口，具有参谋助手、综合协调、搞好服务等职能，在学校工作中发挥着不可替代的重要作用。因此，适时研究高校办公室效能问题就显得尤为必要和重要。高校办公室管理效能的高低，不仅为保证学校办公系统高效运转发挥重要作用，而且在较大程度上影响着学校的声誉和形象。新形势下，高校办公室工作如何才能做到“运转有序、协调有力、督办有效、服务到位”，并且做好学校领导的参谋与助手，值得我们从事办公室工作的每一个人去认真地思考和探讨。笔者以为，办公室效能建设是促进办公室高效运转、提升办公室管理水平和服务水平的重要举措，也是改进办公室工作作风和提高办事效率的有效手段，对进一步做好办公室工作具有十分重要的意义。

随着高等教育的改革发展，高校办学规模在不断扩大，办学层次和办学水平逐步提升，办公室的地位和作用愈加显得突出，其工作任务也越来越变得繁重和复杂，高校办公室工作正面临着严峻考验和挑战，进而对办公室人员提出了更多、更新和更高要求。当前，高校办公室工作在应对各种复杂局面的情况下，自身运转不可避免地存在着一些问题，如管理队伍的数量和质量参差不齐、管理力量薄弱、内外交流和协调机制不畅等。面临这些新的问题和挑战，高校办公室如何适应高等教育发展需要，更充分地发挥办公室应有的作用，除应增强参谋助手和服务意识外，提升办公室管理效能是一个重要方面。笔者将前期对高校办公室工作的一些认识和体会认真进行了梳理，试图探讨新时期如何做好高校办公室工作。归纳起来就是三点：树立一套管理理念，形成一套运行机制，规范一系列具体管理行为。

一、着力树立一套管理理念，解决认识与态度问题

好的管理理念是我们开展好工作的前提，有了思路，就有出路；有了目标，工作才有方向，因此，树立一套科学、合理的管理理念就显得尤为重要。其目的在于引导管理队伍科学认识、准确定位部门职责功能，强化主人翁意识，这是做好办公室工作的基础和前提。

第一，树立“办公室无小事，规范出效益”的观念。办公室是学校综合性部门，综合协调职能的履行十分重要。我们认为，任何事务都可能对学校全局产生影响，处理得好，将起到积极作用，一旦失误，则会造成负面作用，甚至造成不可挽回的损失。因而，办公室任何一件事情都无重要和不重要、重点和非重点之分。我们特别倡导、重视和落实制度建设，用制度强化观念，实现“管理制度化，制度规范化，规范标准化”，每一种工作都设置了标准流程，实现了整个办公室工作操作系统的标准一体化。通过制度化建设力求做到任何同志离岗都有其他人员取代，杜绝误岗、断岗现象；力求办文、办会、办事做到万无一失。

第二，树立“有所为、有所不为”的观念。要纠正思想上的一个误区，即办公室为综合性部门，但不能被其他一些相关部门理解为万能部门。当前学校很多事务存在职能不清、权责不明的情况，因此要进一步理顺部门间管理职能关系，做到各司其职、各负其责、运行规范、权责明晰。办公室可从两个方面着手解决：一要区分主办和督办的关系，学校事务属于办公室职责的，办公室负责主办，是督办功能的事务，不能取代主办单位，更不能混淆。二是区分协办和协调的关系，需要办公室支持的事务，要明确牵头单位，办公室加以协办；各部门之间的事务需要办公室协调，办公室协助明确相关部门权责，避免造成真空、盲区和混乱，以及追究责任的困难。

第三，树立“立足服务、协调督查”的观念。管理就是服务，提供优质服务是办公室工作的永恒主题。办公室工作核心就是要做好服务，服务好校领导，服务好广大师生员工。办公室代表学校和校领导，对全校事务进行督办和协调。部门的事务，能自己解决的自己先行解决；遇到困难的，办公室要主动帮助协调解决；确实解决不了则请示领导加以解决。总之，办公室要积极发挥协调和参谋助手功能，使学校的政策得以落实和执行。

第四，树立“任务就是平台”的观念。这是办公室面对任何工作任务时应有的指导思想，也应是个人对工作的认识和态度问题。办公室事务面广、事杂、应急性强，没有本职和非本职之分，面对问题的时候实行首问制，不管部门和同志谁首先接触事务，都要负责到底，要及时反馈，加以协调，落实到位。强化“任务就是平台”理念，这既是部门工作的平台，也是个人发挥作用、展现才华的平台。

第五，树立“创建学习型部门”的观念。办公室要发挥参谋助手功能，就必须着力创建学习型部门，要设立集中学习日，开展业务培训。如加强对政策法规、高等教育、行政管理、公关礼仪、风景民俗、公务写作等有关知识的了解和掌握，不断提高工作人员理论修养、政策水平和业务操作能力，促进办公室工作的整体推进。

二、着力建立一套管理运行机制，解决执行力问题

建立一套有效的运行管理机制，是提高办公室管理效能的基本保障。机制建立的目的在于有效调度、合理配置办公室资源，形成合力谋工作。学校办公室作为学校的党政综合协调和行政管理部门，应该说，在学校整个管理系统中处于核心地位，举足轻重。如在学校本科教学工作水平评估和开展“管理规范年”活动中，校办团队的组织协调能力、处理复杂问题的能力在关键时刻经受住了考验，充分展示了校办团队坚强持久的战斗力和团结协作的精神风貌。(www.xing528.com)

第一，实行层级管理制，加大干部队伍建设和培养力度。办公室不断增强层级管理理念，分工明确，层层落实，做到科员按工作分工对科长负责，科长对分管主任负责，分管主任对主任负责。实践证明，该制度的推行对建立融洽的工作关系，全面提高办公室整体服务水平起到了积极的推动作用。

第二，实行主任办公会、室务会议事决策制，加大民主决策，民主管理力度。为配合层级管理制，办公室定期召开主任办公会，协调处理日常事务并就重要事项提出初步意见，提交室务会讨论决策；每月召开由科级以上干部参加的室务会，商议决策重要事项，并且对上月工作进行总结考评，安排部署下月工作。办公室实施上述制度，有效地提高了工作效率和工作水平。

第三，实行科室晨会制，增强科室机构的执行力。科长统筹科室工作，利用晨会对本科室事务进行安排，整理科室内务，总结前一天的工作，安排当天的任务，有利于增强科室工作人员的协调意识和执行力。

第四，实行岗位管理和考核制，全面提升管理质量。围绕如何提升管理水平和管理质量，办公室正试行“挂牌上岗、依规行事”，按事务分类设岗，所有岗位固定本职事务，并把每个岗位的操作流程编印成册。进行岗位考核，把日常工作业绩与评优评先、干部考核与提拔、职称评定等挂钩，做到有据可依，有迹可寻，将办公室每一个人的积极性都充分调动起来。

第五，实行办公室系统工作会议制度，力求形成工作合力。办公室要从学校内部挖掘、利用好现有的资源，不断整合学校办公室系统力量，形成工作合力。目前办公室工作系统由三支队伍构成：一是办公室负责人队伍，我校大多数院系设有办公室，少数没有办公室的单位设有事务负责人，要把这支队伍整合成一个系统。二是档案管理员队伍，包括兼职档案员队伍。三是网络管理员队伍，重点负责信息收集及信息安全工作。办公室要做好牵头工作，借助办公室系统工作会议这个渠道，实行以会代训，交流经验和感情，开设相关业务讲座和培训课程，大力培养三支队伍业务能力，努力把三支队伍整合成系统资源，建立起系统良性运行机制，不断增强行政执行力。

三、着力规范办公室具体管理行为，努力解决管理效率问题

高校办公室工作的管理效率，就是在工作中第一时间发现问题，并以最快的速度解决问题。管理效率高，办公室运转就灵活、高效；管理效率低，办公室运转就困难、低效。规范办公室具体管理行为，提高办公室管理效率，目的在于通过规范工作信息管理、工作资源管理、工作平台建设等方面具体事务的操作，降低管理成本，提升服务品质，优化行政效能，努力实现好服务大局、服务工作、服务师生的管理目标，具体表现在以下几个方面：

第一，明确岗位职责，严格工作规范。我们针对学校改革与发展的新要求，本着“合理分工、职责到人、保障服务”的原则，对办公室各岗位明确职责范围，目标层层分解，任务落实到人，做到“人人有责任，事事有人管”，增强工作责任感和荣誉感，充分发挥每个人的积极性和创造性。同时，严格工作规范，以规范求质量，以规范树形象，既要规范各种规章制度的制定和实施，也要规范各种具体工作的程序，做到工作有章可循、有规可依。

第二，搭建规范化的信息沟通交流平台。作为一个管理中枢系统，办公室要收集到大量的、有用的“活”信息，并及时进行分类整理，为领导决策提供信息服务。我们通过编发《高教信息参考》、《信访工作简报》、《督查情况通报》、《行政总值班通报》、党委(院长)办公室室务会纪要及月度工作计划报表等搭建规范化的信息沟通交流平台。在这里重点提及两项工作：一是办公室每月编发一次党委(院长)办公室室务会纪要，目前已编发18期，其作用不仅在于检查办公室上一阶段的工作、更好地对下一阶段的工作进行部署，还在于减少了向领导汇报工作情况的时间和程序，并让他们清楚地知道办公室在开展什么工作，思考什么问题，查摆了什么不足，从而有利于监督和检查。二是从现在开始，办公室正着手编发《高教信息参考》，主要就高校办学治学进行政策解读、理论探索、热点追踪和学习交流，并就学校存有争议的有关议题进行专题研究，发挥好参谋助手作用。

第三，进一步规范办公室管理，提高办事效率。一是就党委会、院长办公会议题申报提交工作、对议题审核把关、对议题材料提交进行了更加规范的设计和要求。二是机要文件管理工作，形成一套阅文制度，建立和开放机要文件阅文室，实现了文件保密和有效利用的有机结合。三是学校大事记编写工作，通过下发相关通知，对校属各单位明确提出了编写内容、格式及报送时间的规范性要求。四是网络信息与网络工作平台的管理和建设工作，基于学校还没有建立权威数据库，办公室正在牵头组织力量，责成信息科进行负责与协调，完善学校基础数据库，推进校园网OA系统开发和利用工作。五是档案管理工作。根据国家新的相关规定，修订和完善系列规章制度，并创造条件增强档案的开发和利用价值。六是办公室车辆管理工作，对车辆的使用、养护、维修经费的使用、司机的奖惩等进行了严格的程序设计，提出了严格的执行要求，力求提高管理效益。七是信访工作，已拟定了规范化的工作细则，力求形成规范、高效的信访工作联动机制，着力提高信访工作效率，为构建和谐校园奠定扎实的工作基础。

总之，高校办公室工作千头万绪，既繁琐、又缜密，作为高校管理中枢，工作效率的高低直接影响着学校工作的开展和对外形象的树立。我们要紧跟形势发展变化，适时转变思想观念，提高服务意识，创新工作方法，全面提升办公室工作水平和服务质量，才能正确地、有效地发挥办公室的功能，促进学校又好又快地发展。