试论高校办公室在提高学校执行力中的作用

试论高校办公室在提高学校执行力中的作用

华东交通大学　李永安

人们常说“三分制度，七分执行”，学校的各种决策要靠每一名教职员工按照相关的制度去实施。一方面，制度必须健全，没有好的制度，就没有执行的根据；另一方面，如果执行者不能积极按制度办事，再好的制度也是一纸空文。有很多单位和部门，甚至包括国家职能部门，所缺的不是制度规范，而是对制度落实和执行的问题。虽然制度一旦建立，具有相对稳定的特点，但在制度执行过程中，往往有相当的弹性。这种“弹性”，正是执行力能够进一步提高的内在根据。“执行力”作为现代管理的一个重要概念，从学校而言，就是指学校各部门、各岗位在贯彻落实国家政策、办学理念，具体落实学校党委和行政下达的年度总体工作目标、运作方略、工作任务的操作能力和实践能力等。而党委(校长)办公室是学校的中枢职能机构，是协调内外、沟通左右、联系上下的纽带，从这一点来说，提高学校制度的执行力，办公室负有重要责任。办公室应该力图从提高学校制度的执行力上下工夫，不断创新工作方法。

一、强化意识，从提高学校执行力的自觉性上下功夫

古语说：“非不知，而不为也”。很多规章制度不能落到实处，有的形同摆设或是落实不到位，三天要做的事非要拖到五天，形成“有章不循、循章不严、违章不究”的情况。这往往是因为相关人员缺乏具体落实这些规章制度的意识，这就要求全校各单位及全体教职员工，从增强遵守规章制度的自觉意识上下功夫，办公室作为中枢职能机构，对此应该有所作为。

首先要加强对制度执行力的必要性的认识，执行力是现代企业管理的一个概念，现代企业是市场经济大舞台的主体，市场的法则是竞争，是优胜劣汰。在我国经济转型期，许多国有企业由于不适应市场经济的模式，纷纷倒闭。而大多民营企业的青春期也不过两三年的时间，很多民营企业活不过十岁甚至五岁。这样，探求生存法则就成了摆在企业面前的紧迫任务，企业管理的执行力问题就成了企业突破生存困境的热门话题。而对高校，特别是公办高校来说，虽然出现了教育产业化的声音，但是在大的体制内，高校似乎成为政府的附属机构，教职工具有类公务员的性质，加之高等教育资源是一种相对稀缺的资源，高校目前就处在“皇帝的女儿不愁嫁”的局面中，生存问题似乎不成问题。但是高校也应该正视一个这样的现实：市场经济迟早会对高校产生较大的冲击。公办院校未来不仅要同兄弟院校竞争，而且要面临着作为一种新生力量——民办高校的竞争，甚至还要应对外国高校的竞争。这样，未来的公办高校同样会有着生存的压力。这就要求办公室人员一方面自己要有忧患意识，将各项规章制度的执行纳入到学校生存发展的高度；另一方面办公室可以通过做领导的参谋、上传下达、各方面的协调与督察查办等各项工作中，利用自己工作联系面宽、有一定权威性的特点，影响和强化兄弟单位集体和个人在对提高各项制度执行力方面的自觉性，进而推动全校教职员工遵循规章制度的自觉性。

二、加强规范，提高制度执行力从办公室本身工作做起

党委(校长)办公室作为学校的中枢职能机构，其自身工作的好坏，直接影响着校属其他部门的工作作风。目前我国大多数高校的办公室，在制度的执行力方面，基本上还是能够适应其担负的职责。但是，也还存在许多问题和不足。因此，高校“两办”必须正视自己的问题，加强对学校及办公室各项制度的落实，从自身做起。重点是要从“执行什么”、“怎样执行”这两个问题入手。

一是解决“执行什么”的问题，就是要使执行的内容规范明确。

执行的前提是要明确执行的内容是什么，如办公室办文有办文的规章制度、办事有办事的规章制度、办会有办会的规章制度，这些制度都规定着操作的内容。但目前来说，一些高校办公室在这些方面的内容要么不完善，要么可操作性不强。比如，在接待方面，什么级别的接待采取什么样的标准，这在有些高校办公室的规章制度中规定不明确，使接待过程中有很大的随意性。又如，有的学校规定，学生必须穿校服、戴校徽，结果由于可操作性差，这一制度不能执行下去，其负面影响是使制度的权威性大打折扣。办公室在设计制度的过程中，要本着民主、科学的原则，既要充分考虑到涉及面，又要针对现实情况，充分考虑制度的可操性，做到“有章可依、有章能依”。

二是解决怎样执行的问题，就是要明确执行过程的规范、高效。

这就要求在执行过程中，也要按照一套完备的规章制度，用规章制度来指导各项工作。为了保证办公室制度执行的效能，在新制度出台后，要加强对制度的教育培训工作，以保障制度执行者对制度有充分的理解。办公室在各项制度执行的过程中，要对各个岗位进行监督、考核、激励、控制和反馈。切实解决工作中疏于管理、淡化责任，有事没人管、有人不管事，干与不干一个样、干好干坏一个样的不好局面，最大限度地发挥规章制度的规范约束和激励作用。但是在坚持按制度办事、按程序办事、按法律法规办事的同时，还必须将原则性和灵活性结合起来，这就要求办公室工作人员要从全局的高度去思考和处理问题。努力克服面对局面复杂、事情繁杂时，不分先后、主次等问题，避免工作陷于被动局面。

三、督查督办，从实际行动中抓学校决策和制度的执行力

督查督办工作是学校提升执行力的重要措施，也属于学校办公室的一项重要工作，它对校属各单位各部门及相关人员转变工作作风，进一步提高工作效率，保证学校各项决策落到实处，有着重要的意义。

一般来说，督查督办工作有这么一些内容：一是党和国家的路线、方针、政策、重要文件和重要会议精神的贯彻落实情况；二是上级领导机关和学校的工作规划、工作要点、重要工作部署、重要文件、重要规章制度和重要决定事项的贯彻落实情况；三是上级机关、主管部门的领导和学校领导的重要批示、交办事项的落实情况；四是党委会、校长办公会会议决定，校领导召开的其他专门会议的决议和决定的落实情况；五是经校领导批示、需要督查的各下属单位的请示、报告的办理情况及基层要求帮助解决的有关问题的落实情况，经领导批示的校内外单位、群众、学生和教职工的来信、来访等有关事项的落实和催办情况等等。

学校的督查督办工作是学校办公室作为中枢行政机构，发挥整体功能的关键步骤，这也是校办同其他并级的兄弟单位工作性质的不同之处。督查督办是学校在部署工作后保障决策实现的重要手段，是实行有效领导的重要环节。要做好这项工作必须遵循一套科学的工作程序。概括起来可以分为拟办、立项、交办、催办、办结、反馈和归档等环节。

一是拟办。在学校作出重大决策、重要工作部署之后，或在接到学校党委、行政和党政领导同志的指示、交办事项之后，办公室要及时提出拟办意见。拟办意见包括承办单位(牵头单位、协办单位)、承办时限和工作要求等。其中重大和复杂事项，在提出初步拟办意见后，应征求有关方面的意见，在承办单位认可的情况下，并报领导审定。

二是立项。办理意见确定后，即可登记立项。立项要坚持一事一项的基本原则，一个工作部署或一项决策，立为一项。立项时要登记编号，具体工作人员按拟办要求认真登记在册，以备存查。(www.xing528.com)

三是交办。交办一般采取书面的形式，明确事项、责任时间要求、任务完成的质量要求等，把要督查的内容交有关单位办理，特殊情况采用口头的形式交办。

四是催办。在交办任务后，要及时了解督查事项的运行情况和办理情况，对运行过程实行跟踪监控。有必要时直接到承办单位了解情况，协助承办单位解决在实施过程中遇到的困难。

五是办结。承办单位在工作任务完成后，应及时回复办理情况。办公室将对承办单位的回复情况进行检查，按照交办时所提的要求，对不符合交办要求的，要退回承办单位补办或重办；对符合交办要求的，呈报领导阅知。

六是反馈。一项具体的督查督办任务完成后，要按照事事有结果，件件有回音的原则，及时向批示领导报告结果，做到批必办、办必果、果必报。

七是归档。督查事项办结后，应将各种有关的文字材料，包括领导批示、办结报告、检查反馈等，整理归档。

总之，办公室要在紧密围绕学校中心工作的前提下，强化督查意识，要扎扎实实地搞好各项督察工作，对决策在实施过程中出现的问题，要及时了解并向领导反馈，以便修正、完善和补充，使之更加符合客观情况的发展变化。对决策不落实的问题，要敢督、敢查、敢办，决不能姑息迁就。要深入实际、深入基层，做艰苦细致的工作，唯有如此，办公室才能在学校制度执行力的提高方面，发挥重要作用。

四、深入调研，寻找执行不力问题的突破口

调研工作是高校办公室的又一项重要工作，也是办公室在增强学校制度执行力方面发挥重要作用的一项有效方法。毛泽东同志说过：“没有调查就没有发言权。”调研的目的是发现问题，获得信息，研究对策。对上为领导的各项工作献计献策，使领导的决策更科学；对下是为了使学校各种政令畅通、使各种规章制度都能得到很好地遵守。

一所高校，随着形势的不断变化，以及它的不断发展，各方面的管理事务趋于复杂。因而高校在运作的过程中，总会出现一些问题。就学校决策的执行力来说，例如这样一个问题：是什么原因造成了发展的理想要求与现实之间有很大的差距。这个问题里面就包含学校在整体战略规划的实施情况是否到位、布置下去的每一项任务是否都交回了令人满意的答卷。这里面的答案很可能回答“是”，但仅仅是“很可能”而已，这就需要进行调查研究。具体有哪些问题没有落实或是没有落实好，没有落实的原因是什么；兄弟院校在解决此类问题时有什么好的经验，这些都要通过调查研究搞清楚。因此，办公室要充分发挥提高学校制度的执行力的作用，必须做好校内外的各项调研工作，特别是要做好有关执行力问题的专项调研。

调研时要注意全面深入地了解情况。调查研究是一项细致、艰苦的工作，必须采取严肃、认真的态度。其中特别重要的一点就是要详细地占有材料，不能满足于道听途说，一知半解，而要认真听取广大的学生、处于教学和工作一线的教职工的意见，因为他们最了解实际情况。调研时也不能只满足于听取汇报，而是要实打实地组织视察和调查，有必要时针对特定问题组织专题调查。更重要的是有调查还要有研究，不能光调不研，要在充分第一手材料的基础上，对材料进行分析、总结并写出调研报告。

总之，高校办公室要在提高学校执行力上发挥更好的作用，就要求办公室必须提高意识，从我做起；完善规章制度，严格规范办事程序，做到“有章可依，有章必依，循章必严，违章必究”；要加强督查督办工作，使学校的各项制度、各项决策都能够在校办公室的全程关注下得到具体落实，并形成惯例；同时要重视执行力情况的调研，寻找执行不力问题的突破口。

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