办公室工作定位的思考分析

办公室工作定位的思考

江西财经大学　阙善栋

学校办公室是学校的行政中枢，承担着沟通上下、协调各方、迎来送往、督查落实等多项职责。办公室日常事务繁杂琐细，工作忙忙碌碌，加了很多班、做了很多事，回过头来看却看不到什么成绩，总结工作时也觉得无所依托，没有特点。产生这种情况的原因实际上是对办公室工作定位不准所造成的。办公室工作是一门学问，工作的主线是鲜明突出的，结合笔者在办公室工作的经历和兄弟院校同行的经验，我认为对于办公室的工作定位可以用十六个字来概括，即规范管理、满意服务、求实创新、促进发展，工作主线是围绕发展抓服务，抓好服务促发展。

一、日常工作求规范，确保有序运转

办公室日常工作繁杂，文字工作重，临时任务多，看似无规律可循，但实际上是有一定规律的。这个规律就是日常工作抓规范，确保学校有序运转；临时任务抓时效，按时完成任务。办公室的日常工作概括起来主要包含文秘工作、行政服务、接待服务、信访调研、对外联络五个方面的内容，抓住这五个方面的工作就是抓住了问题的主要矛盾，解决好这五个方面的矛盾，其他矛盾就迎刃而解。

文秘工作，主要包括行政文稿起草、公文草拟、校长办公会会议记录与纪要的撰写、社交信函的办理，公文审核、登记、颁发(公文上网)、机要公文的管理，校内请示公文处理，学校公文归档、立卷等内容。文秘工作具有很强的规范性要求，有严格的公文归档、立卷要求，有严格的公文格式和批准程序，必须按规范程序办文。机要公文更须按保密要求和上级阅文规定进行机要公文的传阅和处理。

行政工作，主要包括为校领导日常办公提供服务，办理学校会议的会务，日常办公用品的采购、管理、分发，学校校名、校标等无形资产的管理，学校日常行政值班的安排，学校行政印章的管理，学校会议室的日常管理，学校收发室的管理，学校通讯设备的管理。这些工作事务性强，有一定的规范要求，在实际工作中必须按规范来办理，特别是学校印章的管理必须严格按规范程序来刊刻、启用、授权使用。

接待服务工作，主要是为参与学校重大活动的重要来宾提供具体的接待服务工作，包括接待计划的制订、执行、礼仪等事项。接待服务工作对细节要求全面，来宾的衣食住行安排能否做到热情大方、体贴入微，使来宾感到宾至如归，从一个侧面反映一个办公室的管理水平。只有严格接待，规范办事，关注接待过程的细节，才能保持接待工作的高质量，实现来宾满意的接待目标要求。

对外联络工作，包括与上级领导、兄弟院校、校友联络等方面的工作。联络工作起到融通关系、协调四方、增进互信的作用，做好对外联络工作，对扩大学校影响，争取各方支持十分重要，对学校的发展有重大影响。联络工作要求办公室人员要做有心人，洞明世事、练达人情，平常要十分注意信息的收集并归档管理，对于与学校关系重大的来宾和单位信息要认真关注。规范对外联络工作，要制定出固定的联系单位和人员名单，定期安排领导走访，内引外联，加深上级领导对学校的好感印象，增强兄弟院校之间的友谊，浓厚校友与学校的感情。

信息调研工作，主要包括上级来信来电的处理，群众来信来访的处理，网络信息的处理，学校政策出台前的调研、出台后的反映收集等内容。做好信息调研工作对增强学校政策出台的有效性和及时性有重大作用，同时对于化解校内矛盾，促进校园和谐，凝聚人心具有显著作用。信息调研工作不是坐等信息的，也是有规律可循，必须按规范程序处理来信来访，按规范对重大政策出台进行调研，促进学校各方面工作。

二、抓满意服务，促校园和谐

办公室的日常工作与师生员工、上级领导、兄弟院校关系紧密，除部分管理工作外，服务工作是校办日常工作的主线。办公室的服务工作，既有对学校领导服务的内容，也有面向师生员工服务的要求；有对上级部门提供服务的内容，也有对兄弟院校提供服务的方面；同时对学生家长和校友提供服务也是服务工作的重要方面。服务工作事关学校形象，服务工作质量体现了校办的工作水平；服务工作无小事，事事牵涉到方方面面的感受和利益；服务工作好坏更关系到和谐校园氛围的形成。因此，做好具体服务工作是校办的重要任务。要实现抓满意服务、促校园和谐的目标要求，改进服务态度，简化办事程序，提高服务效率，处处站在服务对象的角度着想，做到热情、方便、细致、周到、满意。

热情是做好服务工作的第一环。中国有句俗话说“出门看天色，进门看脸色”，其内涵反映的是人与人之间交往对态度的敏感性。在接待服务对象时，微笑接待、热情问候、殷勤让座、诚恳提问，将使服务对象如沐春风，消除隔阂，愿意说心里话，合理合适表达自己的诉求；反之，接待时爱理不理，冷眼相向，推三阻四，会使服务对象顿生对立，产生反感，不愿说心里话，甚至会提出一些不合理要求，使人难堪，不利于问题的解决。因此，对服务对象态度热情是做好服务工作的基础。

方便是服务工作的内在要求。做服务工作时要转换角色，体现以人为本，事事处理站在服务对象的角度来考虑办事的程序是否简单明了，环节是否最少。与人方便，自己方便，讲的就是要简化办事程序，一次能办成的事不要分多次办，一人能办成的事不要分开多人去办，集中在一个窗口就能办完的事不要让服务对象多处去办，这样不仅方便服务对象办事，更能提高服务效率，减少人力浪费。

细致周到是服务工作核心的内涵，服务质量的优劣具体体现在服务细节中。细节不注意，往往事倍功半，甚至前功尽弃。细致周到要求在服务工作中，大处着眼，小处着想，关注细节，服务过程的每一个方面都详细考虑，追求服务结果的圆满。

满意是服务工作的目标成果。完成了服务过程，解决了服务对象提出的服务要求，使服务对象满意而去，才算实现了服务工作的本义。服务对象对校办工作事事满意，会增强师生员工对学校领导的信任和威信，使大家不仅感受到学校的温暖和组织的关怀，浓厚和谐校园的氛围，更会极大地激发凝聚力和向心力，化为对学校事业发展的推动力。

三、求实创新是办公室工作的本质要求(www.xing528.com)

办公室的日常工作是围绕着学校的中心工作和校领导的具体要求来开展的，要求事事有回应，件件有落实，同时在日常工作中要求不能拘泥于习惯程序，要创新求变，提高工作效率，更有效地推进各方面的工作。

求实就是对待一切工作要实事求是，具体问题具体分析，在实践中找到最佳的解决途径和方法。因此，要求办公室工作人员在对待、解决每一件事情要脚踏实地，克服浮躁情绪；要求每一个工作人员在工作中要有吃苦耐劳、不畏困难的精神。办公室工作只有踏踏实实、认认真真去做，才能实现让师生满意，领导放心的工作目标。

创新就是要求办公室在日常工作中求新思变，克服日常工作中落后的工作方法、不合适的工作程序、陈旧的思想观念；按照科学发展观的要求改进工作方法，更新工作流程，思想上与时俱进。

要实现师生满意，领导放心的工作目标就必须在日常工作中求实创新，建立学习型组织，浓厚办公室的学习氛围，不断提升工作人员的思想认识水平和业务能力。

四、促进学校事业的发展是办公室工作的根本目标

发展是时代的主题，聚精会神谋发展，一心一意促发展是学校工作的主题。办公室工作的主线就是要围绕服务促发展，抓好服务为发展。按照教育部的要求，围绕发展这个主题，办公室要做好以下具体工作。

1.通过推进制度化建设，维护好学校的正常工作秩序，确保各项工作有序运行。

2.加强公文审核把关工作，提高秘书工作水平。

3.高度重视学校稳定工作，做好值班安排，确保学校和谐。

4.加强督办落实工作，维护发展大局。

5.加强和改进信息工作，重视和加强信访工作，创造畅通的信息渠道。

6.积极加强办公室队伍建设，提高人员素质。

总之，办公室工作要围绕中心，服务大局，认真转变工作职能、工作方式、工作作风，切实提高工作质量和工作效率，更好地为中心工作服务，为领导服务，为师生员工服务，才能打造优秀的工作品牌形象，实现办公室工作的目标定位，开创办公室工作的新局面。

【参考文献】

1.那志伟.新形势下高校办公室工作职能的定位与转变［J］.中国高等教育，2008

2.陈如将.刍议办公室工作的定位服务与策略戒忌［J］.粮食问题研究，2008