论高校办公室工作的和谐追求

论高校办公室工作的和谐追求

赣南师范学院　肖池平

高校办公室是为学校领导决策和实施决策服务的综合办文、办会、办事机构，是学校承上启下、联系左右、沟通内外的桥梁和纽带，是学校的总参谋部、总协调部和总服务部。办公室地位的重要性和工作的特殊性决定了高校办公室在构建和谐校园中肩负着重要职责和使命，对和谐校园建设起着引领、示范和带动作用。在高教管理体制改革不断深入的今天，如何充分发挥办公室的桥梁和纽带作用，提高办公室工作的效率和水平，直接关系着高校各项工作的进程和效果，关系着高校的社会声誉和形象。只有和谐才能创新，只有和谐才能发展，和谐应当成为高校办公室工作的自觉追求。

一、和谐办公室的基本内涵

“和谐”一词从字面上理解，是配合、和睦、融洽的意思，是多样性相互包容、相互协调而形成的一种状态、境界和目标。“和谐”贵在“和而不同”。《中共中央关于构建社会主义和谐社会若干重大问题的决定》提出的“努力形成全体人民各尽其能、各得其所而又和谐相处的局面”，就是一种尊重“不同”、保护“不同”、协调“不同”的理念和意识。就社会而言，构建和谐社会意在构建一个团队，它要求构成社会的各个团队和各个团队的成员之间要和谐相处，人与自然之间要统筹兼顾、协调发展，体现出团队与个人的根本利益和共同愿望。社会要和谐，高校作表率。构建和谐校园是构建和谐社会的重要组成部分。构建和谐校园，就是要把高校建设成一个能实现师生和谐相处，实现学校和师生协同共进的理想、稳定、融洽的团队。我国古代儒家经典《大学》开篇即言：“大学之道，在明明德，在亲民，在止于至善”，说的也就是要构建“和谐大学”的道理。何谓和谐办公室？根据系统论的观点，笔者认为，和谐办公室是以和衷共济、内和外顺为核心内涵的办公室各要素间的全面自由、整体优化、协调运转的管理服务系统。和谐办公室并不是“你好我好”式的一团和气，也不是个性被压抑、矛盾被掩盖、问题被搁置的“稳定局面”，办公室的“和谐”源于协调和默契，表现为水乳交融的自然状态，营造的是融洽的人际关系，协调的是各方面的利益。

二、和谐办公室的主要特征

和谐办公室具有目标一致、责任明确、关系融洽、开放交流、团结协作、领导有方、技能互补、反应迅速、行动统一、执行有力、公信力佳等特点。主要体现在四个方面：一是体现在办公室团队与其成员之间的关系上，表现为办公室成员对办公室团队的强烈归属感与自豪感，忠诚于团队，并以团队利益为重；二是体现在办公室团队成员之间的关系上，表现为成员间的团结和睦及融为一体，彼此间相互尊重、宽容、信任、帮助、礼让、欣赏；三是体现在办公室团队成员对办公室工作的态度上，表现为团队成员对办公室工作的尽心尽力、全心投入、自觉奉献，把办公室工作当作一项事业来做；四是体现在办公室团队成员个人身上，表现为办公室成员不断提高个人素质与业务技能，在办公室工作中，不断开拓创新、精益求精、追求卓越，在工作中实现自己的人生价值。

三、当前高校办公室工作中的不和谐音符

高校办公室处于高校管理的中枢地位，它是学校党委、行政与广大师生员工沟通联系的桥梁和纽带。办公室能为学校领导的决策及决策执行提供强有力的服务支撑，确保政令畅通和校园安定有序。近年来，随着高等教育的快速发展，高校办公室承担的工作任务也越来越繁重。“千头万绪参谋难、上下左右协调难、决策落实督查难、事务繁杂服务难”等新情况、新问题的出现，引发了高校办公室工作“秘书不秘、信息不信、调而不研、督而不查”等诸多不和谐因素。加上高校办公室工作的大部分内容是直接面对广大师生，服务于广大师生，协调处理全校教学科研、行政管理、后勤服务、国际交流等纷繁复杂的日常事务，许多工作具有不可预定性，关系到人群的不确定性，开展起来很容易出错，可以用“急”、“烦”、“杂”、“乱”四个字来形容当前高校办公室工作的不和谐状况。许多事情开展起来本应简单，但常常因为缺乏沟通协调或理解包容，或者因为分工不明确，甚至部分工作人员秉持“事不关己、高高挂起”的观念，使这些事情缓办或误办，进而影响到领导决策的有效执行和上级精神的贯彻落实，因而被学校领导批评或被师生员工埋怨。当这些问题产生后，办公室工作人员往往互相抱怨，互相猜忌，以至于在工作中产生隔阂，由此产生各种各样的矛盾，导致办公效率低下，甚至影响全局工作的开展。长此以往，整个办公室就会成为“一盘散沙”，很难服务好领导，服务好师生，服务好学校的全局工作。

四、和谐应当成为高校办公室工作的自觉追求

(一)营造和谐的工作秩序

高校办公室承担着承上启下、联系左右、沟通内外、协调各方的服务职能。面对纷繁复杂的事务，办公室必须要有一套良好的工作机制、工作流程及工作规范，以此来促进学校各项工作的和谐运转，从而实现“人尽其才、物尽其用、事得其所”的目标。

一要健全机制。建立健全并落实岗位责任、服务承诺、限时办结、首问负责、绩效考核等制度，以岗位责任制明确工作职责，以服务承诺制取信于人，以限时办结制促进效率提高，以首问负责制体现机关文明礼貌，以绩效考评制调动工作积极性，形成规范有序且操作便捷的办公室管理体制和运行机制，并贯穿于办公室工作的每个部位和环节。

二要创新制度。不断创新和完善学校教学、科研、人事、学生、党建、思想政治、后勤服务以及办公室公文处理、督查督办、信息调研、信访工作、来宾接待、会议管理、印章管理、资产管理、车辆管理等全方位的规章制度，力求使学校的各项工作都能有规可循和高效运转，坚持用制度管人、依制度办事、按制度理财，进一步提高办公室内部管理的正规化水平。

三要分工负责。现代管理心理学研究发现，要使员工具有敬业精神，必须通过“明确的工作分工”来实现。制订针对不同工作内容、不同人群专长的岗位规范和职责要求，有利于充分发挥个人的才能，有利于调动各方面的工作积极性，有利于工作人员行为的制度化、规范化、程序化，有利于和谐团队的形成和高效运行。

(二)创设和谐的办公环境

良好的办公环境可以激发办公室成员奋发向上的工作热情和干劲，创设和谐的办公环境是构建和谐办公室不可缺失的重要环节。

一要营造顺畅的外部环境。办公室是高校党委、行政的辅助机构，其职能是出谋划策、协调服务和后勤保障。但办公室工作又离不开学校其他部门及基层教学单位的支持和配合，必须坚持以优质服务为纽带，着力搞好与部门、院系之间的团结协作关系，主动通报情况，征询意见，解难释疑，沟通协商，努力做到“参谋不决策、协调不越位、督办不包办、服务不添乱、保障不出错”。

二要营建优越的内部环境。一方面要不断改善办公条件，加强办公室桌椅、电脑、办公用品等硬件建设，进一步完善网上办公系统，推进无纸化办公，提高办公效率；另一方面要高度重视办公室的净化、绿化、美化、亮化、人文化等软件建设。精神文化和价值理念是办公室软件建设最核心的部分，要将办公室推崇的理念、喊出的口号变成标语标牌，并内化为办公室各岗位工作人员的自觉行动。

三要打造出色的服务环境。办公室是服务师生的窗口，是解决各类矛盾的前沿，也是学校整体形象的展台。要通过认真落实“三办”(主动办、马上办、办了就办好)、“三通”(畅通急事、疏通难事、融通特事)、“三零”(服务零距离、管理零干扰、工作零差错)要求，带头打造出色的服务环境，全方位改进和创新服务工作。一方面要带头营造依法管理的环境，注重增强群众观念和法制观念，把依法办事、按程序办事、按客观规律办事与“有情”操作、尊重师生利益诉求有机结合起来，营造一种和谐有序的氛围；另一方面要带头帮助师生释疑解难，全天候处理好师生员工以及社会的来电、来信、来访，主动与校内外有关部门建立联席会议制度，协助有关部门解决复杂的信访问题，为构建和谐校园做好基础性工作。

(三)激发和谐的创造活力

和谐在促进办公室工作良性运转中起着不可低估的“润滑剂”、“助推器”作用。一个办公室要在确保正常运转的基础上实现质的提升，就必须在和谐的基础上引进竞争机制，使工作人员进入良性竞争、协作共进的积极状态。(www.xing528.com)

一要倡导创新。和谐不是一团和气，不是一潭死水。辩证地看，和谐其实是包含差异的相对和谐，是交织着竞争的动态和谐。要注重激励和保护办公室工作人员创新创造的热情，认真听取办公室各岗位工作人员的不同观点、不同意见和建议，积极倡导“和而不同”。

二要鼓励竞争。正当的、良好的、积极的竞争有利于激发大家积极向上的斗志，有利于提升工作层次和服务水准，有利于打造管理品牌。

三要以赛促学。经常化、制度化的办公室业务技能竞赛，是提升服务水平、促进个体发展、加强学习交流的必要渠道。要通过定期举办办公室工作研讨会、公文写作和会务管理培训、文秘知识和信息调研竞赛、打字员和驾驶员专业比武活动等形式，表彰先进，鼓励支持他们在更高的层次上、更广的范围内与同行同台竞技，让大家开阔眼界，不断提升办公室的管理服务水平。

(四)构建和谐的人际关系

和谐融洽的人际关系是高校办公室和谐的重要标志。

一要建立诚信友爱的人际关系。在办公室大力倡导“五要五不”，即：要互相信任不猜疑、要互相交流不隔膜、要互相支持不拆台、要互相谅解不指责、要互相关心不冷漠。积极引导大家坦诚相待，求同存异，顾全大局，团结互助，像爱护自己的眼睛一样珍惜办公室的集体利益和荣誉。

二要营造和睦融洽的交往氛围。要创造条件增进办公室同事之间的交往、沟通与合作，经常开展领导之间、领导与下属之间的谈心交心活动以及办公室集体活动，为大家搭建沟通交流平台，营造既有直率的批评与自我批评，又有信任与支持的和谐氛围，从而聚合起一种能发挥整体战斗力的优势。

三要培养和衷共济的团队精神。围绕服务党政中心工作，结合部门工作实际，办公室要大力开展打造“四勤”品牌、建设“四先”部门的主题教育活动(即讲勤恳，师生利益优先；讲勤奋，工作学习争先；讲勤快，服务效能创先；讲勤俭，廉政建设率先)，以不断增强办公室集体的团队精神、凝聚力、号召力和向心力。

(五)倾注和谐的人文关怀

构建和谐办公室，从根本上说应该着眼于人、落脚于人，这不仅仅是因为社会是以人为细胞组成的，而且因为人的自由全面发展是社会和谐的价值追求。办公室工作面广量大，不确定因素多，这就要求办公室人员必须努力做到：领导在与不在一个样，节假日与工作日一个样，八小时内外一个样。由于办公室工作相对于其他部门比较琐碎和辛苦，因此，构建和谐办公室必须坚持以人为本，特别注重关注人的需求，致力人的健全，实现人的发展，千方百计地关心人、团结人、引导人、凝聚人、鼓舞人，使办公室每位成员在一种和谐的人文关怀中能够工作愉快、学习进步、生活开心。

一要关心政治进步。要尽力打造人尽其才的平台，多做培养人的工作，引导办公室同志成长进步，努力使办公室成为人才“进得来、转得活、出得去”的干部摇篮。

二要关心能力提高。要量才设岗，为专长各异的办公室工作人员提供施展才华的机会和舞台；要出台激励措施，促使大家钻研业务、提高能力、增强本领。

三要提供生活保障。要注重提高办公室人员的福利待遇，尽可能做到稳中有升，尽力解除有困难同志的后顾之忧，切实为大家提供尽可能好的物质生活保障。

总之，“和谐可以凝聚人心，和谐可以团结力量，和谐可以发展事业”。高校办公室奏响和谐的旋律，必将为构建和谐校园、促进科学发展注入生机与活力。高校办公室要倍加珍惜已有的和谐局面，以创新促和谐，以发展增和谐，始终坚持和谐的理念，把高校办公室的各项工作不断推向前进，为高校的改革发展打牢坚实的基础。

【参考文献】

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2.廉世龙，陈晓云.正确履行办公室职能［J］.领导科学，2006

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4.桂玉强.做好办公室工作的实践和思考［J］.办公室业务，2004

5.杨智.构建和谐办公室的四种功夫［J］.决策，2005