试论高校办公室主任的情商

试论高校办公室主任的情商

华东交通大学　殷铁铭

情商(EQ)属非智力因素，主要是指一个人在自我认识、自我控制、自我激励、处理人际关系等方面相关的个人能力。情商反映了个人在情绪、情感方面的自我协调能力。它不仅包括情绪情感等心理层面，而且包括由情绪情感活动所决定的行为模式。情商是一种由内心矛盾冲突和协调，而后外化为个人行为举止的心理和行为过程的综合。笔者结合自己多年高校办公室主任的工作经验，认为高校办公室主任个人情商的高低，不仅影响其本人的身心健康，还直接决定着其工作的成效，甚至对整个办公室的工作效率都有重要影响。

随着社会背景日趋复杂化、决策要求民主化、管理要求科学化，高等教育呼唤与国际形势接轨，呼唤与新时代经济社会的发展和人的全面发展相一致，这就要求高校必须走到改革与发展的前沿。而校办作为校领导决策的智囊团，作为联系内外、协调左右、承上启下的重要职能部门，在高校的改革和发展过程中，理应发挥重要的作用。与此相联系，办公室主任的领导风格、处事作风、个人能力，直接影响到办公室职能的发挥，从这个意义来说，办公室主任应努力培养自己的情商，使自己在处理人和事的过程中游刃有余，并以此影响整个办公室工作潜能的发挥。

一、校办工作的协调性决定了办公室主任必须具有人际协调能力

人际协调能力是衡量情商的重要指标。办公室是上下、左右、内外各种关系的交叉点，因而协调工作，一方面本身是办公室的重要职能，另一方面，办公室其他各项工作也需要协调，这就要求办公室工作人员人人都是很优秀的协调者。而作为这些“协调者”的领导——办公室主任，更是应该有相当的协调能力。如果说协调能力是对校办秘书的基本要求，那么校办主任就是协调事务的总导演。

办公室主任面临着方方面面的协调性关系。他既要服务和服从领导，有时还要协调领导之间的关系，又要管理好下属，充分调动好下属的工作积极性和创造性；同时还要协调好与各学院(处室)领导之间的关系，以及学院(处室)之间的职权和利益关系；协调干群关系及处理一些抽象的关系，比如学校跨越式发展与内涵式发展的关系、校内资源环境利用与学校可持续发展的关系等等。

校办主任在处理自己与领导的关系时，必须要有把握“度”的能力，在领导面前，既要积极主动地出谋划策，在充分调研、反复论证的基础上提出中肯的意见或建议，又要注意方式方法，使领导易于接纳，更要摆正自己的位置，不能假借领导指示发号施令。现实工作中，各级领导、上下级领导在看问题和解决问题的观点和方法上，都难免会存在一些程度不同的差异，校长办公室人员在日常工作中的及时沟通、协调，对于缩小差异，达成共识，有着重要的作用，这就要求办公室主任在以身作则的同时，要教育下属实事求是，在上传下达的过程中，不能随便将自己个人的观点和意图强加给领导或是有关当事人，歪曲事实，影响上下级和各部门之间、校领导与部门领导之间的正常关系。

由于学校在资源、利益分配，科研任务分配等多方面，客观上均存在着利益冲突，校办以学校总体利益和科学发展为出发点，以公平公正为原则，出面协调各方的利益关系，使局部利益服从整体利益。在合理处理资源配置的协调过程中，要力求打破条块分割，合理调配校内资源(包括人力资源)，使资源最大化实现共享，提高资源的利用率。校办主任领导下的校办，通过资源和利益协调，可避免力量的内耗，使冲突走向合作，使学校形成发展的合力。

多方面的协调事务，要求校办主任有相当强的人际协调能力，这似乎需要校办主任有“三头六臂”去应付。“三头六臂”怎么来？从这个方面来说，又涉及办公室主任协调与分配下属的工作职责问题。校办主任的“三头六臂”，来自办公室的全体职员，这要求办公室主任要努力营造一个环境，把“三头六臂”的力量调动起来。

二、校办工作的服务性要求办公室主任具有相当的亲和力

亲和力实际上是一种沟通能力，属非智力因素，是属于情商的范畴，它来源于个人一种做人的正确态度。主要表现于人际关系和谐协调，对他人真诚、信任、友善、公正、谦虚、宽容，能尊重他人、包容他人。如前所述，协调能力是校办主任应具备的一项重要能力，协调工作的有效进行，一方面要有相关的硬件——各项规章制度为协调工作做保障，而很重要的一方面，源于办公室主任本人具有亲和力的人格魅力。

首先，校办主任的亲和力，在工作中具有十分重要的意义。一是相当的亲和力有利于对整个办公室产生凝聚作用，能拉近与下属的感情，使下属在心理上能够接受并理解主任布置的各项任务，心情愉快地去完成各项工作，使整个办公室集体在团结中谋求学校的发展。二是由于校办主任工作具有服务性、协调性、全局性的特点，校办主任常常“周旋”于领导与领导之间、校属各单位(部门)领导之间、领导与下属之间、干部和群众之间，参与学校的各种事务。因而办公室主任能够通过他的亲和力，化解矛盾，使各种关系更为密切，有利于形成学校发展的合力。三是在对待群众来访时，很多情况下校办主任往往会亲自接待，校办主任的亲和力不仅是化解矛盾、消除干部群众之间的误会和隔阂、维护校园稳定的有效方法，而且，由于他代表整个学校甚至学校领导来处理问题，校办主任的亲和力也常常关系到学校领导干部以至于整个学校的形象。

其次，办公室主任的亲和力，对其个人身心健康方面也有着重要的意义。具有亲和力的人，往往能够保持良好的精神状态。亲和力强的办公室主任，能够融于群众之中，建立良好的人际关系。这样的话，他就能够保持舒畅的心情，平和的心态和开阔的心胸，能够建立个人的威信，保持自身的修养。(www.xing528.com)

三、办公室工作压力大要求办公室主任有心理自我调适的能力

能否有相当的抗心理压力能力，保持良好健康的心态，是个人高情商的重要体现。现代社会工作节奏明显加快，给人们带来了一定的心理压力。而校办主任由于所处理的事务矛盾的多重性，要完成的工作的时间性，与他人人际关系的复杂性，以及其工作责任的重大性等等因素，往往要承受更大的精神压力。此外，校办主任由于工作忙，往往在很大程度上顾及不了家庭，这样，家庭问题也有可能成为他的压力之源。校办主任的压力有时还源于社会，如有的情况是亲戚朋友不理解，认为校办主任直接与最高领导接触，手中会有很多权力，于是托安排工作者有之，托介绍业务者有之，而校办主任在原则的范围内又无法满足他们的要求，于是背负着源于他人不理解或是自己心存内疚产生的压力。此外，办公室主任在领导的身边，必须保持低调的态度，其个性往往得不到自由舒张，加之周围环境充满着利益和权力的诱惑，如果自己的心态摆不正，也会造成心理压力。

心理学认为，适当的工作压力有助于增强人的责任心、提高工作效率，而当这种压力超过了一定的度，就会给人的身心健康带来负面影响。特别是作为学校重要行政部门的领导——办公室主任，身兼重要的职责，广泛地参与学校管理和发展的事务，如果他长期处于精神高度紧张的状态中，背负着过大的心理压力，会大大影响他的工作成效，甚至产生决策失误，还往往会陷入人际关系紧张的困境，使工作不易打开局面。所以，办公室主任就必须要有很强的心理调适能力，以缓解或是解除精神压力，维护自己的健康，同时也是为了更好地工作。

首先，办公室主任要有为学校和社会发展奉献自己力量的坚定信念，信念产生精神动力，同样也产生抗心理压力的能力。许多的革命先烈，为了一个执著的信念，可以越过死亡的压力。而如果人生观价值观不正确，活着的意义不明确，或是主导思想错误，认为活着就是为了满足自己的各种欲望，使自己成为欲望的奴隶，这只能加大自己情绪的压力，因为欲望无止境，与他人物质财富的比较无尽头。

其次，办公室主任要全面了解自己，做到有自知之明。对自己的知识结构、能力水平、情绪状况都要通过反思，做到心里有个谱。在估计自己时，不能过高，也不能过低。过高易于自大，在处理事情时易独断，刚愎自用；过低则会使自己自信心丧失，使工作由于放不开手脚而停步不前。只有给自己一个恰当的认识，才易于自我调整，发扬优点，完善不足之处，增强抗压力的能力。同时，保持自我意识还有助于提高自己的修养，在自我意识中注意自己的言行举止是否得体，这有利于取得他人的信赖，提高自己的情商。

再次，办公室主任由于某种原因，感到有压力时，应当有针对性地自我疏导，可通过转移自己的注意力达到心理的平衡，而不能处于某个不好的或是失败的记忆里不能自拔。

另外，加强体育锻炼，塑造自己的坚强体魄，有助力于自己的抗压力能力。因为压力来自精神层面，而精神是由物质决定的，身体是精神的载体，身体健康是精神健康的物质基础。

总之，校办主任由于所从事的工作的重要性、全局性和协调性、服务性，以及他处在相对复杂的人际关系体系中，这就要求他要有很高的情商。无论是对他的事业，还是对他本人的健康，或是个人威信来讲，情商往往比智商更重要。

【参考文献】

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