试论高校离退休信息系统的建立和应用

试论高校离退休信息系统的建立和应用

姚英凤

作者简介：姚英凤，中国石油大学（华东）离退休职工管理处，助理研究员。

摘　要：我国已进入老龄化社会，高校离退休队伍也在迅速扩大，如何提升工作水平，应对新形势，是离退休工作者急需解决的问题。本文通过建立高校离退休信息系统，充分开发和利用离退休信息资源，为离退休职工提供交流和继续发挥作用的平台，从而达到提高离退休工作效率，更好地促进高校离退休工作开展的目的。

《中国老龄事业发展“十二五”规划》指出，“十二五”时期是我国全面建设小康社会的关键时期，也是老龄事业发展的重要机遇期。从中央颁布实施《关于建立老干部退休制度的决定》（中发［1982］13号）文件以来，在党和政府的积极推动下，我国老龄事业发展迅速，取得了举世瞩目的成就。随着第一个老年人口增长高峰的到来，我国人口老龄化进程将进一步加快。“十二五”时期，从2011年到2015年，全国60岁以上老年人将由1.78亿增加到2.21亿，平均每年增加老年人860万；老年人口比重将由13.3%增加到16%，平均每年递增0.54个百分点。对此，我们必须高度重视，充分利用当前的有利时机，着力解决老龄工作领域存在的突出矛盾和问题。

处于发展时期的高等学校，在开展多校区建设的背景下，离退休工作也面临着诸多新问题，如退休人员人数快速增加，人员组成情况复杂，多校区建设导致离退休人员多区域分布等。对此，很多业内人士都提出了提高离退休工作认识、提升工作水平、创新工作方法等一系列观点，其中一个重要环节是建好离退休职工信息库并加以充分利用，从而更好地开展离退休工作。

一、建立离退休信息系统的意义

离退休工作中涉及大量的信息档案工作，不仅包括离退休人员的姓名、年龄、职称等简单的内容，也包括其健康与生活情况、参与各项文体活动或社会团体情况以及工作部门在落实政治待遇和生活待遇过程中开展的一系列工作情况等。利用电子表格等手段建设离退休人员信息库已经很难满足工作需要。此外，工作资料和数据的存档，也较多地依赖于工作人员的习惯、认知程度及其所关注资料和信息的类型，这很容易产生信息缺失、历史资料查无实据等问题。在实际工作中，一旦出现这些问题，我们的工作将陷于被动局面。

为了避免上述现象的发生，利用先进的信息技术和网络条件，建立离退休信息系统，可以很好地解决上述问题。通过建立离退休人员动态数据库、创建便捷高效的数据采集、查询与统计方法，离退休工作部门能及时、准确、直观地了解离退休职工队伍结构和各项工作的开展情况，从而有的放矢地开展服务和管理工作，提高工作水平和效率，同时可以实现信息和资源共享。

另一方面，高校离退休人员精神需求比较强烈，关心国际和国内时事，关心学校发展，注重身体保健，愿意参与力所能及的社会工作，发挥自己的专业特长和才能。虽然老教授协会能够给他们提供一些参与大学生辅导和教学督导等工作机会，但仍满足不了日益壮大的离退休队伍的需求。在离退休人员的活动和交流上，因为老年活动中心的场地面积和功能有限，仅能提供一部分离退休人员从事喜欢的文艺和体育活动，另有相当一部分人找不到自己的活动空间和与人交流的平台。

离退休信息系统网络论坛功能，是离退休人员相互交流的良好平台，同时，也可以对离退休工作起到信息收集和宣传的作用。

二、高校离退休信息系统的内容

（一）建设目标

离退休工作部门的职能体现为对离退休职工的服务和管理。因此，离退休信息系统建设首先着眼于充分发挥部门工作职能，提升部门整体管理服务水平，促进校内部门间信息共享，优化资源配置和管理流程，推进管理创新。离退休信息系统既是离退休工作的重要手段和保障，也是离退休职工了解外界和相互交流的窗口。信息要准确、充实，并根据变动情况及时调整，使之能够反映动态情况和历史记录。利用统计工具对历史记录和实时数据进行分析，为管理部门决策提供依据。

（二）建设原则

1.信息的真实可靠

信息库由离休干部、退休干部、退休工人、家属、党员、军人等组成，人员结构复杂，必须保证信息的真实性和可靠性。

2.信息的维护更新

信息系统涉及历史记录和动态信息，录入或修改时设定必须维护和选择维护的信息字段，避免信息不全面。

3.信息的综合利用

注重信息资源的充分开发和合理利用，各功能模块之间相互衔接，避免数据零散。在真实、可靠的数据基础上，实现对综合数据的统计、汇总和分析，实时反映离退休个人信息变动和各项工作的进展情况，以支持决策分析。

4.信息的保密及使用权限

离退休人员和管理、决策部门是系统的用户，各自拥有不同的查询权限，确定各管理权限大小划分，为管理提供方便，同时避免个人信息的外泄。

5.信息的安全及交流管理

离退休信息系统是数字化校园建设的有机组成部分，要充分考虑其与相关业务部门的数据管理平台之间的数据对接。服务器由学校网络部门统一规划管理，节约资源，同时确保数据的安全性。

（三）功能模块组成

1.基本信息数据库

离退休人员的基本信息，如姓名、性别、年龄、履历等。工作人员可以通过对这些基本信息进行添加、查询、修改、统计、下载、打印上传以及对动态与历史数据进行对比等操作，不断丰富基本信息数据库的内容。

2.“老有所医”

离退休人员的健康状况、病号就医过程及看望情况、病号就医历史记录及治愈情况、医药费花销及报销情况、医药费未报销情况及存在问题、长期病号和困难职工救助制度及帮扶情况、大病救助措施及落实情况、离世人员后事处理情况等。

3.“老有所养”

离退休人员工资收入情况、工资变动情况、家庭成员情况、居住情况、特殊情况、生活福利发放及领取情况、党员党费计算及缴纳情况。

4.“老有所为”

老教授工作者协会组织开展国家职业技能培训及考生信息管理、教学督导工作开展及组织情况、各类大学生及成人考试监考人员信息及考场信息管理、“关心下一代”工作信息管理、组织员工作信息管理。

5.“老有所学”

各管理区集体学习情况、各离退休党支部组织生活开展情况、各类培训、知识讲座开展及教育片播放情况、体操、舞蹈等项目开展及学习情况。(www.xing528.com)

6.“老有所乐”

文体活动的计划、管理、开展、落实情况及安全防范措施、各类文体协会的组成、管理及活动开展情况。

7.离退休工作部门基本情况

离退休职工管理处概况、党政机构设置及人员情况、部门历史沿革及人员变动情况、离退休人员管理区域划分情况、党支部分布情况、家属区分布情况、各社团组织建设与活动开展情况等。

8.离退休人员交流论坛

离退休人员作为系统用户，登录后可查询自己和公共信息，并通过论坛进行交流。管理处通过前期开办的离退休职工计算机知识培训班和创建离退休QQ群发现，有部分离退休人员对计算机网络的沟通方式很感兴趣，因此，用论坛的形式为其增加交流的平台，尤其对于行动不便、性格内敛或居住地较远的人员来说，论坛是其与老同事、老朋友联系的良好途径。

三、高校离退休信息系统的应用

（一）人员信息存储与查询

离退休信息系统用于准确、可靠地存储离退休人员的个人信息、离退休工作资料，便于管理庞大的数据库；用于便捷查询、修改离退休人员信息和离退休工作数据；用于保存动态数据和历史记录。

（二）提供工作决策依据

信息系统的数据库提供各类数据统计汇总功能，可及时、准确地向上级部门进行汇报；通过各类数据的对比分析，可对离退休工作的开展情况进行总结、计划，为学校领导和离退休工作部门提供可靠的决策依据。作为数字化校园建设的有机组成部分，信息系统还可为校内其他业务系统提供规范的数据信息服务。

（三）收集利用离退休人力资源

高校离退休职工中蕴藏着非常丰富的人力资源。如何调动离退休职工的积极性，充分利用好这一宝贵资源，是离退休工作部门需要研究的一个热门课题。很多离退休教师和干部对自己工作了几十年的单位和专业领域有很深厚的感情，部分教授退休后以返聘方式继续从事自己热爱的事业，但也有部分教师由于年龄或居住位置不方便等原因无法参与其中。如我校工程力学系退休教授陈海亮老师，现已75岁，仍在专业领域孜孜不倦地工作，甚至外出旅游时还随身带着照相机和摄像机，拍摄典型结构图片，录制视频并亲自配音，回来后制作教学课件。退休干部林世洪老师，出版了长篇回忆录和多本诗集，热衷于辅导大学生等关心下一代工作。离休干部赵振远老师，已82岁高龄，爱好诗歌，悉心学习英语、计算机，将自己撰写的诗歌译成英文朗诵给诗友听，最近又开始学习俄语，他这种积极向上的生活态度定能给大学生的人生观产生深刻的影响。

目前高校招生多，师资队伍压力也大，有时一名辅导员负责200多名学生，工作很难做细做透。整合与利用离退休资源，可缓解教师人手不足、师生比例失调问题。

从另一个角度讲，很多离退休职工也愿意跟大学生相处，从中感受学生身上蓬勃的青春气息，并在与大学生交往中，把握时代脉搏，并学习到各种新知识。

通过在离退休信息系统中设置的查询窗口，收集一些在某方面有特色或专长的离退休人员的有关资料，包括老教授或老干部所从事的专业领域、学术贡献及成就等，方便有关单位和学生了解离退休人员情况，便于离退休教师和青年学生之间进行交流，并进一步结交帮扶对子。学生会或学生社团组织如果要组织某个方面的讲座，通过离退休工作处的联系平台，从信息系统中搜索关键词，找到合适人选，从而邀请到本校某一领域的名师。通过这一途径，能拓宽离退休职工发挥作用的渠道。

四、高校离退休信息系统的社会效益

（一）提高离退休工作效率

由于信息系统具有数据采集、文档管理、分析管理等功能，各种统计报表、数据处理中的大部分工作均由系统自动完成，离退休工作者可以从纷繁复杂的传统工作中解脱出来，减少重复性工作，避免了人力、物力浪费，提高了工作效率。

（二）提高工作准确度

通过系统管理来永久保存人员档案，避免了由于人员流动带来的信息保存缺口；各种统计数据建立在可靠的数据库基础上，且与动态数据中的历史记录相适应，避免了人工管理可能出现的疏漏；数字化管理使资料简单明了，采用可视化的界面管理，使离退休工作方法更科学，所采集的数据更加规范、准确。

（三）促进校园稳定和谐

建立信息系统，能及时掌握离退休职工状态，提高离退休工作水平和效率，更好地为离退休职工服务，有利于促进校园稳定和谐，可极大地提高学校的形象。

（四）实现信息共享

信息系统可以实现离退休工作部门和人事部门、组织部门、居委会等部门之间的数据共享，加速了各部门之间的数据交换，使数据资源实现高效性和一致性，促进了校园数字化建设。

五、结　语

信息技术和互联网在高教管理工作中发挥着重要的作用，借助这一先进技术，建立功能完善的离退休信息系统，可极大地提高离退休工作效率，引导离退休人员关心学校、关爱学生、过好高质量的退休生活，同时解决多校区发展带来的新问题，促进高校更好地发展。

参考文献：

［1］万剑华，孟慧，等.基于GIS的土地与房屋管理信息系统设计与实现［J］.山东理工大学学报：自然科学版，2006（11）：4-6.

［2］孙虹.高校离退休工作档案管理问题与对策［J］.合肥工业大学学报：社会科学版，2010（12），Vol.24No.6：23-26.

［3］樊文有，徐迅.高校学生就业管理服务信息平台建设研究［J］.经济论坛，2010（11）：178-182.

［4］徐航.高校多校区模式下离退休工作的探讨［J］.中国校外教育下月刊，2011（5）：7，17.

［5］刘子奋，王宇亮.试论高校毕业生就业信息的采集和应用［J］.佳木斯教育学院学报，2011（1）：134-135.

［6］王祥义.论高校离退休人才资源的开发［J］.淮海工学院学报：社会科学版，2008（6），Vol.6No.2：118-120.