浅析高校离退休工作档案管理

浅析高校离退休工作档案管理

王皖江　孙　虹

作者简介：王皖江，合肥工业大学离退休工作部部长，副研究员；孙虹，合肥工业大学副研究馆员。

摘　要：加强离退休工作档案管理是推进高校离退休工作，建设和谐社会和高水平大学的需要。高校离退休工作档案管理存在着认识不足、管理缺失等问题。必须进一步提高对高校离退休工作档案管理的认识，建立与高校离退休工作密切相关的档案，特别是“余热发挥”“健康生活”和“困难帮扶”等具有离退休工作自身特色的专门档案，深抓高校离退休工作档案管理系统、管理制度、管理队伍和信息化建设，切实做好高校离退休档案管理工作，让高校离退休工作档案管理为全面做好离退休工作提供更好的服务。

我国离退休制度建立已经30年，高校离退休工作经过30年的发展，管理日益完善。然而，高校离退休工作的档案管理还没有被提到相应的位置，与党的十七大提出的“全面做好离退休干部工作”和“加强老龄工作”的要求还有一定差距。高校离退休工作档案是高校在开展离退休管理工作和为广大离退休职工提供服务的过程中形成的真实历史记录，不仅反映了高校离退休管理工作开展的情况，而且也是离退休职工个人身体健康、生活幸福的真实写照，与他们的切身利益密切相关，工作档案是做好离退休工作的重要基础。为此，我们必须认真面对存在的问题，提高对加强高校离退休工作档案管理的认识，创新工作思路和方法，加强离退休工作档案管理，进一步推进高校离退休工作。

一、高校离退休工作档案管理存在的主要问题

（一）认识不足

由于高校离退休工作与教学、科研、学科学位建设等工作相比，处于相对靠后的位置；它所形成的档案与高校中心工作产生的档案相比，参考价值、凭证作用相对要弱。因此，高校离退休工作档案的管理在较长的时间内没有得到足够的重视，不少人缺乏对高校离退休工作档案管理重要性的认识，有的人认为离退休工作档案可有可无，有它我也干好工作，无它我也能干好工作；有的人认为离退休工作处在相对较弱的位置，离退休工作的档案也重要不起来；有的人认为上级没有要求，文件没有明确，高校离退休工作量本来就大、人力又不足，何苦再自寻烦恼；还有的人认为离退休职工已退出工作岗位，不会有新的档案，离退休工作的档案管理价值也不大，等等。这些认识，直接影响到加强高校离退休工作档案管理的原动力。

（二）管理缺失

近几年来，高校的档案管理和离退休工作已逐步纳入正轨，但离退休工作的档案管理还没有被真正提上议事日程。在高校的档案归档细则中，可以找到教学、科研、实验、组织、人事、财务等方面工作的详细归档范围，而对离退休工作所形成档案的归档范围却不够详尽，不能完全反映离退休工作的特色。对于离退休工作档案的形成涉及多个部门和单位，因而形式分散的情况，缺少系统管理，没有明确管理人员、工作计划、岗位责任、考核指标、奖惩办法。档案管理信息化在高校离退休工作档案管理中还没有得到有效的推进。

上述问题主要存在于高校内部，高校外部也存在着要求不明、考核不到位等问题。作为高校应从自身内部问题入手，抓住主要矛盾，推进高校离退休工作档案的管理进程。

二、充分认识高校离退休工作重要性，明确离退休档案管理工作的地位

为高校的建设与发展奉献了毕生精力的广大离退休教职工，是高校的宝贵财富，虽然他们已不在工作岗位上，但是他们具有丰富的工作经验、厚重的人生阅历，怀着对高校各项事业的发展、莘莘学子茁壮成长的热切关爱之心，不仅能继续为学校各项工作献计献策、发挥余热，而且他们的“老有所养、老有所为、老有所乐”也是建设高水平大学、创建和谐校园、促进社会和谐的重要社会基础。因此，按照党的十七大精神要求全面做好离退休工作，不仅是高校的一项政治工作，也是高校的一项重要的民生工程，对高校的持续、健康、和谐发展具有重要的作用。

档案是人们开展社会实践的产物和真实的历史记录，重要的社会实践必然会产生内容丰富、价值重大的档案。因此，高校在开展离退休管理工作，和为离退休教职工提供各种服务的过程中，也必然会形成大量的、有重要价值的离退休工作档案。它是高校全部档案的一个重要组成部分，对高校的建设与发展、离退休教职工权益的保障与维护具有重要的参考、借鉴价值和凭证作用。加强高校的离退休工作档案管理，是创建和谐校园的重要催化剂。

“日本长寿神话破灭，东京第一长寿男，111岁寿星加藤宗现被人发现已死亡近30年。这一案件，引发了日本社会对百岁老人的关注，人们发现去向不明的百岁老人在不断增加。”^［1］这一案件，也告诫我们老人的档案非常重要，更新老人的档案和为老人服务的档案更加重要。早在1999年我国就进入了老龄化社会，对于我国这样一个未富先老、人口基数大的国家，老人的档案和为老人服务的档案问题尤显突出，关系到国计民生。高校是离退休人员比较集中的单位，是社会的一个基本单元，也是一个担负传承文明、培育人才、创造知识、服务社会的多功能组织，不仅要加强自身的离退休工作档案管理，而且要为社会的老人档案工作提供有效的教育和科技支撑。

三、突出离退休工作档案的特色，丰富离退休档案主体

做好高校离退休工作，既是党中央要求的一项政治任务，同时也是一项繁重的行政事务。离退休工作形成的档案，相比高校其他门类的档案来说，除了有大量的政策性、综合管理性的文书档案外，还有丰富的、具有离退休工作自身特色的专门档案。做好这些专门档案的形成、收集、积累、管理工作，丰富离退休档案的主体，是离退休档案管理工作的主要任务。(www.xing528.com)

（一）“余热发挥”档案

高校离退休教职工是高校的一个具有许多特殊优势的群体，因为他们中间既有许多政治立场坚定、长期从事高教管理的领导干部，又有许多专业知识渊博、具有丰富的教学和科研经验的专家教授，还有许多默默奉献、一辈子在普通岗位上勤奋工作的“老黄牛”。他们虽然都从工作岗位上退下来了，但是“老骥伏枥，志在千里”，仍然怀着满腔热情关心着高校各项事业的发展，踊跃参与教学质量督导、科技开发、校园文化建设和关心下一代等活动，配合学校做了大量有效的工作。不仅如此，他们还关注社会，积极参加“银龄行动”“映山红行动”，直接服务于社会，取得了有目共睹的成绩。而在离退休教职工“发挥余热”的过程中，相应地形成了大量有保存价值的档案。这些档案不仅对今后离退休工作持续发展有重要的指导价值，而且对高校的教学、科研、高素质人才培养以及校园文化建设都具有重要的参考、借鉴价值，因此非常值得我们去妥善管理。

（二）“健康生活”档案

“早在1999国际老年人年，国际卫生组织就提出了‘积极老龄化’的观点，即人类个体老年期的健康和活力，在很大程度上取决于一生的经历和行为，通过倡导积极老龄化，最大限度地增加健康、参与和保障的机会，以实现尽可能延长人类健康预期寿命，提高老年期生活质量的目标。”^［2］健康生活是高校离退休工作、离退休教职工及其家庭的最大追求，也是“老有所养、老有所医、老有所教、老有所学、老有所为、老有所乐”的离退休工作方针的重要体现。健康生活需要政策保证，如落实政治待遇和生活待遇的政策；健康生活需要医疗保障，如医疗费用落实、常见病防治、健康状况追踪和保养；健康生活需要文化活动充实，如组织离退休人员学习-歌、舞蹈、绘画、书法、摄影、太极拳、时装表演，开展门球、棋牌、健身比赛，举办趣味游戏联谊会，评选健康老人，等等。在开展这些工作的过程中，相应地就形成了大量的健康生活档案，它反映了高校落实老同志政治待遇和生活待遇的情况，反映了高校用于老同志的医疗费投入、医疗机构建设、家庭病房设置、体检和特种病康复档案的情况，反映了高校针对老同志的文化活动的组织、老年大学的建设、老年活动中心的运作、评选表彰活动的开展情况。收集、积累、管理好这些“健康生活”档案，我们就可以更好地为老同志的健康生活服务，实现“积极老龄化”的目标。

（三）“困难帮扶”档案

自1999年我国步入人口老龄化社会以来，老龄化加速发展，并且日益呈现老年人口基数大、增长快、高龄化、空巢化的趋势，需要照料的失能、半失能老人比例增高。截至2009年底，我国1.67亿老人中，80岁及以上的高龄老人有1 899万。^［3］高校离退休人员数量也呈上升趋势，办学历史较长、办学规模较大的高校，其离退休人员约占职工总数的30%，高于全国老龄人口占全国人口的比例，仅以合肥工业大学为例，离退休职工已超过2 700人，占职工总数的40%；80岁及以上的高龄老人、空巢老人所占比例偏高。高龄、空巢老人养老存在许多困难，需要提供生活照料、心理抚慰、应急救助、健康保健、法律援助等方面帮扶。根据我国实行的“以居家养老为基础、社区服务为依托、机构养老为补充”^［4］的政策，高校要及时掌握高龄、空巢老人的家庭和困难状况，了解社区服务的组织分布和服务内容，知晓养老机构的位置、条件和承受力，架起老年人与社区服务、养老机构的桥梁；并逐步地组织学生、职工开展志愿者活动，积极主动地帮扶老年人。而要做好帮扶工作，首先就要建立高校离退休职工困难帮扶档案，收集帮扶组织和机构情况、志愿者队伍情况、需要帮扶的高龄、空巢老人的基本情况和被帮扶情况。这样才能积极、主动、及时做好离退休职工困难帮扶工作。

丰富高校离退休档案主体，建立“余热发挥”“健康生活”和“困难帮扶”档案，不仅为高校离退休工作留下了历史记录、积累了工作经验，也为更积极、更主动、更全面地做好离退休工作提供了信息保障和支持。

四、创新思路，加强离退休工作档案的管理

高校离退休工作不仅仅是离退休工作部门的事，还涉及高校的许多职能部门和服务单位。因此，做好高校离退休档案的管理工作，也不能仅仅依靠离退休工作管理部门，也要进一步完善管理体制，建立多家联动的工作机制。目前，从高校层面上讲档案管理体制和规章制度已比较健全，有从客观上制定政策、全面协调的学校档案工作委员会、分管校领导，也有具体承担档案的业务指导、收集、整理、保管和提供利用职能的档案馆；既有法规、政策性的学校档案《管理办法》，也有具体的可操作性的《工作规范》。高校离退休工作档案也是这个管理体制和规章制度体系进行管理。如何进一步加强高校离退休工作档案管理？我们认为，一是要结合离退休工作的实际情况，完善离退休档案的管理体制，进一步明确学校离退休工作档案管理的部门及任务，理顺工作程序，明确相关人员的岗位职责、考核指标和奖惩办法；二是要按照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等教育档案管理办法》和离退休工作等方面政策、规定，结合高校实际明确离退休工作档案归档范围、保管期限和服务利用方法^［5］；三是要全校“一盘棋”，建立多家联动的工作机制和管理系统，凡是牵涉离退休工作的部门，都必须参与离退休工作档案的建立、管理与归档工作，在共同为离退休教职工做好服务的同时，为形成丰富、完整的离退休工作档案而一起努力；四是要落实管理人员，选择档案管理人员的时候，不光要考虑他们的知识结构、学历层次、事业心和责任心，更要考虑他们的离退休工作情怀，培训档案管理人员的时候，既要让他们学习档案工作法规、计算机与信息技术、职业道德规范，也要让他们学习离退休工作政策和工作方法；五是要加强离退休工作档案管理信息化建设，随着高校数字化校园逐步形成，高校离退休档案的管理也要充分利用校园网的优势和数字化校园建设的时机，运用现代信息技术加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用，推进离退休工作档案管理的信息化进程。要按照学校档案信息化管理的有关标准，开发或购买相关的应用软件，建立和完善离退休教职工信息数据库，建立离退休工作局域网，并入校园网，逐步实现档案信息传输网络化和服务利用在线化，提高工作效率，实现信息资源共享，切实推进高校离退休工作档案管理的规范化、数字化、网络化进程；六是要加强高校离退休档案管理研究，不断研究新问题、提出新办法，适应高校自身发展和社会进步的新要求。

参考文献：

［1］日本长寿神话破灭［EB/OL］.http://www.news.sina.com.cn/w/2010-08-15.

［2］中国老龄人口已达1.6亿“空巢老人”问题不容忽视［EB/OL］.http://www.chinanews.com.cn/gn/2010-07-04.

［3］李立国在社会养老服务建设推进会的讲话［EB/OL］.http://www.jinglao.net/shehui6451_2.html2010-11-7.

［4］中国老年期刊评论员，建立健全“三个体系”推动老龄事业又好又快发展［J］，中国老年，2010.

［5］鲁玲.新时期高校离退休工作档案管理探析.管理学刊［J］，2010（3）：106-108.