会议交流的种类,会议交流的分析介绍

8.3.3　会议交流

凡一群人在特定的时间研商或进行某种特定活动均称之会议。会议的种类非常多，如在英语学习中，就有很多关于会议的单词，如meeting、forum、seminar、symposium、assembly、conference、congress、session、convention、colloquium等。会议可以分成两大类:参与人聚集在一起的传统会议和参与人部分或全部分散的新型会议。传统的会议包括集体发言的讨论会、一人或少数人发言的报告会(文件传达、动员、工作布置和表彰等)、张贴论文和成果展示(模型、实物及演示)等多种形式。

专题报告会和一般讨论会是传统会议的常见类型。专题报告会的发言人最好将报告的主要内容制作成PPT文档。制作PPT文档时要注意两个问题:一是同一屏幕上的信息量不能太多，不要让文字布满整个页面;二是图片不要太多，太鲜艳，不能喧宾夺主，影响文字的显示效果。

一般性讨论会是为解决一个问题或几个问题而召开的小型会议。一般性讨论会以10人左右为宜，讨论会少于4人，起不到讨论的作用;超过15人，可能有人发不了言或发言不透。主持人要善于控制节奏和方向。领导的发言往往会起到定调的作用，会约束其他与会者的思维，因此领导不要先发表意见。

一般性讨论会与头脑风暴会和辩论会有区别。一般性讨论会与头脑风暴会的显著不同点是前者允许争论，而后者不允许争论。和辩论会的区别在于后者存在正、反两个阵营。(www.xing528.com)

新型会议包括电话会议、网络会议和视频会议。其中，电话会议又包括多种模式:多人通话模式，一个主会场多个远端电话模式和一个主会场多个分会场模式等。

多人通话是一种最简单的电话会议。一个人依次拨通几个人的电话就可以开始交流了，这种形式不需要其他设备，适合几个人商量事情的小型会议。目前有多个公司提供多人通话业务，网通公司提供了“950509”长途电话和多方通话接入平台，中国电信提供了“118166”多方通话接入电话。这里仅介绍“950509”多人通话的用法和费用。“950509”是一项多方增值电信服务，禁止外拨长途的电话也可以使用本功能，适合网通和电信后付费固定电话用户。使用当月收取10元功能费(北京市私人电话免收)，费用全部由主叫方支付，通信费用实行累加。先拨打这个电话，然后拨打一个会议成员电话(长途手机要先拨0，长途电话需加区号)，按*号拨打另一个电话，如此下去，打通所有与会者的电话，就可以开会了。利用这个电话开会最多支持10人同时通话。

一个主会场多个远端电话模式是一种不错的模式，会场使用带扩展麦克风的会议电话，远端只需输入电话会议号码和密码就可以参加会议。而一个主会场多个分会场模式则允许多个用户在不同分会场通过普通电话、手机以及会议终端设备主动呼叫参加会议。

不管是有了信息交流材料并准备通过会议的形式进行交流还是打算参加某会议而准备交流材料，都要获取相关会议举办的信息。对于协作项目通常会涉及多种会议形式。