专用信息管理软件的分析介绍

更新时间：2025-01-06 工作计划版权反馈

【摘要】：下面将介绍几款专用的参考文献管理软件。常见专用参考文献管理软件有汤姆森公司的单机版EndNote、Reference Manager、ProCite以及基于网络的RefWorks和EndNote Web。

7.4.2　专用信息管理软件

以上介绍的是通用的文本或数据编辑和管理软件WORD和EXCEL，虽然它们可以完成简单的文献保存和管理的工作，但是并不具备更专业的参考文献管理功能。下面将介绍几款专用的参考文献管理软件。

常见专用参考文献管理软件有汤姆森公司的单机版EndNote、Reference Manager、ProCite以及基于网络的RefWorks和EndNote Web。其中EndNote是最受欢迎最好用的软件，Reference Manager提供网络功能可同时读写数据库，ProCite提供弹性的群组参考并可建立主题书目，WriteNote是基于Web的EndNote。除了上述国外著名的文献管理软件，目前国内也出现了NoteExpress、文献之星、医学文献王、PowerRef等文献管理软件。

专用信息管理软件通常具备文献管理、联机检索、协助论文写作、格式自定义等功能，学习并掌握专用参考文献管理软件，可以提高我们阅读文献、获取信息的效率，可以省去撰写文稿时手动编排文献的麻烦。本节将分别介绍单机版的EndNote和基于网络的RefWorks。

7.4.2.1　EndNote

EndNote是汤姆森公司推出的最受欢迎的一款产品，是文献管理软件中的佼佼者。

EndNote可以将不同来源的文献信息资料下载到本地，建立本地数据库，从而方便地实现对文献信息的管理和使用。通过将不同来源的数据整合到一起，自动剔除重复数据，EndNote可以帮助我们避免重复阅读来自不同数据库的相同信息，也可以非常方便地进行数据库检索，进行一定的统计分析等。EndNote另一个重要的功能是，在撰写论文、报告或书籍时，它可以非常方便地管理参考文献格式。通过插件可以很方便地在WORD中插入所引用的文献，软件自动根据文献出现的先后顺序编号，并根据指定的格式将引用的文献附在文章的最后。如果在文章中间插入了引用的新文献，软件将自动更新编号，并将引用的文献插入到文末参考文献中的适当位置。图7.24即为EndNote软件界面。

下面介绍几个EndNote中用到的概念:

Library:EndNote用来存储参考文献数据的文件，其实就是database。

Reference:参考文献。

Reference Type:参考文献类型，比如Journal Article(这个最常用，期刊文章)、Book等。

Style:样式，即参考文献在文章末尾的格式，每家杂志社都不尽相同。

图7.24　EndNote软件界面

Filter:把通过检索(比如PubMed)得来的参考文献导入(Import)EndNote时所用的过滤方式。由于每个数据库输出的数据格式都不一样，所以导入数据时根据搜索引擎选择对应的Filter很重要。

(1)个人图书馆的管理

●建立个人图书馆

建立个人图书馆就是将不同来源的相关资料放到一个文件中，汇聚成一个数据库文件，同时剔除来源不同的相同文献信息，便于分析、管理和应用。共有四种方法可以建立个人图书馆。

首先需要建立一个空图书馆，新建图书馆的方法可以是在启动程序时选择Create a New EndNote Library，也可以在程序的主界面，点击File菜单下的New，选择文件保存地址并输入文件名。如图7.25所示。

图7.25　建立一个空数据库

建立了个人图书馆后，就可以通过以下多种途径将需要的参考文献添加到个人图书馆中。

●手动输入参考文献

手动输入主要针对少数几篇文献，无法直接从网上下载的文献，或者一时的想法等。

在图7.25中点击快捷键“New Reference”，也可以在“References”菜单下选择“New Reference。”

输入文献信息的窗口如图7.26所示，每条文献记录由多个字段组成，包括Author、Year、Title等。下拉菜单显示的是文献的类型，不同文献类型所显示的字段会有所差别。

图7.26　New Reference界面

手动输入文献信息时，需首先选择适当的文献类型，按照已经设好的字段填入相应的信息即可。

●利用EndNote直接从网上数据库中下载参考文献

a．设置常用数据库

点击“Edit”菜单，“Connection Files”，然后选择“Open Connection Manager”，打开如图7.27所示界面。

b．联机检索

设置常用数据库之后，就可点击“Tools”菜单下的“Online Search”，选择要检索的网络数据库，出现如图7.28所示检索界面。

图7.27　常用数据库选择界面

图7.28　联机检索界面

在图7.28所示的界面中，输入检索条件进行联机检索，返回的检索结果将直接下载到所建立的个人图书馆中，如图7.29所示。

●利用网络数据库提供的输出功能，将检索结果直接输出到EndNote中。

图7.29　通过联机检索导入的参考文献

目前有些网络数据库提供直接输出文献到EndNote的功能，如SCIE(科学引文索引)、BP(生物学文摘)、SDOL(Elsevier电子期刊)等数据库。下面分别以SCIE和SDOL数据库为例加以说明。

a．将SCIE数据库的检索结果直接输出到EndNote中

在图7.30所示的页面中，选择需要保存的检索结果，点击，在随后出现的文件保存页面选择要保存的EndNote图书馆进行保存即可。

图7.30　SCIE检索结果列表页面

b．将SDOL的检索结果直接输出到EndNote中

在图7.31所示的SDOL数据库检索结果列表页面中，选择需要保存的检索结果，点击，在图7.32所示的格式选择页面的“Export Format”部分，选择“RIS Format(for Reference Manager，ProCite，EndNote)”，点击，在随后出现的文件保存页面选择要保存的EndNote图书馆进行保存即可。

图7.31　SDOL数据库检索结果列表页面

图7.32　SDOL数据库检索结果输出格式选择页面

●利用网络数据库提供的输出功能，将检索结果保存成适用于EndNote的RIS格式后再导入到EndNote中。

有部分网络数据库的检索结果虽然不能直接输出到EndNote中，但可以在输出时选择以适合EndNote的RIS格式输出，然后通过EndNote的导入功能将其保存到EndNote中，如EI(工程索引)、SpringerLink(Springer数据库)等。这里以SpringerLink数据库为例加以说明。

在图7.33所示的SpringerLink数据库检索结果选定页面，选择需要保存的检索结果后，点击屏幕右上方的进入图7.34所示的检索结果保存格式选择页面。

图7.33　SpringerLink数据库检索结果列表页面

图7.34　SpringerLink数据库检索结果保存格式选择页面

在图7.34所示的页面中，选择输出检索结果时所要保存的字段，点击将检索结果保存成RIS格式的文件。然后，在图7.35所示的EndNote软件中，选择File菜单下的Import．．．，在弹出的Import窗口中选择刚才保存的RIS文件，在Import Option部分选择“Reference Manager(RIS)”，点击“Import”即可将从SpringerLink中保存的结果导入到EndNote的个人图书馆中。

图7.35　EndNote的RIS文件导入界面

●通过对文本文件进行格式转换，将所需参考文献导入到EndNote中

格式转换相对来说比较麻烦，不是迫不得已，一般不会采用。转换一般首先把资料保存为文本文件，然后导入到EndNote中。要选择正确的Filter，否则无法正确转换。下面以PubMed网站为例进行说明。

在图7.36所示的PubMed检索结果列表页面，选择需要保存的检索结果，在“Display”下拉框中选择“MEDLINE”后，在“Send to”下拉框中选择“Text”，即出现图7.37所示的文本显示页面。

图7.36　PubMed检索结果显示页面

将图7.37所示页面中的内容保存成纯文本文件后，在图7.38所示的EndNote软件的“File”菜单中点击“Import．．．”，在弹出窗口中，选择需要导入的文本文件，然后在“Import Option”下拉菜单中选择“Other Filters．．．”。

点击图7.38中的“Other Filter．．．”后，出现图7.39所示的Filter选择界面，在其中选择适合PubMed的Filter“PubMed(NLM)”，点击“Choose”即可将文本文件中保存的文献导入到EndNote中。

图7.37　PubMed检索结果文本显示页面

图7.38　EndNote的文件导入界面

(2)管理个人图书馆中的文献

●修改参考文献的内容

双击某篇参考文献打开修改界面，即可对该参考文献的内容进行修改，如图7.40所示。

●在个人图书馆中进行检索

在EndNote的工具栏的中输入检索词可以进行简单检索，如图7.41所示。

图7.39　Filter选择界面

图7.40　文献资料修改

图7.41　EndNote工具栏

点击或者在“Reference”菜单中点击“Search Reference”可以打开高级检索界面，如图7.42所示。

图7.42　高级检索界面

●对个人图书馆中所收藏的参考文献进行排序

点击EndNote工具菜单中的或“Reference”菜单中的“Sort Reference”会出现如图7.43所示的排序窗口。

图7.43　参考文献排序设定界面

另外，在图7.44所示的个人图书馆参考文献列表界面点击字段名(如Author、Year、Title等)即可依据所点击字段进行排序。

图7.44　参考文献列表界面

●为参考文献添加附件

EndNote中涉及的附件可能有PDF文档、图片、WORD文档、网页、表格等。EndNote管理附件的方式有两种:一是将附件的地址记录在EndNote中，需要使用时打开链接即可;二是将文件拷贝到EndNote相应数据库的文件夹下面。第一种方式无需对文件进行备份，占用空间小，但数据拷贝时，会引起链接对象的丢失;第二种方式需要将文件拷贝一份到数据库文件夹中，占用一定空间，数据库转移时能将附件一同带走，较为方便。在硬盘空间足够大的情况下，建议尽量用后一种方式管理附件。

在文献资料修改界面中可直接添加URL，还可点击鼠标右键将各种附件添加到相应部分如图7.45所示。

图7.45　为参考文献添加附件

(3)利用EndNote帮助完成论文写作

EndNote安装之后，会在WORD等文字处理软件中出现一个EndNote工具条，如图7.46所示。本章将首先介绍一下工具条，然后介绍如何利用EndNote来撰写论文。

图7.46　WORD等文字处理软件中的EndNote工具条

Find Citation(s):撰稿引文时，可以通过查找的方式找到希望引用的参考文献;

Go to EndNote:从WORD中跳转到EndNote，如果EndNote没有开启，点击该按钮将开启EndNote程序;(www.xing528.com)

Format Bibliography:将临时引用的参考文献格式按照选定的杂志进行编排，如果一边插入一边进行格式编排，会占用较多内存;如果不希望这样，可以点击下面的Unformat Citations快捷键;

Insert Selected Citation(s):插入选定的文献，可以是一篇，也可以是多篇;

Edit Citation(s):编辑已插入的引用文献，譬如有些文献引用不合适，或者顺序需要调整，可用该功能完成;

Insert Note:在指定的位置插入输入的内容，插入位置会留下一条文献记录的标记，插入的内容会显示在后面参考文献中;

Edit Library Reference(s):如果发现某条参考文献内容有错误，可以用该命令进行修改，该命令将同步更新数据库和后面引用的参考文献;

Unformat Citations:不对临时插入的参考文献进行格式转换，以节约计算机资源;

Remove Field Codes:撰写的论文在投稿前，需要用该命令移除EndNote标记，移除后将不能利用EndNote对参考文献格式进行编排;

Export Traveling Library:如果你接受到一个带EndNote标记的文档，可以通过该命令导出有关的参考文献信息，此时导出的信息不完整，只列举参考文献时的一些必要信息，不包括关键词、摘要等;

Find Figure(s):查找图片;

Generate Figures List:生成图片列表;

Cite While You Write Preferences:撰稿与引用编好设定。

●在撰写的论文中插入需引用的参考文献

在WORD中撰写论文时，在需要插入参考文献的部分，点击，在弹出的窗口中(如图7.47所示)输入检索词进行检索，然后选择所需要的文献。

图7.47　撰写论文时的参考文献查询界面

选择所需要的文献后，点击“Insert”即可将所选参考文献插入到指定部分，并且在文后会自动出现参考文献列表，如图7.48所示。

图7.48　在WORD中插入需要引用的参考文献

●更改文后参考文献的格式

目前EndNote提供了两千多种期刊的引文格式，如果你投稿的期刊是这两千余种期刊之一，你无需自行设定引文格式，如果你投稿的期刊EndNote中没有现成的引文格式，也可以自行设定。

点击，在弹出的窗口中点击“Browse”，然后选择欲投稿的期刊，即可将文中所有的参考文献按照该期刊的投稿要求自动进行更改，如图7.49所示。

图7.49　更改文后参考文献格式

7.4.2.2RefWorks

RefWorks是一个联机个人文献书目管理系统，它用于帮助用户建立和管理个人文献书目信息，无论在家、办公室，还是出差在外，只需有一台与因特网相连的电脑，就可以方便、快捷地创建、管理和使用个人文献书目数据库。在撰写文稿时，利用RefWorks可以即时插入参考文献，同时在文稿末尾生成规范的、符合出版要求的参考文献列表。另外与单机版的信息管理工具相比，它可以与他人共享个人书目数据库，利用团队的力量，在有限的时间和精力的前提下，在最短时间内，掌握尽可能多的、有价值的资料信息。

(1)登录RefWorks

使用RefWorks需首先登录其网站，非授权用户可注册其试用账户，免费试用30天。

(2)将书目数据添加到RefWorks——直接从数据库导入

RefWorks可以从很多数据库中直接导入书目数据，如CSA(剑桥科学文摘)、EBSCOHost(EBSCO数据库)、EI(工程索引)、SDOL(Elsevier电子期刊)等，图7.50～图7.52即以CSA为例进行说明。