文献信息的整理和阅读，索引文摘的整理

7.1.2　文献信息的整理和阅读

使用各种方法、通过不同途径收集而来的信息，数量繁多、内容庞杂，形式多样，又由于在不同阶段或者利用不同的信息源搜集而来，重复也在所难免。为此，必须尽快进行整理。没有经过整理的资料如同一堆废纸，最终还是要被抛弃的。进行资料整理时，要注意以提高查找效率为目的，以个人需求为中心。我们可能经常碰到这种情况，有的时候桌面整理得非常整齐，井然有序，但一旦需要什么时，找起来就非常困难;而有的人的书房或书桌杂乱无章，甚至连学习和工作的空间也没有了，但当他们需要什么时，却能轻而易举地找到。如果仅仅是为了追求书架外观的整齐漂亮，而在整理时以书的大小来分类，在外表看来也许非常美观，但当你想要找到所需要的资料时，却要费一番周折。相反，不以大小为分类标准，而以种类来编排的书架，虽然外表看来凹凸不平，十分凌乱，但却能发挥书架的真正效用，事半功倍。因此，对个人的信息进行整理时，每个人都必须以“自我”为中心，并以缩短查找时间为目的，设计出一套适合自己的整理方法。我们不必考虑他人的立场，只要自己方便使用，就是最好的整理方法。

资料的整理主要是分类工作。分类是为各资料间相互找联系寻关系的逻辑方法，是作者独立思考，产生创意的基础。既然信息搜集的目的是为了应用，因此，从内容上对各类资料进行分类整理是各种整理方法的关键。不同类型信息有不同的特点，所采取的整理方式和步骤也不尽相同。这里，我们将搜集而来的文献信息分为索引文摘、全文和事实数据三类，并分别阐述其整理的一般方法。

7.1.2.1　索引文摘的整理

索引文摘是对全文文献的揭示，它包括图书、专利、标准等文献的书目或索引信息，期刊、会议等论文的题录或文摘信息等。它可以来自于平日阅读时对重要文献信息的抄录，更多的来自于集中式的查询。它可以是以纸质的方式记载，也可能来自各类数据库的下载。鉴于索引文摘既能保证文献信息的查全率又能在一定程度上反映出文献原文的内容，并可据此判断是否需要寻找原文进行阅读，因此，对索引文摘的整理是文献整理的第一步。索引文摘的整理可以分为以下几个阶段:

(1)初步分类和合并

这个阶段的主要任务是对从各种来源搜集到的索引、题录或文摘信息进行初步分类和合并整理。初步分类的原则取决于自己的信息需求。在信息积累和搜集之前，我们已经分析了自己的信息需求并将其细化为不同的主题领域。这些主题领域就可以作为信息初分类的标准。此外，同一个主题类目下的信息最好按照文献类型(如图书、期刊、专利等)聚类，这样在使用时就能够迅速地了解到该主题领域分别有哪些文献类型，以及各类型的数量。

分类标准确定之后就需要据此将各种形式(索引、题录、文摘)、各种载体(印刷型、电子型)的信息进行归类及合并。随着数据库的迅速发展，目前绝大部分的索引、题录和文摘信息均可从网上获取，也可保存为电子方式。因此，我们建议将少量的手工摘录(摘译)、剪贴或复制的索引文摘信息输入电脑，并和其他电子文档一起进行合并归类。至此，初步整理完成，每一个主题领域均得到了一份罗列所有相关文献信息的清单。

(2)浏览、整理和挑选

经过初步整理，我们基本了解到哪些主题领域的相关文献较多，哪些领域的文献较少，为了方便进一步的利用，有必要考虑各主题相关文献的数量和内容，将内容广、数量多的主题进一步细分，而将内容窄、数量少的主题进行合并，最终整理出一个分类合理、数量适中、便于使用的索引文摘资料体系。这个工作需要在资料浏览过程中完成。这里所说的浏览就是快速阅读各个主题领域的所有文献信息。通过浏览，我们可以同时解决几个问题:首先是剔除重复记录和无关记录(这些记录主要来源于数据库的批量下载);其次是根据文献的标题、作者、来源、文摘等判断是否需要获取原文，并加以标记;第三是对需要细分或合并的主题，重新设定类目并将信息进行归类。

在阅读过程中，除重复记录外，一定还会发现一些内容重复或者近似的文献，我们可以根据具体情况做出不同的处理。如果文献的标题、作者和内容完全相同，只是发表的文种或者来源出版物不同，可以留下常用文种或比较权威出版物的文章。如果有两篇内容相似但不完全相同的文章，可以留下内容比较完整、丰富的一篇。而单从篇名无法对其进行判断时，我们不妨全部保留，重要的文献可以等看到原文后再作判断。

(3)核对和获取原文

对于需要全文的文献，要进一步和自己已经积累的全文文献进行比较，如果已经拥有，则在该条记录标注全文的保存位置。否则，则按照第5章第5节所介绍的方法获取原文，并在获取之后在索引文摘列表中加以标注。

经过以上几个步骤的整理，每一个主题都汇集了该领域内相关的各类资料，它可能包括了图书、期刊、会议论文等多种文献类型，同时又对文献的重要程度进行了区分(标注全文的即为重要文献)，因此，最终形成的是一个既全面又突出重点的文献清单，据此可以最快速度地全面了解某一主题的文献现状以及自己的拥有情况，使用非常方便。

7.1.2.2　全文的整理和阅读

全文包括图书或其章节、期刊论文、会议论文、学位论文、专利、标准等各类一次文献的全文。它可以是平日所购买的书报资料，可以是从报章杂志剪贴或复印的全文资料，当然也包含了从各个全文数据库中下载或通过其他方式获取的各类文献原文。全文的整理，可以分为两个步骤:一是归类整理，二是阅读和摘录/摘译。

全文应该按照索引文摘的分类标准进行归类。对于电子全文，建议以文献题名为文件名，并利用电子文件夹进行归类管理，避免重复同时方便查找。对于纸质全文，则可利用活页文件夹、回形针、夹子等进行分门别类的管理。归类完毕之后要注意同一主题纸质和电子全文的比较，剔除重复文献。此外，有些原文肯定涉及多个主题，这时我们要充分利用上述各主题的题录文摘清单，通过在不同主题中的重复揭示来避免遗漏。当然，对于电子原文，同一篇文献不妨在不同主题的文件夹中重复保存。

一般而言，全文都是挑选出来相对重要的文献，因此，对全文进行阅读是全文整理的一个重要内容。阅读全文有其通用的程序，即前后衔接的初读、通读和精读三个阶段。

(1)初读

由于很大一部分原文是通过查阅检索工具获得的，当初并没有见到或阅读过原始文献，因此，初读的主要任务是确定原文的取舍，进一步剔除那些不合需要的文献。在初读阶段，除了较短的报道性文章进行全文阅读外，对于长篇的文章或成册的图书，一般只读以下几个部分:

●文章的标题和副标题，或图书的书名、副书名。

●内容摘要或者内容简介。

●书或文章的章、节目录。(www.xing528.com)

●序跋文字或者前言后记。

相比阅读题录文摘而言，初读虽然快速，但毕竟是浏览了原文，而且通过浏览原文的章节目录或前言后记等能够更加准确地判断该文是否为所需。不需要的文献就应当立刻从自己的收藏中剔除，留下来的则进入通读阶段。

(2)通读

通读的目的是掌握文章的大概内容，确定需要进一步精读的重点文章。在通读阶段，对于大部分原文都应当全篇阅读，但某些文字浩繁的专著，可以只读重点章节以及引言和结论部分。

初读阶段筛选出的全部有用文献，都是通读的对象。某些文献在其后的精读阶段也许不再接触，或者接触甚少，因此，摘录或者摘译原文上的有用信息，是通读阶段的一个重要任务。摘录(摘译)有报道式、节段式和提要式三种，具体采取哪种方式，要视文章的性质和内容而定。

●报道式摘录(摘译)，主要用来处理动态、综述和述评之类的文章。这种摘录(摘译)方式的特点是不逐字逐句地摘记或翻译，而是读过一篇文章以后，在理解的基础上融会贯通，用简明扼要的文字将文章的内容复述出来。报道式方法复述的重点是:当前的发展水平和发展趋势，新理论、新技术、新工艺、新设备和新产品，技术或者产品的用途及其经济效益，已经解决的问题和尚待解决的问题。

●节段式摘录(摘译)，一般用来处理研究论文和试验研究报告。这种摘录(摘译)方式的特点是把原始文献中的重点句、重点节和重点段直接摘抄下来或者翻译过来，各个句子之间也不要求文意连贯。节段式方法主要摘录(摘译)如下内容:研究对象，主要论点以及论证根据，研究或者试验的目的，试验材料、试验方法、试验条件以及试验结果，结论等。

●提要式摘录〔摘译〕，通常用来处理仅供一般参考的非重点文章。这种摘录(摘译)方式是以极少的文字，将文章中最重要的信息提纲挈领地摘录下来，而不涉及文章的详细内容。因而文字极少。

考虑到未来的信息成果一般以电子方式呈现，因此，通读过程中所做的各种摘录(摘译)建议也采取电子方式。具体方法是为每个主题建立单独的WORD文档，该主题下所有全文信息的摘录均以电子方式记录在该文档中。且在每一段摘录内容之前注明信息来源和出处，例如，对于从期刊文章中节选出来的文字或段落，在文档开头要标明文章的作者、题名、期刊名、卷期页码等信息，方便今后查证或引用。

(3)精读

在初读和通读的基础上，对于一些需要重点参考的素材，逐句逐段反复阅读和默记，这种阅读方式称之为精读。通过精读应当掌握如下一些内容:

●文章的主要论点、推理论证过程和结论。

●作者提出了哪些新颖的观点，其理论根据或者实验基础是什么。

●论点和论证有无明显的疏漏。

●实验或者试验的方法、材料和设备。

●实验或者试验的过程、主要参数和结果。

●技术或者产品的主要性能及其优缺点。

严格说来，精读并不是一个单纯的阅读过程，而是已经步入了研究阶段。在精读阶段，我们要带着问题阅读，要把调研课题中需要解决的问题，与资料中提供的理论、实验和方法两两比较，从中寻求解决问题的答案。

在原文阅读阶段，先读哪一类型的资料，后读哪一类型的资料，应当根据信息需求的性质来决定。对于新课题，特别是我们不熟悉的课题，可采用先读图书后读期刊、先读综述后读原始论文的方法。如果课题只要求写一篇综合性的评述，则以先读若干篇有关此课题的原始论文，再读综述文章为宜，以避免先入为主，影响个人的独立思考。在阅读原文的同时还要核对该主题的题录文摘清单，避免遗漏一些重要的原文，尤其是那些涉及多个主题的重要原文。此外，在阅读过程中还可能发现一些新的重要参考文献，应该及时补充到题录文摘清单中，并尽量获取和阅读原文。而如果经过阅读发现现有原文不太满足需求的话，也不妨调整思路，或重新浏览和挑选相关的题录文摘信息，或重新进行补充检索。总之，在资料的整理过程中，各主题的题录文摘清单和原文摘录清单有着各自的特点和优势，前者为我们提供了充足的文献线索，初步反映了该主题的文献现状;而后者则为我们提供了更为详细细致的参考信息，因此，二者必须结合起来使用，这样我们才能明确而高效地利用信息。

7.1.2.3　事实信息的整理

事实和数据是包含在文献中的具体信息。其中事实，就是事件和实在，前者是在历史上或现实生活中曾经引起了极大的波动，产生了不同的社会后果的事情，如1917年11月7日世界上第一个社会主义国家——俄罗斯苏维埃联邦社会主义共和国的诞生;后者是指客观存在的一切事物，概括地说，就是自然界中的人、事、物以及三者发展变化的规律和现象，皆属实在范畴。数据是指进行各种统计、计算、科学研究或技术设计等所依据的数值，它包括两种类型:统计数据和科学数据。统计数据是指人类社会和自然现象中各种事物的定量表述，它深入到社会的一切领域;科学数据是指各个领域中所用的参数、常数、理论数据、分子式、公式、产品规格、国家颁布的技术标准和施工定额等。可见，事实包括数据，它既可以用数据的形式体现，如珠穆朗玛峰的高度为8 848.13米，也可以用非数据的形式体现，如世界上最高的大楼是台北101塔。

对于以非数据形式体现的事实信息，可以采取全文整理的方式，即将有关信息摘录下来放在相应的主题文档中，同时标明来源和出处。而对于数据信息，无论是从文献中搜集而来，还是通过实验、调查等非文献渠道获得，其本质上是同一类信息，所不同的是前者可靠性相对较高，后者则需要经过严格的鉴别和判断。但数据整理的方式应该是相同的，因此，关于文献中数据信息的整理内容，参见本章第3节。