信息需求的表达的分析介绍

3.2.2　信息需求的表达

信息需求的表达可以分为两个方面:一是口头表达，主要是用户当面向信息服务人员、同学、同行、同事甚至陌生人等交流对象直接提出需求;二是书面表达，通过书信(包括电子邮件)、即时信息交流工具(如QQ、MSN等)、各类数据库和网站的查询等。目前，第二类需求表达主要是依托网络进行的。

在表达信息需求时，如果想使我们的需求能够快速、精确、低廉地得到满足，就必须注意其表达的准确性。

3.2.2.1　口头表达

日常生活中，口头表达我们的需求实际上是一个同他人对话的过程，是与他人的交流过程，是相互理解的过程。所有对话的目的，不管含蓄还是直率，都逃脱不了理解这个范畴，都是要别人领会自己的意思，进而在两者思想之间建立某种联系。

在现实社会中，经常有这种现象，有些人会说话，同样一件事，经过他的表达，交流对象感觉很愉快，很容易明白他的意思;而有些人说了半天，别人还不能清楚他的本意，这就是表达能力与技巧的问题。在信息需求的表达上，同样存在这个问题。

一般说来，当产生信息需求后，人们首先会在自己已有的知识、自己的文献收藏中来寻求满足。如果问题不能解决，就会扩展到与同学、同事、同行交流，在某些情况下，比如问路，甚至会同陌生人交流。如果是在学习、工作中产生的信息需求，还可能会向专业信息服务人员求助。这些情况下，如何准确地表达出我们的信息需求直接影响到需求的满足程度和速度。

有学者研究认为，当用户向信息服务人员咨询时，有这样一种强烈的倾向，即他的提问所表达的往往是他认为该机构能够给他提供的东西，而并非他真正想要的东西。特别是在涉及较专业的信息咨询时，用户会提出比实际的信息需求更一般化的提问，因为他们对咨询服务人员的能力持怀疑态度，认为咨询服务人员不能对专业性较强的问题提供更具体的信息。另一方面，用户与咨询服务人员当面交谈时，事先并没有做充分的思想准备，他所需信息的主题概念并没有在脑子里真正形成，因而不能准确地表达自己的信息需求。有这样一个例子:一位老教师到图书馆要求找一本万年历之类的书，一时工作人员没有找到相关馆藏，当仔细询问他的目的后，才了解到他只知道自己的农历生日，现在想知道对应的公元日期是哪天。明白了真正的需求后，问题解决就变得非常容易了。

总之，口头表达关键之处就是把我们真正需要的内容清晰、准确地说出来。

3.2.2.2　书面表达

在网络环境下，我们信息需求的书面表达，更多的不是用笔，而是用键盘。据报道:中华英才网曾对“您是怎样找到这份工作的?”一题对有关大学生进行了为期两个月的调查，结果令网络人士相当欣慰:互联网上找到工作的人已经占到23%。的确，上网求职是很适合大学生的一种求职方式，鼠标轻轻一点，就可以轻松地搜寻到符合自己要求的职位，这是任何传统方式都无法比拟的。这件事也说明了现阶段的信息需求很多可以利用网络来满足，而在这一过程中，我们的信息需求是通过书面表达，让网络来回答的。

一般情况下，我们利用搜索引擎来查找所需信息时，往往不太注重表达的准确性，检索的结果经常出现成千上万条。当然，不少情况下，其中有几条也许能满足我们的需求，但是，它可能需要我们花费大量时间来阅读我们不需要的信息。在科学研究过程中，这种方式的表达是有问题的。一是不能保证查得准确，二是要想比较全面的了解就得花费大量时间排除不相干的无用信息。在使用专门的数据库时，表达得不准确，甚至可能会得不到所需信息。

有关学者通过观察和采访调查^[2]，了解到大学生的网上行为可归纳为以下九种情况:①学习因特网技术，掌握互联网的有关知识和操作;②浏览互联网信息，了解国内外新闻和有关信息;③访问互联网的有关站点，阅读网上文学、期刊和报纸;④利用互联网检索学习资料;⑤寻求新的求学途径，联系出国深造、考研和进行远程教育学习;⑥了解人才市场信息;⑦应用E-mail进行通讯和发电子贺卡;⑧运用BBS或虚拟社区进行问题讨论，或聊天(OICQ、ICQ、TICQ);⑨进行网上娱乐，听音乐、看电影或球赛、玩游戏，丰富自己的业余生活。

在这些网上行为中，第四种即利用互联网检索与学习有关的信息，往往是利用现有的信息检索系统，一些专门的学术数据库。这时，需求表达的准确性显得尤为重要。

有这样一个古老的统计学笑话:一个人躺在地上，他的头裹着冰，他的脚烤着火，别人问他感觉如何，他回答到:“平均说来，很好。”如果我们问互联网作为信息的提供者到底有多好?答案是平均说来它很好。网上有很多免费的有价值的信息，同时也有一些令人厌恶的垃圾信息。如果通过互联网寻找我们所需信息的时间大大超过直接使用专业数据库的时间，或者当互联网的免费信息不能满足人们严肃的信息需求时，专业的数据库就是我们的首选。

书面表达信息需求大致可分为两种情况:一是通过电子邮件、网上咨询等表示出所需内容;二是直接向信息检索系统(网络)提出需求。第一种情况并不要求我们对需求的内容进行提炼，关键是清楚地描述到底对什么样的信息感兴趣，这一点与口头表达相似，但往往会比口头表达更准确些，有学者对此进行过专门的试验研究。而第二种情况则涉及我们使用的信息检索系统或网络检索工具能够提供什么样的检索途径。当我们从内容特征入手(关键词、分类等)检索所需信息时，就需要对需求表达进行提炼，只有这样才能更好地满足需求，特别是在使用专业的数据库时。目前，用词语来表达需求主要涉及以下几种方式:

(1)自然语言表达

我们利用互联网中的搜索引擎来查找所需信息时，往往使用自然语言来表达需求。这种情况下，能够找到一些所需信息，但是不可避免地会出现与之无关的冗余信息，也可能会漏掉一些相关的重要信息。出现这种情况主要是自然语言的特点所引起的。一般情况下，当两个人有完全相同的信息需求时，他们也不会用完全相同的方式来表达。这是因为自然语言中蕴涵着丰富的变化，存在着同义词、存在着相同词语的不同书写形式、存在着外来语的不同音译形式、存在着同一个词的不同缩写形式、存在着不同地区的人们对同一事物用不同的词语来形容等。比如，自行车、脚踏车和单车，表达的实际上是同一件物品。所以，在用自然语言来表达需求时，如果想提高查全率，可考虑对需求表达进行扩展，加入一些同义词或者是同一个词的不同形式等。

(2)关键词表达

信息检索系统或网络检索工具一般会对全文或者部分文本中的每个字(英文则是每个词——Word)进行索引，专业的数据库会对标引工作更加严肃认真，查询实际上只是进行逻辑的关联。当我们用关键词来表达需求时，检索系统(网络)把查询词同数据库中的记录进行比较，然后列出所有可能的文档。但像这样的信息检索系统，其有效性将取决于我们构造查询词的准确度和对这一检索系统的熟悉度。例如:如果我们对最近发现的太阳系外行星有兴趣，则可以选择关键词——行星(planets)、太阳系(solar system)、发现(discover)，并构建如下查询——(“new planet*”)AND(discover*OR find)AND(“solar system”)。在这个例子中，我们对关键词进行了逻辑组配。这只是一个简单的例子，而对于未经训练的用户要构建这样的查询是困难的。这类检索系统要求用户必须选择重要的术语和概念，然后按一定的规则进行逻辑组合，同时还要考虑同义词、反义词和词根的变化，并记住诸如通配符、近似符等命令符号。

当我们认识到关键词的选择对检索结果影响很大时，也不必为能否掌握它们而担忧。实际上，每一个专业领域都有它自身的语言，并且在与之相关的信息中会经常重复，具体到某个特定的领域，常用的关键词一般也就是十来个左右。有时候我们并不需要准确理解它们，权且把它们当作是挖掘工具来看吧。如果你一段时间关注某类信息，要不了多久，你就会掌握它们了。

(3)短语表达法

短语表达法就是用短语代替关键词来表达信息需求，每个短语由一组词依次结合而成，它基于这组词相互之间的特定联系。因为短语可以消除单个关键词产生的误检影响，所以，这种表达方式可以进一步过滤掉无关内容，从而提高信息检索或信息过滤的准确性。如中国人民银行、国际劳动妇女节和中断请求等短语，它们分别表示某领域的一个特定的概念，若把它们分解成关键词的形式(中国、人民、银行、国际、劳动、妇女、中断、请求)，就不能表达它们原本完整的概念。

短语表达法的查全率和查准率较之关键词法有所提高，提高的原因是，短语保全了自身的原始含义，消除了由分割产生的其他概念。但是，使用这类表达法要注意其检索途径的选择，否则会得不到所需信息。

综上所述，当我们书面表达信息需求，特别是使用专业的数据库时，关键词的选择决定了信息需求的满足程度。(www.xing528.com)

在信息需求的表达上，国内有学者对跨国公司用户和国内企业用户从表达内容和形式等方面进行了比较，在此作一介绍，对我们会有所启发。

在信息需求的内容上，国内企业用户的需求一般比较宏观，偏重于调研有关行业的发展大方向、技术的发展趋势、新项目的发展前景、某领域目前的现状等宏观信息;而跨国公司用户的需求非常具体，要求的量化指标很多，如对相关公司的调研，就会涉及该公司的一些财务数据等。

在信息需求的表达上，国内用户一般口头表达需求多，有的是通过电话，有的是当面提出，有的则提出一份简单的文字需求提纲;对需求的表达过于随意、笼统和缺乏认真的思考。面对这样的用户，要准确理解用户的调研目的，需花较多的精力与用户联系、沟通，除了明确用户提出的显性需求外，还要努力搞清和挖掘其潜在需求。在主动了解的基础上为其制定出一份详细的调研方案。信息工作人员还需要与用户就调研方案进行反复讨论，充分沟通后才能完全理解用户的真正需求，才能有的放矢地为用户提供咨询。另外，国内企业用户对咨询结果即调研报告的形式要求也不具体，基本上是达到用户提出的宏观要求的目的即可，一般这样的调研报告多是文字表达，不太关注量化数据和直观的图表。而且篇幅也比较长，调研报告显得比较厚。

而跨国公司用户的信息需求表达很具体、明确，在提出需求前往往已经准备了一份比较详细的调研方案要求，有的甚至已经设计好一系列表单或列出详细调研方案。比如，对某一领域技术的了解，会涉及相关的技术信息和对现有产品的改善及改良的信息以及新产品或新技术的开发信息等;对一般公司的调研，则包括有公司名称、公司规模(是中小企业还是大型企业)、公司成立时间、公司性质(是合资企业还是合作企业或独资企业;是新成立的还是收购或合并既有公司)、员工总数、主要生产产品等。这些要求一般是需要提供具体数据，甚至需要进行统计分析。调研完成后的报告常常比较简单，有时就几份表单或统计表形式，调研结果直观、明了，但是这样的调研报告往往难度比较大。

习题六

判断题

1．信息需求的表达是信息需求由隐性向显性转变的一个过程。(　　)

2．对信息需求进行合理的整理归纳有助于正确地表达信息需求。(　　)

3．信息需求的表达指的是书面表达。(　　)

4．在书面表达信息需求的过程中，选择的词语主要是自然语言。(　　)

思考题

1．产生信息需求后，你首先会通过何种方式和手段来满足需求?如果效果不佳，你还会使用何种途径?

2．你有过向图书馆员咨询有关学术信息的经历吗?如果有，是否容易沟通?

3．在使用数据库检索过程中，是否感到描述需求有困难?现有的数据库帮助文件对你有帮助吗?

4．假如你是一名大四即将找工作的学生，现在听说有一家你所钟情的公司今年有招聘计划。为了能顺利进入这家公司，你会产生哪些信息需求?请对自己的信息需求进行整理和归纳。

1)信息需求的类型:_______________________________

2)信息需求的内容

　已知信息:_____________________________________

　欲知信息(请按重要程度依次列出):_______________

　______________________________________________

3)可能的信息来源

　文献信息源:___________________________________

　非文献信息源:_________________________________