大学生项目管理过程及内容

第2节　项目管理过程及其内容

一、项目阶段的划分

国际标准化组织对项目阶段和项目过程的定义为：“一个项目就是一个完整的过程，该过程可以划分为许多互相依赖的子过程。”同时他们还认为：“项目需要按一种有序的和循序渐进的方法去实施，在完成项目的全过程中需要将项目的全过程划分为一系列的项目阶段。”国际标准化组织的文件指出：“对于项目实施组织来说，项目阶段的划分提供了一种监控项目实施绩效和评定项目风险的手段。项目的过程又分为两类，一类是项目管理过程，一类是项目业务过程。所谓项目的业务过程是仅与项目产出物的设计、生产和验证等活动有关的过程。”这些项目阶段的界定对于人们开展项目管理是十分有意义的。

一个具体项目可根据项目所属专业领域的特殊性和项目内容与要求等因素而划分出各种需要的项目阶段，但对于一般意义的项目最好分成如下4个阶段：

（一）项目定义与决策阶段

在这一项目阶段中，人们提出一个项目的提案并对项目提案进行必要的机遇与需求分析和识别，然后进一步决策项目的目标和产出物。因此，在这一阶段首先是提出具体项目的建议书或提案，获得批准后需进一步开展不同详细程度的项目可行性分析。通过项目可行性分析找出项目的各种可行的备选方案，然后分析和评价这些备选方案的损益与风险情况，最终作出项目方案抉择和项目决策。这一阶段的主要任务是提出项目、定义项目和作出项目决策，所以它是一个项目的首项和必要的阶段。

（二）项目计划与设计阶段

在这一阶段中，人们首先要为项目设计技术和组织方案并编制项目专项计划和集成计划，这包括项目的工期、成本、质量和资源等专项计划以及项目的集成计划等。在这一项目阶段中，项目的设计和计划工作是交叉进行且逐步深化和展开的。例如，一个建设项目首先要做初步设计和初始计划，然后要进行扩初设计（或叫技术设计）和中间计划，最终要做详细设计（或叫施工图设计）和详细计划。这样才能保证逐步获得信息和科学地设计和界定项目与项目阶段所需开展的工作及其项目产出物。

（三）项目实施与控制阶段

在完成了项目的计划和设计工作以后，人们就开始项目的实施了。在项目实施中，他们通过开展项目业务和管理工作去保证项目顺利进行，并且保证项目结果与项目计划及其变更的要求一致。实际上项目实施与控制阶段既包括一系列的具体业务实施作业，也包括项目工期、成本、质量、范围和风险等各种项目专项管理工作。这一阶段是将项目决策和项目设计付诸实现的阶段，是项目产出物的形成阶段。因为这一阶段的项目业务和管理工作量是最大的，所以这是整个项目生命周期中消耗资源最多的阶段。

（四）项目完工与交付阶段

项目实施完成后还需要经过一个完工与交付的项目阶段，然后项目才能够最终结束。在项目完工与交付阶段，人们需要对照项目定义与决策阶段提出的项目目标和项目计划以及项目设计与计划阶段所提出的各种项目计划和项目产出物的设计与要求，做好项目管理的终结和项目合同的终结工作，即先由项目团队和项目业主全面检验项目工作和项目产出物，然后由项目团队向项目业主或用户进行验收和移交，直至项目的业主或用户最终接受了项目工作的结果（项目产出物）并办理相应手续后，项目才能最终结束。

二、项目管理过程及其内涵

项目的根本属性之一是它的过程性，项目是由一系列项目活动所构成的一个完整的过程，所以项目管理的根本方法是基于过程和活动的管理方法。

整个项目管理过程实际上是由各个项目阶段的管理过程构成的，而每个项目阶段的管理过程都是由启动过程、规划过程、执行过程、监控过程和收尾过程五个项目管理的子过程共同构成的。

项目管理过程及其5种不同的项目管理子过程的关系如图4.3所示，这种项目管理过程中所包含的5种项目管理子过程的内容分述如下。

图4.3　项目管理过程组

（一）启动过程

在项目管理过程中，首要的管理子过程是一个项目或项目阶段的起始过程，这是由一系列项目阶段的决策活动所构成的项目管理子过程。它之中所包含的项目管理活动有：决策一个项目或项目阶段的起始与否或决策一个项目或项目阶段是否继续进行下去，以及定义一个项目或项目阶段的工作与活动等工作。只有当这一项目管理的子过程作出了项目或项目阶段的起始决策以后，后续的项目业务过程和项目管理子过程才能够继续开展。(www.xing528.com)

（二）规划过程

当项目管理过程中的启动过程决定了人们要起始或继续一个项目或其项目阶段，项目管理过程就进入了规划过程。这一项目管理的子过程所包含的管理活动有：拟定和编制项目或项目阶段的目标、任务、工作方案、资源供应、成本预算等各项计划的活动，以及根据项目或项目阶段的风险拟定项目应急措施等计划活动。因为这是由一系列项目计划管理活动所构成的项目管理子过程，所以只有其完成后才能开展后续的项目和项目管理子过程。

（三）执行过程

在项目规划过程制订出了项目或项目阶段的计划以后，人们就可以开展项目组织管理的子过程了。项目管理中的执行过程包含的管理活动有：组织和协调人力资源及其他资源，组织和协调各项项目任务与工作，激励项目团队去完成既定的项目工作计划并最终生成合格的项目产出物等管理活动。这是由一系列项目组织管理活动构成的项目管理子过程，同时它又需要为项目管理的规划过程和监控过程提供各种反馈信息。

（四）监控过程

在项目或项目阶段的实施过程中，人们必须开展项目管理的监控过程，这是一种使项目的组织和实施工作处于受控状态的管理子过程。这一项目管理子过程所包含的管理活动有：制定项目监控标准、监督和度量项目实际情况、分析项目工作的差异与问题、提出并采取纠偏措施等工作。这是由一系列管理控制性的活动所构成的项目管理子过程，同时它也要为项目管理的规划过程和执行过程提供各种反馈信息。

（五）收尾过程

项目管理过程中的第5种子过程是项目或项目阶段的收尾过程，它包括的管理活动主要有：制定项目或项目阶段的终结和移交与接收条件，完成项目或项目阶段成果的管理终结和相关合同的终结与产出物的移交，从而使项目或项目阶段得以顺利结束。这是由一系列项目文档化工作和验收性与移交性工作所构成的项目管理子过程，同时它还需要为项目下一个阶段的启动过程提供信息和支持。

三、项目管理过程汇总

项目管理过程是对为了完成项目所需工作进行描述和组织的过程。在PMI2004版的项目管理知识体系指南中，把项目管理划分为44个过程，并将其归类为9个知识体系（见图4.4）。

图4.4　9大项目管理知识领域和44个过程

项目管理的各个子过程之间是相互关联的，它们之间的关系主要是一种前后接续和信息传递的关系。这种项目管理子过程之间的接续和信息传递关系又分为单向输入与输出的关联和双向输入与输出循环关联两类。其中，项目管理启动过程为规划过程之间是一种单向的信息输入与输出的关联，即项目管理启动过程为规划过程提供项目决策的各种信息。但是项目管理规划过程同执行过程、监控过程之间就是一种双向循环的信息输入与输出的关系，它们之间形成了一种双向反馈的关系。最重要的是，项目前一个阶段的结束过程必须为项目下一个阶段的起始过程提供信息支持，从而使得人们能够不断地根据新的信息去修订自己的决策，甚至在情况不利的时候作出不再启动项目下一个阶段的决策。这些项目管理的子过程共同构成了一个项目阶段的管理过程和整个项目管理过程的多个循环。

项目管理与日常运营管理最大的不同就在于项目管理过程中包含有启动过程和收尾过程，而日常运营管理中没有这两个管理子过程。因为日常运营是周而复始不断重复的，所以它不需要专门设立启动和收尾子过程。

四、项目管理过程图解

项目管理过程包括9大知识领域、5个过程组和44个过程（见表4.1）。

美国项目管理协会的《项目管理知识体系指南》是把各过程分开介绍的，彼此之间保持清楚的界线。但在实践中，它们会以某种方式相互交叉及重叠。实现项目的目标，并不只限于上述过程，也不是一定要执行上述所有过程。这取决于项目的复杂程度、风险、大小、时间限制、项目团队的经验、资源的有无与多寡、历史信息的数量、各个组织对项目管理的熟练程度、行业和应用领域等。

管理项目的办法不会只有一种，即不同的机构、不同的项目经理和项目团队可能会采用不同办法。此外，对于一个项目，项目管理各过程要反复多次使用，许多过程会在项目进展期间进行多次重复和修改。项目经理及其项目团队应负责确定何种过程将用于该项目，由何人使用，以及为了达到项目原定目的，来执行这些过程时应当遵守的严格程度。

表4.1　项目管理过程分解