应收账款管理-白手起家的40堂课

第29课　应收账款管理

一般说来，企业销售商品时，宁愿提供现金折扣，损失部分利润以收回销售现款，而不愿意采用赊销。但随着市场竞争的不断加剧，大部分企业不得不以赊销的形式来销售商品，扩大产品的市场份额。

越来越多的企业发现：虽然利润表上的赢利数额非常可观，但企业可供支配的现金流却捉襟见肘，应该收回来的账款收不上来，又不能为此与客户断了业务，因而陷入了两难的境地。

为了有效避免这种现象，创业者必须做好应收账款的管理工作，保证资金流的畅通。

一、常见问题

对于处在初创阶段，财务管理制度并不完善的公司来说，应收账款管理中会存在着很多问题，导致了资金管理的混乱，这些问题主要有：

◎管理机制不完善

创业初期，大多数企业都不会对应收账款进行风险评价，没有建立一套完善的客户信用资料档案及赊销制度，对形成的逾期应收账款能否收回、收回多少没有预测和评估。所以，应收账款管理没有一套完善的制度来遵循，就会出现管理混乱的现象。

◎考核目标错位

很多公司没有把现金流指标作为年度考核的重要目标，片面追求表面利润最大化，而忽视了资金流动的可持续性。领导者过于强调利润指标，从而将销售额指标列入决策的首位，没有真正重点考虑到，其实维护企业经营命脉的不是销售额，而是实际回款额。

◎责任没有落实到位

许多公司中，大量的应收账款对不上，收不回，一个主要原因是，没有明确由哪个部门来管理应收账款，没有建立起相应的管理流程，缺少必要的内部控制程序，导致对损失的应收账款无法追究责任。

◎缺乏监管

缺乏监管是造成应收账款收不上来的重要原因。比如，财务部门没有建立应收账款台账管理制度，没有对应收账款进行详细的辅助管理。

另外，销售部门也可能没有建立销售台账管理制度，对客户赊欠量、回款额缺乏系统跟踪监管。如果公司的回款比较及时，这种粗放的管理还不至于出现大的漏洞，但如果回款情况很差，后果就不堪设想了。

二、加强管理

为了有效防止应收账款遭拖欠的现象，及时回笼资金，创业者应该从各方面做好预防措施，加强对应收账款的管理工作。为此，你可以从以下几个方面入手，建立健全应收账款的管理制度：

1.签订规范的合同

除现款购货以外的交易，比如赊销业务等，都应该签订销售合同，合同文本尽可能由本企业起草并执行统一的文本，合同要素要齐全具体，尤其是收款日期，延期付款的违约责任、对方经办手续的有效性等，应清楚明确。

只有这样，在必要时你才能运用法律武器，最大限度保证自己的利益不受侵害。

2.取得合法凭据

赊销合同仅证明双方有合作购买的意向，并不代表对方实际拖欠企业的货款，而只有及时取得对方有效的收货、验货回执凭单，才能形成企业管理应收账的完备资料。

3.建立客户信用档案

在进行业务往来的时候，公司要对客户的信用情况进行详细的调查，以避免赖账的情况发生。为此，公司应该配备专业人员，对赊销客户的具体情况进行调查、分析和专业化的管理和控制，并建立客户信用档案。

4.建立客户动态资源管理系统

公司还应该加强对客户情况的动态监测，了解客户的信用情况，并根据收集的信息进行动态管理。

为此，公司要对客户信息进行一系列的调查。调查的方法包括：销售人员掌握的客户资料、管理人员的实地考察、网络数据和其他公开的信息渠道。调查的内容包括：客户的资本、能力、规模、财务状况、发展前景等。

5.加强会计核算工作

公司应针对每个赊销客户建立应收账款明细账，对赊销业务及时进行会计核算，并定期统计各客户的应收账款余额、账龄及增减变动情况，及时反馈给企业主管领导和销售部门。

此外，还要每月按时与销售部门、仓储部门核对账目，防止出现账实不相符的情况。

6.建立坏账准备制度

为了以防万一，财务人员应该对坏账损失有一个预先的评估，建立弥补坏账损失的准备制度。为此，财务人员应按照应收账款的一定比例，提取用于补偿因客户破产、赖账等造成的坏账损失，以保证公司经营状况的真实性。

7.完善收账政策

客户拖欠和拒付应收账款时，公司应当视具体情况而采取不同的措施。对于恶意拖欠、信用差的客户，应当从一些信用清单中将其除名，不再和其进行赊销交易，并加紧催收欠款。如果催收无果，可依据合同规定，向法院提起诉讼，维护自己的合法权益。

对于信用记录良好的客户，要先了解拖欠款项的原因，并派人去进行面对面沟通，争取在维护好业务关系的前提下，妥善解决账款拖欠问题。

三、追收欠款

如果因各种原因造成了应收账款拖欠的问题，创业者还应该学会一些追回应收账款的方法，以尽量减少损失。

1.应收账款的管理方法

◎查看销售资料

收货单据、发票等是否齐备？内容是否准确无误？

◎及时送达结账票据

越早给经销商发票，货款回收就会越早，同时要确认经销商是否收到了发票。

◎多与客户接触

一般而言，你和客户的日常接触越多，应收账款的成功回收率就越高。与客户保持经常性的接触和开诚布公的沟通，可以帮你提高应收账款的回收率。

如果客户到期未付款，你应及时上门收款，或电话催收；即使是过期一天，也应马上追收，不应有等待的心理。

◎建立形象

在进行业务往来的时候，一定要给予客户一个正确的观念：我们对所有欠款都是非常严肃的，是不能够容忍被拖欠的。要从一开始就树立起自己的形象，绝不能让客户觉得你欺软怕硬，没有原则。

◎相互理解

拖欠账款的原因有很多，创业者应该认同及理解客户的困难和投诉，同时可以利用自身的优势，帮助客户解决困难。

◎技巧训练

追收欠款的技巧有很多，如：电话技巧、上门拜访技巧等，不要硬碰硬，应该以巧取胜。

2.已被拖欠款项的处理方法

◎查看文件

检查被拖欠款项的销售文件是否齐备。

◎收集资料(www.xing528.com)

要求客户提供拖欠款项的原因，并收集资料以证明其正确性。

◎追讨文件

根据情况的不同，及时采取不同程度的追讨文件――预告、警告、律师信等。

◎最后通牒

要求客户了解最后的期限以及其后果，让客户了解最后期限的含义。

◎依法追讨

将拖欠账款的经销商告上法庭，用法律维护自己的利益。

3.对于呆账、死账的处理方法

◎折让

◎收回货物

◎处理抵押品

◎寻求法律协助

◎诉讼保全

附：某公司应收账款管理制度

一、总则

1.为保证公司最大限度地利用客户信用拓展市场，以利于销售公司的产品，同时又要以最小的坏账损失代价来保证公司资金安全，防范经营风险，并尽可能地缩短应收账款占用资金的时间，加快企业资金周转，提高公司资金的使用效率，特制定本制度。

2.本制度所称应收账款，包括发出产品赊销所产生的应收账款和公司经营中发生的各类债权。具体有应收销货款、预付账款、其他应收款三个方面的内容。

3.应收账款的管理部门为公司的财务部门和业务部门，财务部们负责数据传递和信息反馈，业务部门负责客户的联系和款项催收，财务部们和业务部门共同负责客户信用额度的确定。

二、客户信用管理制度

1.客户信用管理的基础工作由业务部门完成，公司业务部应在收集整理的基础上建立以下几个方面的客户信息档案一式两份，由业务经理复核签字后一份保存于公司总经理办公室，一份保存于公司业务部，业务经理为该档案的最终责任人，客户信息档案包括：

◎客户基础资料

包括客户的名称、地址、电话、所有者、经营管理者、法人代表及他们的个人性格、兴趣、爱好、家庭、学历、年龄、能力、经历背景，与本公司交往的时间及业务种类等。

◎业务状况

主要包括市场区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方向、经营政策、销售实绩、市场份额、市场竞争力和市场地位、与竞争者的关系及于本公司的业务关系和合作情况。

2.客户的基础信息资料由负责各区域、片的业务员负责收集，凡于本公司交易次数在两次以上，且单次交易额达到1万元人民币以上的，均为资料收集的范围，时间期限为达到上述交易额第二次交易后的一月内，完成并交业务经理汇总建档。

3.客户的信息资料为公司的重要档案，所有经管人员须妥慎保管，确保不得遗失，如因公司部分岗位人员的调整和离职，该资料的移交作为工作交接的主要部分，凡资料交接不清的，不予办理离岗、离职手续。

4.客户的信息资料应根据业务员与相关客户的交往中所了解的情况，随时汇总整理后交业务经理，定期予以更新或补充。

5.实行对客户资信额度的定期确定制，成立由负责各区域市场的业务主管、业务经理、财务经理组成，并由总经理（或主管市场的副总经理）领导的“市场管理委员会”，按季度对客户的资信额度、信用期限进行一次确定。

6.客户的信用额度和信用期限原则上每季度进行一次复核和调整，公司市场管理委员会应根据反馈的有关客户的经营状况、付款情况随时予以跟踪调整。

三、产品赊销管理制度

1.在市场开拓和产品销售中，凡利用信用额度赊销的，必须由经办业务员先填写赊销《请批单》，由业务经理按照预先评定的信用限额签批后，仓库管理部门方可凭单办理发货手续。

2.财务部门主管应收账款的会计每十天对照《信用额度期限表》，核对一次债权性应收账款的回款和结算情况，严格监督每笔账款的回收和结算。超过信用期限10日内仍未回款的，应及时通知主管财务经理，由财务经理汇总，并及时通知业务部门立即联系客户清收。

3.凡前次赊销未在约定时间结算的，除特殊情况下客户能提供可靠的资金担保外，一律不再发货和赊销。

4.业务员在签定合同和组织发货时，必须参考信用等级和授信额度来决定销售方式，所有签发赊销的销售合同都必须经主管业务经理签字后，方可盖章发货。

5.对信用额度在50万元以上，信用期限在3个月以上的客户，业务经理每年应不少于走访一次；信用额度在100万以上的信用期限在3个月以上的，除业务经理走访外，主管市场的副总经理（在可能的情况下，可以是总经理）每年必须走访一次以上。

在客户走访中，应重新评估客户信用等级的合理性和结合客户的经营状况、交易状况及时调整信用等级。

四、监控制度

1.财务部门应于月后5日前提供一份当月尚未收款的《应收账款账龄明细表》，提交给业务部门、主管市场的副总经理。由相关业务人员核对无误后，报经主管及总经理批准进行账款催收工作。

2.业务部门应严格对照《信用额度表》和财务部们报来的《账龄明细表》，及时核对、跟踪赊销客户的回款情况，对未按期结算回款的客户，及时联络和反馈信息给主管副总经理。

3.业务人员在与客户签订合同或协议书时，应按照《信用额度表》中对应客户的信用额度和期限约定单次销售金额和结算期限，并在期限内负责经手账款的催收和联络。如超过信用期限者，按以下规定处理：

◎超过1～10天时，由经办人上报部门经理，并电话催收。

◎超过11～60天时，由部门经理上报主管副总经理，派员上门催收，并扣经办人该票金额20%的计奖成绩。

◎超过61～90天时，并经催收无效的，由业务主管报总经理批准后作个案处理（如提请公司法律顾问考虑通过法院起诉等催收方式），并扣经办人该票金额50%的计奖成绩。

4.财务部门应于月后5日前向业务部门、主管市场的副总经理（或总经理）提供一份当月尚未收款的《应收账款账龄明细表》，该表由相关业务人员核对后，报经主管市场的副总经理（总经理）批准，安排进行账款催收工作。

5.业务员在外出收账前要仔细核对客户欠款的正确性，不可到客户处才发现数据差错，有损公司形象。外出前需预先安排好路线，经业务主管同意后才可出去收款。

五、坏账管理制度

1.业务人员全权负责对自己经手赊销业务的账款回收，为此，应定期或不定期地拜访客户（电话或上门访问，每季度不得少于两次）。

拜访客户时，如发现客户有异常现象，应在发现问题当日，填写“问题客户报告单”，并建议应采取的措施，或视情况填写“坏账申请书”呈请批准，由业务主管审查后提出处理意见。

凡确定为坏账的须报经主管市场的副总经理（或总经理）批准，按相关财务规定处理。

2.业务人员因疏于拜访，未能及时掌握客户的情况变化和通知公司，致公司蒙受损失时，业务人员应负责赔偿该项损失25%以上的金额。

3.业务员发现有发生坏账的可能性时，应速报业务主管，及时采取补救措施，如客户有其他财产可作抵价时，在征得客户同意后应立即协商抵价物价值，妥为处理，避免更大损失发生。

4.凡发生坏账的，应查明原因，如属业务人员责任心不强造成，应于当月计算业务人员销售成绩时，按坏账金额的2%先予扣减业务员的业务提成。

六、实施

本制度自公布之日起开始执行。