人际关系与通用礼仪：日常公关礼仪文书

第三节　日常公关礼仪文书

一、日常公关文书写作的基本礼仪特征

1．公关礼仪文书的写作目的具有实用性

公关礼仪文书较多地用于日常交际，既可以处理公务，也可以涉及私务。公关礼仪文书主要以实用为目的，如书信、请柬、名片、启事、电报稿等，有直接的应用性。写请柬就必须突出“请”的目的；写启事就应突出“启”的目的。所以，公关礼仪文书的写作必须注意：只要有用就可以写，而且只有有用才能够写。在写作时应注重每一种公关礼仪文书的不同用处，即使同一类别，也应明确其中的细微差别，比如写书信，在称谓、敬语上应根据不同的目的与要求而有的放矢，切忌张冠李戴。

2．公关礼仪文书的写作内容具有针对性

由于目的实用，必然要求内容为其服务。公关礼仪文书写作时要有明确的对象，要注意对象的性别、年龄、职业、身份、学识、爱好、习惯、辈分等，如对书信、柬帖、题词等，一定要弄清所写给的对象的详细情形，甚至情感、打算及喜好。只有有针对性地进行写作，才能使内容名副其实，写得恰到好处，贴切、确切、亲切、关切，并适当运用语气。题词还要注重音韵节律，从而使整体内容达到协调一致，烘衬文内主旨与直接目的。

3．公关礼仪文书的体式约定俗成

一般说来，公关礼仪文书虽不如公文那样有严格的体式规定，但在漫长的写作实践中逐渐形成了一套基本的定式、体式与款式，各种礼仪文书都有自身的规范化体式。由于这些规范，我们在写作时已把它当成基本的定式。如书信先要有问候，后要有祝愿语；名片一般先写服务机关及头衔，然后写上姓名（中间），最后写自己的地址、电话号码、邮政编码等。每一种基本体式，都是社会约定俗成的，一般就应以社会的变动与否为转移，在写作时既不能太随便，也不应墨守成规；既要熟识各种规范格式，又要跟上时代步伐，适当地推陈出新。

4．公关礼仪文书的书写形式具有文化色彩

公关礼仪文书既讲究礼仪内容，同时也要能体现出它的文化内涵。书写时不仅在文辞上，而且在书法款式、用笔用墨、书写印刷材料上要很有文化意蕴。措辞要符合对象、场景、时令及情谊深浅等；书写款式要大方、自然、得体；用纸用料、笔墨颜色也很有讲究，既要美观又要符合实效性，并能从中体现出有关交际中的礼节、礼貌要求。例如写信函，以黑色笔墨为宜，不要用其他颜色，否则会不严肃；若以红色写信，就意味是绝交信。书写字迹不要潦草，应工整清晰。注意在名字后要加称呼，以表示尊敬。在制作时，一般都比较讲究质地与硬度，搭配以一定的装饰，以反映公关礼仪文书内在的文化涵养。

二、公关礼仪文书写作的基本要求

1．表达方式灵活多样，不拘一格

在语言表达方式上，公关礼仪文书不如公文、专用文书那样正规，大多只注意在称呼、语气、祝颂语方面的礼貌、礼节即可，具体写作中可用多种手法来表达，重要的是写出心之所思，表达诚恳、真切，尽量不要过分地自由发挥。在情绪特别激动时写的文书不应马上寄出，等到情绪平静后再认真斟酌书信中的用语有无不妥。因为人在情绪激动的时候往往用语过激，不能很好地传达与对方沟通的心意，还可能引起对方的误会。我们在写作中可应用叙事、明理、抒情、描写、评赞、议论等文法，只要能准确、真诚地表达自己的感情即可。

2．使用语体自由多样，才现文中

公关礼仪文书的语体不受公文语体的束缚，白话、文言、文白相间都可在写作中恰当地应用。公关礼仪文书是一种最能体现和反映作者个性与才情的文书。

3．运用语言简洁精练，顺畅得体

公关礼仪文书的用语要求比公文要高，讲究语言的技巧。用词要简洁明了、言简意赅，用语应精练、准确，词意应通顺流畅、明快得体。不论是称谓、敬语还是文内用语，都必须以礼相待，文雅得当，彬彬有礼，不能放任和太随便。口语中常用的幽默语言或轻松的玩笑语言，直接写在书信中可能会使人误解而产生不良后果。要适合所述对象、所表之情、所达之意，起到相互沟通、相互交流、相互理解与体谅的作用。

4．反映情感真挚恳切，情溢文中

公关礼仪文书大多是从心底深入进行交谈，加深情谊，处处体现出相互之间的感情。“无情不是好文章”，动之以情才能使交往变得真诚。因此，公关礼仪文书的字里行间就处处洋溢着作者的真挚情感。一篇好的礼仪函电或致词，欢快时喜形于色，悲恸时催人泪下，庄重时令人肃然。情溢文中是公关礼仪文书的根本要求。

三、公关礼仪文书的种类

公关礼仪文书作为一种实用性文书，可以按角色分为不同种类。

1．公关礼仪文书的文体种类

根据文体写作的基本要求，公关礼仪文书大致分为：礼仪函电类（包括一般函电和专用函电）、柬帖类（包括聘书）、名片与贺卡类、题词类、讣告与悼词类及碑文、对联、诗词类等几种类别。

2．公关礼仪文书的适用种类

礼仪活动是广泛的社会交往活动，公关礼仪文书根据适用范围可分为：日常交际应酬类（如问候、拜访、邀约、宴请、馈赠、请托、介绍、推荐、建议、辞行、申谢、道歉、声明，等等）、庆典礼仪类（节日、事务）、人生礼仪类（如生辰、寿诞、婚嫁、情恋、丧葬、祭奠）等几种类别。

四、几种常用的公关礼仪文书格式

1．请柬

柬帖是社交活动中较为正规的邀请工具。虽然目前的柬帖样式日新月异，但内容大致相同。社交场合大多选用专门制作的成品柬帖填写，也有一些私人交往的柬帖为了让对方加深印象，而设计和制作成饰物或卡片等形式。书写的一面一般为浅色，用黑色墨迹的笔书写。举例如下。

××公司：

兹（谨）订于2011年（公/农）历1月30日（星期日）中午12:00假座武昌中南路2号总督府酒楼阳光厅举行迎春宴会。敬备薄酒，恭请光临。……时入席……时恭候……敬约

力宝有限公司

2011年1月15日

2．贺信(www.xing528.com)

常用的贺信按写作关系可分为五类：同级别兄弟单位之间、上级单位对下级单位或个人的、对重要领导人和名人的、下级单位对上级单位的以及私人之间的。其格式一般正中写“贺信”二字。开头顶格写被祝贺的单位和个人的称呼，正文另起一行空两格写内容。贺信的用语一般要热情洋溢。举例如下。

尊敬的客户：

时光飞逝，转眼又是新的一年。让新年的钟声捎去我们最真诚的祝福！

带着您的支持和关注，我们公司一天天成长，因为承载着太多的期望，我们不敢懈怠，只有更加努力，来回报您的信任。

力宝有限公司永远是您的朋友，盼常联系！

联系方式：×××

2010年1月25日

3．欢迎词

欢迎词的用语一般要热情洋溢，鼓舞精神，语言流畅动听。欢迎词通常分为三段：第一段表示对对方的到来和参与表示热烈的欢迎；第二段介绍本单位或活动的基本情况；第三段表示美好的祝愿和激励。格式与普通信函格式相同。举例如下。

各位女士、先生，大家好！

我是力宝公司董事长李宏。很高兴在各位新职员加入本公司的第一天，就和大家相识。

首先，让我代表公司，代表公司领导和同事们，向各位新同事表示热烈的欢迎。

正如大家所知，我们公司在社会上有着良好的声誉与一定的影响。但是我们依旧不断进取，毫不懈怠。今天，见到各位朝气蓬勃的新同事加入本公司，使我颇感欣慰。因为以大家所具有的真才实学，定然有助于使本公司更上一层楼。

相信各位都是有志之士，都是真正来这里干事业的。那么让我们一道友好合作，同舟共济、发愤图强吧！本公司鼓励各位出人头地，并愿意为此而向大家提供各种方便。

再一次向各位表示欢迎！

谢谢大家！

4．电子邮件

电子邮件即E-mail是如今商务社交使用最普遍的一种联系方式。电子邮件使用方便，信息传递迅速高效，且非常节省成本。但是E-mail的撰写也并不是一件很容易的事情。当一封E-mail发送出去后，只要收信人在线，他就可以立即收到。所以在发送前，必须要检查一下所写的内容是否正确合适，因为一旦点击了发送键，就再也无法将其收回了。

通常我们理解E-mail的撰写风格可以比传统的信件、传真等稍加随便一点。但是在这里还是要建议大家，即便是写E-mail，由于是谈论公事，所以还应采用正式严肃的风格。尤其是第一次和收信人联系，正式的商务社交信函能留给对方非常专业的印象。举例如下。

发件人：××@163.com

收件人：××@sohu.com

主题：会议邀请函

××先生：

您好！

我省每年一届的企业电子产品交流会定于2月20日（星期三）早上9:00在湖滨酒店举行，会期两天。您作为该公司的多年产品研发部经理，是我省电子行业专家。我们真诚地邀请您做10分钟的发言，建议发言内容围绕当前电子产品研发趋势展开。

我们衷心希望您能接受这项邀请。为了进一步向您提供有关详细信息，请尽快与我们联系。

会议联系人：程思琪

联系电话：×××

恭祝

近祺！

力宝有限公司

2011年1月25日