管理平台系统功能设计

六、管理平台各系统的功能设计

1.作者在线投稿查稿系统

1）作者注册。新作者投稿之前，必须要注册并填写姓名、单位、职称、学历、研究方向、通信地址、邮编、联系电话、E-mail等信息，完善个人信息。

2）作者投稿时要根据编辑部要求填写稿件标题、摘要、关键词、基金项目等信息，编辑就可以省去稿件登记、作者信息输入等工作，大大减轻了编辑的工作量。通过编辑反馈后，作者还可以投修改稿，可以查看稿件各个版本的文件。

3）开放式审稿专家收集系统。作者在注册时可以自荐以及推荐两名相关的行业专家，专家个人信息通过编辑审查后自动补充到后台的专家数据库中，有效扩大了审稿专家队伍。

4）论文相似度检测。作者稿件上传完毕后，自动形成论文相似度检测报告。

5）作者可以随时登录系统，查询稿件处理情况和具体进展，包括出版流程中遇到的各种事务处理，如版权协议、保密审查证明、审稿费、录用通知、版面费、发票、清样、样刊等，不用再给编辑打电话，一则为作者节省电话费，二则减少编辑受到的非正常打扰，提高编辑工作效率。

6）作者可以随时在线查看与稿件处理相关的信息、编辑的来往信函，通过期刊网络化管理平台处理后，作者与编辑部的邮件会自动发到责任编辑信箱中，方便了作者与责编之间的沟通。

7）支持给作者发清样自校，节省打印费用、邮寄费用，作者也可以将修改后的校样上传到系统中，缩短发稿周期。

8）支持作者撤稿和退稿后再投。

2.编辑在线办公系统

1）可自动发送收稿通知，并自动形成稿件登记本，不需人工进行稿件登记等工作。收稿通知、退改通知、派审通知和录用通知中的作者姓名、稿件标题、收稿日期等可以自动存入，不需要编务人工输入。支持远程办公，在假期和出差时仍能及时处理稿件。系统还可对约稿、加急稿件等特殊稿件进行提醒。

2）可根据每个编辑部的流程特点对各种工作模版进行编辑修改，包括收稿通知、退改通知、退稿通知、录用通知、版面费索要通知、版面费收到提示作者等模板。可在系统中规范编辑处理要求，包括集成初审内容和要求、外审内容和要求、退改信要求、编辑加工要求等。各种通知如退改通知、录用通知、派审单等的姓名、稿件标题可自动替换。作者、专家样刊邮寄标签可自动形成。

3）责任编辑、审稿编辑、编修人员可自动指派或人工指派。所有编辑和编务对自己负责的稿件和任务一目了然，避免工作遗漏。编辑可方便查询专家外审状态、作者退改的状态。如果作者、专家还不知道任务状态，编辑可以采取针对性措施予以提醒，如专家在指派后逾期不登录系统可发短信提醒等。

4）简化外审专家指派工作，分流编辑部主任工作。传统的专家指派工作往往需要学识广、了解学科专家状态的经验丰富的主编完成，现在指派外审专家工作可让学科编辑通过系统来完成，采编系统可以根据审稿方向、审稿关键词、姓名、单位等搜索匹配专家，还可标识出专家的在审稿件数、按时审回稿件数、逾期未审回稿件数、因故撤审次数等作为派审的参考。

5）支持在线审稿、填写审稿意见、打钩评价、在线修改稿件；函审意见可由人工输入、修改。设置了初审、外审、复审、会审、终审五个审稿流程，可自由组合。每个审稿流程都可以指派多人，多人可依次指派或同时指派；并可以对专家的审稿行为进行评价和统计。初审时可进行抄袭查询、一稿多投等学术不端行为查询。

6）可对保密审查书、打印稿、版权转让协议、审稿费、版面费、加急费、彩图费、特殊处理费用、稿费、专家审稿费、发票进行有效管理。支持包括作者审稿费、版面费、加急费、彩图特殊处理费、二次版面费等收入和稿费、专家审稿费等支出的统计。汇款单打印、稿件审稿费报表自动形成。

7）可完成安排刊期、目录自动形成、排版稿件最新文件打包等工作。通过系统可以将需要排版的稿件筛选出最新文件打包。可按栏目、领域、作者、关键词等自动形成年度目录。并可给作者发电子清样，节省费用，缩短时间。对投稿量、发刊周期、录用情况、基金情况、内外稿情况、作者单位、编辑工作量、收入支出等进行统计和分析。

3.专家在线审稿系统

1）专家可在线查看其负责审查的稿件，直接在网上审读稿件和查阅信息，在线填写审稿意见，并可通过内部邮件与编辑联系，节省打印稿件费用、邮寄费以及通话费，最重要的是可缩短审稿周期，缩短发稿时滞。

2）提醒专家及时修改个人信息，保证专家信息的准确性，降低错寄评审论文和审稿费的可能性。可以自动在生日、节日等一些特殊日子给专家发送祝福邮件和短信，提高期刊社的服务水平。

3）专家可以填写具体的审稿意见，上传审稿意见附件，上传稿件审改稿。专家也可以在线修改稿件、进行批注。专家审稿超期时系统有自动邮件和短信进行提醒。编辑可以方便查阅审稿记录并可看到论文相似度检测报告。专家审稿意见可自动复制到编辑对作者的退改邮件中，作者也可自动看到专家对稿件的修改。

4）专家可以很方便地“退审”稿件，避免专家审不了的稿件在专家手里压很长时间。对于专家超期未审回的稿件可以及时提醒编辑，以便采取改派等其他措施。如果是退改稿，专家可以看到编辑的退改要求和作者的修改说明，还可把修改稿和原稿同时打开，进行比较。

4.短信系统(www.xing528.com)

短信系统的主要作用有：短信通知作者缴纳各种费用、短信通知专家外审、短信通知发票寄送等；即时沟通、问候；生日、节日定时自动祝福；编辑部或行业动态信息资讯短信通知、共享。

5.统计系统

统计系统包括投稿统计、发稿统计、专家统计、作者统计、编辑工作量统计、费用统计、论文下载统计。

投稿统计，支持年度投稿统计（包括收稿量、录用篇数、退稿篇数、撤稿数、内稿稿件数、基金量，以及所占百分比）、月份统计（指定年度的每月投稿统计）、领域统计（某一年的各领域投稿统计）、作者职业统计（某一年）、作者地区统计（某一年）、作者投稿次数统计（某一时段）、作者投稿次数和录用排序（某一时段）、投稿次数单位排序（某一时段）。说明：为了统计准确，要求作者信息尽可能规范，否则在统计“投稿次数单位排序”时就可能把同一个单位视为不同的单位。如系统把“西北工业大学”和“西北工业大学机电学院”是作为不同的单位处理的，因此作者单位最好规范为大学、研究院所，而把学院、科室填写在部门中。

发稿统计。支持年度统计、月份统计（某一年）、稿件领域统计（某一年）、单位性质统计（某一年）、职业性质统计（某一年）、地区统计（某一年）、发稿作者排序（某一时段）、发稿单位排序（某一时段）、发稿周期统计（某一时段）。这里的时间都是稿件的发表时间，也就是发表期数对应的出版日期。

专家统计。支持专家增量统计（每年专家增量）、领域统计、专家工作量统计。

作者统计。支持作者增量统计（每年作者增量）、领域统计、单位性质统计、工作性质统计、地区统计、投稿次数统计、录用次数统计。

编辑工作量统计。包括责编稿件数、初审稿件数、复审稿件数、会审稿件数、终审稿件数、约稿稿件数。

费用统计。包括版面费统计、审稿费收入统计、专家审稿费支出统计、稿费统计。

论文下载统计。包括统计领域、栏目统计、时段统计、下载量排序。

6.网刊在线发布系统

1）开放存取和预出版。把最新发表的当期期刊的目录、摘要、全文及时发布到网站上，借助开放存取来提高论文的被引频次和影响力。把审稿、排版通过且即将发表出版的稿件在印刷之前就在网站上预发表，扩大期刊读者面，进而提高期刊的被引频次和即年指标。全文下载支持免费、IP和会员制。

2）网刊发布系统支持HTML和PDF两种文件格式，支持OAI接口协议，便于搜索引擎抓取，提高论文显示度。通过电子邮件发送目录信息，把最新一期目录发送给电子订户。通过主动发送邮件宣传期刊，进一步提高期刊的影响力。还可给作者、专家、读者群发邮件，使更多的读者主动登录期刊社网站，具有更有效的宣传价值。

3）检索查询期刊。提供过刊查询，以及刊期、年度、栏目、学科索引。

4）可进行浏览、下载统计，浏览及下载排名，引文统计等。系统支持论文被引情况列表和统计，分析受欢迎论文的原因。

7.网站管理系统

1）编辑部通过公告发布最新动态，如优秀论文评选、选题信息、放假、获奖信息等；通过作者园地发布投稿须知、参考文献规范、摘要规范、范例下载等，减少稿件修改次数；通过留言板架起编者、作者和读者之间的桥梁，倾听各方意见，挖掘吸取其中价值；通过友情链接扩大影响。

2）期刊介绍，包括刊物简介、编委介绍、编辑成员介绍、编辑分工、联系方式等；期刊收录情况，被国内外知名检索系统收录文章的通报等；期刊影响因子、被引频次、下载频次的通报等。

3）内部办公及文档管理。内部办公文件归档，如制度、规范、通知、会议纪要等；内部资料共享；内部工作指派及进度跟踪；工作日志、通知、报表、计划、总结、活动安排等的发布。

8.期刊质量评估系统

期刊质量评估系统是为了切实提高期刊论文的质量，了解网站的运营情况和发展而设计的。通过统计分析用户访问量、来稿信息、退稿信息、论文下载频次、被引频次、发稿周期、审稿周期等量化参数，从各个角度对论文的情况进行统计分析，对审稿专家的及时性以及评审质量进行统计。根据统计数字对办刊情况进行定量分析，对热门的组稿方向作出判断，从审稿专家数据库中不断遴选优秀的审稿专家，从而不断地提高期刊的办刊质量。

9.期刊发行管理系统

期刊的发行是期刊生存和发展的根本，期刊发行管理系统主要是建立网上发行征订系统，直接面向订户发布期刊信息。期刊发行管理系统提供一个发行管理数据库平台，方便读者浏览、检索文章和订阅期刊。该系统主要包括读者数据库管理、订阅管理、发票管理、回款管理、期刊检索等功能，是期刊社扩大发行量的重要基础平台。