任务二 筛选信息
秘书每天要收到大量的信函、传真、电子邮件等，这些都是信息。但这些信息的内容五花八门，有的是给上司的请柬，有的是上司的私人信件，也有的是推销产品的广告。秘书负责处理这些信息，就是要对它们进行筛选并分类：哪些要马上送交上司，哪些可以暂缓，哪些要送给上司过目，哪些可以直接转给有关业务部门，等等。
筛选是对信息的再选择，表现为对收集到的大量信息进行鉴别、鉴定和选择，去粗取精，去伪存真，摒弃虚假和无效的信息，提取真实、有价值的信息。
一、信息筛选的主要内容
信息的筛选包括信息鉴定和信息选择。
（一）信息鉴定
信息鉴定就是对收集来的原始信息进行质量上的评价和核实。在鉴定信息过程中有两点是需要注意的。
首先，要鉴别信息的真伪。因为信息不一定完全真实，而信息是否真实，直接关系到根据信息所作出的决策是否科学。根据不真实的信息作出的决策，很可能会对企业发展带来不利的影响，甚至会对企业带来灭顶之灾。要想鉴别信息的真伪，就要鉴别信息的客观实在性和本质真实性，也就是要弄清楚它是否真的发生过、存在过，是否在有条件的情况下才能发生；事物是偶然还是必然；是个别还是一般；是现象还是本质；是主流还是支流。我们要从事物的总体本质及其联系上挖掘事物本质的真实性，还要结合各方面的材料综合思考，分清真伪，进行比较分析，不要被局部或暂时的现象迷惑。
其次，要鉴别信息的深浅程度。同是真实信息，必定有深浅程度的区别，我们在刚开始鉴别时，也可能难以一眼看透，但只要认真鉴别，多熟悉信息，你就能学会对信息的质量进行鉴别。常用的鉴别方法是比较法。比较法是通过对同一信息进行对比，来确定正误和优劣。例如，把信息本身的论点和论据相比较；把正在阅读的信息和已经确认可靠的信息相比较；把宣传性广告和产品目录相比较等。
（二）信息选择
经过鉴别的信息材料，要严格进行选择，以决定哪些可以采用，哪些可以储备。在对信息进行选择时，要围绕当前企业的中心工作，围绕上司负责的某一项工作进行。要选择那些新颖、突出的信息。
二、信息筛选的方法
（一）复印、裁剪
对能满足需求的相关信息进行阅读，对阅读到的有价值的信息做记号、复印或裁剪。
（二）摘记
将有保存价值的信息摘录到手册或卡片上。
（三）标记说明
对筛选的信息进行标记、注释或说明，注明已被裁剪的信息的发表日期、出处。
三、信息筛选的程序
（一）看来源(www.xing528.com)
不同来源的信息，其重要性不尽相同。上级形成的信息带有全局性、综合性和权威性，而同级和下级形成的信息主要起参考作用。秘书要从多种信息来源中把握重点单位、部门和人员的信息。
（二）看标题
信息的标题一般可以反映信息的内容和价值，秘书要认真分析标题，把握信息的主题，根据信息的标题确定信息价值的大小。
（三）看正文
浏览正文，了解其主要内容，初步确定是全部选用，还是部分选用，甚至不用。此即初选。
初选后，对拟用信息再认真阅读，判断是否有价值。如果可用，再看其有无内容不准确、不完整和表述不清楚的问题。
最后，对经过筛选的信息分别处理：选中的，分轻重缓急进行信息的加工处理；暂时不用但可以备查的信息，进行暂存；不用的信息，按有关规定进行暂存、移交或销毁。
（四）决定取舍
对信息进行严格的选择，从中挑出能满足需求的信息。最终决定取舍的时候要注意下面三个方面：
（1）突出主题思想；
（2）注意典型性；
（3）富有新意。
四、筛选应注意的事项
（1）剔除虚假、过时、重复雷同、缺少实际内容的信息。
（2）注意挑选对工作有指导意义、与业务活动密切相关的信息。
（3）注意挑选带有倾向性、动向性或突发性的重要信息。
（4）分析信息需求，根据中心工作或解决特定问题的需要筛选信息。
（5）注意挑选能预见未来发展变化趋势，为决策提供超前服务的信息。
（6）坚持信息数量和质量的统一。
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