利用各种方法和渠道收集信息

任务二　利用各种方法和渠道收集信息

一、收集信息的方法

秘书在信息收集时，应根据所收集信息的分布范围、流通渠道及实际收集过程中人、事、地的不同采用不同的收集方法，主要包括以下几种。

（一）观察法

观察法是指人们直接用感官或借助其他工具认识客观事物，获取信息的方法。观察法是收集、获取信息最基本的方法。秘书在采用观察法收集信息时，往往要亲自到现场，借助听觉、视觉或录音机、摄影机、摄像机等设备记录客观对象的活动。

1.观察法的优点

（1）方法简单、灵活；

（2）获得较为客观的第一手信息材料；

（3）适用于对环境、人、事件实际状况的了解。

2.观察法的缺点

（1）不易收集到深层信息；

（2）获得信息量有限；

（3）观察效果受秘书观察能力的影响。

它适用于新产品的宣传和促销及跟踪调查，有利于掌握客户对新产品的第一感觉和评价，以便及时回馈相关信息。

（二）阅读法

通过阅读书刊等获取信息。书刊等公开出版物是目前人们运用最普遍的信息载体，兼有宏观信息和微观信息，信息周转快。

1.阅读法的优点

（1）获取信息方便；

（2）获得信息量大，适用性强；

（3）能全面提供工作需要的参考信息。

2.阅读法的缺点

（1）书刊的信息来源多，信息可能失真，有杂质；

（2）需要筛选，判断信息的真实性。

（三）询问法

询问法是秘书通过提问请对方作答来获取信息的方法，是询问者意图完全公开的一种方式。询问的形式有人员询问、电讯询问、书面询问。人员询问是进行面对面交谈获取信息的形式；电迅询问是借助于电话和传真等信息传递工具收集信息的形式；书面询问是根据信息需求，设计制成有一定结构的大纲或统一格式的问答调查表收集信息的形式。

1.询问法的优点

（1）应用灵活、实用；

（2）直接交流、互动沟通；

（3）能获得大量有价值的信息；

（4）能获得语言信息和非语言信息。

2.询问法的缺点

（1）要求秘书具有一定素质和能力，能很好地运用询问技巧；

（2）书面询问较复杂、难掌握；

（3）费用较高、时间较长、规模小。

（四）问卷法

问卷法由收集者向被收集对象提供问卷（精心设计的问题及表格）并请其对问卷的问题作答而收集信息的方法。

1.问卷法的优点

（1）避免主观偏见，减少人为误差；

（2）节省时间、人力和经费，效率较高；

（3）收集的信息便于定量处理和分析。

2.问卷法的缺点

（1）问卷的回收难以保证；

（2）问卷的质量难以保证；

（3）要求被调查者具有一定文化水平。

3.问卷的结构

（1）封面信：说明调查者身份及调查的内容、目的、意义；说明选择调查对象的方法和对调查结果的保密措施。

（2）指导语：对填写问卷的要求、方法、注意事项等作总体说明，一般以填写说明的形式出现。

（3）问题和答案：这是问卷的主体，包括一般问题、主要内容、敏感性或复杂性问题、个人基本状况等。

（4）其他信息：调查者姓名；被调查者姓名、地址、电话号码：问卷发放及回收日期等。

4.问卷的类型

（1）封闭式问卷：又称固定式问卷。它的答案是固定的，只能在规定的几个答案中进行选择。

例如：您喜欢哪一方面的书籍？（选定的答案打“√”）

□政治理论　□科学技术　□文学艺术　□企业管理　□其他

（2）开放式问卷：又称自由式问卷。它没有固定答案，可自由回答问题。

例如：您选购商品时考虑的因素是什么？您对家中使用的洗衣机哪些方面不太满意？

5.问卷法的步骤

（1）问卷设计。

（2）试用和修改。问卷设计出来后，可进行小规模试用，从中发现问题，进行修改，以保证收集到高质量信息。

（3）选定问卷的调查方式。问卷制作好后还要确定调查形式。

问卷调查的形式：报刊问卷，在报纸和刊物上公布问卷；邮政问卷，通过邮局把问卷寄出，对方回答完后按指定地址寄回；发送问卷，把问卷直接分发，对方立即填写，调查者直接回收问卷。

（4）对信息进行统计分析。

（五）网络法

网络主要指以互联网为核心的计算机通信网络，它是以资源共享为目的，使用统一的协议，通过数据通信信道将众多计算机互联而成的系统。网络所提供的信息服务有电子邮件服务、远程登陆服务、文件传送服务、信息查询服务、信息研讨和公布服务等。

1.网络法的优点

（1）信息时效性很强；

（2）最新信息补充及时；

（3）收集信息迅速、广泛；

（4）收集信息不受时间、地域的限制；

（5）能收集文字图表信息和声像信息。

2.网络法的缺点

（1）信息来源复杂，有大量未经核实的信息和信息垃圾；

（2）需要掌握计算机知识。(www.xing528.com)

（六）交换法

交换法就是将自己拥有的信息材料与其他单位的信息材料进行交换。秘书可通过交换信息的方式获得有关的信息，特别需要重视与业务频繁的企业建立稳定的信息交换网络，在信息上互通有无。

1.交换法的优点

（1）实现彼此间的信息共享；

（2）获得信息及时、适用；

（3）节省信息收集时间；

（4）可临时交换各自感兴趣的专趣性信息；

（5）可根据需要，商定交换信息的方式、内容，进行长期交换。

2.交换法的缺点

（1）信息交换建立在自愿、互惠的基础上；

（2）要注意信息保密问题；

（3）交换信息的范围窄。

（七）购置法

购置包括订购、限购、邮购、代购等，主要是购买与收集信息目标有关的数据、报刊、专利文献、磁带磁盘等。

1.购置法的优点

（1）相关信息比较集中；

（2）许多出版机构和书店都有订购业务；

（3）获得大量系统化、专业化知识信息。

2.购置法的缺点

（1）费用高，花费时间和人力；

（2）要从大量信息中筛选有价值的信息；

（3）信息要经过真实性鉴别后才能利用。

二、秘书收集信息的技巧

（一）熟悉上司

秘书作为助手，必须熟悉自己的上司，这是做好秘书工作的前提，也是做好信息工作的前提。只有这样，才能做到有的放矢。

在日常工作中，秘书不仅要了解自己的上司主管哪些工作，分管哪些部门，而且还要了解上司目前最关心的是哪些问题，工作中有哪些新的打算，等等。只有这样，秘书才能把握自己收集信息的重点，当上司需要的时候，就可以及时给上司提供相关的信息。

那么，秘书怎样才能知道上司当前工作的重点呢？对于这类问题上司一般都不会有明确的指示，所以只有靠秘书自己去观察、琢磨。通过留心观察，大概掌握上司工作的重点，对于一个经验丰富的秘书来说，这应该是一种职业本能。

（二）广闻博见

要想做好收集信息的工作，归根结底就是要勤奋工作，多听多看。由于秘书所处的地位比较特殊，因此很容易收集到各种各样的信息，不过，这些信息的可信度如何？有没有实际价值？这就要靠秘书的判断力来判断，而这种判断力实际上就是秘书水平和素质的体现，它扎根于秘书平日的多听多看。秘书做好信息工作的窍门就是平时多看、多听、多问，抱着“三人行，必有我师焉”的谦虚态度。

（三）取得同事配合

信息收集工作是一项复杂而庞大的工作，如果光靠秘书一个人，肯定很难做好。单就各种文字信息而言，秘书要将各种报纸杂志从头到尾看一遍都看不过来，何况还要对它们进行整理。因此，秘书从事收集信息工作，如果不与各部门同事配合，取得他们的帮助，就很难满足上司的需要。

为了取得各部门同事的配合，秘书要有一种诚恳谦虚的态度。不管是谁，只要掌握了“信息”，秘书就要虚心向其请教，只有这样，才能得到他们的信赖，他们才会知无不言，言无不尽，且言之有物。

当然，在收集信息过程中，秘书光有谦虚的态度还不行，如果不能互通有无，总让对方单方面为你提供“无偿服务”，那这种状况也不可能长期维持下去。因此，只要不违反保密规定，你也可将自己收集的信息提供（复印或用电子邮件的方式）给那些为你提供信息的部门或个人，并且将他们提供信息所产生的作用特别是上司对这些信息的评价告诉他们，使他们能对自己的工作成绩和工作意义有一个全面的评估。

三、秘书收集信息的渠道

根据信息的扩散方式，可将信息的收集渠道分为正式渠道和非正式渠道两种。

（一）正式渠道

1.公共传播载体

在当代社会中，大量市场情况和动态的信息是通过出版发行系统、广播影视系统和互联网公开传播的。因而从图书、杂志、报纸、广播、电视、互联网、行业协会出版物、会议文献、技术报告、产品标准和样本及有关单位赠阅的资料中获得信息，是收集信息的重要途径。

公共传播物辐射面宽、信息含量大、时效性强。如电台、电视台多数都有经济节目，可提供大量的商务信息，还有新闻、科技、广告等节目，通过收听、收看、录音便可从中得到有价值的信息。

随着越来越多的企业建立网站，或者是开展网上营销和促销活动，收集信息工作变得更为方便，更富成本效益。在竞争对手的网站上通常都有着丰富的信息内容，首先值得一读的是其新闻发布稿。一般企业的新闻发布稿内容详尽、丰富，若能接触到原始材料，会有助于你从中收集到“可操作的信息”，从而得出可靠结论。利用搜索引擎，借助企业网站，你可以轻松获得有关企业的许多最新数据。随着互联网的发展，它已经积累了一个比较完整的信息链，利用互联网收集信息已成为企业信息工作的重要内容。

随着新技术手段的不断发展，企业还可以从数据库，尤其是商情数据库得到所需要的信息。目前国内外有许多此类数据库，如中国企业、公司及产品数据库，中国百万商务通讯数据库，中国经济信息数据库，中国科技经济新闻数据库，中国科技成果数据库及DIALOG、ORBIT、ESA-IRS等。

2.各种社会活动

参加企业相关的招商会、展览会、交流会、学术会议，以及企业举办的技术鉴定会、订货会、新闻发布会等，可能获得以下资料，包括工商会资料，交流会和学术会议资料，企业的广告、产品介绍、产品样本等。

3.向有关单位索取资料

有些信息并非都载于大众化的出版物上，需要通过派人磋商或发函联系等方式才能获取，这可以是无偿的，也可以是有偿的。如国内外企业的产品样本、产品说明书、产品介绍、企业内部刊物、实物样品等。有些企业为了宣传产品、推销产品，扩大企业影响，往往愿意免费赠送有关资料。许多单位之间建立了市场资料的相互交流制度，这样的交换可使双方互通有无。

4.专利文献

专利技术是一个国家、一家企业在竞争中取得技术优势、立于不败之地的有利武器，同时专利情报也是企业竞争情报中必不可少的一部分。

当前，市场竞争的焦点既是技术和服务的竞争，也是专利的竞争。据统计，世界上发明创造成果的90%以上都能在专利文献中查到。因此，公开出版的专利文献已成为企业获取竞争情报的一个重要来源。

企业既是市场竞争的主体，也是技术创新的主体。市场竞争归根结底是高新技术的竞争，谁拥有高新技术专利，谁就能拥有市场竞争的优势，占领并赢得一方市场。而通过查找专利信息，企业可以了解某一项技术的市场前景和潜力，潜在的竞争对手及其市场地位、技术水平等信息，用来预测企业未来的研究方向及市场定位。因此，企业必须制定专利信息战略，借助专利信息，及早发现萌芽技术，尽快开发出优于现有技术产品的新产品、新工艺，抢先投放市场，争取竞争的主动权。同时，应注意分析竞争对手的专利保护范围，绕过障碍或冲破竞争对手的技术垄断，取得自主专利权，从而保持市场竞争优势。

据世界知识产权组织统计，如果能充分利用专利文献，首先可以节约40%的研究开发经费，少花60%的研究开发时间。因此，企业在科研立项、新技术和新产品开发前，应该进行专利文献的查新检索，这样可以解决科研、生产过程中的技术难题，启迪科技研究和开发人员的创新思路，提高研究开发起点，避免低水平的重复研究，节约新产品的开发时间和经费。其次，可以作为技术引进的决策依据，积极开展专利许可贸易，走引进创新之路。另外，在开展对外技术贸易时，可以查清引进技术的法律背景，争取技术判断的主动权，避免技术引进的盲目性，节约技术引进的开支。

5.竞争对手的公开资料

竞争对手的许多公开资料，如企业广告、产品说明书、产品报价单、企业简介、企业刊物、企业年报、企业领导讲话等，表面上看没有什么机密可言，但认真分析与研究这些资料，同样能发现许多有价值的信息。以许多企业铺天盖地的招聘广告为例，这些广告在常人眼中可能一闪而过，但经过信息人员精心分析、提炼，有可能会发现有价值的信息。

因此，一些企业信息人员特别注重研究竞争对手的CI手册、员工手册、企业法规、内部刊物、公关文稿、互联网发布的信息、重要领导人的讲话和文章等，从中收集到有价值的信息。

（二）非正式收集渠道

1.建立人际网络，收集人际信息

人际信息是指通过人际交往获取的信息或别人告诉你的信息。当你的某一名销售人员告诉你一家企业可能出售分公司，这是人际信息；你在聚会中听到你的竞争对手换了新经理，这也是人际信息。根据对一些中小企业经理的调查，了解他们获取信息的方法，结果显示绝大部分经理人把人际信息看作信息的重要来源之一。获取人际信息的方法包括交谈、询问、采访等方式。

对竞争对手有利的信息泄露很大程度上是由企业员工无意中透露的，如他们在接受采访、参加会议、发表著作，甚至日常生活中都有可能泄露企业的敏感信息。因此，建立人际网络，有意识地接触竞争对手的雇员，与竞争对手的经理人员、技术人员、职员交朋友，便能以非常自然、巧妙和令人舒服的方式从对方口中获取更多信息。通过人际网络获得的信息，许多细节往往具有重要的价值。

2.通过第三方获取信息

所谓第三方是指与企业发生联系的组织和个人，包括广告商、供应商、经销商、企业主管部门、银行、咨询机构、证券商、行业协会等。由于业务上的联系，第三方了解企业的发展战略、资本结构、产品结构、销售渠道乃至经营状况等各方面的情况。第三方通过发表谈话、参加各种活动、接受采访等能透露出大量与企业有关的数据。尤其是许多公司的大客商既买该公司的产品也买竞争对手的产品，随着利益统一体时代的到来，厂商之间是“肝胆相照，无话不说”，客商对厂家的底子了如指掌，尤其是在产品性能、价格、网络等方面更是一清二楚。因此，询问关键客商，建立客商信息交流反馈机制，是获取信息的重要捷径。

客户是不可忽视的第三方。企业之间的竞争就是市场竞争，归根结底是争夺客户。因此，企业往往将一些重要的信息让客户知道，如某些产品的关键技术、特性等。因此，客户成为了解竞争对手信息的重要渠道。

3.收集权利人疏忽泄露的信息

比如竞争对手的图纸、文件、软盘等涉及商业秘密的材料因保管不善而流失在外，竞争对手在向顾客介绍产品或向参观访问者介绍信息时不慎泄露的信息等。

4.人才流动中的信息

从现代企业发展的角度看，企业发展很大程度上要依赖知识和人才。然而，人才合理流动是市场经济发展的必然结果。因人才流动而发生企业信息丢失的事件也常常发生。因此，从竞争对手那边招聘人才是获取信息的一个重要方式。

5.通过反求工程获取信息

反求工程是指通过对市场上销售的产品或其他合法渠道取得的产品进行解剖分析，从而获得产品技术秘密的一种方法。在商品同质化越来越高、品牌模仿能力越来越强的今天，“各领风骚三五月”已成为中小品牌企业扎根市场、快速致富的普遍想法。他们通过拆卸、检查、化验、学习竞争品牌的产品，熟悉其材料、成本、工艺等信息。这样的做法事半功倍，大受企业青睐。

6.通过参观或学习获取情报

最可靠、最真实的信息来自最贴近、零距离式的参观或学习，以此熟悉并掌握竞争对手的生产规模、制作程序等。参观主要以投资考察或寻求合作的方式进入竞争对手的防范区，获得敏感信息；学习则以技术交流或驻“实习生”的方式，“交流学习”到一些重要技术或秘方。

7.委托收集信息

有些单位或部门的内部资料，通过交换或直接购买都不能得到，这时可以委托给一些咨询公司或个人，以此来收集相关的信息。