任务一 确定信息收集的范围和原则
信息收集是指通过各种方式获取所需信息的过程。信息收集是秘书信息工作的基本内容，也是信息工作的关键一步。
在市场经济条件下，竞争成为企业生存的常态。知己知彼，方能百战不殆。信息成为我们展开市场竞争的基础，信息的收集更是重中之重。作为企业员工，要清晰认识到信息的重要性，树立主动收集信息的意识。秘书人员更是要肩负起收集信息的重任。秘书收集信息的多少、质量的高低等都直接影响到信息工作的质量，进而影响企业的决策。一家企业只有收集了大量正确、全面的信息，领导层才能做出科学的企业发展决策。
市场经济环境下，任何企业每天都要面对生存、发展所带来的各种问题。在今天的商业竞争中，谁掌握了充分的信息，谁就能在商战中掌握主动权。日本企业在世界范围内都有重要影响力和强大的竞争力，与其重视信息工作是紧密相关的。
一、确定信息收集的范围
在现代市场经济条件下，企业所面临的生存环境越来越复杂多变。面对企业周围存在的各类信息，秘书只有明确信息收集的范围和收集重点，才能做好信息工作。
从宏观角度分析，秘书收集信息的范围包括以下几个方面。
（一）企业信息
（1）企业基础资料：企业历史、基本状况简介、规章制度、经营业绩、科研成果、各项荣誉等。
（2）企业概括：包括企业名称、性质、地址、电话及传真、网址、业务范围、主要产品、近年业绩情况。
（3）企业财务状况：包括企业注册资本、负债情况、盈利状况等。
（4）企业信誉与信用等级情况。
（5）企业背景：企业历史、企业组织结构、股东情况及股东变化、企业领导层及主要领导人情况。
（6）企业经营活动信息：企业开展各类经营活动的动态信息，包括产品研发、生产、上市、销售等环节信息；生产工艺革新、生产设备更新；公关宣传活动、企业文化建设活动等。
（二）合作伙伴信息
企业的合作伙伴主要包括以下几种。
（2）从事公司产品或服务代理、批发、零售业务的销售商。
（3）为公司经营管理提供物流、金融、咨询、市场推广、研发等各项服务的服务商。
秘书应收集企业所有合作伙伴的信息，包括合作伙伴的企业或组织概括、财务状况、信誉与资信、企业经营状况、企业背景等。
（三）市场信息
企业市场信息包括以下几个方面。
（1）行业信息 公司主要业务或产品所处行业的市场消费动态、供需趋势、各种会展机会、技术发展趋势、价格趋势、产品功能发展趋势等。
（2）本公司产品信息公司产品基本情况、生产销售情况、市场占有率、消费者满意情况、与同类产品比较等。
（3）客户及消费者信息 客户的资信、经营方式与范围、经营能力、市场营销特点、市场占有率及客户有关背景方面的信息。消费群体基本情况、主要特征、消费趋势等。
（4）竞争对手信息 竞争对手基本信息、产品与技术信息、新产品研发、营销战略与特点、重要公关活动等。(www.xing528.com)
（四）法律政策信息
任何一家公司都必须在国家相关法律和政策下开展经营管理活动。正确理解和执行国家法律法规，充分利用国家政策，既能够保障企业利益不受侵害，又能改善企业与政府之间的公共关系。秘书不仅要收集我国现有的法律、政策、规定，还应注意收集与公司有业务往来公司所在地的法律政策。
（五）宏观经济金融信息
随着我国外向型经济不断发展，我国企业参与国际商务活动日益频繁，我国经济与世界经济关系日趋紧密。2008年因美国次贷危机导致的世界金融危机也严重影响了我国经济发展。在长三角、珠三角等区域，很多从事对外贸易的中小型企业纷纷破产。2008年10月，一些大型公司也出现破产等情况。现代企业发展与世界经济局势已经密不可分。因此，秘书应收集国内外宏观经济信息和金融信息。经济信息包括宏观经济动态、国家经济政策、经济发展导向等；金融信息包括国内外金融动态、外汇汇率变化、国际国内证券市场行情、贸易对象国利息汇率、投资、信贷信息等。
（六）交际活动信息
凡是企业领导要参加的各种交际活动，秘书都要及时掌握相关方面的信息。秘书要迅速掌握会见活动的内容、时间、地点、具体要求等情况；设法掌握对方背景材料、生活习惯、饮食特点、嗜好、忌讳等情况；明确领导对这次会见的指示或批示。
二、秘书信息收集的重点
秘书的信息收集范围比较广泛，因此在实际工作中，秘书人员必须根据自身所处企业的组织规范程度、规模大小、岗位职责等来确定信息收集的重点。秘书在把握信息收集重点时，必须围绕服务领导来展开信息收集。
（一）与领导业务有关的信息
秘书应围绕领导的中心业务工作（即领导所分管的工作）收集信息，服务领导决策。对于组织管理比较规范、结构健全的企业，信息收集的任务会分解到具体的部门。比如发展战略部负责收集与公司发展相关的政策信息、行业信息等：市场部负责收集市场信息、消费者调查信息等；研发部收集有关新技术的信息。因此，秘书应根据所服务领导的中心工作开展信息收集工作，重点突出，才能提高信息收集的效率和质量。
（二）领导交际活动信息
秘书收集信息的另一个重点是领导的交际活动信息。为领导安排交际活动是秘书工作的一项重要内容。在“人情即商情”的现代社会，老板的人脉范围将直接影响其“财脉”的发展，而作为领导左膀右臂的秘书，当之无愧地为老板安排商务宴请等活动。在安排领导交际活动中，为领导收集相关信息，能提高交际活动的针对性、有效性。秘书要做好为领导在交际活动中收集信息的工作，必须在日常生活中做有心人，注意积累诸如各类餐厅位置、特色、环境特点等信息。
三、信息收集的原则
信息，是企业决策的基础和依据，是竞争的先导，是制胜的法宝。信息收集要有目的、有计划、有组织地进行，并遵循以下几点原则。
（一）针对性原则
在商品经济条件下，信息存在的范围极广、内容复杂、形式多样，而企业在某一时期的信息需要总是特定的、有限的。如果信息收集工作没有明确的方向，毫无边际地漫天撒网，就会白白浪费人力、物力、财力，因此，信息收集工作应当从企业的实际需要出发，针对其当前和今后一段时间内的科研、生产、市场经营活动的需要，按照各种不同专业和课题特点，有目的、有选择地进行。只有这样，才能把有限的人力、物力、财力用在最需要的地方。
（二）及时性原则
市场情况瞬息万变，在市场竞争中开展经营活动的各个企业，信息是否灵通，对市场的变化反应是否敏捷，能否及时地抓住各种有利机会并迅速地采取相应的措施，直接关系到竞争的成败和整个企业的兴衰。因此，开展企业信息收集工作要有高度的时间观念，一旦发现与企业有关的信息线索，就应立即追踪，迅速获取。只有这样，才能及时地满足企业的信息需要，使企业能适时地做出各种相应的决策，在竞争中立于不败之地。如果秘书对市场信息反应迟钝，行动缓慢，经常提供一些过时的市场信息，就会使企业因决策落后于市场变化的形势而在竞争中失败，甚至遭遇到破产的命运。因此，日本经济信息专家古场常昭在《技术情报收集和应用》一文中这样强调：“往往有这种情报，一个准确程度百分之百的情报，其价值还不如一个准确程度百分之五十但赢得了时间的情报。特别在激烈竞争之际，企业采取对策慢了一步，就可能遭毁灭性的命运。”
（三）可靠性原则
可靠性是信息收集过程中必须严格遵循的一条基本原则，它要求收集各种数据、图表、描述性资料或检索文献等，都必须确实有据，要坚决剔除捕风捉影的传闻或假信息，否则，将会使用户深受其害。这是因为收集市场信息是为了给企业的决策提供可靠的依据，如果信息不准确，就可能导致企业决策失误，在经营中遭到失败。因此，我们的信息收集工作必须力求准确可靠。我们不应忽视各种道听途说的消息，但也不可把它们都当做可靠的信息，而只能把它们作为线索顺藤摸瓜地追寻这些信息的确切来源。对于所获得的每一种情报，尽可能地弄清楚它的出处、产生时间和具体情况，取得必要的旁证，才能充分地保证市场信息的准确性。
（四）系统性原则
系统性原则是指所搜集的情报不能是片面的、支离破碎的，而必须是比较全面的，具有内在联系的。一方面从信息收集的总体来看，决不可孤立地去获取某一方面或片段的信息，而应当系统地收集企业决策所需要的不同方面、不同层次的信息，从而为企业进行各种决策提供比较充分的信息依据。另一方面，就每一种具体问题的信息来说，也应当避免片面性，只有系统地去收集有关这一问题的历史、现状和变化趋势的信息，才能比较全面地把握这一问题的本质和规律性。
（五）道德性原则
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