熟悉秘书信息工作的主要内容

任务一　熟悉秘书信息工作的主要内容

秘书信息工作是指秘书部门或秘书个人采集、处理信息的一切活动。企业秘书信息工作实际上包含了企业秘书部门对信息的收集与处理及对市场信息的调查处理两部分。前者指的是企业秘书的日常信息处理，后者是根据企业运营的需要，为了解决经营、销售、新产品开发、制定价格战略等问题，主动进行有目的、有要求、有特定市场范围的市场信息调查。前者是企业秘书机构作为企业信息网络中枢的信息处理，后者是指企业秘书协调企业营销、策划及专职的市场调查员和推销员所做的市场信息调查和综合处理。两者虽然各有分工，但其都是为企业经营决策服务的，这是企业秘书信息工作的根本宗旨。因此，两者相互补充，相互配合，形成一个整体，共同构成企业经营决策不可缺少的支撑系统。

一、秘书日常信息工作的主要内容

秘书是为企业决策层或上司个人服务的，通过向上司提供有效信息，从而辅助上司决策是秘书分内的工作。秘书日常信息工作的主要内容包括下列几个方面。

（一）日常中的信息工作

秘书日常事务工作包括值班、接打电话、接待工作、安排活动。在处理这些办公室日常事务工作中，必须按照特定工作内容的需要，做好信息工作。

（二）会务工作中的信息工作

会议是信息沟通、信息处理的重要手段。开会的过程就是信息交流、信息处理的过程。秘书的会务工作实际上是确保会议信息有效流动，实现会议想要达成的目的。因此，秘书要做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作，做到多听、多记、多想，全面地收集并掌握第一手资料。

（三）文书处理中的信息工作

办文是秘书的重要工作，文书是领导了解信息的重要传递载体。秘书每天都要处理大量的文书，从文书的起草、制作到文书的分发、收文、传阅、归档就是信息工作的整个流程。

二、秘书市场信息工作的主要内容

秘书通过商情、广告、报表、凭证、合同、货单、文件、书信、语言、图像等途径广泛收集反映市场上商品生产、交换、流通、消费等有关方面的数据和资料，比如股市行情、银行利率变化、市场需求、原料价格等。

三、秘书信息工作的特殊性(www.xing528.com)

（一）服务的特定性

信息是人类的财富，所有人都可以利用信息。但是不同的人利用的目的是不一样的。秘书的信息服务具有特定性，信息工作主要是为上司或领导团体服务，这是秘书信息工作的根本出发点和落脚点。

（二）内容的全面性

秘书信息的搜集要满足企业发展各个时期、各个环节的信息需求，包括市场、行业、对手、经济、政治、环境等多层面的信息。信息系统的目的是构建企业“竞争全息图”、消除“信息孤岛”。因此，信息搜集要制订完整的计划，信息数据也要分门别类，使企业内部各个管理层面都能分享有关联的信息。因此，信息收集的内容要具有全面性。

（三）渠道的多样性

信息工作的关键是要全方位注重信息资源的有效整合。人际网络关系往往能得到公开渠道所无法获得的信息，而这些信息能对企业快速反应产生影响。如融洽地保持与行业专家、权威人士、商务机构的商业往来，互通有无；定期与合作伙伴举办气氛轻松、主题聚焦的沙龙会议；在公共社交场所，如各类展销会、订货会、新闻发布会、学术研讨会等是行业企业汇聚的平台，也是获取信息情报最重要的机会与场所，通过参加这些会议可以获取大量文献资料、人际信息等。另外，不同层次的人，包括领导、职员，甚至清洁工人都可能成为获取重要信息的来源。

（四）时间的全天性

信息无处不在，无时不在。秘书人员随时随地都应该做好信息收集的准备。即使是在工作之余或节假日期间，都可以关心并搜集与企业相关的信息，并及时与企业信息管理者进行沟通和反馈，需要持之以恒，如此必有成效。全天候的工作要求秘书要有较高的信息工作责任意识。

四、秘书常备的信息资料

秘书在工作中经常要查阅和利用信息，所以在办公室中应备有常用的信息资料，以便随时翻阅。

秘书常备的信息资料有参考书（包括工作用参考书、手册、百科全书、字典与词典、年鉴）、报纸期刊、统计资料、地图册、内部文献、人名地址录、广告材料和宣传品，以及有关政府出版物、法律法规汇编、政策汇编等。