ACCESS数据库技术及应用教程-宏创建与运行

【任务引导】

宏是Access中的一个对象，是由一个或多个操作组成。它的一个操作是由一段程序（代码）构成，它的操作程序已经由Access系统生成，用户只需掌握宏操作的名称，不必关心程序的具体内容，宏能够自动执行一个或多个操作来完成一个或多个任务。如打开一个窗体，只要在宏中输入Open Form，执行宏就能打开一个指定的窗体。一个宏中可设计一个或多个操作，当宏中有多个操作时，按照从上到下的顺序执行。

【知识储备】

知识点1　宏设计窗口

创建宏时必须在宏设计窗口中进行。在“创建”选项卡中单击“宏与代码”组中的“宏”按钮，打开宏设计窗口，如图6-1所示。在“添加新操作”下拉列表中选择一个宏操作，或在“操作目录”窗格中选择一个宏操作双击，打开相应宏的设置参数框，然后进行设置。如选择OpenForm（打开窗体），在如图6-2中设置相应的参数。

图6-1　宏设计窗口1

图6-2　宏设计窗口2

知识点2　常用宏操作

Access 2010提供了70多种宏操作。用户可以利用这些宏操作设计出各种各样的应用程序。根据用途可将这些宏操作分为以下几类：

（1）信息提示。在程序运行过程中给出相关提示信息，如弹出提示消息框、发出声音等。

（2）对数据库对象进行操作。在任意视图模式中打开或关闭数据表、查询、窗体或报表及窗口操作。

（3）自定义菜单栏、工具栏。

（4）其他操作。如查找、复制、输出数据等。

详细的宏操作如表6.1所示。

表6.1　宏操作明细表

知识点3　宏的分类

Access中的宏对象可分为简单宏、条件宏和宏组3类。

（1）简单宏中有一个或多个宏操作，按照自上而下的顺序执行。

（2）条件宏是在对应的宏操作中写上要执行操作的条件，当满足条件时，该操作才执行，否则不执行，继续执行下一个操作。在Access2010中条件宏是使用If…EndIf的形式，If作为一个宏的操作，相应的操作是嵌套在If中。操作方法是先添加If操作，在If框中写上相应的条件，然后在If操作中添加相应的操作。

（3）宏组是由多个有宏名的操作组成的宏，宏组直接运行时，只有第一个宏运行，其余的宏不运行。要运行宏组中的宏，常常采用窗体或报表中触发控件的事件或菜单等方法。

知识点4　运行宏

宏创建后，只有运行宏才能完成其应有的功能，运行宏有以下几种方法：

（1）在导航窗格中，双击要运行的宏。

（2）在“数据库工具”选项卡中，单击“宏”组的“运行宏”按钮。

（3）在导航窗格中，右击要运行的宏，在快捷菜单中选择“运行”。

（4）当宏在设计窗口时，在“宏工具设计”选项卡的“工具”组中，单击“运行”按钮，或按F5键。

知识点5　自启动宏

宏名为autoexec的宏是一个特殊的宏，该宏可以在每次打开数据库时自动运行。若在打开数据库时不想运行它，可以在打开数据库的同时按住Shift键取消自启动宏的打开。

【工作任务】

【案例6-1】创建一个简单宏“退出系统”，运行宏后显示一个“感谢您的使用，再见！”的消息框，然后关闭消息框的同时关闭Access系统。

【案例效果】图6-3是退出系统消息框，通过本案例可以学会创建简单宏的方法，并会用消息框制作提示信息。

图6-3　退出系统消息框

【设计过程】

（1）打开“教学管理”数据库，在“创建”选项卡的“宏与代码”组中单击“宏”按钮，打开如图6-1所示的设计器。

（2）在“添加新操作”下拉列表中选择“MessageBox”，在“消息”框中输入“感谢您的使用，再见！”；在“发嘟嘟声”框中选择“是”，当弹出消息框时发出嘟声；在“类型”框中选择“信息”，以在消息框中显示消息图标；在“标题”框中输入“退出系统”，以在消息框中显示标题。

（3）在“添加新操作”下拉列表中选择“QuitAccess”，在“选项”下拉列表中选择“退出”，设计器中的内容如图6-4所示，保存并关闭“退出系统宏”。

图6-4　退出系统宏设计器

【案例6-2】利用宏启动登录窗口，在登录窗口中，当输入正确的用户名“user”和密码“123456”时，单击“登录”按钮，显示一个“欢迎使用教学管理系统”消息框，同时关闭登录窗口；当输入的用户名和密码不正确时，显示“您输入有误，请重新输入”消息框，同时将用户名和密码框置空。

【案例效果】图6-5是登录窗口。通过本案例可以学会条件宏的制作方法，利用窗体控件设置宏的操作条件和使用窗体控件运行宏。

图6-5　登录窗口

【设计过程】

（1）首先在窗体设计视图中制作登录窗体，窗体由2个标签、2个文本框和2个命令按钮组成，如图6-6所示。窗体格式如图6-7所示，“密码”文本框数据格式为“掩码”方式。

图6-6　登录窗体设计视图

图6-7　登录窗体格式

（2）制作“登录”宏。根据本任务的要求，当满足条件时操作才能执行，为此该宏必须是一个条件宏。当设计一个条件宏时，操作是嵌套在“If…End If”中的。在“创建”选项卡的“宏与代码”中，单击“宏”按钮，打开宏设计器，按以下设置宏操作：

①OpenForm

窗体名称：登录

视图：窗体

窗体模式：普通

②条件（If）：[Forms]![登录]![用户名]="user" And [Forms]![登录]![密码]="123456"

MessageBox

消息：欢迎使用教学管理系统

发嘟嘟声：是

类型：信息

标题：欢迎

③条件（If）：[Forms]![登录]![用户名]="user" or [Forms]![登录]![密码]<>"123456"

MessageBox

消息：您输入有误，请重新输入！

发嘟嘟声：是

类型：警告！

标题：出错了

④条件（If）：[Forms]![登录]![用户名]="user" or [Forms]![登录]![密码]<>"123456"

SetLocalVal

名称：[Forms]![登录]![用户名]

表达式：“”

⑤条件（If）：[Forms]![登录]![用户名]="user" or [Forms]![登录]![密码]<>"123456"

SetLocalVal

名称：[Forms]![登录]![密码]

表达式：“”

⑥Close(www.xing528.com)

对象类型：窗体

对象名称：登录

保存：提示

结果如图6-8所示，保存宏为“登录（宏启动）”，关闭宏设计器。

图6-8　登录宏设计器

（4）在“登录”窗体设计视图中，右击“登录”按钮，在属性表窗口中选择“单击”事件为“登录”宏，如图6-9所示。

图6-9　登录按钮事件

（5）在“登录”窗体设计视图中，右击“退出系统”按钮，在属性表窗口中选择“单击”事件为“退出系统”宏，如图6-10所示。

图6-10　退出系统按钮事件

（6）保存并关闭“登录”窗体。运行“登录（宏启动）”宏，将打开如图6-5登录窗口，当输入正确的用户名和密码，单击“登录”按钮时，会弹出“欢迎”消息框，当输入不正确时，会弹出“出错了”消息框。

【案例6-3】利用宏创建一个学生成绩等级判断窗口，当成绩在一个等级范围内时，显示该等级的信息。成绩大于90为“优秀”；成绩大于等于80小于90为“良好”；成绩大于等于60小于80为及格；成绩小于60为“不及格”。

【案例效果】图6-11是学生成绩等级判断窗口。通过本案例的学习可以进一步熟练条件宏的创建和应用。

图6-11　学生成绩判断窗口

【设计过程】

（1）首先在窗体设计视图中制作“学生信息”窗体，窗体中有6个标签、6个文本框和3个命令按钮组成，如图6-12所示。窗体中文本框数据来源为“显示学生成绩”查询。

图6-12　学生信息窗体

（2）制作“判断成绩等级”宏。根据本任务的要求，成绩区间不同，显示的等级不同，必须创建条件宏。打开教学管理数据库，在“创建”选项卡中，打开宏设计器，在宏设计器中按照下列步骤设置宏操作，宏设计器中的内容如图6-13所示。

①OpenForm

窗体名称：学生信息

视图：窗体

窗体模式：普通

②条件：[Forms]![学生信息]![成绩]>=90

MsgBox

消息：成绩为“优秀”

发嘟嘟声：是

类型：无

标题：成绩等级

③条件：[Forms]![学生信息]![成绩]<90 And [Forms]![学生信息]![成绩]>=80

MsgBox

消息：成绩为“良好”

发嘟嘟声：是

类型：无

标题：成绩等级

④条件：[Forms]![学生信息]![成绩]<80 And [Forms]![学生信息]![成绩]>=60

MsgBox

消息：成绩为“及格”

发嘟嘟声：是

类型：无

标题：成绩等级

⑤条件：[Forms]![学生信息]![成绩]<60

MsgBox

消息：成绩为“不及格”

发嘟嘟声：是

类型：无

标题：成绩等级

⑥StopMacro停止宏。当本宏运行一遍后要停止等待下一条记录的学生成绩。

保存宏为“判断成绩等级”，关闭宏设计器。

图6-13　判断成绩等级宏设计器

（3）在“学生信息”窗体设计视图中，右击“判断成绩等级”按钮，在属性表窗口中选择“单击”事件为“判断成绩等级”宏，保存并关闭“学生信息”窗体。

（4）运行“判断成绩等级”宏，将打开如图6-11“学生成绩等级判断”窗口，单击“判断成绩等级”按钮，按照每个学生成绩的范围，显示相应的等级信息。单击“下一记录”或“上一记录”来查看每个学生的成绩等级。

【案例6-4】创建学生统计宏组。由“各班人数”宏、“选课成绩总分大于300”、“学生平均成绩和最高成绩”宏组成，能够分别统计各班人数和选课成绩总分大于300的学生信息和成绩及学生平均成绩和最高成绩。该宏组由一个窗体中的3个命令按钮分别运行。

【案例效果】该案例的宏组打开“班级人数”、“选课成绩大于300”2个窗体和“学生成绩汇总表”查询组成，宏组由“学生统计”窗体中的三个命令按钮分别引导运行。通过本案例可以学会创建宏组的方法。

【设计过程】

（1）首先制作学生统计窗体，如图6-14所示。

图6-14　“学生统计”窗体

（2）制作“学生统计”宏组。在“创建”选项卡中，打开宏设计器，在右侧的“操作目录”中双击“Submacro”，添加第一个带子宏的操作，“子宏：（宏名）”为“班级人数”，在子宏中添加“OpenForm”操作，窗体为“各班人数”；用同样的方法添加第二个带子宏的操作，宏名为“选课成绩总分大于300”，添加操作为“打开总分大于300”的学生窗体；添加第三个带子宏的操作，宏名为“学生平均成绩和最高成绩”，添加新操作选择“OpenQuery”，查询名称为“学生成绩汇总表查询”，如图6-15所示，保存并关闭宏。

图6-15　“学生统计”宏组设计器

（3）将“学生统计”窗体中的“班级人数”按钮的单击事件设置为宏“学生统计.班级人数”；将“选课总成绩大于300”按钮的单击事件设置为宏“学生统计.选课成绩总分大于300”，将“学生平均成绩和最高成绩”按钮的单击事件设置为宏“学生平均成绩和最高成绩”。

（4）运行“学生统计”窗体，单击“班级人数”按钮，打开各班人数窗体，如图6-16所示。

图6-16　班级人数窗体

（5）在“学生统计”窗体中，单击“选课总成绩大于300”按钮，打开选课总成绩大于300窗体，如图6-17所示。

图6-17　“总分大于300的学生”窗体数据表视图

（6）在“学生统计”窗体中，单击“学生平均成绩和最高成绩”按钮，打开“学生成绩汇总表查询”，如图6-18所示。

图6-18　“学生成绩汇总表查询”

【实战演练】

1.创建一个宏。功能为打开“学生表”、“教师表”和“选课表”三个数据库表。

2.创建学生查询宏组查询学生信息。学生查询宏组数据来源：案例3-6“按学号查询”、案例3-7“按姓氏查询”、案例3-8“按性别和政治面貌查询”。通过图6-19所示窗体中的按钮运行宏组。

图6-19　学生查询

【任务评价】