【任务引导】
一般情况下，在向表中输入数据时，人们不会有意安排输入数据时的先后顺序，而是只考虑输入的方便性，按照数据到来的先后顺序输入。但若要从这些杂乱的数据中查找需要的数据就比较困难。为了提高查找的效率，需要重新整理数据，对此最有效的方法是对数据进行排序和筛选。
【知识储备】
知识点1 排序记录
排序是根据表中的一个或多个字段的值对表中所有记录重新排列。排序有升序和降序两种方式。
1.排序规则
在Access中，不同的字段类型，排序规则有所不同，具体规则如下：
（1）英文按字母顺序排序，升序时按A到Z排列，降序时按Z到A排列。
（2）中文按拼音字母的顺序排序，升序时按A到Z排列，降序时按Z到A排列。
（3）数字按数字大小排序，升序时从小到大排列，降序时从大到小排列。
（4）日期和时间字段，按日期的先后顺序排序，升序时按从前向后的顺序排列，降序时按从后向前的顺序排列。
（5）数据类型为备注、超级链接或OLE对象的字段不能参与排序。
2.简单排序
简单排序就是基于一个或多个相邻字段进行排序。简单排序可以分为单字段排序和多字段排序两种。
（1）单字段排序。排序依据为一个字段。在数据表视图中，将光标定位在排序字段的任意位置，单击“开始”选项卡中的“排序与筛选”组中的“升序”或“降序”按钮，即可完成排序工作。
（2）多字段排序。排序依据为多个相邻字段。在多字段排序时，左侧的字段将优先排序，只有左侧的字段值相同时，才会按右侧的字段值进行排序。多字段排序的操作方法与一个字段相似，只是需要先选择多个相邻字段，再单击“开始”选项卡中的“排序与筛选”组中的“升序”和“降序”按钮，完成排序工作。
3.高级排序
高级排序可以对多个不相邻的字段排序，并且各个字段可以采用不同的排序方式。
知识点2 筛选记录
筛选的作用是从数据表中将满足条件的记录查找并显示出来。筛选时用户必须设定筛选条件，然后Access执行筛选并显示符合条件的记录。Access提供了4种筛选记录的方法。
（1）按选定内容筛选。按选定内容筛选是指选择表中的字段值，然后在表中查找出包含该值的记录。这种筛选方法是筛选中最简单最快速的方法。
（2）按窗体筛选。按窗体筛选记录时，Access将数据表变成一个记录，并且每个字段是一个下拉列表，用户可以从每个下拉列表中选取一个值作为筛选的内容。
（3）使用筛选器筛选。按筛选目标筛选是在“筛选目标”框中输入筛选条件后Access按指定条件筛选。
（4）高级筛选。高级筛选可以进行复杂条件的筛选，不仅可以进行记录筛选，而且可以对筛选结果进行排序，其功能比前几种筛选更强大。
（5）清除筛选。在完成筛选后，经常需要将筛选取消，恢复到筛选前的状态以便查看整张表中的数据。取消筛选操作可以执行“开始”选项卡中“排序和筛选”组中的“高级”按钮，从弹出的下拉菜单中选择“清除所有筛选器”命令。
【工作任务】
【案例2-21】在“教师表”中按“年龄”字段升序排列。
【案例效果】图2-47是“教师表”按“年龄”升序排序后的结果。通过本案例的学习，可以学会单字段排序的方法。
图2-47 按“年龄”字段升序排列
【设计过程】
（1）用“数据表视图”打开“教师表”。
（2）单击“年龄”字段列，然后单击“开始”选项卡中的“排序和筛选”组中的“升序”按钮即可。排序结果如图2-47所示。
【案例2-22】在“教师表”中按“性别”和“年龄”两个字段降序排列。
【案例效果】图2-48是“教师表”按“性别”和“年龄”字段降序排序后的结果。通过本案例的学习，可以学会相邻多字段排序的方法。
图2-48 按“性别”和“年龄”字段降序排列
【设计过程】
（1）用“数据表视图”打开“教师表”。
（2）单击“性别”字段列，然后按住Shift键，再单击“年龄”字段列，然后单击“排序和筛选”组中的“降序”按钮即可。排序结果如图2-48所示。
【案例2-23】在“教师表”中筛选出职称为“讲师”的教师。
【案例效果】图2-49是“教师表”中按内容筛选出职称为“讲师”的教师的结果。通过本案例的学习，可以学会按选定内容筛选记录的方法。
图2-49 按内容筛选出职称为“讲师”的教师
【设计过程】
（1）用“数据表视图”打开“教师表”，单击“职称”字段列任一行，在“职称”字段中找到“讲师”，并选中。
图2-50 筛选选项
（2）在“开始”选项卡的“排序和筛选”组中，单击“选择”按钮，弹出下拉菜单，如图2-50所示。从下拉菜单中选择“包含‘讲师’”，Access将根据选项，筛选出相应的记录，如图2-49所示。
【案例2-24】在“教师表”中筛选出职称为“副教授”的教师。
【案例效果】图2-51是“教师表”中按窗体筛选出职称为“副教授”教师的结果。通过本案例的学习，可以学会按窗体筛选记录的方法。
图2-51 按窗体筛选出职称为“副教授”的教师
【设计过程】
（1）用“数据表视图”打开“教师表”。
（2）在“开始”选项卡的“排序和筛选”组中选择“高级”下拉菜单中的“按窗体筛选”，出现“按窗体筛选”窗口，在“职称”列的下拉列表框中选择“副教授”，如图2-52所示。
图2-52 按窗体筛选窗口
（3）单击“高级”下拉菜单中的“应用筛选/排序”命令。筛选结果如图2-51所示。
【案例2-25】在“教师表”中筛选出学历是“大学本科”的教师。
【案例效果】图2-53是“教师表”中用筛选器筛选出学历为“大学本科”的教师的结果。通过本案例的学习，可以学会用筛选器筛选记录的方法。
图2-53 用筛选器筛选学历为“大学本科”的教师
【设计过程】
（1）用“数据表视图”打开“教师表”，单击“学历”字段列任一行。
（2）在“开始”选项卡的“排序和筛选”组中选择“筛选器”按钮或单击“学历”字段名行右侧下拉箭头。
（3）在弹出的下拉列表中，取消“全选”复选框，选择“大学本科”复选框，如图2-54所示。单击“确定”按钮，系统显示筛选结果。如图2-53所示。
图2-54 设置筛选选项
【案例2-26】在“教师表”中筛选2005年以前参加工作的男副教授，并按工作时间的先后顺序排序。
【案例效果】图2-55是“教师表”中用高级筛选筛选出2005年以前参加工作的男副教授的结果。通过本案例的学习，可以学会用高级筛选筛选记录的方法。
图2-55 高级筛选筛选出2005年以前参加工作的男副教授的教师
【设计过程】
（1）用“数据表视图”打开“教师表”。
（2）在“开始”选项卡的“排序和筛选”组中的“高级”下拉菜单中的“高级筛选/排序”命令，打开“高级筛选/排序”窗口。
（3）单击设计网格中第1列“字段”行，选择“工作时间”，在相应的条件框内输入“<# 2005-01-01#”，并选择“排序”行中的“升序”；单击第2列的字段行，选择“性别”，在相应的条件框内输入“男”；单击第3列的字段行，在相应的条件框内输入“副教授”，如图2-56所示。
图2-56 筛选条件的设定
（4）单击“高级”下拉菜单中的“应用筛选/排序”命令。筛选结果如图2-55所示。
【提示】排序的结果保留，而筛选的结果不保留。也就是说，关闭表在重新打开表后，记录的显示顺序是上次排序后的顺序，而且显示全部记录。(www.xing528.com)
【实战演练】
1.对“学生表”中“出生日期”字段升序排序。
2.对“学生表”中“出生日期”和“班级”两个字段降序排序。
3.在“教师表”中先按“性别”字段升序排序，在性别相同的情况下再按“职称”的降序排序，如果“职称”相同的情况下，再按“工作时间”的降序排序。
4.在“学生表”中按内容筛选方法筛选出1992年以前出生的学生记录。
5.在“教师表”中按窗体筛选出职称为“博士”的教师记录。
6.在“教师表”中用筛选器筛选出不是“讲师”的教师记录。
7.在“教师表”中用高级筛选的方法筛选出年龄小于45岁，性别为女以及职称为“教授”的记录，筛选结果按工作时间的降序排序。
【任务评价】
【习题】
一、单选题
1.下列选项中错误的字段名是（ ）。
A.name B.a1 C.a bc D.a!C
2.Access2010中的字段数据类型不包括（ ）。
A.文本 B.计算 C.通用 D.附件
3.如果表中有“联系电话”字段，若要确保输入的联系电话只能为8位数字，应将该字段的输入掩码设置为（ ）。
A.00000000 B.99999999 C.######## D.????????
4.通配任何单个字母的通配符是（ ）。
A.# B.! C.? D.[ ]
5.通配多个字母的通配符是（ ）。
A.# B.! C.* D.%
6.若要求在文本框中输入文本时达到密码“*”的显示效果，则应设置的属性是（）。
A.默认值 B.标题 C.密码 D.输入掩码
7.要在输入某日期/时间型字段值时自动插入当前的系统日期，应在该字段的默认值属性框中输入（ ）表达式。
A.date（） B.DATE[ ] C.TIME（） D.TIME[ ]
8.数据表中的“行”称为（ ）。
A.字段 B.数据 C.记录 D.数据视图
9.默认值设置是通过（ ）操作来简化数据输入。
A.清除用户输入数据的所有字段 B.用指定的值填充字段B
C.清除重复输入数据的必要 D.用与前一个字段相同的值填充字段
10.在数据表中要限制输入成绩的值必须在0～100分，应该设置字段的（ ）。
A.默认值 B.有效性规则 C.输入掩码 D.字段类型
11.用户在自行定义表之间的关系之前，应该把要定义关系的所有表（ ）。
A.打开 B.关闭 C.关联 D.冻结
12.下列字段的数据类型，不能作为主键的是（ ）。
A.文本型 B.数字型 C.备注型 D.日期/时间型
13.记录的操作不包括哪一项（ ）。
A.筛选记录 B.添加记录 C.修改记录 D.删除记录
14.“按选定内容筛选”允许用户（ ）。
A.查找所选的值 B.键入作为筛选条件的值
C.根据当前选中字段的内容，在数据表视图窗口中查看筛选结果
D.以字母或数字顺序组织数据
15.以下哪个字段是文本型（ ）。
A.工资 B.婚否 C.年龄 D.职工号
16.以下哪个字段可以设置为“是/否”型（ ）。
A.电话号码 B.家庭住址 C.婚否 D.基本工资
17.以下哪个字段是数字型（ ）。
A.基本工资 B.邮政编码 C.职工号 D.姓名
18.以下哪个字段是OLE对象型的（ ）。
A.年龄 B.姓名 C.性别 D.照片
19.要让输入的所有字符以大写显示，应在“格式”属性框中输入（ ）。
A.< B.> C.# D.@
20.若将“产品编号”的“格式”属性设置为@@-@@@，则输入CP001时，将会显示（ ）。
A.CP001 B.CP-001 C.CP?001 D.CP 001
二、填空题
1.记录的操作包括：添加记录、________、________。
2.表之间的关系可以分为三类：_______、________、________。
3.要修改表的结构，只能在_视图中进行。
4.修改字段包括修改字段的名称、________、说明等。
5.Access中，可以在_________视图中打开表，也可以在设计视图中打开表。
6.如果希望两个字段按不同的次序排序，或者按两个不相邻的字段排序，须使用_______窗口。
7.在输入数据时，如果希望输入的格式标准保持一致或希望检查输入时的错误，可以通过设置字段的________属性来设置。
8.Access中，空值用_______来表示。
9.Access提供了两种数据类型的字段保存文本或文本和数字的组合数据，这两种数据类型是________、_______。
10.在Access中，每个表必须有一个字段能够唯一标识一个记录，这个字段成为_______。
11.在Access中，有3种类型的索引：分别是________、________、________。
12.一个表只能有一个主键，当设置另一个字段为主键时，原来的主键会自动_________。
13.排序是指对记录按照某种特定的顺序排列显示，有两种方式：________和___________。
14.表有两种视图，________和________。
15.为了提高输入效率，避免重复输入，经常要设置字段属性的________。
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