该组织结构形式适用于规模庞大、服务种类齐全的大型会展公司。
3.2.2 会展企业主要职能部门的设置
会展企业的职能部门划分是依据参展商在展会期间的活动类型,会展企业所做相应具体安排进行的。这种划分应该既考虑部门划分的科学性,又兼顾会展服务的质量与效率。一般来说,会展企业的职能部门主要有:
1)策划部
策划部是会展企业基础部门,其主要工作是企业策划和展出策划两部分。企业策划主要是对整个会展企业形象的策划、组织的包装等。而展出策划则是指制订展览工作方案,主要是列明工作事项,安排人员的责任范围,安排工作进程、费用支出等。展览是一项复杂工程,详细而合理的展览策划工作是保证各方人员按时、按质、按量完成各项工作必不可少的环节之一。可以说,展会策划是会展的基础工作,也是核心工作。
2)业务部
业务部是会展企业的重要部门之一,企业盈利与否与业务部招商业绩息息相关,成绩斐然的业务部能激发企业活力,推动企业进入良性循环圈。会展企业业务部的主要职责是招商,即招徕和联系参展商,说服他们来参展,故有些企业直接设立招商部。其具体工作包括招展宣传、选择参展者、组织展览团。招展宣传包括宣传和联络两种方式,宣传对象是全体潜在参展者,而联络的主要对象是重要的潜在参展者。对申请参展的公司要依据事先约定的参展标准进行公平合理的选择,并召开筹备会,对入选的参展商进行展前“培训”,签订合同,还要与相关部门联络,谈好合作条件,做好准备工作。除此之外,业务部的其他工作还包括展品运输,展台设计与施工等。
3)市场部
市场部主要负责新闻宣传,广告策划实施,协调与各社会团体或政府的关系等。宣传工作是展出成功的基础保证,其手段主要是广告与联络,如查发信函、登门拜访、电话联系、媒体广告、印发资料等。公关的主要目的是争取与企业有关单位的理解与支持,特别是争取得到新闻媒体、政府机关等影响力比较大的单位的认可与帮助。市场部工作的具体内容还包括:制订年度场馆销售计划;根据市场变化,对价格政策的制定和修正提出建议并报请企业领导批准后执行;审核参展单位的资质;负责场馆营销,签订场馆出租合同;执行合同收款;负责有关展览会的报批手续;等等。
4)信息部
信息部负责展览会的通信、网络数据的租赁业务,以及会展企业信息系统的规划、建设与维护,应用软件及办公电脑、耗材的采购与管理,同时还负责企业内部的通信系统以及网络的建设与保障工作等。
5)管理部
管理部包括对展台准备工作的管理,展台后续工作的管理以及展会整体评估工作管理等,有些企业称之为会务部。管理部与业务部都是实战工作部门。如果说业务部主要活动于展前的话,那么管理部则主要活动于展中与展后,鉴于管理部承担了对整个会展最重要阶段——展台工作的组织与安排工作,管理部成为整个展览工作最重要、最关键的部门。
除了以上5个部门外,成功展会的顺利开展还离不开以下部门的配合与支持。
6)工程部
负责组织会展企业各项基建工作;企业所属各建筑物、构筑物、道路及各类管线的维修和养护;负责企业机电设备的日常管理工作;保证会展企业经营及展会期间所有服务设施,如展馆内装修和陈设、水电、音响系统、空调系统、电话等正常运行和使用的重要部门。
7)财务部
财务部是会展公司的重要保障部门之一,它的主要职责是直接管理资金,进行账目处理,协助会展企业经营者搞好企业经营核算,控制企业经营费用,使企业获得最佳经济效益。
8)人力资源部
人力资源部是负责企业员工招聘、培训、考核、激励等的部门。它是确保企业在任何时候、任何地点、任何情况下都能找到合适人选的主要部门。
9)保安部
保安部的主要职责是维护会议或展览的良好秩序,确保展会环境安全,也是举办展会活动时不可或缺的部门之一。
10)项目合作部
项目合作部以合作方式与有关部门共同承担各类型展览会的组织和接待工作,承担单个国家(地区)展览会的接待工作以及中国国际展览和会议展示会的组织工作,并通过对项目的再策划不断提高管理和服务水平,为参展企业和广大用户提供优质服务。
以上部门是依据一般展会正常运作的需要来设立的,在实际组织结构设计中会展企业应充分考虑自身情况,名称可有所不同,部门多少也可灵活处理。
3.2.3 会展企业组织结构设计创新(www.xing528.com)
随着经济和技术的发展,企业的经营管理理论和实践也发生了巨大的变革,企业流程再造(BPR)、全面质量管理(TQM)的出现以及信息网络的建立推动了企业组织模式的发展和创新。为适应新的竞争条件,会展企业组织创新应包括价值链上企业组织间联系方式的创新、企业内部组织结构创新以及企业组织内外部运行机制的创新等内容,具体有以下几种形态。
1)扁平化组织
扁平化的组织结构是一种通过减少管理层次、压缩职能机构,裁减人员而建立起来的一种紧凑而富有弹性的新型组织体系,它具有高效、灵活、快捷等优点,是一种静态构架下的动态组织结构,能凝缩时空,加速知识的全方位运行,提高组织绩效。
扁平化组织最大的缺点或挑战则是管理人员要面对较多的下属,如何管理、协调这些下属是每一个管理人员的重要任务。组织的扁平化是现代会展企业的努力方向之一,正确把握扁平化的程度是组织结构模式的关键内容。
2)学习型组织
美国管理学家彼得·圣吉在其著作《第五项修炼》中提出了学习型组织理论。学习型组织强调会展企业组织机构及成员必须不断学习,抛弃旧的思维方式,相互之间坦率真诚,了解企业运行,制订每人都认同的计划与构想,然后共同实现这个构想,从而提升企业的应变能力和发展能力。
该组织形态的本质特征是组织的学习及适应,即通过自我超越、改变心智模式、建立共同愿景、团体学习和系统思考这5项修炼组织,特别是组织的高阶管理者能够识别企业中的“结构性问题”“成长上限”“调节环路”等,并以“讨论”“深度汇谈”“兼顾探询和辩护”等方式为组织创造一个协调、开放、创新的环境。
该组织的优越性主要表现在:拥有终身学习的理念和机制,建有多元回馈和开放的系统,拥有学习共享与互助的学习氛围,具有不断增长的学习能力,工作学习化和学习工作化。
3)网络型组织
网络型组织是会展企业间的一种联盟方式,它通过将拥有不同竞争优势的会展企业组建成实体或虚拟企业,并各尽所能,各扬其长,以充分发挥优势互补的作用,共同发展,谋取更多经济利益。
网络型组织成员是独立的企业法人,分别承担法律责任,其经营协调不是由行政命令加以实现,而是通过交涉与沟通、指导来进行。因此,网络内企业一般不存在核心企业与非核心企业之分,彼此是平等的合作伙伴。网络型组织创新的具体实现包括战略联盟、连锁经营以及企业集团等多种方式。
4)虚拟型组织
虚拟型组织打破了传统会展企业组织结构的层次与界限,组织内没有固定的组织层次和内部命令系统,企业界限亦趋于模糊化,是一种开放式的组织结构。组织内各成员之间无上下隶属关系,完全是富有弹性的伙伴关系,主要是通过契约关系共享资源与经济利益、围绕项目而组成的团队性联盟。因此可以在拥有充分信息的条件下,从众多的组织中通过竞争招标或自由选择等方式精选出合作伙伴,迅速形成各专业领域中的独特优势,实现对外部资源的整合利用,从而以强大的结构成本优势和机动性来完成单个企业难以承担的市场功能。虚拟组织的优势在于它的组织成本优势和快速反应能力,内部强调平等、诚信、快速和合作。
3.3 国际会展行业协会组织
会展活动是国际化的经济活动,众多国际会展专业组织在世界会展业市场化、规范化的发展中,起到了重要作用。熟悉和了解这些国际会展组织,积极地与它们沟通,参加它们的活动,将使我们有更多机会获取国际会展行业信息,了解国际会展发展动态和趋势,积极参与国际竞争,使我国会展业能够加快发展。
3.3.1 国际会议组织
1)国际会议协会(ICCA[1])
国际会议协会是全球会议业最主要的国际专业组织之一。国际会议协会创建于1963年,总部位于荷兰首都阿姆斯特丹。在全球拥有86个国家和地区的600多个企业会员。
作为世界主要的会议专业组织,国际会议协会包含了所有当前以及未来的会议领域专业部门,协会肩负如下使命:
①提高协会成员举办会议的技巧及对会议行业的理解。
②为协会成员间的信息交流提供便利。
③为协会成员最大限度提供发展机会。
④根据客户的期望值逐步提高专业水准。
国际会议协会将其成员按所属会议产业专业部门分类,并以一个英文字母作为成员类型的代号(见表3-1)。
表3-1 国际会议协会成员分类体系
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