会展企业的组织结构及部门设置

任何组织都是由许多要素按照一定的联结形式有机组合而成,一个组织除了有形的物质要素外,还存在一些相对稳定的关系,包括横向的分工协作关系及其衍生的沟通关系,纵向的等级关系及其衍生的沟通关系,这些要素和关系构成了企业的组织结构。著名的管理学家孔茨认为,建立组织结构的目的就是要建立起一种能使人们为实现组织目标而在一起最佳地工作、履行职责的正式体制。组织结构是组织中正式确定的使工作任务得以分解、组合和协调的框架体系。

3.2.1　会展企业常见的组织结构类型

组织结构模型指组织中相对稳定和规范的工作关系模式,如工作任务如何分工、配合等。虽然受诸多外界与内部因素影响,不同会展企业有不同的组织结构形式,但主要的结构模型有以下几种:

1)职能式组织结构

职能式组织结构最早由被称为“科学管理之父”的泰罗提出来的。这种组织结构模型授予各职能部门一定的指挥和指导权,允许他们在自己的业务范围内对下面各部门实施此项权力(见图3-2)。

图3-2　职能式组织结构图

职能式组织结构的特点是下级人员除了接受上级领导的指挥外,还必须接受上级各职能机构的领导。这种组织结构形式虽然能够充分发挥职能部门专业化管理的作用,减轻了直接领导的工作负担,但是其缺点也非常明显,它不仅违背了集中领导和统一指挥的原则,形成了多头领导,而且还不利于建立和健全各级行政负责人和职能科室的责任制,此外,当上级领导和职能机构的指导和命令发生矛盾时,下级会无所适从,容易导致组织纪律放松,管理混乱的现象。

该职能式组织结构主要适用于业务类型单一、规模较小的会展企业。

2)事业部制组织结构

事业部制组织结构强调分权管理,是分权型的组织结构形式,这种组织结构形式被进行相关产品或服务多样化的大型综合性会展公司普遍采用,它体现的是“集中政策,分散经营”的指导思想。当会展项目增加、经营范围多元化,多元化事业部制组织结构就会出现(见图3-3)。

图3-3　事业部制组织结构图(www.xing528.com)

该组织结构形式有利于内部竞争,提高整体工作效率,同时,多产品、多项目经营有助于分散企业风险,提高会展企业经营的稳定性,也有利于实现专业化的管理。但同时也具有一定的局限性,这种组织形式需要雇佣更多的专业人才,雇佣更多的员工,经营成本会有所增加,而且,职能机构重叠设置,资源共享性较差,导致资源的利用率也不高。

该组织结构形式适用于服务种类多样化的大中型会展公司。

3)区域型组织结构

在区域型组织结构中,会展企业产品或服务的生产所需要的全部活动都基于地理位置而集中在一起,这种结构的设置一般针对企业主要目标市场的销售区域来建立。

区域型组织结构的优点是有较强的灵活性,它将权利和责任授予基层管理层次,能较好地适应各个不同地区的竞争情况,增进区域内营销、组织、财务等活动的协调。但同时该结构也有一定的不足之处,它在一定程度上增加了企业在保持发展战略一致性上的困难,同时有些机构的重复设置也可能导致成本的增加(见图3-4)。

该组织结构主要适用于规模庞大、跨地区的全国性或国际性的大会展公司。

4)矩阵型组织结构

矩阵型组织结构是以产品或服务为中心的组织结构形式的一种,有些会展企业在需要完成某项任务时,常会形成项目部具体负责任务的完成。该组织结构形式一般如图3-5所示。

该组织结构的特点是项目小组成员既同原职能部门保持组织与业务上的联系,又参加项目小组的工作;职能部门是固定的组织,项目小组是临时性的组织。该组织结构的优点在于它能加强横向的联系,人力资源共享更灵活,且集众家之长,反应更为灵敏迅速;但是也有不足,组织的稳定性受到影响,多头领导,容易产生短期行为,对组织团队的稳定和企业文化的建设有一定的不利影响。