会展企业组织管理简介：会展学原理

会展企业这一微观单元不仅是影响会展经济增长、滞缓或衰退的基本因素,而且它在要素市场和产品市场的运营中,与其他企业、经济部门所形成的相互联系(产品、服务、信息、技术联系)及其强度,决定了一个会展业的整体发展。会展企业的结构、功能、规模及其要素组合影响着会展业的性质、规模、产业结构以及发展潜力。本节主要介绍会展企业组织的概念、特征、组织设计的原则、影响因素等基本内容。

3.1.1　会展企业组织的概念

1)组织

组织是一群人为了达到一个共同的目标,通过人为的分工和职能的分化,运用不同层次的权力和职责,充分利用这一群人的人力资源和智力资源的团体。

组织与一般团体是有区别的:首先,组织有一个共同的目标,所有的组织成员都是为了实现这个目标而聚集在一起的;其二,组织成员之间是有一定的正式的、强制确立的相互关系,如企业总经理和部门经理之间就是上级和下级的关系,而非自然或随意形成的关系;其三,组织是管理的一项基本职能,它通过合理的组织结构设计与职务的划分,配备一定的人员,并确立各自的权力、责任和义务,以达到提高工作效率、实现组织目标的目的。

2)会展企业组织

会展企业组织是指会展公司为实现会议、展览或大型节事等会展活动的目标,通过合理的组织结构设计、人员分工和职务分化,确立组织内部成员各自的权力责任和义务,使组织内部高效运作以实现组织目标的过程。

对展会组织者来说,如何使企业现有的各项资源包括人、财、物等,围绕企业经营目标有效营运起来是其面临的重要问题之一。合理而高效的组织形式将是确保组展活动正常运行的前提条件,组展质量如何、效率如何、效益如何,都与组织工作的开展密切相关。

3.1.2　会展企业组织的特征

1)整体性

组织是一个团体所要实现目标的工具,同一组织中不同层次的员工构成了领导与被领导的关系,这种从属关系一定程度上影响到员工的心理反应,而组织目标的实现不是依靠任何一个个人的能力所能完成的,它是一个整体智慧的结晶。从这个意义上说,有效率的组织必须确保员工心理上的统一和力量上的凝结。

2)目标性

会展企业组织内部的全体人员都是围绕组织的目标而聚集在一起的,没有目标,就没有组织的团队和成员,组织工作也无法正常开展。

3)实现性

组织不是一个抽象的名词,而是体现人群结合的体系和人群活动的模式。有效组织必须做到为员工创造一个最佳的内部环境,协调员工关系以达到统一一致,结合人群,运用人力与物力实现企业目标。

4)信息传递性

高效组织必须做到使内部信息快速顺畅流通,以提高企业经营效益,确保企业经营活力。因此,组织内部必须形成高效的信息传递机制和资源共享系统,这是组织能否高效运作的基础。

5)应变性

会展行业发展迅速,市场形势和竞争环境也是瞬息万变,对会展企业来说,能否迅速地对变化的市场做出反应和调整,是企业在竞争中制胜的关键。

3.1.3　会展企业组织设计原则

组织设计原则指的是对会展企业组织建构的准则和要求。它是评价会展企业组织设计是否合理的必要条件。一般情况下,会展企业组织设计应遵循以下几个基本原则:

1)目标导向原则

在组织职能运作过程中,每一项工作均应是为总目标服务的,也就是说,会展企业组织部门的划分应以企业经营目标为导向,对于任何妨碍目标实现的部门都应予以撤销,合并或改造。在这一总的目标下有许多任务要完成,所以设计中要求“以任务建机构,以任务设职务,以任务配人员”。同时,考虑到具体工作实践中无法真正找到与职位要求完全相符的人员,故在遵循“因事设人”原则的前提下,根据员工具体情况,适当调整职务的位置,以利于发挥每一位员工的主观能动性。

2)分工协作原则(www.xing528.com)

在社会化大生产中,适度的分工可以提高工作专业化程度,进而达到提高劳动生产率的目的。会展企业的组织分工有利于提高人员的工作技能、工作责任心,提高员工服务质量与效率。但是,过度分工往往导致协作困难,协作搞不好,分工再合理也难以取得良好的整体效益。因而在具体职责权限划分中,要注意安排中间协调机构,做好中间人工作,以促进组织内部的良好合作。

3)控制跨度原则

由于个人能力和精力有限,每个管理人员直接管辖的下属人数不可能无限多。控制跨度原则就涉及对特定管理人员直接管辖和控制下属人数范围的确定问题,也即是管理跨度的大小问题。受个人能力、业务的复杂程度、任务量、机构空间分布等多方因素的影响,会展企业管理跨度的确定必须综合考虑各方面因素,且需要在实践中不断调整。

4)权责对等原则

企业组织作为一个整体,它的各项业务的运转离不开各部门分工与合作,这种分工引发的是彼此间的牵制与约束,适当的约束机制可以确保各部门按计划顺利完成目标任务。如下级对上级的适当制约机制可以使上级的错误及时得以制止,对领导人的约束机制可以避免其独断专行,对财务工作进行约束可以避免财务漏洞,等等。

5)动态适应原则

动态适应原则要求企业组织在发展过程中,以动态的眼光看待环境变化和组织调整问题,当变化的外部环境要求组织进行适度调整甚至产生变革时,组织要有能力做出相应反应,组织结构该调整的要调整,人员岗位要变动的应变动。而且反应速度要快,改变要及时,从而得以应付竞争日益加剧的外部环境。

6)等级链原则

法约尔(Henry Fayrol)在《工业管理与一般管理》一书中阐述了一般管理的14条原则,并提出了著名的“等级链和跳板”原则,它形象地表述了企业的组织原则,即从最上级到最下级各层权力联成的等级结构。它是一条权力线,用以贯彻执行统一的命令和保证信息传递的秩序。会展企业组织结构的层次性、等级性使得等级链原则成为企业组织必须遵循的重要准则。对会展企业来说,等级链原则包含3个重要的内容。其一,等级链是组织系统中从上到下形成的各管理层次的链条结构,下级必须严格执行上级的命令;其二,等级链表明了各级管理层的权力和职责,组织中每个管理层以及每一个工作岗位的成员都必须清楚自己该对谁负责,该承担什么义务和职责;第三,等级链反映了上级的决策、指令和工作任务从上级由上层至下层逐层传递的过程,也反映了基层人员工作的执行情况以及将信息反馈给上一级领导的信息传递路线。等级链越明确,会展企业组织的决策、信息传递以及工作效率和效果就会越好。

3.1.4　会展企业组织设计的影响因素

会展企业在进行组织结构设计时需要重点考虑以下4个方面的因素。

1)企业战略

由于战略决定了企业组织的任务,进而从根本上影响到组织结构设计,一般来说,会展企业的组织结构设计要服从于企业的发展战略,也就是说企业所拟订的战略在一定程度上决定着组织结构类型的变化。当企业确定战略之后,必须分析和确定实施战略所需要的组织结构,因为战略是通过组织来实现的,如果没有一个健全的、与战略相适应的组织结构,所选择的战略就不可能被有效地实施。

2)技术

技术从广义上是指用于完成工作的各种类型的活动、装备和材料以及知识和经验等。技术对会展企业组织结构的影响如下:①技术越复杂,所需的经理人数和管理层次越多,即复杂技术一定有相应复杂的组织结构,且需要大量的监督与合作。如技术型会展要求组展企业具备相应的技术知识,这些技术知识需要相应的研发技术部门来完成。②复杂技术越多,需要的秘书人员和行政人员也越多。在技术复杂的会展企业中,对处理辅助性工作如翻译等的人员需求量也相应增多。

3)企业发展阶段

如同人与产品一样,企业发展也有一个生命周期,格林纳认为企业从创立到衰落一般要经历5个阶段。这5个阶段是:创造期、指导期、授权期、配合期与合作期。在不同的发展阶段,企业的组织结构也具有不同特征。在会展企业创造期,企业主要精力集中于开发产品与市场,企业规模不大,组织结构简单;指导期,伴随企业成长,企业开始划分职能部门,但这一时期企业组织结构的设计倾向于集权;授权期,企业意识分权的重要性,分权产生;配合期,分权与集权矛盾的解决需要中间机构来协调,故增设监督协调部门;合作期,主要体现在下层员工参与上层决议的问题,分权与集权得到成功控制。

4)外部环境

企业所处的外部环境包括区域会展业发展水平、政府扶持力度、城市综合环境等诸多因素,可以分为三大类:安定的、变化的和动荡的。安定环境下,会展企业的目标顾客消费偏好相对固定,很少有新技术突破,企业组织结构相对固定,分工严密,权责分明,强调集权与控制,弹性变化小。变化环境下,市场需求、竞争战略、广告宣传等发生改变时,由于这些改变有一定持续性,企业组织结构的设计稍加灵活即可。动荡环境是指未能预期和预测的变动而形成的环境,如新竞争对手的出现、新竞争战略、新技术的突破等。动荡环境具有不确定性和非经常性。组织的任务会经常变动,则专业化分工不能太细,职员所承担的任务应有一定的宽度。

3.1.5　会展企业组织设计的一般步骤

会展企业组织设计的一般步骤包括确定组织目标、明确组织的业务流程、划分职能部门、工作分析、人员配备和授权、内部沟通方式的确定等环节。具体见图3-1。

图3-1　会展企业组织设计的一般步骤