少儿图书馆组织机构及建设理论实践

一、少儿图书馆组织机构的作用

图书馆工作组织，是图书馆根据其方针任务，结合本馆的具体情况，有计划、有步骤地把全馆工作进行科学安排。一方面把图书馆全部业务工作合理地组织起来，既有明确分工，又能相互配合，使全馆各项业务工作成为一个有机的整体；另一方面要采取种种措施，促使图书馆行政事务工作紧密配合业务工作，以保证图书馆方针任务的贯彻落实。由此可见，图书馆工作组织是贯彻方针任务，开展业务工作的一种手段。图书馆工作者的积极性和馆藏文献资料的作用能否充分发挥，在一定程度上都取决于图书馆工作组织是否合理。

图书馆组织机构就是图书馆系统内部组织机构，是图书馆各个部门的总和。它根据图书馆系统的目标、目的和计划，将人、财、物按照一定的法则联结成一个个单元，设立不同层次的行政与业务部门，并规定各部门的隶属关系和相互关系、职能和职权分工，以及人员编制、技能的配备与协调，明确其职责范围，从而使图书馆成为一个结构有序合理、功能完备的有机整体。可以说，组织机构为图书馆员提供了一个为达到共同目的而互相合作的有效方式和良好环境，是图书馆实现管理目标的一种手段，它对图书馆管理具有重要的意义和作用。

1．组织机构是图书馆进行科学管理的组织保障

组织问题是管理的重要问题。无论是对人或物，还是对单个图书馆或整个图书馆的事业建设，要想对其履行计划、指挥、协调、控制和监督等管理职能，都必须有一定的组织活动和一定的组织机构。否则，任何一项管理职能都无法实现。可见，组织既是管理活动的一项重要职能，同时又是管理活动得以进行的前提。有了合理的组织结构，才有可能分层负责，分级管理，更好地贯彻自上而下和自下而上的民主集中制的领导方法与责、权、利相一致的管理原则。只有通过组织机构对图书馆要素的合理调配和科学组织，才能提高图书馆的管理水平和管理效率。

2．组织机构是实现图书馆既定目标的手段

图书馆组织机构对于搞好劳动组织，实现岗位责任制，配合图书馆工作人员拟定工作计划，制定规章制度，合理地使用经费，做好各项工作，以及更好地完成图书馆的方针任务，都是必不可少的前提。此外，通过组织机构的设置，将性质相同或相近的工作组织在一个部门，使多种工作有宿可归，有条有理，工作起来就可以节省时间、简化手续、减少层次。这样，不仅能提高工作效率，而且可以避免由于程序过繁而出现差错，提高工作质量。

3．机构设置直接影响着图书馆管理职能的发挥

有了合理的组织结构，才可能为各项工作提供明确的指令，有助于组织内部人员之间的合作，使各项工作的开展更具有序性和预见性；有助于保持各项工作的连续性；有助于正确确定各部门的活动范围及劳动的合理分工与协作，提高工作绩效，从而更好地发挥图书馆的管理职能。相反，如果组织机构设置不合理，则可能会出现种种弊端。如分工不清，职责不明；各执一方，协调困难；功能不全，指挥不力；缺乏弹性，应变力差；人浮于事，相互推诿等现象。这不仅影响各项工作的正常开展，还会影响到整个图书馆职能的正常发挥。

二、少儿图书馆机构设置原则

1．方便读者，便于管理

“为读者服务”、“读者至上”是图书馆工作的根本出发点和归宿。读者服务工作是图书馆工作的中心环节，是图书馆全部业务工作中最重要的工作。文献的搜集、整理、保管等各项工作，都应以方便读者利用图书馆资源作为出发点。图书馆的机构设置也应以此为旨归，以读者工作为中心来组建各业务机构。抓住了这一点，机构的设置就有了明确的方向。

此外，还应该考虑便于管理。各部门之间既要有明确的分工，体现各个部门的工作范围、职责，又应便于相应的协作，互相补充，发挥整体的作用。机构的上下之间，实行分级管理，以便充分调动全馆工作人员的积极性。还应把那些性质相近的工序组织在一起，减少往返传递，避免重复劳动，节省人力和时间，提高各项工作的速度和质量。

2．因馆制宜，符合实际

由于影响图书馆机构设置的因素很多，所以各个图书馆的机构设置并不要求完全一致，而应因馆制宜，符合本馆实际情况。例如，规模较大的少儿图书馆，可以分别设立采访部和编目部。规模较小的少儿图书馆，也可以把采访和编目合并，并设立采编组；把参考咨询工作分配到相关部门负责，不另设参考咨询部。有些少儿图书馆按出版物类型把图书与期刊分开，应设立期刊部。省级少儿图书馆应设立业务研究辅导部。

总之，图书馆的机构设置并没有统一的模式可循，各少儿图书馆应依据图书馆法规或有关工作条例，遵照本系统的规章制度及本馆的方针、任务、藏书、人员、设备等实际情况来制定合理的机构组织政策，不应生搬硬套、千篇一律。

3．分工合理，层次得体

图书馆工作分工的合理与否对任务完成的速度与质量有很大影响。一方面，应将相关的工作安排到各个部门，从而使图书馆的各项工作有序可循、简化手续、节约时间、提高效率。另一方面，还应将全部员工根据其知识、技术、能力、兴趣、性格和特点予以适当的分配和安置，这样不仅可以人尽其才，才尽其用，提高工作效率，增加员工的满足感，同时更能提高工作质量。

层次是指一个机构内部的上下层级和从属关系。现代图书馆组织，集群的规模逐渐扩大，功能逐渐增多，必须从上至下分成不同的层次，才能构成有机系统。管理层次的多少，对管理效果有一定的影响。层次多，虽然便于进行周密的管理，但命令不易传达，指挥也欠缺灵活；反之，层次少，虽不易进行周密管理，但便于传达命令，指挥也比较灵活。在实际设置机构的管理层次时，不宜作硬性规定，而应以便于指挥和控制为标准，通盘考虑决定管理幅度的因素，根据具体情况来确定，力争做到层次得体。

4．相对稳定，保持平衡(www.xing528.com)

组织结构层次的多少，管理跨度的宽窄，关系到管理功效和人际关系。所以，组织机构一旦设定，就应保持一定的稳定和相对平衡，不能随意改变。否则，容易造成不必要的混乱，从而影响管理效果。但是稳定是相对的，由于客观环境和内部条件总是处在不断的发展变化之中，所以，在机构设置时，还必须根据这些变化和图书馆的长远目标做出相应的调整。

三、机构设置

一般来说，工序是图书馆设置部门的主要依据。按工序设置部门，有利于组织业务工作，便于部门之间的相互联系。图书馆通常设立下列部门：

1．馆长办公室

由馆长一人和副馆长若干人以及办公室主任或秘书组成。办公室主任或秘书协助馆长开展工作并对各部室之间的业务行政工作进行协调平衡，协助馆长处理日常业务工作，负责全馆的业务计划、业务控制、业务统计，管理业务档案等工作。有些小馆可以设业务秘书。

2．采访部

主要任务是根据图书馆的性质和任务及读者需要，通过各种途径、手段（包括采集、征集、交换、调拨）不断计划采购和补充新书，充实馆藏，建立科学、完整的藏书体系，并展开文献资料的采购协调，对到馆的图书进行验收、登记。这是图书馆业务工作的首要环节，是其他业务工作的物质基础，对藏书质量和服务能力将发生最直接的影响。

3．编目部

主要任务是对文献资料进行分类、标引、编目、加工、组织目录（包括机读目录）等整理工作，为文献的流通借阅做必要的准备。其基本要求是准确、迅速且易于为读者所利用。

4．流通阅览部

流通阅览部是读者服务工作的第一线，其主要任务是开展外借和阅览服务。主要负责读者调查登记及发放借阅证件，办理馆藏书刊文献的外借和阅览，负责书刊流通与利用的原始统计，管理各个阅览室和出纳台，管理并指导读者使用图书馆目录，宣传推荐图书，指导读者阅读。应以“读者至上”为指导思想，积极主动、热情地为读者服务。

5．典藏部

主要任务是建立合理的三线典藏制结构体系，合理划分与布局基本书库和辅助书库。负责全馆书刊资料的分配和调剂，负责各种书库的管理，办理图书文献入库、归架排列与剔除，负责图书文献的保护、装订及修补等工作。

6．报刊部

是按照文献类型设立的部门，目的是对连续出版物实行集中式管理。该部门的主要任务是负责报刊的收藏管理和开发利用，具体任务是根据图书馆的目标任务和读者需求，承担期刊、报刊的订购、征集、交流、注销、缺补，建立科学合理的馆藏报刊结构；按照一定的标准对进馆报刊进行验收登记、上架陈列、整理装订、标引目录、目录组织及典藏管理；组织报刊的流通工作，包括阅览、外借、咨询、宣传及阅览统计；编制有关专题、主题等多种报刊目录索引和文摘、汇编、通报等形式的二三次文献，还可根据条件建立各种数据库，并开展网上信息服务，最大限度地开发各种载体报刊信息资源。

7．研究辅导部

主要任务是开展业务研究和业务辅导工作。业务研究主要是有关图书情报理论、基本原理以及基本技术方法和现代技术的应用；同时针对本馆和本地区的有关业务技术问题进行研究，以指导工作实践；同时也开展对在职工作人员进行业务培训工作，组织学术交流和馆际协作，促进本地区少儿图书馆事业的发展。

8．技术部

这一部门是随着科学技术的发展，为适应社会需求而设立的一个组织机构，在图书馆现代化建设进程中，起着重要的技术支撑和保障作用。该部门的主要任务与职责是研究和开展现代技术在图书情报机构中的应用，尤其是以计算机为主体的现代技术与设备的管理和应用，主要包括计算机技术、缩微技术、复制技术、声像技术、通信技术、网络技术等。