查询操作步骤、排序设置和保存提示

第四节　查询

对于表中的数据，可以根据不同的要求将它们组织在一起。查询在Access 2000中起着非常重要的作用，它可以根据某一特定的目的查看数据。

一、创建查询

创建查询有两种方法：“在设计视图中创建查询”和“使用向导创建查询”。这里以“在设计视图中创建查询”为例介绍查询的创建方法，其具体步骤如下：

（1）在数据库窗口中单击“查询”按钮，再单击“新建”按钮，弹出“新建查询”对话框，如图6.4.1所示。

图6.4.1　“新建查询”对话框

（2）在“新建查询”对话框中，选择“设计视图”选项，单击“确定”按钮，弹出“显示表”对话框，如图6.4.2所示。

图6.4.2　“显示表”对话框

（3）在“显示表”对话框的“表”选项卡中，用户可以在选择表名称后，单击“添加”按钮，则选中的表或查询就会在“设计”视图中显示其字段列表。选择完后，单击“关闭”按钮，关闭“显示表”对话框。添加了表的“设计”视图如图6.4.3所示。(www.xing528.com)

图6.4.3　添加表后的“设计”视图

（4）选择网格中的字段，在字段的右端会出现一个下拉式按钮，单击此按钮将显示所有字段的列表，选择需要的字段放入该单元内。如果需要将所有的字段放在查询结果中，可以双击字段列表的标题，或者选中字段列表中所有的字段，然后拖动到字段单元内，便可以将所有的字段都放在字段单元中。

（5）在上述查询设计网格的第三行是“排序”选项，可以对查询中的某个字段进行排序，或者选择不排序。在查询设计网格的第四行是“显示”选择行，如果要使某字段在动态集合中不显示，可以取消选中选择框中的“√”号。第五行是“准则”输入行，输入准则的作用与在设计表时向字段中加入有效性规则相似。在“准则”行中，还可通过比较操作符来寻找大于、小于、等于或不等于用户输入的值。在设计查询时，会遇到这样的问题，就是使用多个条件进行查询，这时就要利用“与”和“或”等逻辑运算操作。这里查询系统结构小于等于80和英语大于80分的学生，查询结果如图6.4.4所示。

图6.4.4　查询结果

二、保存、打开和编辑查询

Access并不会自动保存查询。用户可以在菜单栏中选择“文件”→“保存”命令，或者单击工具栏上的“保存”按钮进行保存。如果用户是第一次保存这个查询，会弹出一个对话框提示用户为查询命名。在对话框中输入名称，然后单击“确定”按钮就可以完成查询的保存。查询是和数据库一起保存的。用户要打开已保存的查询，必须首先打开相应的数据库文件。然后在数据库窗口里打开“查询”选项卡，再双击要打开的查询名。

如果要编辑一个查询，首先应该切换到设计视图中。方法是：鼠标右键单击要编辑的查询名，在弹出的快捷菜单中选择“设计视图”命令。然后用户就可以在此进行添加、删除字段或隐藏字段等编辑操作了。