Office2000应用操作教程：Access2000简介

第一节　Access 2000简介

本节主要对Access 2000的新增特点、数据库的基本概念和启动与退出做简单的介绍。

一、Access 2000概述

Access是一个在Windows环境下运行的关系数据库管理系统。从1992年首次发布Access 1.0以来，它以其功能强大、方便易用的特点逐步扩大了在桌面数据库市场所占的份额。当Access被加入到Office套件中之后，拥有了更广泛的用户。1995年末，32位的Access 95的发布，使这种普及趋势继续发展。1997年1月发布的Access 97是数据库和Web的最佳组合，使企业能够通过Intranet方便地共享静态和动态的数据。

目前，Access的用户不仅包括有经验的数据库用户和数据库开发人员，还包括初次使用数据库的用户。用户可以看到，Access 2000与Office应用程序高度集成，熟悉的界面使得迅速启动和运行更加容易，它为各种级别的桌面用户查找、管理和共享数据提供了一种简单的方法。

作为一种功能强大而且易于使用的桌面关系型数据库管理系统和应用程序生成器，Access可以独立地创建用于个人或部门的数据库应用程序，也可以配合企业级后端数据库（如MS SQL Server）创建客户端应用程序。

数据库是一些关于某个特定主题或目的的数据和对象的集合。一个Microsoft Access 2000数据库包含表、查询、窗体、报表、宏、模块以及数据访问页的快捷方式。不同于传统的桌面数据库（如Dbase，FoxPro，Paradox），Access数据库使用单一的*.mdb文件管理所有的信息，这种针对数据库集成性的最优化文件结构不仅包括数据本身，而且还包括了它的支持对象（这更符合面向对象的概念），尽管其中的表可能是链接表，而且数据访问页对象对应的HTML文件是存储在*.mdb文件外部的，它们与实际存储在*.mdb文件中的其他对象一样，都可以通过统一的数据库窗口进行直接的处理。

Access使用符合标准的SQL（Structured Query Langu age，结构化查询语言）作为它的数据库语言，从而提供了强大的数据处理能力和通用性。此外，Access还可以利用整个Office套件共享的编程语言VBA（Visual Basic for Applica tions）进行高级控制操作和复杂的数据操作。一般用户还可以利用Access提供的QBE（Query By Example）网格以及各种自动化的向导，在友好的图形界面下创建有效的数据库应用程序。

二、Access 2000的新增特点

Access 2000增加许多新特性，主要表现在与Office套件其他应用程序的集成、与Web的组合更紧密及向企业级数据库的进一步延伸，下面介绍Access 2000的部分新增特性。

1．可将数据库转换成以前的Access版本

Access 2000可以把当前格式的数据库转换成Access 97格式，使不同版本的软件用户共享数据更加方便。

2．新的数据库窗口外观

Access 2000对数据库窗口的外观做了较大改变，增强了与其他Office应用程序的一致性，使用户更容易操作和组织各数据库对象。

3．名称自动更正

在用户更改表格或字段名称后，Access 2000中的“名称自动更正”能自动解决用户重命名数据库对象时产生的关联影响，使原本存在的链接仍然保持有效。

4．拖放到Excel中

在Office 2000中，Access用户不仅象以前一样，可以通过拖放把在Excel中选中的数据导入到Access，现在也可以用同样的拖放动作从Access中将数据导出至Excel。

5．子数据表

Access 2000中的表在数据库视图中，用户可以利用子数据库表查看具有一对多关系的数据，而在此之前的Access版本中，只能利用子窗体或子报表的方式来实现相关的查看操作。

6．数据访问页

Access 2000新增了数据访问页对象，从而让用户可以通过简单轻松的方式创建绑定数据的动态HTML页，将数据库应用程序扩展到企业Intranet，实现了更快、更有效地共享数据。

7．关闭时压缩

以前，只能对关闭之后的Access数据库进行压缩，现在在Access 2000中，则可以通过设置使数据库在关闭时实现自动压缩。

在实际的应用中，用户将会发现更多Access 2000的新特点。

三、数据库的基本概念

在使用数据库之前，我们首先对数据库中的表、字段、记录、窗体等基本概念做简要的说明。

1．表

表是保存数据的对象，在所有数据库中也只有表对象可以用来保存数据。数据库文件中的所有数据全部保存在一个或多个表当中。

数据库的表涉及到很多数据库概念，如记录、字段、设计视图与数据表视图、主关键字、索引、关系等。

2．字段

在数据表中以列的形式存在的类型相同的数据。如姓名、年龄等。

3．记录

在数据表中以行的形式存在的关于某个对象的一组完整的信息，如通讯录中有关某个人的完整信息，如姓名、地址和电话等。(www.xing528.com)

4．查询

查询是一个具有丰富功能且非常灵活的工具，它用于在表中搜索、查看以及修改已存在的数据，用户也可以使用查询修改表的结构或者访问Access外部的数据。

5．窗体

窗体实际上就是平常在Windows操作系统中所看到的窗口。窗体是用户与数据库之间的桥梁，用户可以通过它与数据库进行各种交互的操作，如查看、编辑数据库中的数据，通过窗体还可以控制应用程序的运行过程。

6．报表

报表用于将数据库中的数据按照易于阅读的格式输出，同时它也具备分析、汇总的功能。可使用报表将数据传送到打印机，也可将报表在Internet或者公司的Intranet上发布。

7．页

Access是一个桌面型的数据库，它的数据存储、数据处理和数据查询都是在一台计算机上完成的。从共享数据的角度来考虑，这无疑是一个缺憾。

在Microsoft Access 2000中，可以创建数据访问页。可以将数据库转换成具有交互性的网页数据，也可以非常容易地将数据库发布到WWW服务器中，以便他人可以使用浏览器查看数据库中的数据。

8．宏

宏是用来自动完成特定任务的操作或操作集，就像是一个批处理文件。它由一个或多个操作组成，其中每个操作实现一种特定的功能，如打开某个窗体或打印某个报表。

宏可以是包含操作序列的一个宏，也可以是多个宏组成的宏组，使用条件表达式可以决定在某些情况下运行宏时，某个操作是否进行，即指宏具有一定的过程控制能力，但是宏还不是程序代码，它只是一些操作的组合，比不上编写程序那样灵活。

灵活使用宏可以避免重复的操作，大大提高工作效率。

9．模块

Access模块为对象提供一个编程环境。在模块中可用类似Visual Basic的语言进行编程，从而扩展数据库的功能。

模块有两个基本类型：类模块和标准模块。模块中的第一个对象都可以是一个函数、过程或一个子程序。类模块一般与某一窗体或报表相关联，通常都含有事件过程，该过程用于响应窗体或报表中的事件。标准模块包含的是通用过程和常用过程，其中通用过程不与任何对象相关联，常用过程可以在数据库中的任何位置执行。

四、Access 2000启动和退出

启动Access 2000与启动Office 2000中的其他组件一样，可以通过“开始”菜单或者快捷方式启动。

1．启动Access 2000

启动Access 2000的方法很多，最常用的方法是从“开始”菜单中启动。具体的步骤如下：

（1）单击任务栏上“开始”按钮。

（2）在弹出的菜单中选择“程序”命令。

（3）在弹出的子菜单中，选择“Microsoft Access”命令，如图6.1.1所示。

图6.1.1　启动Access 2000

注意：双击Access的数据库文件，系统将会自动启动Access，并且打开用户双击的文件。

在系统默认的情况下，Access数据库的显示图标为。启动Access 2000时，首先出现Microsoft Access界面，如图6.1.2所示。

图6.1.2　Access 2000界面

界面的中间是“Microsoft Access”对话框，上面部分是用于创建新数据库的，可以通过创建空数据库和使用向导两种方法创建新数据库；下面部分用于打开已经存在的数据库。文件列表中列出了最近打开过的文件，如果想要打开其他数据库，可以选择“更多的文件”选项，单击“确定”按钮，则弹出“打开”对话框，用户可以选择需要打开的其他文件。单击“取消”按钮，则不打开或者不建立数据库。

2．关闭Access 2000

退出Access 2000时，可以选择“文件”→“退出”命令，或者单击窗口右上角的“关闭”按钮。如果对数据库文件做了改动没有保存，系统会弹出提示对话框询问用户是否保存对文件的修改。