埋头做表，别忘抬头看路！Excel进阶方法！

第7章　埋头做表别忘了抬头看路

埋头苦干做好了表格工作，不等于你就能得到同事和老板的赞赏。有杰出的工作成绩在手，你还需要懂得如何让别人发现你，进而向其展示你努力的成果。

“是金子总会发光的”，这句话体现了中国人的中庸思想。总会发光的意思是：总有一天会发光，总有一次会发光，至于在什么时间、什么地点，没人能说得清楚。随着社会的发展，我认为这句话已经过时了。现代社会被动就要挨打，在激烈的竞争中，等着别人来发现你，夸奖你，其实是自己在偷懒，却对别人提出高要求。

啰唆僧说：“悟空，你想要的话你就说嘛，你不说我怎么知道你想要呢？虽然你很有诚意地看着我，可是，你还是要跟我说你想要啊，不可能你说想要我不给你，而你说不想要我却偏要给你，大家要讲道理嘛，你真的想要吗？那你就拿去吧！你不是真的想要吧？难道你真的想要吗？哇靠……”

所以，时代变了，金子也要学会如何发光。第一步，就先从与同事沟通开始吧。

第1节　赢得同事的认可

要在职场上站稳脚跟，赢得尊重，同事以及合作伙伴的认可非常重要。因为与他们之间没有汇报关系，只要不给别人添麻烦，并且让人觉得你这人做事可靠，就能及格。如果再能有点小幽默，也善于分享，会加分更多。

建立“高品质”形象

Excel的应用水平不错了，完成工作也得心应手了，表格设计得更合理、美观了，等着别人欣赏你吧。等等，谁知道你有这能力呢？如果只是独善其身，能力再强又如何！

我们在工作中难免要和其他部门、其他公司的人打交道，也许是报表传递，也许是数据分享。可别随手就把一个表格扔出去，要多花一点时间来用心雕琢，珍惜每一次与他人沟通的机会，通过它展现自己良好的职业素养和审美品位。怎么体现呢？体现为表格的整洁、美观，为使用者考虑的智能化设置，及保护公司数据安全的制作方式。

人与人之间的印象是一点一滴积累起来的，尤其是好的印象，需要长时间的积累才能形成，但得来不易的好印象，却可以在一瞬间崩塌。要想让别人认可你的“高品质”，就必须无时无刻不精益求精。这样会不会太累？单纯为了做而做，肯定会；可一旦变成一种工作习惯，就不会。你会为自己的每一份杰作而感到骄傲，所以这很值得。想想明星们，任何时候都光彩照人，才给大众留下了美的印象。而光彩的背后，同样是长期的坚持和辛苦的努力。

好的经验书面总结

在工作中，用心的人都有对工作的深刻理解和独到感悟。这些经验，与其口口相传，不如记录在案。在记录、整理的同时，也能更好地认识自己。当有一份文档在手时，如果找到恰当的机会，就能让更多人了解你，了解你的工作。也许，下一个工作标准就从你开始。

我今天能走上培训这条路，源于七年前对所学的Excel技巧和应用心得的总结。正是那一份现在看来很稚嫩的书面总结，让我有信心主动要求与同事甚至合作伙伴分享。直到今天，我曾经的合作伙伴还对当年的分享记忆犹新，依然亲切地称呼我“师傅”。

在卓越网工作时，我又把卓越配送的日统计表制作过程编成了手册，为卓配的同事提供了方便。

保管好报表

即便学会了天下第一表和三表概念，大大减少了报表数量，但只要经常与数据打交道，电脑中依然会有大量的Excel文件。它们有的是历史记录，有的是当前工作，有的是自己的报表，有的是别人的报表。这就要求我们对这些报表进行妥善的保管。

要保管好报表，首先要确保它们存在于电脑中，其次要对它们进行有效的分类，最后要定期做备份。这样就能做到：上级需要的报表，能够在很短的时间内找到；同事提供过的报表，不再让他们重复提供；实在不小心，报表丢失了，还有备份文档保障数据安全。只有让大家都说：“小李子很靠谱。”小李子走向成功的路才会越来越靠谱。

善于分享

分享是一种美德，也是人与人之间最好的沟通方式。如果失去了分享的精神，龙门阵都没得摆，因为聊天的过程本身就是分享信息的过程。

职场人忙忙碌碌，精力有限，每个人的所学也有限，彼此分享知识和经验，才能共同成长。今天我告诉你我新学的Vlookup，明天你教会我你发现的Sumif ，学知识的同时，也加深了相互间的感情，培养了信任。

博客也好，“围脖”也罢，都是一种分享。看看粉丝们对博主的崇拜和追捧，就知道分享的魅力有多大。

用武大郎的话说，分享就是：送人烧饼，手指留香。

职场感悟——以诚待人

待人真诚勿算计。真诚的人往往能散发出很强的亲和力，带给他人信任感，并由此获得更多的机会。一个人是否真诚和智力水平无关，也就无所谓你必须足够聪明，才能让别人感觉到你的真诚。喜欢算计的人却不同，唯有智商的绝对值高于对方，才能算计成功。时常看到有人觉得自己揣摩到了领导的意思，占尽了同事的便宜，可事实真是这样吗？一山更有一山高，这种智力比拼，劳精费神，换来的也许只是一场空。

在理发店里，发型师是按顾客的消费金额提成的。一部分发型师剪发时心不在焉，总是想方设法诱导顾客烫个头、染个发，哪怕这位客人头上只有一条柏油路、两排梧桐树。这样的“聪明”举动其实并不聪明。我在北京工作的时候，遇到了一位设计总监。他话不多，简单的沟通以后就默默地、认真地为我修剪头发。尽管他的老客户们都在排队等候，可他依然对我这位只做基本修剪的新客人极其负责，不紧不慢地细心打理。

他的真诚打动了我，所以，直到离开北京，我都只照顾他的生意，并为他带去了很多回头客。后来他自己开了店，每次回到北京，无论多远，我都一定会光临他的小店。

对销售技巧我不是很在行，但是只要把眼光放长远，就会发现真诚无疑是最好的销售手段之一，尤其是在推销自己的时候。

第2节　赢得老板的认可

在管理规范的企业里，虽然直属上级在下属的升迁问题上没有一票通过权，却有一票否决权。所以，拉到自己老板的这一票，是职业发展的重要砝码。拉票 有多种方式，吃喝嫖赌贿我全不会，所以也说不出什么“高见”，除此以外，靠高 品质的工作也能赢得这一票，而且有一个好处——通吃。就算遇上“昏君”，他也一定需要几个能做事的人，即便你暂时被埋没，也不会像拍错马屁的人一样丢了饭碗。有实力的人，生存周期难道还胜不过一任“昏君”？

比吩咐的多做一点

要知道，老板也是人，也有疏漏、迷茫的时候。前面说过，为老板分忧，就是为自己创造机会。老板说：“把液晶电视去年的销售趋势整理一份给我。”你首先要问清楚，确认他要的是什么，什么时间要，有没有其他特殊要求。可能的话，还要了解他的目的，然后再动手做，这样才能做得漂亮。虽然老板没有交代清楚是他的错，可到头来还是你的错，谁叫你不问呢！

面对这种要求，你别傻傻地只做一个折线图就给他发过去，连源数据都不带。还有甚者，直接发一份源数据给老板，那个意思像是说：“您自己找找吧。”大家别笑，这样的事儿还真不少。

换作是我，我会这么做：先做一个销售趋势折线图，并附带明细数据，当然，适当的美化一定是要的。然后，对趋势图中异常的波峰或者波谷数据，我会标注出来，对它们进行简单的分析，说明产生原因。时间允许的情况下，我还会考虑再做一份前年或者今年的趋势图与之作对比。如果一不小心被我找到销售趋势之间某种程度的相关性，在汇报的时候，我就可以挺起胸膛大声说话了。

你也许觉得这样做事太麻烦，但仔细想想，我们的汇报有几回能一次过关？老板作为决策者，肩上担的是风险，自然要考虑得更周全。我们当小弟的多做一 点又有何妨？更何况，这些工作早晚都要做，超出老板的预期做和被吩咐着做，效果可是大不相同的。

汇报进度并按时完成

外企喜欢讲feedback（反馈），做任何事情都要有反馈，其中，工作进度的反馈尤为重要。反馈是指，被安排工作者向工作安排者主动汇报情况。在职场中，主动是很好的个人素质，主动的人永远占尽先机，而被动的人永远错失良机。

一件事吩咐下来以后，我们应该主动向老板汇报进度。汇报的内容无非两点：一、能否按原计划完成，如果不能，是由什么原因造成的，预计推迟多久；二、遇到了什么困难，需要什么帮助。至于已经解决的问题，或者取得的成就，在汇报进度的时候不用交代。如果不是主动地进行反馈，当被老板问及工作进度时，就会显得很被动，并且由于准备不充分，沟通效果也不会太好。更重要的是，这个时候还不方便向老板求助，否则会被“修理”：“为什么不早告诉我？”

汇报进度是一种好习惯，可以及时发现问题，从而调整工作，让工作不能按时按量完成的行为找不到任何借口。对于安排工作的人，在繁忙之中不用记得追问也能收到反馈，这种运筹帷幄的感觉老板尤其喜欢。给老板方便，就是给自己方便。千万不要等到交差的那一天，才说任务完不成，这是大忌。现在这个习惯已经延伸到我的生活中，约好了两点见面，我在路上就会给对方打电话确认我的位置和预计到达的时间。

除了及时汇报工作进度，还要注意按时完成工作任务。虽说工作有不可控因素，但还是要尽量按时完成，这能体现出你的工作能力和计划性。在接受任务时 ，要明确完成时间，如果有异议，最好当场提出来，事后如果有困难，就只能自己克服。汇报进度中提到的，“如果不能按原计划完成，要说明理由”，只适用于一种情况，即发生了不可预期的特殊事件。做不好工作还满嘴借口是职场中最令人不屑的行为，借口说多了，连自己都不会相信。

邮件就是你的脸

信息化时代，发电子邮件是企业内最常用的沟通方式。《红楼梦》中的王熙凤是人未到，声先到；而在企业里是人未到，邮件先到，通常一封邮件就能代表你的形象。既然邮件很重要，咱就要写得有点水平，千万别让人笑话。

杜绝错别字

“错别纸是一课老鼠屎，能坏整整一锅汤。工作完成得再漂亮，野会因为报告中存在错别字而大打折扣。人们总说：细节决定成拜。如此小事都做不好，又怎么能委以重任呢？检查不出错别字不是工作能力不墙，而是工作太肚不认真，再说严重点，是对别人的不尊重。”

以上这段话，不知道你是否已经看得火大，心想：错别字这么多，还敢出书，这钱我算是白花了！看吧，内容好不好先不说，我们首要关注的还是态度。同样，老板也会这么看问题：无论你得出的工作结论多么精彩，小小几个错别字就可以毁了一切。这就是所谓的第一印象。

我很庆幸，第一份工作就教会了我这些。记得当时给主管发邮件，不读上三遍真不敢点“发送”。虽然效率会受一点影响，但感觉很踏实。时间长了就养成了习惯，检查错别字就如同出门前照镜子，没有收拾好，大白天就不出去吓人了。

记得带附件

Hi了ack，

附件是5月份的运费分析表，请查收！祝好。

Mark

2010年6月1日

Jack读完邮件后一阵迷茫，明明说了有附件，怎么就没找到呢？善良的Jack会 先怀疑自己的眼睛，想着别错怪了发件人，于是，还会费一番心力再次确认自己是否收到。一阵 折腾过后，他心情欠佳地回邮件或者打电话给Mark，令其补发附件。如果这样的事情多次发生，老板一定会认为Mark是一个粗心大意的人，将来就不会委以重任。Mark别说想发光了，连自己的“金子”身份都难保。(www.xing528.com)

要避免忘记带附件的情况发生，最好养成在写邮件之前先插入附件的习惯。这样做还有一个好处：当附件较大时，可以在上传的同时写邮件，从而合理利用时间。

指出双胞胎邮件的不同

一旦第一封邮件忘带附件，就会造成一个连锁反应，那就是双胞胎邮件。所谓双胞胎邮件，是指前后发的两封邮件除了有无附件的区别之外，邮件的内容一模一样，这会让收件人丈二和尚摸不着头脑。既不知道应该以哪封邮件为准，也搞不清楚为什么自己会收到两封相同的邮件。

我是最受不了双胞胎邮件的。在外企工作，本来邮件就很多，突然收到两封未读邮件，打开一看完全一样，当场傻眼。要知道，在繁忙的工作中做大家来找茬的游戏并不是一件好玩的事，有时还必须浪费时间打电话给发件人求证。总之，三个字：不舒服 。

所以既然发了第二封邮件，就要说明它与第一 封的区别。可以修改标题，也可以在正文中添加描述，同时要注意突出显示有区别的部分，为的就是不给别人带来困扰：

忘带附件型——

原标题：2010年市场推广计划汇报

改为：2010年市场推广计划汇报（带附件）

附件修改型——

原文：附件是2010年市场推广费用预算表

改为：附件是2010年市场推广费用预算表V2（注：以本附件为准）

邮件发出以后，还要做一件至关重要的事，即马上致电收件人：“××，2010年市场推广计划已经发送给您，请以第二封邮件为准。如有任何问题，请随时找我。”

空白邮件不礼貌

发邮件是不是一定要写点什么？这个得看场合。有时候老板只是想要一个附件，你可以发一封带附件的空白邮件，什么都不用写。但我觉得，即使在这种情况下，也还是可以写点东西的。

中国自古以来就是礼仪之邦，可惜礼仪这个东西已经逐渐被现代人所遗忘。看看传统书信的格式，有称呼、问候语、正文、祝颂语、具名和日期，这种格式体现了礼仪，体现了人与人之间的相互尊重。到了现代，虽然不再写书信，取而代之的电子邮件中也应该 具备这些属性。即便是一封最简单的邮件，麻雀虽小，也要五脏俱全。

张总：

您好！

附件是2010年市场推广计划表，请查阅。

如有任何问题，请随时联系。

祝好！

小李

2010年2月4日

对附件进行简单描述

电子邮件和PPT其实有相似的地方，都是我们的一张脸。大家都知道PPT是作演示汇报用的，它是工作成果的展现，其品质决定了别人对我们的印象。好的PPT 不用猜，作者 的观点透过精练的文字和生动的图片就能清晰表达。

一封电子邮件，尤其是汇报工作的邮件，也是我们工作成果的展现。像制作PPT一样，它也需要把观点总结出来，让读邮件的人一目了然。我们做数据分析，汇报的重点通常都在附件里（汇总表、图表），于是只说：“附件是销售情况分析表，请查收。”那是远远不够的。为了让收件人在第一时间得到最准确的信息，在正文中还要对附件内容做简单的描述。我们来看下面这个例子。

李总：

您好！

附件是《2010年8月至10月销售与配送区域分析表》，请查收。

根据数据分析结果，得到两个基本结论：

第一，配送范围在二环外的销售总额，接近二环内与郊县总额之和的2倍；

第二，9月份的销量远大于8月和10月的销量 。

行动建议如下：

第一，抽查物流服务商二环外的配送服务质量，以确保客户满意度；

第二，明年的市场预热需要提前规划，设法拉动8月的销量。

如有任何问题，请随时联系。

祝好！

范小蔡

2010年6月1日

给老板做多选题

老板喜欢发号施令没错，那是他的权力，也是责任，可是，千万别以为老板喜欢解决问题。有的人做汇报，常常只有一句话：“张总，东北大雪，送货时间平均延误2天，您看怎么办？”有的老板，可能会亲力亲为了解详情，然后布置工作；如果遇到能力稍逊的老板，他也不知道应该怎么办，这么一问，无疑将了他一军，让他下不了台。

无论老板能力如何，都不能向他做这种简单、粗暴的汇报，而应该掌握正确的汇报方式。任何时候，都要给老板提供多项选择题，这远胜于让他做问答题或单选题。问答题最费劲，答案要凭空创造，难免死掉很多脑细胞，老板可不愿意干这个；单选题让人不自在，因为没得选，会让老板有一种被逼的感觉，而且一旦否定了唯一的答案，最后又将做回问答题。所以，多项选择题是最好的，既为老板开阔了思路，又增大了选中满意答案的几率，因为具体工作咱都做完了，他只需打勾就行。这种活儿，换谁谁愿意，放老板身上，他能不开心吗！

拿本例来讲，只要提前做好细致的工作，汇报时就可以这样讲：“张总，东北大雪，送货时间平均延误2天。据了解，我们的竞争对手延误时间大于3天，所以，目前还没有出现严重投诉。

“但是，我们已经着手制定了解决方案：空运方面，已经联系了3家主要的航空公司，他们可以承担20%的货量，但是运输费用会增加50%。按雪季持续一个半月计算，增加的费用大概在20万元左右，但是可以满足VIP客户的订单要求。

“铁路方面，原本在途时间就比公路多出2天。但是铁路受下雪影响相对较小，所以在大雪期间，如果走铁路，在同样延误2天的情况下，运费可以减少30%，节省的费用差不多有60万元左右。我们已经找到了铁路运输服务商，只要能满足每天不小于8个车皮的货量，3天内就可以开始运作。

“公路方面，干线运输的在途时间无法缩短，但是市内零担配送可以适当加快速度，预计缩短8小时，具体流程正在研究中，2天以内向您汇报。另外，客服部已经确认可以将‘由于大雪造成配送延误’的信息告知客户，让客户提前有心理准备，从而降低投诉及退货的比例……所以，现在一 共有A、B、C三个方案。我的建议是：A方案最佳，其次是C方案，不得已可以采用B方案。您看怎么办？”

短短一段话，凝聚了大量劳动成果，是金子就在这时发光。老板做选择题时永远比做问答题快乐。而我们的努力，不仅展示了自己很强的工作能力和认真的工作态度，也能帮助老板准确、快速地做决策。将心比心，谁都愿意和能帮到自己、让自己省心的人更亲近一些。唯独要注意一点，即便提供了多个解决方案，我们也需要给出建议的最佳方案，并说明理由。

职场感悟——处事乐观

我听过一位全球顶级快消品牌高管的讲座，讲的是职场中的禅道。其中有一句话对我影响很深，他说：“一切都是最好的安排。”在我看来，这是乐观的最高境界。把一时的成功看做最好的安排，可以让我们欣然接 受却不骄傲自满；把一时的困难看做最好的安排，可以让我们积极面对、勇敢挑战。

乐观的人有活力，能吸引周围人的注意，却不招来嫉恨。因为乐观，他们不怕接受任务，不抱怨工作繁忙，不在意别人的眼光，甚至当有人恶意相向时，他们也不会放在心上。痛苦地过一天也是一天，快乐地过一天还是一天。相信一切都是最好的安排，能让自己乐观起来。

如果我是老板，一定喜欢用乐观的下属；如果我是同事，也愿意和乐观的人交朋友。好运也是一样，只偏袒乐观的人。

工作也好，生活也好，活的不是方法，而是态度。就如同照镜子，你对镜子笑，镜子也会对你笑。敷衍着过日子的人，一定被日子所敷衍；认真对待工作的人，才能被工作认真对待。我相信因果，更相信因果需要自己把握。机会和运气不是偶然的，而是由我们的所作所为一点一滴积累而成的。努力了未必一定成功，但是不努力，一定不会成功。