提升Excel技能，探秘天下第一表的神奇配方

第5章　揭秘天下第一表的神奇“配方”

牛皮不是吹的，火车不是推的，泰山不是堆的，天下第一表不是那么简单的。小小的表格设计蕴涵着大学问，设计的奥妙在于经验、思路，再加上一点点技巧。

既然不遗余力地向你推荐了天下第一表，就要毫无保留地为你揭秘它的“配方”。在腻味了枯燥的技能学习后，天下第一表的“配方”将是一剂强心针，你会突然发现，工作方法原来如此重要。

Excel心法真正的精髓将在本章为大家展开。难怪我的超级读者看完书稿后，情不自禁地在本章标题处写下了三个大字：亮点啊！

接下来，就与大家一起分享终极心法。

第1节　学Excel不是走单行线

因果的关系，犹如千年谜题：先有鸡还是先有蛋？这是一件说不清也不用说清的事儿，因为，因果不是一条线，而是一个圈，没有开始也没有尽头，彼此互为因果。学习Excel，也面临这个问题，设计天下第一表和“变”表就互为因果。

第2章提到了有因才有果，得出的结论是：有了正确的源数据表，才能充分使用数据透视表，得到各种分类汇总表。但是换个角度讲：只有了解了数据透视表的功能和规范，才能知道应该如何设计源数据表，以及如何记录源数据。

这就像炒一盘菜，备好了五花肉、青椒、盐菜、郫县豆瓣、甜面酱，才能炒出四川经典家常菜——青椒盐菜回锅肉。能看出，备的菜是因，回锅肉是果。反过来，为什么准备的是以上这些原材料？还不是因为今天要炒一盘青椒盐菜回锅肉嘛。于是，炒什么菜又成了备什么原材料的因。

刚开始探讨源数据表设计规范时，由于缺少汇总知识，即使认同种种设计理念，也难得其要领。因为想象不到结果，就无法印证当前工作的意义Excel。难学，这是很重要的原因，孤立地学习某一项技能，不知道前因后果，效果往往不佳，更体会不到“牵一发而动全身”的精髓。具备了数据透视表应用基础以后，想想字段拖拽，想想日期组合，想想分页显示，再回过头来看表格设计，感受就会大不相同。最明显的一点改变是，以前想到密密麻麻的源数据就头晕，现在反而希望字段越多越好，数据量越大越好。

消除顾虑方能大步前进，这就是为什么直到现在才揭晓天下第一表“配方”的原因。

第2节　五味良药“配”出天下第一表

写这本书已经是一个巧合，但更巧的是，在动笔前一天我接到了一通电话，这通电话使我推翻了之前所有的设想，书的内容来了个180。大转弯。原本我想和大家分享这几年积累的Excel应用心得和实用技巧，主要偏重在技巧上。可这通电话让我忽然发现，在我的Excel经验中，最宝贵的其实是制表规范和思路，技巧还在其次。

电话是我一个朋友打来的，她叫Karen，现在负责一家皮革贸易公司新西兰市场的所有皮革采购事务。她在电话里约我见个面，并让我先看看她发来的邮件。

伍2昊：

我现在在做进出口贸易，，现在的统计表大部分都只是一个信息的录入，而且公司里面有无数个像这样的表格文件，相当的散，不够集中，没有更细分，也没有拓展功能。比如进口合同统计表，我想如果能细分（牛皮羊皮、皮革部位、皮革等级及品种），会更便于事后统计。这有很多EXCEL功能，我想有机i会能和你讨论一下。

附件你先看一下，改天约个时间我们出来喝点东西。

谢谢！：）

Karen

2010年6月1日

我挑选了附件中的两份表格展示给大家（见图5-2、图5-3），但关键数据均作了处理。在这里，我也要提醒各位，当你在任何论坛或者媒介上发布表格的时候，请尽量使用模拟数据或者隐藏关键数据。真实数据是“万恶之源”，务必小心谨慎。

从Karen发给我的表格中，我看到了不少问题，所以决定要好好和她聊一聊，但聊的不是技巧，而是思路。因为我发现，她所遇到的问题只需要简单的技巧就能解决，但前提是，要有正确的设计思路。想要实现她理想中的管理水准，她必须完善现在的表格，还需要补 充一些新的表格。

正是这一闪念，让我改变了对书的看法，当下就打电话给我那个牛哄哄的策划编辑。当我把全新的想法告诉他以后，两个臭味相投的人一拍即合，于是才有了大家现在看到的Excel心法。

下面就以我和Karen的沟通过程为例，让大家见证一份天下第一表从无到有的诞生过程。

第一味　“顾全局”：背景确认

为即将设计的表格定性、定量、定损，在真正动手之前，明确需要做什么，做多少，怎么做。这是战略高度上的思考。

定性

我问Karen：“你们公司比较容易接受改变，还是很死板？老板是怎样一个人？”她说：“私人企业，同事相处还不错，大家也愿意把工作做得更好。老板人很好，就是太忙了。他一直想规范公司管理，但苦于没有精力，也不知从何处下手。”

鉴于这种情况，事情就好办得多。有团队和老板的支持，我们可以选择改变表格或者重新设计表格，并要求内部工作流程配合数据工作。好的企业文化和工作氛围，能使由新表格所带来的工作的实施效果和执行效率有所保障。在私人企业，老板的态度往往决定了一个创意的生命周期。

了解了公司背景，我就确定我们可以放手去干了。先给原有的表格动个大手术，再根据业务需要创建新的表格，填补管理漏洞，然后合并重复的表格，精简业务流程。由于在他们公司有一个组的人在负责数据录入和分析设计时，还要重点考虑颜色标志及录入限制，最大限度地降低由于操作人员技能水平参差不齐，以及对表格理解不同，所造成的数据录入不标准、录入错位等风险。

但身处不同的企业，状况会迥然不同。例如前面提到的大型国企，表格是一级级下发的，基层单位没有修改的权力，甚至没有建议的机会。根据这个背景，我们更多考虑的就不是去改变别人，而是改变自己。设计一份正确的表格自用，保护好自己的劳动成果，当上级有新要求时，就可以调用自己表格中的数据快速完成任务。也就是说，即使一定要按照特定的格式上报，我们手里也应该有两份表：一份是自用表，一份是上报表。它们之间的关系应该是：自用表是上报表的源数据表。

所以在优化表格之前，一定要了解当前自己处于什么位置，有怎样的能耐，公司会给予怎样的支持，再决定应该做什么样的事情。这张表格是否可以修改？修改过后的流程能否执行？需不需要新建表格？是改变别人的操作习惯，还是改变自己？这些问题，都需要在设计前的详细分析和调查中得到答案。

本例定性：修改现有表格，创建新表格，重塑工作流程，设计的表格需要供多人操作。

定量

我问Karen：“公司有没有企业系统？系统能提供什么数据，能做哪些方面的管理？每周或者每月有多少数据量？”她说：“有系统，但只是财务方面的，报价、合同、销售情况及发货计划管理都得靠手工表格。数据量嘛……销售的数据量不大，我们发的是海柜，一个月只有十几条记录。但是每个月都会收到全世界各地的报价单，皮革的种类很多，所以报价信息非常多。通常一个供应商的报价单就有5～6页A4纸，密密麻麻，而我们差不多有20个左右的供应商。”

如果企业有系统，我们必须先了解系统能提供什么数据，才能确定表格中应该出现哪些字段。另外，系统提供的数据一般都比较标准，在有系统数据的情况下，就 不 用操心表格数据录入限制的问题了。

至于了解数据量的多少，首先是要据此考虑该工作是否适合用Excel完成，及用什么版本完成。2003版Excel最大65536行，2007版1048576行，如果设计为一年或者几年的数据都记录在同一张工作表里，就要知道自己正在使用的版本是否能支持。如果数据量过于庞大，超出了Excel的处理能力，就不需要设计Excel表格了，把它交给其他更专业的数据库软件去处理吧。

其次，如果源数据完全靠手工录入，那么，数据量越大，字段就应该越少，否则，操作人员会发疯的。源数据表的“身材”，要么高高瘦瘦，要么矮矮胖胖，除非有系统数据支持，否则不要又高又胖。

对于这家公司，销售的数据量不大，又是贸易公司，销售明细表的字段就可以尽量详细，通过记录更详细的数据，来细化公司销售方面的管理（见图5-4）；而对于报价数据，由于需要频繁而大量的录入，所以字段一定要简洁，一张表只解决与报价相关的最核心的需求，不宜掺杂其他与核心需求无关的数据（见图5-5）。

天下第一表一定不是让我们把公司所有的业务数据都硬塞进同一张表，而是针对每一项工作，得到有且仅有一份能体现完整业务流程的源数据表。把相关的业务数据合并到一份源数据表，在方便分析数据的同时，也避免了大量的重复工作。

本例定量：每月十几条销售数据，几百条报价信息手工录入。销售明细表应尽量详细，报价记录表要精简字段，均可设计为一份源数据表记录多年的销售/报价数据。

定损

我又问Karen：“现在使用的表格造成了什么问题？”她告诉我：“数据录入了用不上；公司到处都是表格，一项工作N张表，不知道该看哪一张。想要细化管理，却没有数据支撑，公司只能按照传统的方式进行管理，很多数据成了摆设。我出去和供应商谈价格时，心里没底，因为看不到全面的价格情况。销售和合同情况到后面要想分析时，也无从下手。”

之所以要修改表格，设计表格，一定是因为它已经变得不好用，或者是因为出现了新的管理要求而变得不够用。

定损有两个层次的含义：第一，确定现在发生了什么事情，再根据经验，诊断表格问题出在哪里。例如：“数据录入了用不上”，有可能是录入不规范，需要进行规范；也有可能是不知道数据透视表等分析技能，那就要学技能。

“一项工作N张表”，一定是因为不知道三表概念。要解决这个问题，动静会比较大，也要求设计者在该领域，尤其是对业务流程有足够的理解。进行优化时，首先要重新梳理工作流程，然后合并表格。至于“看不到分析数据的”问题，有可能是某项工作压根儿没做，比如记录报价明细，这就需要设计新的表格并出台相应的工作流程；也有可能是数据不规范或者分析技能欠缺。

第二，找出现有表格的设计问题，如：合并单元格、过多文字描述、字段分类不清等。

《2010年皮料及皮革销售情况统计表》很典型，让我们一起来为它定损。

多余表头——表头无用，写在工作表名称中吧。

多余的装饰行——仅满足视觉上的分隔效果，还是删掉为好。

毁灭性的合并标题行——“序”、“号”分开写，中看不中用，标题行就应该为一行。

分不清的品类字段——“品名/来源”是复合字段，导致数据无法分类；纯文字描述的单元格，让数据分析成为空想。字段应拆分，分类应清晰。

约××柜很无奈——“××”可以计算，“约××”不可计算，何不“约”到标题中，改为“订货数量（约张）”。

数量+单位很纠结——数量是数量，单位是单位，划为两列岂不更好。

缺少单位的字段——朋友，赚美金还是人民币请老实交代。

想标准又不标准的备注——精炼描述语言，为执行进度清晰分类，如：把所有类似“因无传真无法签合同，口定”的描述统一规定为“无传真/口定”，使备注栏字段也可参与分析。

本例定损：数据录入需规范，字段分类要清晰，业务字段要详尽。

第二味　“知目的”：明确需求

确认修改/新建表格的背景时，涉及的问题越全面越好，越详尽越好，这关乎我们的制表战略。战略确定了，就要开始探讨具体战术的问题。这时候思路就得收回来，必须一针见血地明确目的。

说到这个话题，我想起了两类极具代表性的人：一类是唐僧型，不是《西游记》里的圣僧，而是《大话西游》里的无厘头啰唆僧。很简单的一件事情，他可以绕来绕去说很多话，却永远等不到他的总结性发言。

悟空不小心打到花花草草，被他念了个半死，而他这样做无非是想让悟空爱护环境；要救他出狱，一首OnlyYou把我唱得这么多年都记不起这首歌的真实版本，悟空兄更是忍无可忍，大打出手。设计表格不能学唐僧，要达到什么目的，就直截了当地阐述清楚。例如：我想分析全国销售趋势，我想规范员工请假，我想管理项目进度等。

另一类是匪徒型，他们在明确需求这件事情上做得很棒。抢银行的匪徒，举起枪就两句话：“全部趴下！钱拿出来！”《天下无贼》里的范大帅，舌头虽然有点大，张嘴还是两句话：“我要……劫个色！IC……IP……IQ……卡……空空告树（统统告诉）……我密码。”学人所长才能不断进步，设计表格就要向匪徒多多学习。

前面分析了他们公司的背景，我心里大概有了数。于是，我问Karen：“你主要想通过表格达到什么目的？”她回答说：“我最主要是希望和供应商谈判 的时候，对报价数据做到心中有数。我要知道同一家供应商不同时期的价格对 比，以及不同供应商同一时期对同一种皮料的报价数据对比。”这就 是她非常 明确的需求。

可见，她虽然发给我很多表格，但实际上当前最困扰她的是报价管理。需求明确了，就可以确定工作次序和工作重点。根据背景确认过程中对他们公司的了解，报价数据电子化的工作尚未在公司开展。尽管是一家贸易公司，却没能很好地管理各种报价数据，供应商也大多以传真的方式发送报价信息。

所以，需要新建一份报价记录表，工作流程也要随之变化，同时要求供应商提供电子版报价信息。如果确实不能提供，公司也要安排专人手工录入。一旦这样的报价记录表建立起来，就能得到她所期望的分析结果。

第三味　“勾轮廓”：字段设定

一张Excel表的字段，看似平淡无奇，其实最全面地反映了设计者的工作经验和智慧。设想一下，一个从未从事过仓库工作的人，是否有可能设计出库存管理表？答案一定是：不可能，因为他不知道库存需要管理些什么。有的人能罗列出字段，却不懂得合理地对它们进行排列，这就代表着设计者对工作流程的不熟悉。所以，一旦工作经验欠缺，就很难理解Excel的精髓。

但这并不代表我们必须深入了解每一个行业，才能设计出与该行业相关的表格。工作是相通的，就表格设计而言，在一个领域足够专业的人，就很容易领悟到其他领域的管理要点。只要做好设计前的背景确认和明确需求，就能把握住表格设计的主要脉络。

下面，我们通过字段分析、字段拓展、字段补全，从无到有地勾勒出报价记录表的轮廓。

字段分析

完成了第二步“明确需求”以后，就可以开始做字段分析了。此时，我们需要把用中文描述的设计表格的目的，翻译成Excel源数据表中的字段名称。

例如：我想分析全国销售趋势。从这句话里，可以得到以下几个信息：全国=地址；销售=数量；趋势=日期。所以这张表格至少应该有三 个字段：地址、销售数量、销售日期。

Karen说：“我最主要是希望和供应商谈判的时候，对报价信息做到心中有数。我要知道同一家供应商不同时期的价格对比，以及不同供应商同一时期对同一种皮料的报价数据对比。”抓出这句话的重点词汇：供应商=供应商名称；时期=报价日期；价格=皮料价格；皮料=皮料类别。根据这些字段，可以初步设计出张一只拥有四个字段的源数据表。

字段拓展

中文描述的“目的”仅仅是对字段的高度概括，但仅凭这几个字段不足以构成一份完整的源数据表，要进一步挖掘出基础字段背后的其他关键字段。

“我想分析全国销售趋势”，从字面分析只有三个字段：地址、销售数量、日期。

但如果这是一家B2C的电子商务公司，产品直接卖给终端客户，地址属性的含义就十分丰富，地址=省+市+县+乡+村+大队+组+户；

销售属性里不仅仅有销售数量，还应该有销售了什么产品，它属于哪一类，属于哪一个事业部，产品的单位是什么，甚至可以联系到供货商信息，销售=事业部+大类+子类+产品名称+销售数量+产品单位；

日期属性由于有数据透视表组合日期的支持，可以不用拓展，否则，我们也需要考虑，日期=年+季度+月+日。

报价记录表的基础字段经过拓展以后，可以得到，供应商=供应商名称+供应商所在地+供应商级别；时期=报价日期；价格=皮料价格+皮料单位；皮料类别由于分得很细，相对要复杂一点，我们花了很长时间探讨皮料的分类。

我先解释一下字段拓展，它可以分为拓展和拆解。拓展的意思是，通过基础字段得到不同属性的相关字段，比如通过供应商字段，拓展出供应商名称和供应商所在地；而拆解的意思是，通过基础字段得到同属性不同级别的字段，比如通过地址字段，拆解出省、市、县。确认皮料分类的过程，属于拆解字段的过程。

在这个过程中，我学到了不少知识，有了这些知识，才能准确地拆解出新的字段。对于一块皮料，首先要看原产地，如中国、美国、澳洲等；然后要看是什么动物的皮，如牛、羊、马等；接下来是制作工艺、皮层、皮质级别、重量等级等，综合以上元素，最终得到，皮料类别=原产地+牲畜种类+制作工艺+皮层+皮质级别+重量等级。

如果不是有机会设计这么一张表格，也许我一辈子也不会知道皮料原来分得如此之细。事实上，每一次设计表格都是一次学习的机会，无论是学习新的知识，还是温习老的流程，都能让你受益匪浅。

字段补全

现在，我们的源数据表已经有相对完整的字段了，再稍稍补全，就可以完成字段设定（见图5-l0）。待补全的字段是由业务内容和管理需求所决定的，既然是一份报价记录表，又很有可能人工录入数据，就必须考虑到责任追溯的问题。从管理的角度来说，追溯的目的不是监视哪一位员工，而是当问题发生的时候，能准确找到问题所在，并且及时纠正。

例如：采购经理和供应商谈判，由于供应商对采购经理提供的历史对比数据有异议，导致谈判延期进行。采购经理要在公司内部核查数据的真实性，就必须知道这项工作是谁完成的，因为只有实际操作者才能最快找到原始报价单，并反馈核查结果。因此，在这份报价记录表中，根据管理要求，还需要添加录入员姓名或者工号字段。

另外，用中文识别供应商名称及皮料类别并不是最好的管理方法。如果有两家供 应商名称相同，公司内部沟通成本就会增加，出错的几率也会增加，再加上方言的辅 助，那就更可怕了。

我看过一则笑话：一个司机开车到西安，被交警拦了下来。司机问是什么原因被拦，交警敬了一个礼，说：“你像星矢。”司机笑了笑，回敬了一个礼，说：“你像一辉。”然后驾照就被收走了。原来，交警说的是逆向行驶（声调：4124）……

在数据管理中，中文识别是有缺陷的，为数据发放身份号码非常有必要（代码或者序列号）。

第四味　“定结构”：流程解析

第2章提到的表格错误中，有一种是列的次序颠倒。如果一份 表格设计了错误的录入顺序，就会让操作者使用得非常别扭，为他们带来很大的负担。录入顺序与流程管理密不可分，表格设计需要符合工作流程，所以，也要求设计者对流程有足够的理解。

我从工作顺序和录入方式两个方面，来说说字段应该如何调整。

工作顺利

做任何事情都有基本的顺序，登录论坛一 定是先输入用户名，再确认密 码，最后输入验证码。论坛这么设计，是符合通常的思维和行为方式的。做一 件工作，也有它基本的流程，比如记录考勤的顺序是：几月几日→谁→怎么了→有多严重→如何处罚→谁记录，翻译成Excel字段就是：日期（2011/2/6）→姓名（伍昊）→事件（迟到）→数量（5分钟）→处罚（扣3分）→考勤员姓 名（Uncle王）。

小学语文老师教过的写作几要素——时间、地点、人物、事件，是字段排 序的黄金法则。只不过在工作中，地点一般都由部门代替，而事件则需要进 一步展开。对事件而言，记录的顺序应该是：先概括，后明细。先概括事件性质 为迟到，再详细说明迟到了多久，应该受怎样的处罚。

按照这个逻辑，我们就可以很轻松地为报价记录表的字段排序。

先把日期放在首列，由于没有地点字段，接下来就是人物。人物字段分为录入员和供应商，为了保持报价数据的连贯性，我把录入员姓名放在第二列。供应商信息的四个字段，同样按先人物后事件的顺序排列，所以先是代码、名称，再是所在地和级别。

那么，在某个时间，某位录入员记录了某个供应商做的什么事情呢？当然就是对某类皮料进行报价，所以，报价的明细数据作为事件排在供应商字段之后。皮料的各种属性按照范围从大到小依次排列：皮料代码、国家、种类、工艺、皮层、皮质级别、重量级别。然后，皮料发生了什么事情呢？皮料卖××元，一张。

如此一来，只要谨记小学学过的写作技巧，就能八九不离十地让你的表格超有逻辑。

录入方式

根据工作顺序初次排序之后，还要根据录入方式进行第二次排序。

录入方式在字段排序中的优先级大于工作顺序。录入方式分为三种：手工录入、复制粘贴、公式链接。三种录入方式的字段必须分别连续排列，不能相互穿插 ，否则会大 大影响工作效率。

敲击键盘输入内容和滑动鼠标选择单元格内容的均为手工录入，这些字段排在最左列，因为手工录入是我们工作的重点。从其他表格粘贴或者系导入统数据的均为复制粘贴，这些字段的数据不用一个一个地输入，但是也需要人工操作所以，排在中间列。

Excel讲究牵一发而动全身，三表概念的精髓是源数据表与参数表联动，以此最大程度减少源数据录入时的工作量。之所以为供应商和皮料添加唯一识别的代码，是因为和我们用身份证号码查询个人信息一样，只要匹配到唯一识别的代码，就能关联并显示出所有相关数据。大家别以为只有系统能做到，Excel同样能做到。

不需要人工输入，能够自动关联并显示数据的字段就是公式链接，这些字段排在最右列。在为字段排序时，要弄明白每个字段的数据属于哪一种录入方式，才能决定它们最终的位置。

报价记录表的所有字段中，必须手工录入的只有报价日期、录入员姓名、皮料代码、皮料价格和供应商代码。我们假设Karen的公司不能改变供应商发传真报价的习惯，于是就不考虑复制粘贴字段的存在。

理论上，供应商对同一种皮料的报价，应该是基于相同的数量单位，所以皮料单位可以自动生成。于是，皮料代码一旦确定，并且唯一，就能关联到皮料的其他信息，而由供应商代码则可以匹配出供应商的其他信息。在设置数据关联之前，首先需要有一份完整的参数表，而且要完成关联设置，还必须学会一个关键函数，这些我在后面将会详细分析。

把所有需要手工录入的字段提前，公式链接字段依次靠后，就得到了字段完整并且排列正确的源数据表。

小技巧——最牛快捷键

我常常开玩笑：“在国内，无论是大公司还是小公司，500强还是500不强，员工配备的鼠标几乎都只价值10元左右。”而10元的鼠标经常会出现定位不准确的问题，这意味着在做有些操作时会给我们带来麻烦，比如——数据区域选择。

当一张表格的数据有几十列，上干甚至上万行时，数据区域选择就成为很多人的一道难题。我相信大家一定有这样的经验：选中首行数据，鼠标往下拉，如果数据很长，睡一觉醒来可能都还没有拉到尽头。可说时迟那时快，正当我们放松警惕的一瞬间，数据一下子选过头了，无奈只能向上反选。这时候，10元的鼠标开始发挥重要作用——反选的时候停不住，数据又少选了。如此上上下下不断反复，光标总是不能停在恰当的位置，我曾经亲眼见过有人纠结在数据末端一两分钟都还不能“选定离手”。

更邪恶的情况是，好不容易选好了数据区域，还没等执行下一步操作，啪，光标不小心点到其他地方，结果前面的工作全白费。西南财大研究生院的同学就非常聪明，我讲到这里的时候，从讲台下飘来一个声音：“从下往上选就不会选过了。”同学很有才。

当然，你也可以用选头选尾Shift方法，但也得借助鼠标将滚动条拖至数据末端，同样要小心10元的鼠标作怪。你这就明白为什么办公室老有人摔鼠标了。

“最牛快捷键”是我起的名字，之所以认为它最牛，是因为使用和不使用的效果差异巨大。有了它，2分钟的事情1秒做完，4分钟的事情也是1秒做完，更关键的是，我们的工作中有很多个这样的2分钟，所以学会它对我们帮助很 大。

任务：选中B：D列所有非空单元格。首先选中B1∶D1，然后同时按住Ctrl+Shift键，再按方向键↓，瞬间完成！

这个快捷键是有原理的，Ctrl+方向键是跳转到连续数据区域的边缘，Shift+方向键是连续选中，所以Ctrl+Shift+方向键的意思是：跳转到数据区域边缘的同时把数据连续选中。这样，你就容易记住它了。

第五味　“细打磨”：表格装修

完成了前面四步，很多朋友就以为表格设计到此为止，于是，这份表格开始被应用于工作当中。可事实上，它还不够优秀。优秀的表格，不仅要有完整的字段和严谨的字段顺序，还必须让使用者舒服，让管理者放心。

使用者的主要任务是录入数据，他们的工作是重复的、繁琐的、细致的。面对大量的数据录入，再认真的人也难免会出错。长时间盯着一模一样的单元格，也很容易造成用眼疲劳，最终影响工作品质和效率，以及使用者的情绪。用的人不舒服，管理者又怎能放心！天知道用于决策的数据是否准确。所以，我们需要把“清水房”装修成“精装房”，才符合“交房标准”。

表格装修要点有四：清晰、安全、智能、美观。

清晰

根据各字段将要录入的数据内容，检查字段名称是否带有单位，且单位是否正确。报价记录表中，只有皮料价格需要确定单位，所以把它修改为“皮料价格（元）”。

安全

安全有两层意思：单元格的数据录入安全和工作表的数据录入安全。

单元格的数据录入安全

世界上最痛苦的事，莫过于一个名字产生N种叫法，对此小弟我深有体会。老爸给了我一个神奇的名字——伍昊（hào）。从小到大，这个名字衍生出了N个版本，引发了许多趣事。

读大学的时候，我的学号是3号，另外一位叫杨刚的同学是5号。上课点名回答问题，老师叫：“5号。”我和杨刚同时站了起来，把老师看傻眼了。后来，我们两个干脆都坐着不动，因为搞不清楚到底是伍昊还是5号。这正是：3号是伍昊，5号是杨刚。还是大学时期，有一次上体育课，也是 老师点名：“伍晨。”半天没人答应，我也差点因此被记旷课，而且从此又多了一个外号——晨儿哥。

直到2010年生日，我还收到一条特殊的祝福短信：亲爱的任昊，为了感谢您多次消费刷会员卡，可凭此短信和会员卡在生日当月任一天至会员店领取价值十元的蛋糕券。事已至此，我只想对我父亲说：老爸，你太有才了，给了我一个这么欢乐的名字。

大家想想看，源数据表中本应该相同的数据，如果被记录得五花八门，我们该如何分析，如何汇总？我发现很多企业的源数据都存在这样的问题，理所当然，最后只能抱着一堆表格发呆，根本得不到准确的数据分析结果。

其实，Excel有一个功能专治单元格录入不规范，这就是——数据有效性。通俗点说，只有当单元格内容满足预设条件时才能录入成功，否则报错。前面我们讲过条件格式，在这里你可以把数据有效性理解为条件内容。它能限定录入数据的日期范围、整数范围、文本长度等，还能制作下拉列表，让你用选择的方式完成录入。

数据有效性的调用路径和界面分别为：

我建议大家在调用功能时多使用快捷键，既能提高效率，又能在不同的软件版本中快 速找到相同的功能。调用菜单命令的快捷键时，调用一级菜单用Alt键加上菜单名 称括号里的字母，调用二、三级菜单仅敲击相应命令括号里的字母即可。所以，依次敲击Alt+D→L 就能进入数据有效性设置界面。

先为“报价日期”设置数据有效性，规定A2单元格录入的数据必须为日期，并且介于2010/l/1至2030/12/31之间（见图5-18）。设置完成后，将A2单元格向下复制。之后在进行数据录入时，当A列单元格输入的内容不为日期，或者日期不在设定范围内时，Excel就会出现错误提示（见图5-19）。这么一来，录错日期格式的情况就不会再发生了。

你也可以做得更人性化一点，在数据有效性的“出错警告”中，将错误提示信息改为“请输入正确的日期”。

接下来，再为“录入员姓名”设置数据有效性。由于录入员是固定的几个 人，于是，我们可以把这个信息告诉Excel，让它帮我们记忆，以后每次的输入用选择的就好了。控制日期录入的时候选择“允许”中的“日期”，控制特定内容的 录入 并需要制作下拉列表的时候，选择“允许”中的“序列”。

如果列表短，在“来源”栏直接输入列表内容，如：张三、李四、王五、赵六（见图5-22）。但是要注意，文本与文本之间必须用英文逗号，也就是半角逗号分隔，否则Excel会把它们看做一个文本（见图5-23、图5-24）。

曾经就有学员拿着设置了数据有效性的表格问我：“为什么我的选项是左右排列的，该怎么选择呢？”我说：“没有左右排列这么一说，你一定是使用了中文逗号。”

如果列表很长，手工输入“来源”的方式就不可行，这时就需要直接引用数据列表。用鼠标点击“来源”栏，再选择要引用的数据区域，点击确定完成（见图5-25）。此时，下拉列表的内容将随引用单元格内容的变化而变化。相比而言，引用数据列表的方式更能体现Excel数据关联的魅力。

“皮料代码”、“皮料价格（元）”、“供应商代码”也可以分别从文本长度和整数区间来控制录入内容，只要找对字段的特性，并灵活运用数据有效性功能，就能最大限度地保证数据录入的准确性。

使用数据有效性时需要注意三点：

第一，对于已经有数据的单元格，设置数据有效性后，Excel并不会自动判定或更正已有数据。比如：B2单元格已经有数据为“马七”，限定该单元格录入“张三，李四，王五”之后，在对B2进行下一次操作之前，该单元格的数据依然为“马七”，不受数据有效性设置的影响。所以，不能指望数据有效性帮助我们更正数据。

第二，即使设置有下拉列表的单元格，也不是只能通过选择的方式进行录入。你可能有这样的疑问，当下拉列表很长的时候，要找到某一个数据就很困难。对于这种单元格，手工录入也是可以的，只要录入的内容和列表中的内容一致，就能成功通过数据有效性的“审查”。而这时的数据有效性，更多地起到了监督作用，虽然不能带来录入效率的提高，却可以防止出错。

第三，根据三表概念，用于数据有效性引用的列表本应该作为参数，存放在参数表中，我却把它放在了源数据表里。这是因为，“序列”来源不能直接引用跨工作表的数据区域。没有为什么，Excel就这么规定的。所以，只能把待引用 的数据放在源数据表后几列。

什么？三表概念是浮云？！Oh，nonono，有兴趣的朋友可以研究一下Excel 中“名称”的应用，借助它，跨工作表的数据引用就能成立。如果不会使用“名 称”，也无伤大雅，因为本质上不会影响“懒人”们的工作效率和管理水平，学与 不学看各位的兴趣而已。既然咱们玩的是意识流，走的是大众路线，也就不去强 调那些华丽但费脑筋的技能了。

工作表的数据录入安全

有时候，一份源数据表，不是所有的单元格都需要手工录入。对于设置了公式的单元格，我们往往不希望任何人随意地修改它。我常听到这样的抱怨：“我设的公式，总是不小心被人碰到。”或者“说了很多遍，他们还要在写了公式的单元格里录入数据。”

职场中最无效的沟通方式就是口头提醒，就好像我认为最没用的处罚方式是口头警告一样。做工作，不能只是说说就算了，与其千叮咛万嘱咐让他不要犯错，不如提供方法和工具确保他不犯错。虽然任何事情都离不开人的因素，但这一定不能成为做不好事情的借口。

既然是对工作表数据区域的控制，就应该想到保护工作表功能。只要保护了想保护的单元格区域，开放了能开放的单元格区域，就不用担心误删、误改、误填的情况出现。

根据分析，报价记录表只有前五列需要手工录入，后面几列都要设置公式。也就是说，真正使用该表时，A∶E允许操作，F∶O不允许操作。

保护工作表只需两步搞定：

首先，选中允许录入的单元格区域，设置单元格格式，取消勾选保护标签中的“锁定”；

然后，调用保护工作表功能，取消勾选“选定锁定单元格”，点击确定完成。

设置完成后，除了取消“锁定”的单元格，其他单元格均被保护起来，连选中它们都是被禁止的。

智能(https://www.xing528.com)

Excel的智能与“牵一发而动全身”的经典理念息息相关，智能的实现方法 几乎都是运用函数。函数是Excel精髓中的精髓，可是，Excel有上百个函数，没有多年的功力，要运用自如真不是一件容易的事情。教函数的书籍多如牛毛，可即便像我这样从事Excel教学的人都读不进去，又何况你呢？！但是，如果我告诉你，只用学一个函数就能做出像样的智能表格，你愿意尝试吗？

我们一定不会怀疑，公安局可以通过身份证号码调出个人的身份信息；我们也不会怀疑，银行可以通过银行卡号，知道客户的详细资料。生活中的常识，到了Excel中却变得异常神秘。有很多人由于不知道数据匹配的方法，于是工作得很累。我们老老实实地输入所有数据，辛辛苦苦地逐条比对信息，以至于Ctrl+F成为了我们最熟练的快捷键。不仅如此，我们还经常从庞大的源数据中挑出数据，然后一条条复制、粘贴，组成新的数据表。

这一切，只要拥有Vlookup就能彻底解决。一般的数据工作，最浪费时间也最让人纠结的只有两件事：查找/比对和分类汇总，所以，我把Vlookup和数据透视表合称为哼哈二将。有了这两员大将，再加上天下第一表和三表概念心法，真不怕你的Excel水平不噌噌往上长十级。

Vlookup属于查找与引用函数，它的作用是：查找某单元格数据在源数据库中是否存在，如存在，则返回源数据库中同行指定列的单元格内容；如不存在，则返回#N/A。Vlookup有四个参数，我对它们的诠释是：用什么找？去哪里找？找到了返回第几个值？精确找还是模糊找？

要用这个函数，首先要有一个待查找的数据库。我模拟了一份数据，根据三表概念，它应该存放在参数表里。该数据库的首列必须为待匹配字段。什么意思呢？如果要用身份证号码匹配出身份信息，数据库中的号码列就必须在数据区域的首列；如果用供应商代码匹配出供应商的其他信息，数据库中的供应商代码字段就必须在数据区域首列。

没有理由，这就是Vlookup函数的一个规定，记住就好。由于在报价记录表中，要分别用供应商代码和皮料代码匹配相关的明细数据，所以参数表有两份，分别记录供应商信息和皮料信息。

万事俱备，开始写公式。调用函数有讲究，不用去插入函数里找，只要知道函数名称，在单元格内直接输入=Vlookup，然后按Ctrl+A，就能打开该函数的参数面板。注意：如果输入“=函数名称O”，多个括号，Ctrl+A就失效了。

设置参数（公式写在供应商名称列F2单元格）：

用什么找——用供应商代码E2单元格去找；

去哪里找——去参数表（供应商信息）A∶D列数据区域找；

返回第几个值——返回参数表（供应商信息）A∶D列第2列的值（第2列为供应商名称）；

精确找还是模糊找——精确找，必须代码相同才返回匹配值（99%的情况下都使用精确匹配）。

公式：=VLOOKUP（$E2，＇参数表（供应商信息）＇！$A∶$D，2，0）

由于该公式要向右向下复制，所以E2变为$E2，以保证向右复制时依然引用E2单元格为第一参数；第二参数由“‘参数表（供应商信息）’！A∶D”变为“‘参数表（供应商信息）’！$A∶$D”，以保证向右复制时依然引用A∶D列。不熟悉函数参数相对、绝对、混合引用的朋友，可以针对性地上网学习一下。

由于该公式向右复制时，第三参数应该从2依次递增，所以需要引入一个新的 函数Column。Column的作用是：返回单元格的列号，比如：=COLUMN（B1）返回2，=COLUMN（D1）返回4。

完善公式：=VLOOKUP（$E2，＇参数表（供应商信息）＇！$A∶$D，COLUMN（B1），0）

向右向下复制公式之后，得到的结果全部为#N/A，那是因为E列还没有录入供应商代码。当Vlookup函数找不到匹配值时，就会返回#N/A。

为了视觉上的美观，可以对公式再进行一次加工。借助If和Len函数，能够在E列没有数据时，公式单元格也不显示#N/A。这两个函数我就不详细介绍了，提供公式作为参考。

再次完善公式：=IF（LEN（$E2）=0＂，＂，VLOOKUP（$E2＇，参数表（供应商信息）＇！$A∶$D，COLUMN（B1），0））

翻译成中文：当（IF）E2单元格啥都没有时（LEN（$E2）=0），返回“空”（“”），否则，返回Vlookup函数结果。

设置完成，试试效果，在E2单元格输入参数表（供应商信息）里的某个供应商代码，就能自动得到与该代码相关的所有信息。再用同样的方法编写皮料代码和皮料信息的匹配公式，就完成了报价记录表公式部分的设置。

很棒吧？看似复杂的数据录入工作，一旦使用了Vlookup以后，就变得异常简单。但是要提醒各位，任何时候，写完公式后都一定要验证它的准确性。我通常会用3～5组数据进行验证。函数固然强大，可是它既能载舟，也能覆舟，一旦设置出现错误，后果同样严重。所以，务必先细心检查，确认无误后，再放心使用。

学会了Vlookup，工作的优化充满了无限的想象空间。对于学校，可以用学号查询学生信息；对于财务，可以用凭证号查询现金使用情况；对于工厂，可以从上万种物料中匹配出几百种指定物料的相关信息。只要尽情发挥想象力，就能让更多的工作变得简单。

美观

出门前，稍微收拾一下自己，既是对他人的尊重，也是对自己负责。出席重要的聚会，人们总会精心装扮，女士们画上一抹淡妆，男士们穿上一身礼服，展现个人魅力的同时，也表达了对主办者和其他受邀者的基本尊重。

爱美之心人皆有之，在工作场合也不例外。通常情况下，工作是辛苦的、重复的、枯燥的，如果用颜色来表达，应该是黑白的。可是，我们不能甘于工作在黑白之中，何不为它添加一些色彩呢？既然每个人都是设计师，而不是生 产线上的机器人，我们就可以创造美。在美化表格的同时，把一件小事、一份 枯燥的工作做得开心。由此收获的是积极的工作态度以及高品质的自我要求。

既然是每天都要用到的表格，就把它做得漂亮一点。字体大小、对齐方式调整一致；添加一些容易识别的颜色为数据分区；单元格格式保持统一，不要有的单元格有边框，有的又没有。

别让自己的表格“邋里邋遢”，毕竟，它每天都陪伴着工你的作，影响着你的心情。俗话说：看洗手间就知道餐厅好不好，看厨房就知道家人和不和睦。同样的，看一张表格，就能知道这个人是否对自己严格要求，是否对工作认真负责。如下面这张表，就是一张极其难看、“邋里邋遢”的表，如果每天都要对着它，你的心情能好到哪儿去？做出这么一张表的人，可以想见是个马马虎虎的人。

刚工作的时候，我做表的风格是“浓妆艳抹”（见图5-39），什么都想突出却什么也突出不了，这也是错误的示范。

那我们就来看一下，报价记录表应该如何美化。

美化表格有两个关键词：舒服和直观。由于美这个东西见仁见智，小弟我只好根据自己不太高层次的审美标准来做解说，请设计专业的大虾们见谅。

就视觉感受而言，美化后的表格要让人看着“舒服”：

文本对齐——文本在垂直方向居中对齐，同列数据水平方向采用同样的对齐方式（见图5-41a、图5-41b）；

文本大小——对于数据明细，10号字比默认的12号字更精致；

字体——中文用宋体，英文用Arial或者TimesNewRoman，特型字体如华文彩云等慎用（见图5-42a、图5-42b）；

网格线——去除网格线的表格很清爽（工具→选项→视图→网格线）（见图5-43a、图5-43b）；

单元格边框——同类数据区域采用相同的边框，禁止大面积使用粗边框或虚线边框（见 图5-44a、图5-44b）；

色彩——不宜超过三种，多用不同层次的同种颜色或者同层次的不同颜色，慎用大红、大黄、大绿这种组合（见图5-45）；

突出标题行——设置标题行的单元格填充色，并修改字体/字形/颜色/大小，以便与数据区域区分开来（见图5-46a、图5-46b）；

简化数据区域——待录入的数据区域最好不着填充色，且要慎用字体下划线及倾斜字体（见图5-47a图5-47b）。

最终，一张可以称得上“舒服”的表格诞生了。

就功能而言，美化后的表格还要让人觉得“直观”：

数据区域——手工录入、复制粘贴、公式链接的数据区域要用不同的填充色区分，以告知使用者什么地方需要填写，什么地方需要复制粘贴。

字体大小——需要录入和经常查看的单元格字体稍大，公式链接生成的明细数据字体可以调小，以此强调表格中数据的关注重点和操作重点。

边框——用虚线边框弱化明细数据或非重点数据，以此突出待录入和主要关注的数据；用粗实线边框分隔录入方式不同的数据区域。

工作表——以不同的工作表标签颜色区分汇总表、源数据表及参数表，明确地告知使用者哪个工作表需要填写，哪个工作表仅供参考。合理运用颜色管理，可以规范表格操作，降低出错风险，提高工作效率。

最后，别忘了保护你的工作表。

经过以上五个步骤，咱们从无到有设计了一份报价记录表。设计好的表格，只有五个字段需要填写，根据这五个字段的数据，表格可以智能录入相关的明细数据，并生成一份内容详尽的源数据表。由于设置了数据有效性和公式链接，人为因素造成的录入错误风险被降到了最低。该表格还运用颜色管理，使特殊区域有很高的辨识度，清晰地指引使用者在正确的区域做正确的事情。在安全方面，由于设置了工作表保护，就不用再担心无关人员篡改公式和有效性设置。

报价记录表的诞生，促成了标准化、规范化的报价信息管理。正式启用表格前，企业必须为供应商以及皮料设定唯一代码，并完善供应商信息和皮料信息。这项新的工作，弥补了之前报价管理的漏洞，促使企业建立更完善的数据库，从而大幅提高了企业管理水平。

学过了数据透视表就知道，当报价记录表拥有大量的源数据以后，就可以轻松“变”出多角度的报价信息分析表。在采购部门与供应商谈判时，这些数据就是他们的“秘密武器”，能够让他们知己知彼百战百胜。Karen的目标是：与供应商谈判的时候，对报价数据做到心中有数。现在，她的需求已经得到了满足，不仅如此，她还能在使用中发现更多的惊喜。

这就是天下第一表以及它的神奇“配方”。

小技巧 ——文本很长又如何

单元格录入技巧我们已经讲了很多，例如：快速录入日期、时间，制作下拉列表，公式链接。有时候，我们还需要重复录入一些长文本，可能是公司账号，也可能是某单位的全称。这些操作未必在同一列，或许不仅仅在Excel中，于是，之前学过的录入技巧全都派不上用场。

在做此类操作时，勤劳的人每次都选择用手工录入；“懒惰”的人则会在记事本中创建一份列表，用复制、粘贴的方式导入数据（见图5-52）。

即使是用第二种方法，你都还不是真正的“懒人”。Excel有一件法宝——“自动更正选项”，任何长文本在它面前都得俯首称臣。用好它，重复录入长文本跟玩儿似的。

“自动更正选项”原本是用来更正常见的录入错误，比如：输入“soudn”，Excel会将其自动更正为“sound”；输入“走头无路”，则会更正为“走投无路”。之所以Excel知道应该怎么改，是因为在它的数据库里存放着比对文本。那么，根据这个逻 辑，如果我们自定义比对文本，不就可以用短文本代替长文本了吗！

打开“工具”菜单的“自动更正选项”（见图5-53），在“替换”栏输入abc，“替换为”4300 888899992903495，点击添加按钮（见图5-54）。

从此，你的Excel知道了这两者的关系。下次需要录入此账号时，只要输入abc，Excel就会自动更正为4300888899992903495。

你可以依样画葫芦，将所有常用的长文本在“自动更正选项”里进行设置。然后，将设置好的替换列表制作成一份文档，打印出来，钉在自已的工位上，以便将来录入的时候随时查看（见图5-55a图5-55b）。

给大家一个建议，“替换”的文本最好使用三个英文字母的组合，这样既可以有多种变化，又容易记忆，也不会和正常的文本冲突（见图5-56）。要慎用数字或英文单词作为“替换”文本，因为这会导致它们的“真身”无法被正常录入。

再给大家一个惊喜！自动更正一旦设置，不仅在Excel中生效，在Word和PPT中同样生效。也就是说，在Word和PPT中输入abc，也会得到对应的账号。

案例一：现金流量表

有一位老会计，制作了一份记录现金流量明细的表格（见图5-57）。表格在美化方面做得很好，看上去整齐、干净，字段也很清晰。对于一个接触电脑很少，又从来没用过财务系统的人，能做出这样的表格实属不易。

可是，这份表格又让她面临几个尴尬：首先，录入数据很麻烦，由于表格很宽，要找到对应的单元格非常考眼力；其次，各种数据交织在一起，查询明细并不方便，也无法筛选、排序；再次，表格的设计方式决定了明细数据只能按月记录，一年下来就有12份文档，表格太多，分手容易牵手难，在很大程度上对全面分析数据和大范围查找造成影响；最后，这还是一份不容易得到分类汇总表（见图5-58）的源数据表。

现在我们来对它进行改造，把它变成一份简洁、智能、好用的天下第一表。

改头换面五步曲，Let’sgo！

●第一步：背景确认

这份报表是随处可见的财务报表，定性和定量的过程可以跳过。老会计面临的几个尴尬，就是对表格定损的详细分析，其他表格问题也已经在图中注明。

●第二步：明确需求

得到现金流量统计表。

●第三步：字段设定

非财务人员，单从“得到现金流量统计表”这几个字上，是无法拆分出有效字段的。那么，就需要仔细分析原来的明细表及统计表。从明细表中，首先可以得到三个字段：日期、凭证号、金额。

然后分析明细表中复杂的表头，细心一点就会发现，三级表头代表了三个字段：“经营活动现金净流量”是一级字段，它代表现金支出或者收入于哪类活动；“经营活动现金流入”是二级字段，它明确了该类活动下的现金是流出还是流入；“税费返还现金流入”是三级字段，它具体指明了经营活动现金流入的子类别。

于是，我们又得到三个字段：大类、流向、子类。对财务专业术语不熟悉没关系，只要字段的意思表达清楚就可以了。再对照统计表的样式，就可以进一步确定，以上对于字段的分析是靠谱的。

根据表格所要达到的目的，有这六个字段就足够了，不用再做拓展和补全。

●第四步：流程解析

在财务管理中，记账凭证要求连号装订，而相连的凭证未必属于同一类别，如果一个月才统一录入一次，最方便的操作是根据凭证号的顺序进行录入。因此，按照工作顺序应该先录入日期，然后录入凭证号和金额，最后录入所属类别。

从录入方式上分析，日期、凭证号、金额为手工录入；三级所属的类别均有标准分类，虽然也是手工录入，却可以通过设置下拉列表，用选择的方式完成。

●第五步：表格装修

突出标题行；为所属类别设置数据有效性，并用单元格填充色将其与纯手工录入区域区分开；适当调整字体大小、对齐方式；设置工作表标签颜色，就完成了对现金流量明细表的改造。

改造后的源数据表，可以通过数据透视表功能，快速得到现金流量统计表。虽然统计表在样式上还不符合图5-58的要求，但只要运用一些简单的关联设置，就能实现数据的自动转换。在这里就不过多地进行介绍了。

案例二：宠物训练表

我有一个朋友开了几家宠物用品店，除了销售宠物用品，他们还提供宠物美容及宠物训练服务。有一天，她问我有没有熟悉的CRM（客户关系管理）软件供应商，她说想了解一下他们的产品。

我想：你的企业刚起步，业务量和客户数还没有大到需要买个专业系统的地步。再便宜的软件动不动就要几万、十几万，现在花这个钱不值得。于是，我说：“你告诉我你想要做什么？我帮你设计个表格就能搞定。”虽然我这么问，可其实在她表明想要CRM软件的时候，我就大概猜到她的需求了，无非是想管理好她的客户。这样一张表又应该如何设计呢？

●第一步：背景确认

她有多家宠物店，每家店都需要管理自己的客户资料，所以这张表要供多人使用，在安全性和录入规范上需要多考虑，并应该尽量设置数据有效性和公式链接。

由于目前各店每天不超过50个客户，数据存放在一张表中即可，所以字段可以尽量详细。

当前的情况是，他们对于客户资料和宠物训练进度没有做到有效的管理，从而无法主动向客户提供建议，也无法将客户分级，这就影响了有针对性的促销以及与客户之间的有效沟通。

●第二步：明确需求

管理好客户资料和宠物训练进度。

●第三步：字段设定

宠物店真正的客户是宠物，所以客户资料应该包含宠物资料和宠物主人的资料。对于宠物，至少应该有名字、性别、年龄、品种、体型大小等基本字段。对于宠物主人，反而可以不用记录真实姓名，有个代号就行，因为现在的人越来越注重个人隐私。但是联系方式一定需要，如电话、电子邮箱、聊天账号。如果客户要买产品，有送货上门的需求，则要记录客户地址。

能来宠物店选择宠物训练服务的客户，一定是需要牢牢抓住的回头客，于是，让他们成为会员并建立基础资料十分重要。通过这个途径，就能收集到客户信息，进而完善对客户资料的电子化管理。除了客户资料以外，从与她的沟通中了解到的业务字段还有服务项目、训练课程名称、训练课程内容以及客户反馈。当然，训练日期和宠物代码也不能少。

●第四步：流程解析

作为一家实体店，一定要先服务好客户，录入数据的动作应该在客户消费以后再做。所以，工作流程可以设定为：每天下班前整理当天的消费凭证，并统一录入。由于该表格是一份单纯的信息记录表，字段之间没有严格的因果关系，所以，录入数据的顺序应该参考消费凭证上数据显示的顺序，只要两者保持一致，操作者就不会觉得别扭。而在录入方式上，既然每只宠物都有唯一识别码，就可以用它匹配出其他所有客户资料。

●第五步：表格装修

基于已经建立了客户资料参数表的前提下，从H列开始，向右设置公式（Vlookup函数），通过B列的宠物代码匹配出其他相关数据。由于C：F列有明确的分类，可以设置数据有效性。然后，突出标题栏，区分数据区域，保护工作表，就完成了这份宠物训练表，同时也意味着建立了完整的客户资料库。

当这份表格有了源数据后，通过分析，宠物店就能提供更多有针对性的增值服务。

案例三：面试提醒表

一天早上，我在车管所排队审车，百无聊赖之际，接到了一通电话。电话是一位做人力资源的朋友打来的，她告诉我她在网上搜了一段VBA程序，可以在Excel中生成日历，只要点选日历中的日期就能完成录入。而她后面讲的关于这段程序出现的问题，我一句也没听进去，因为我不懂VBA。

我这个人有个怪毛病，对于规劝普通用户放弃追求VBA非常执著。VBA是一种程序语言，可以使Excel更自动化完成普函，通功能和数无法完成的任务。但既然是程序语言，就需要编写，也就是我们通常所说的编程。那么，请会编程的举手！我相信大多数人不会，不会就算了，普通用户99.9%的需求，不用编程也能完美解决。

在她阐述问题的同时，我脑子里迅速闪过了更好的解决方案，思路依然是天下第一表和三表概念。

她的需求其实很简单，就是希望这张表格能提醒部门的人安排面试。对于每个应聘者，他们会预先排好三次面试的具体时间。如果没有正确的方法，想要准确地通知面试并不容易，尤其是对于他们这类拥有700名员工的生产型企业，招聘规模还是不小的。

看图5-65中标注颜色的单元格区域，你能找出哪位应聘者即将在2010年8月9日的隔天，参加什么阶段的面试吗？显然是很困难的。

使用VBA程序创造日历，只能保证日期录入的准确性，也就是说，它仅仅控制了源数据表的一个字段而已。其实，如果我们从实际工作流程和需求出发，全面分析这张表格，就能得出一个核心结论——智能提醒。既然要求表格有提醒功能，自然就会联想到两点：第一，方便查询；第二，智能标注。于是，实现方法也就清晰了，无外乎运用Vlookup和条件格式。

Vlookup进行精确匹配有一个条件，第一参数“用什么找”必须唯 一，所以，在工作流程里就要加入为应聘者编号的动作。由此可以看出，表格是流程的体现，流程又因表格而完善，它们相互作用，将工作推向更高品质。

这张表格的字段很简单，由应聘者的基本资料和面试日期组成，在此就不再多说了。我重点介绍Vlookup和条件格式的设置思路及方法。

使用Vlookup时，需要一份源数据和一个查询界面，它们通常被分为两个工作表。我把记录了应聘者基本资料和面试日期的详细数据作为源数据，然后在新的工作表中设置Vlookup函数，用做查询。在查询表B2单元格写公式，并向右向下复制。

公式：=VLOOKUP（$A2，应聘者明细表！$A∶$M，COLUMN（Bl），0）

完善公式：=IF（LEN（$A2）=0，””，VLOOKUP（$A2，应聘者明细表！$A∶$M，COLUMN（B1），0））（备注：完善后的公式可以作为用一个 代码匹配明细数 据的标准公式使用。）

公式设置完成后，在A列录入多个应聘编号，就能瞬间得到所有其他相关信息。

方便查询的问题解决了，接下来解决智能标注的问题。

在设置条件格式之前，要先考虑需求。人力资源部的同事只需要提前一天通知应聘者，这就代表智能标注的应该是面试日期减去当天日期等于1的单元格。中文的当天日期，在Excel里用Today这个函数表示，=TODAY（） 返回的就是当天的计算机日期。厘清了数学关系，又学会了表达式，下面开始设置。

设置条件格式是在应聘者明细表中，选中K2单元格，按Alt+0→D调用条件格式；选择条件为“公式”，输入（K2-TODAY（））=1；设定待显示的单元格底纹为黄色，点“确定”完成。然后，用格式刷将K2单元格的条件格式 复制到其他单元格，这样，一份有提醒功能的面试通知表就完成了。

拥有这份表格后，对于人力资源部的同事来说，只需要做好一件事，就能快速、准确地知道今天应该通知哪些应聘者参加什么阶段的面试了。这件事很简单：打开表格，找到填充色为黄色的单元格。

不同的工作需求，同样的制表思路，制作出同样一张表格，这就是天下第一表的魅力所在。

Excel难学，是因为表格样式五花八门，设计风格千奇百怪，最终导致我们不得不运用更多的技巧，才能完成工作。于是，我们陷入了追求技巧的迷思中。但Excel技巧数不胜数，想要学精谈何容易，所以，很多朋友抱怨学习Excel无从下手。

当你练就了Excel心法，事情也就没那么复杂了。普天之下只有一张表，“配”出这张天下第一表只有一招，而正是这一招，适用于所有行业、所有岗位、所有工作、所有懒人。

应了那句话：一招鲜，吃遍天。于是，Excel也就不难学了。

小技巧——EXCEL比你想象的聪明

由于低估了Excel的“智商”，我们往往会做很多多余的动作。例如：设置自动筛选时，先选中标题行，再点击数据（D）→筛选（F）→自动筛选（F）。而实际上，Excel知道数据区域的首行为标题行，所以，只要选中该区域任意单元格，按下Alt+D→F→ F就能准确设置首行筛选。再例如：调用数据透视表功能之前，不用选中所有数据只，要数据是连续的，Excel就能自动识别，从一个单元格扩展到整个数据区域。

以上操作浪费的动作还不够多，我们来看这一张需要求和的表格，想想你会怎么做？

这是一张典型的汇总表，横向纵向多个单元格都需要做求和计算。一般情况下，我们是这么操作的。

方法一：在B4单元格输入=B2+B3，向右复制；在N2单元格输入 =B2+C2+D2+……，向下复制。然后在B9单元格输入=B5+B6+B7+B8，向右复制，以此类推。

方法二：在B4单元格点击“自动求和”按钮，向右复制；在N2单元格点击“自动求和”按钮，向下复制，以此类推。

无论采用以上哪种方法，都必须逐行求和，于是，整张表格的完成时间将由数据量的多少来决定。

我说过，要想学好Excel，必须假想数据量更多。假设这张表的待求和行有5000行，采用以上任意一种方法，都要做到天荒地老才能完成，所以，我们必须找到新的方法。Excel有多聪明，让我来告诉你。

首先，选中数据区域，然后“定位”（F5）到所有空值：

接下来，按下Alt+=，也就是自动求和，你会看到，所有的汇总瞬间全部完成。