第3章 Excel超越你的想象
要玩转一个工具，首先得知道它是什么。如果要用一句话概括Excel的本质，我会说：“它是管理利器。”Excel的作用可大可小，小到记录一两条数据，大到决定企业存亡。它对于管理的意义，远远超乎我们的想象。况且，Excel不仅仅是一张表格，还是一个系统。
第1节 三表概念——难道Excel也是系统
对于简单却未知的现象，我都特别有兴趣一探究竟。有一段时间我闲来无事，就瞎琢磨：为什么新建的空白工作簿默认有三张工作表，而不是一张或两张？直到有一天，我得出了一个令人兴奋的结论——Excel也是系统。于是，三表概念诞生了。但是我把它称为“谬论”，虽然推理过程和概念都很靠谱，但微软设计Excel的初衷却未必如此。凡是没有经过官方认证的，我把它们通通叫做“谬论”。
可正是这个“谬论”，一直以来指导着我的Excel工作和学习。依托三表概念，我设计出了一个又一个精彩绝伦的表格，完成了不可思议的工作。用仓央嘉措式的话来说就是：你信，或者不信它，它就在那里，有理有据；你懂，或者不懂它，它就在那里，不悲不喜；你用，或者不用它，它就在那里，随时待命……
Excel和系统哪里不样一
不少人认为，Excel只是一张表格而已，怎么能和系统比，系统可比它高级很多。但在我看来，从数据处理的角度，两者在本质上是没有区别的。系统数据有三大部分：配置参数、源数据、汇总报表。配置参数指的是后台数据，不需要经常操作；源数据则是通过系统界面录入的业务明细数据；汇总报表由系统自动生成。
对于银行的信用卡系统，客户申请信用卡时填写的资料是置配参数，每次刷卡消费的明细是源数据，月底收到的信用卡账单是汇总报表。同样，对话于费系统，客户的身份信息是配置参数，通话明细是源数据（见图3-1），话费账单是汇总报表（见图3-2）。
我们在前面反复提到：做Excel就是做一张源数据表，和“变”N张分类汇总表。这从思维逻辑和操作模式上看都与系统相同，只要再加上一 张参数表，Excel活脱脱就是一个系统，不是吗？这就是三表概念。
如此解读默认三张表
三表概念的定义：一个完整的工作簿只有三张工作表。
新建的Excel空白工作簿默认有三张工作表：Sheetl、Sheet2、Sheet3。按照系统的逻辑，这三张工作表应分别是：参数表、源数据表、分类汇总表。不多不少，刚刚好。
第一张——参数表
参数表里的数据可以等同于系统的配置参数，供源数据表和分类汇总表调用，属于基础数据，通常为表示数据匹配关系或者某属性明细等不会经常变更的数据。以办公用品领用表为例，可以作为参数的是：各处室列表、办公用品种类和数量单位的匹配关系列表、月份列表（见图3-4）。
要知道，源数据表里的数据不是所有都需要手工填写，有的可以通过函数自动关联。如：输入领用物品为圆珠笔，Excel会自动匹配数量单位“支”并填写在指定单元格。
另外，为了限定单元格的录入内容，结合数据有效性和定义名称进行设置，即可 以在源数据表里用选择的方式录入指定内容。但是想要活用参数表并真正理解它的内涵，需要很多技能知识作为辅助。这里就不再详细探讨，重要的是让大家知道参数表这个概念。
第二张——源数据表
源数据表即天下第一表，我们也可以把它称为操作表，它等同于系统的录入界面。系统界面能让录入时的视觉效果更直观，但在系统里录入数据和在Excel里录入数据，本质是一样的，只不过在系统里表现为输入栏（见图3-5），而在Excel里表现为单元格（见图3-6）。
Excel中一切与数据录入相关的工作，都在源数据表中进行，我们的日常工作最主要的就是做好源数据表。
正确的源数据表应该满足以下条件：①一维数据；②一个标题行；③字段分类清晰；④数据属性完整；⑤数据连续；⑥无合并单元格；⑦无合计行；⑧无分隔行/列；⑨数据区域中无空白单元格；⑩单元格内容禁用短语或句子。
第三张——分类汇总表
Excel工作的最终目的，是得到分类汇总结果，所以第三张表应 该是分类汇总表（见图3-7）。在企业系统中，操作员只需要进行简单的设置，就可以自动获得汇总报表。同理，Excel中的分类汇总表也可以自动获得，只要通过函数关联或“变”表工具就能得到。当然，一份源数据表“变”出来的远远不只一张汇总表，所以，三表概念中的第三张表是一个广泛的概念，代指所有“变”出来的分类汇总表。
说到“变”，我想起一位名人。曾经有一个粉红色的大家伙陪伴过我的童年，只要他和家人一起出动，就一定会念一个绕口令：这就是巴巴爸爸、巴巴妈妈、巴巴祖、巴巴拉拉、巴巴利波、巴巴伯、巴巴贝尔、巴巴布莱特、巴巴布拉伯！对了，他就是——巴巴爸爸！
变身前的巴巴爸爸只是一团大棉花，犹如让我们“读”不懂的Excel 源数据表；变身后的他，可以拥有千奇百怪的形态，也因此传递出更具体的信息，这和分类汇总表有异曲同工之妙。你万万没想到可爱的巴巴爸爸和严谨的Excel还能扯上这样的关系吧？
案例——Min-Max分析表
和大家分享一个三表概念的经典案例。这是我在DHL工作时做的最出色的一件事，后来在西南财经大学MBA的讲堂上，我把它分享给学员，也获得了阵阵掌声。
2005年在北京的时候，我服务于DHL公司。当时我们项目组为某知名打印机公司提供打印机备件的库房外包服务。我的具体工作是安排备件发货、库存盘点、备件入库，并保证库房货物的安全以及账目的准确。由于管理的是备件，所以产品的种类多而杂，小到一颗螺丝，大到一台机器，全国加起来有上千种备件。
●强大的系统
在DHL内部，有一套号称全球最牛的备件管理系统ELOG。为了这个项目的运作，新加坡的培训师专程到北京培训我一个人。培训期间她被我用四川泡菜彻底征服，成了我的铁哥们儿，这是后话。ELOG非常强大，备件入库、发货订单制作、发货确认、库存盘点、库存调账、货位转移等几乎所有实际发生的动作，只需要在系统里遵循规定的操作步骤就能完成。按理说，拥有如此强大的系统，我的工作就不再需要Excel了，但当有一天面对客户的一项新要求时，我首先想到的却是Excel。
●“变态”的要求
事情的起因是这样的：由于备件库存关系着该品牌维修点的服务品质和公司现金流，备件一旦缺货，维修周期就会变长，这样一来，前来维修的客人对品牌满意度就会下降；而如果备件过多，又会造成资金积压和备件长时间存放的固定损耗。所以出于精细化管理的目的，客户要求我们增加一项服务：每日提供全国所有库房、所有备件的及时在库数量以及行动建议。
“表”哥、“表”姐一看就明白，如果没有系统的支持，要提供这么大数据量的分析报表，并且每日都要提供，不掌握方法就意味着要为这项工作专门安排一个人，并且，这个专人还未必能圆满完成任务。
而所谓行动建议，其实就是预警。为此客户会提供一份基础资料，注明各备件的属性及合理在库数，一旦实际库存数超出或者不足，我们就要预警，建议客户哪些备件需要处理，哪些需要补货，具体数量各是多少。此外，我们还必须提供更个性化的服务，如按照客户要求将R0001 和0001型号归为一类，而R0002和0002则分开统计。
客户的这些要求，用ELOG也能实现，但是二次开发费用不菲，而且为了一个项目去修改全球通用的系统，也非常不现实。最后我只能自己想办法。
●“神奇”的设计
庞大的数据，交织的线索，还要达成复杂的目的，应该从哪里下手呢？幸好我当时已经参透了三表概念，所以思路很清晰：首先，明确做这件事只需要三张工作表；其次，确定数据身份，据此判定它们分别属于哪张工作表；然后，设计分类汇总表样式；最后，设置数据关联，根据参数和源数据自动获得分类汇总结果。
确定数据身份比较容易。A表中的数据是备件属性，不会经常变更，所以是参数，放入参数表。B表中的三列数据是ELOG导出的库存明细，该数据每天都在变化，又是一维数据格式，是标准的源数据，放入源数据表。
两张表都有了，现在要设计分类汇总表。分解客户的要求：首先，汇总表应该按库房和备件种类对在库数进行汇总，是一张二维汇总表；同时，全国各库房同一备件的总数，要与该备件属性中的最大、最小库存数做对比；最后，对比结果和数值要显示为醒目的单元格格式，以达到预警效果。基于此，我设计出了C表的样式。
一切准备就绪，一个神奇的效果显现了：复制粘贴从系统导出的三列数据，就能自动得到一份完整的分析报告。客户要求的每日提供、全国库存、分析建议，一个员工只需花一分钟，不用掌握任何技能，就能准确无误地完成。
●数据关联的思路
另外，我把数据关联的主要思路，分享给有函数基础并对此感兴趣的朋友：
①C表B∶C列——用A列数据（备件型号）到A表进行匹配，返回对应的Min、Max值；（函数：Vlookup）
②c表D∶I列——用A列数据（备件型号）分别与D：I标题数据（库房名称）组合，再与B表A、C列的组合匹配，返回对应的求和值；（函数：Sumif）
③3c表J列——返回D：I列的求和值（库存总数）；（函数：Sum）
④c表K：N列——判断J列值（库存总数）是否小于B列Min值或大于C列Max值，计算缺货或待出货数量；（函数：If）
⑤c表0列——用A列数据（备件型号）到A表进行匹配，返回对应的备件类别；（函数：Vlookup）
⑥C表自动填充数值的单元格，都会根据数值的变化，智能显示设定的填充色和字体颜色，以此提醒读表者关注重点数据。（技能：条件格式）
●只需一分钟
有了这份Min-Max表，生成客户需要的报告只需一分钟：
①下载系统数据（50秒）；
②复制数据，粘贴到源数据表（10秒）；
③汇总表自动获得（0秒）。
●造福“后来人”
Min-Max分析表模型对于该项目意义非凡。首先，在零成本的情况下（我很便宜），为客户提供了个性化的增值服务，既为公司省了钱，又提高了客户满意度；其次，建立了工作标准，最大限度地杜绝了人为因素造成的数据统计错误；最后，把一件不可能一日完成的任务，变为一键完成。
不仅如此，这份表格对企业管理也产生了深远的影响。企业最担心核心岗位员工辞职后的知识流失，虽然外企规定了严谨的交接程序，但也无法避免员工辞职对工作带来的影响。如果没有智能的Min-Max分析表模型，要为客户提供数据量如此庞大的分析表，接班人是很难立即上手的，甚至会完全摸不着头脑。这对公司和客户都是很痛苦的事情，因为在交接阶段，由于工作效率和品质都无法得到保证，很容易给客户留下不好的印象，从而影响双方好不容易建立起来的良好合作关系。
如果将工作智能化、规范化，并撰写成文（包括流程文档、流程图以及标准文档），就有了执行标准和参考依据，工作受员工个人素质影响的程度也会大大下降。所以在我离开DHL以后，这份Min-Max表依然服务于这个项目。更有趣的是，人力资源部为该项目招聘新人的时候，只需要问：“你会复制、粘贴吗？”(www.xing528.com)
职场感悟——用美食叩开人际交往的大门
混迹职场，人际交往能力尤为重要。可有时候我们不善言辞，不胜酒力，不会唱卡拉OK，也没有特殊的才艺，要怎样才能给别人留下好印象呢？
民以食为天，没有人会拒绝美食。无论我们有没有特殊才能，各地都一定有特产，家里也总有几个拿手好菜。无论到外地出差，还是回家休假，返回公司的时候给同事带点儿特产，量不在多，心意到了就行；中午在公司用餐时，也可以分享自家秘制的腐乳、咸菜。俗话说：拿人手短，吃人嘴软。小小美食，三两下就能搞定你的同事。
我就是用四川泡菜，把ELOG的新加坡培训师，成功变成了一个铁哥们儿。而且我相信，在以前同事的印象中，我和牛肉干、豆腐干、泡菜、香肠、米花糖一定是画等号的。
如果你觉得在工作场合大张旗鼓地派发食物不合适，也可以借鉴一家外企的经验。这家外企的办公室里有一片区域称为Pantry（食品储藏室），里面放着小饼干、牛奶、饮料、咖啡等，这样员工早上可以吃些点心，下午工作累了还能喝个咖啡。这家公司的员工出差回来，几乎都会给同事带特产，但是由于办公室人比较多，上班时间不方便打扰别人，尤其是在单间的老板们，于是，他们就把特产交给行政人员。行政人员会在特产的包装上写：Thanksfor×××，然后放到储藏室显眼的位置。这样大家看到了可以自己取用，也知道这份心意来自谁。
小技巧——条件格式
密密麻麻的数据，会让人眼花缭乱，一不小心两只眼睛对上了，可得不偿失。面对格式干篇一律的数据，我们往往不知道从哪儿看起，也不知道要找的数据在哪里。你可以试着找出图3-13中成绩小于60分的单元格。
是不是感到头晕了呢？运用条件格式，可以解决这个问题。条件格式是指，当单元格满足某种或某几种条件时，显示为设定的单元格格式。条件可以是公式、文本、数值。数值是使用得比较广泛也容易理解的，咱们就来学它。
任务：将数值小于60的单元格，填充为红色底纹。
第一步：选中数据，调用“格式”菜单里的“条件格式”命令；
第二步：设置条件为单元格数值小于60；
第三步：设置格式为红色单元格底纹，点确定。
完成后，符合条件的单元格，就会自动套用设定的格式。
运用条件格式，要注意两点：
1.条件格式是一种格式，不是用Ctrl+C，而是用格式刷进行复制；
2.条件格式的优先级大于普通格式，当单元格满足条件时，设定的格式将覆盖原有的普通格式。
案例——采购情况表
为了加深对三表概念的印象，我们再看一个简单一点的例子。有一家电器大卖场，每个月要从各地供应商处进货，采购部需要详细记录进货明细，并定期进行分析。根据数据所拥有的属性，可以分析的角度很多，比如：按进货周期分析从各地进货的数量；按供应商级别分析同类家电进货数量的比例；按进货周期分析不同类家电的平均进货单价。我们先假设采购部只做最简单的进货总量分析，来看看这张采购情况表应该如何设计。
根据三表概念，依然是四个步骤：首先，明确做这件事只需要三张工作表；其次，确定数据身份，据此判定它们分别属于哪张工作表；然后，设计分类汇总表样式；最后，设置数据关联，根据参数和源数据自动获得分类汇总结果。
确定数据身份，采购部资料库里有所有供应商及所供应商品的详细信息，这些信息一般不会轻易变更，所以应该作为参数。这里有一个非常重要的细节，在管理规范上需要注意。在企业管理中，描述一个产品最好用代码而非文字。“无缝钢管A型优质”这样的文字描述，可以转化为代码WFGG-A-A：WFGG代表无缝钢管，A代表A型，另一个A代表优质。
对于生产企业，这样的代码一般被称为物料号，是物料的唯一识别码；对于电子产品，它叫S/N，即序列号，也是唯一的；对于我们，它就是身份证号或者护照号。为了准确匹配数据，在设计采购情况表之前，要先设定代码。我将BH定义为小家电，BG定义为白色家电，不同的数字区间定义为不同的产品。于是，每一个供应商的每一种产品在表格中都有了自己的“身份证号码”。
源数据表中的数据，来源于每一次的采购动作，字段和记录顺序应该为：采购日期、采购商品、采购数量。由于之前设定了唯一的商品代码，源数据表中的其他明细数据，可以由代码自动匹配得到。
最后，设计分类汇总表样式，这里采用的是最简单的进货总量统计表样式。
依然只用三张表，就完成了对采购情况表的设计。由于遵循参数表与源数据表数据匹配的概念，顺理成章地引出了为商品设定代码的动作。而这个看似不起眼的进步，却标志着企业向规范化管理迈进了一大步。
三表概念无疑是“荒谬”的，因为没有经过官方认证，但它又是极其靠谱的。事实证明，三表概念勾画出了Excel的精髓，点破了Excel也是系统的“秘密”，并且为我们的Excel工作提供了重要的思维模式。你信它，它就在。三表概念的下一个神奇，由你来创造。
小技巧——“天算”不如人算
写有公式的单元格过多时，一个数据的变化就会导致整个工作表重算。遇到配置稍差的电脑，每做一个动作，都需要跑三趟厕所后Excel才能响应，极大地影响工作连贯性。耐心差点的人，血压都容易因此而升高。那么，与其让“天算”，不如人来算。
Excel的计算方式被默认为自动重算，但通过设置可以变为手动重算（见图3-21）。启用手动重算后，任何单元格的数据变化都不会触发公式的计算。工作表计算量过大时，我们可以把所有需要填写或者修改的单元格一次操作完毕，然后按下F9。悠闲地喝口水，站起来活动一下，再回来时，Excel已经完成了计算。
但是需要注意，由于习惯了自动重算，偶尔使用手动重算时，可能会忘记按F9。到时候你会奇怪，为什么自己做了这么多操作，公式结果却没有变化。
第2节 左手企业系统，右手Excel
再聊聊Excel和企业系统之间的关系。
三表概念的理论基础是把Excel看做系统，那么它与企业系统关系如何？我经常和朋友或者客户探讨一个问题：有了企业系统，是否还需要Excel？有人说不需要了，工作都能在系统里完成；有人说需要，但是不重要了，用Excel处理系统无暇顾及的一些零碎数据就足够了；很少听到有人说需要，并且和系统同样重要。请注意，这里说的是同样重要。
随着管理规范化，工作标准化、流程化，企业全球化的新需求产生，现代企业必然要迈入信息化阶段，所谓没有系统，不成方圆。于是有了我们所熟知的ERP（企业资源计划系统）、CRM（客户关系管理系统）、WMS（库房管理系统）、OA（办公自动化系统）等企业系统。
从信息管理的角度，企业系统更多扮演的是规范前端——信息获取的角色，而在后端——对信息的个性化处理上，无论是便捷性，还是灵活性，Excel都更占上风。从前面提到的，有了ELOG还用Excel解决项目问题的例子，以及财务人员Excel水平最高的事实就不难看出，Excel与企业系统是相辅相成，缺一不可的。企业系统提供规范、完整、及时的源数据，Excel则把它展现为个性化的各类汇总表。
汇总表之于公司，如同玉器之于中国传统文化。玉器在中国传统文化与礼俗中充当着特殊的角色，发挥着其他工艺美术品不能替代的作用。清朝乾隆年间，朝廷曾设立玉石官，负责采办和田玉。有了玉石官，玉的开采过程变得规范化、标准化、流程化、规模化。可是，新开采出来的只是璞玉，即包在石中而尚未雕琢之玉，要成为玉器，还需要工匠精心的雕琢。
鼎盛的乾隆时期犹如当今的信息化时代，玉石官则犹如企业系统，因为有他，才规范了璞玉的获取途径。然而璞玉与企业信息一样，只有经过雕琢，才有生命和价值。Excel恰恰就是一台琢玉机，而我们这群与Excel 较劲的“表”哥“表”姐们，正是琢玉的工匠。没有我们，就没有精美的玉器，所以，我们的工作很伟大。
第3节 Excel决定企业存亡
李治说：PPT能改变个人命运。当我们在成都的“苍蝇”火锅店 吃得不亦乐乎时，我告诉她一个更震撼的观点：Excel能决定企业存亡。我还清晰 地记得，她回到北京后就写下一篇博客，说成都有一个家伙，比她的理论还玄。不是她不相信，是真的第一次听说，觉得很有意思。
虽然这个观点有夸张的成分，但也有很强的理论依据。信息时代有一个特色——用数据说话！无论做怎样的决策，都需要有数据支撑，大到国家统计数据，小到家庭账本，有了数据才有行动。尤其对于企业，现在几乎没人敢像十几年前一样，拍拍脑袋就做决定。现代企业拼的是数据，谁家的分析数据又快、又准、又全面，谁就能把握市场动向，先发制人，反之则被淘汰。
数据的获取途径，除了企业系统就是Excel。而后者往往能提供更个性化的经营决策数据。从某种意义上说，经过Excel深加工后的分析数据才真正有价值。所以，用不好Excel就得不到数据，也就无法决策。
既然Excel是决策信息的重要获得途径，如果信息管理对企业有重要意义，就能证明Excel对企业有重要意义。当然，这和学习Excel心法关系不大，但是能 帮助我们从更高的角度，认识这个每日陪伴着我们的工具。
读字太累，让我们像小时候一样看图说话：
所以我常说：“管理知识再多又如何？没有数据什么也干不了。”这句话在现实生活中处处被印证。
A、B两家做休闲服装的企业，在全国范围内同时上架30款春季新品。经过两周的促销，A企业在第一时间拿到了多份由Excel做出的深度分析报告，报告指明新品热卖款型、滞销款型、货物积压情况、各经销商待补货情况等。
于是，A企业立即行动起来，针对热卖款型向工厂增加订单，针对滞销款型进一步加大促销力度，货物积压的转向团购或者组合出售，需要补货的马上安排物流配送。
反观B企业，晚了整整一周才拿到同样的分析报告，数据还有不少差错。当B企业开始行动时，A企业已经完成了第一轮调整。消费者看到的是，A品牌的门店货源充足，颜色、尺码齐全，有更吸引人的促销活动；经销商感受到的是，A厂家物流配送及时，让他们有货可卖，有钱可赚。长此以往，A品牌的优势积少成多，越来越受到市场的欢迎，而B品牌则渐渐淡出大家的视线。
敢问，B品牌输在执行力吗？当然不是，它输在没有指令可以执行。还有什么比这更无奈？！这就如同一个人，如果脑子永远慢一步，手脚就不可能快过别人。可见，决策数据的及时获得，对企业来说生死攸关；一个小小的Excel，也可以影响一家企业的兴衰。
Excel的中文意思是：超越。尽管从它诞生至今已有26年，但全球仍有无数玩家在变着花样把玩它，这本身就是一种超越。我们做任何事情，不仅要知其然，更要知其所以然。因为了解，才能融入，直到掌握。当你真正掌握了它，再接受实践的考验，你就会有自己的解读。
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