Excel表格乾坤大挪移，避免十宗罪进行时！

第2章　十宗罪进行时

在第1章，我们换了个角度理解Excel，知道了无法得到分析数据时应该从源数据表中找答案，不再纠结于技能掌握的多少。大家已经看过正确的表是什么样式，接下来我们就来细数源数据表中常见的错误，并且教会大家如何修复它们，还你一张天下第一表。既然是常见错误，那么总有一款“适合”你，睁大眼睛找到它吧！

第1节　表格中的“父子关系”

学习Excel，了解因果关系很重要。为了加深大家对源数据表重要性的认识，以及对它与分类汇总表关系的理解，我还得啰唆两句。中国有句俗话：“龙生龙，凤生凤，老鼠的儿子会打洞。”说的是遗传问题，即有其父才有其子。对Excel来说，分类汇总表是源数据表的“儿子”，优秀的“老子”一定能“生”出优秀的“儿子”。别担心，Excel里可没有基因变异这么一说。但如果“老子”的基因里缺点儿什么，“儿子”自然也好不了。

图2-1的这个例子很典型：某生产企业人力资源部有一张表格，记录着企业所有员工的基本信息（名字、入职时间、岗位、薪酬级别）。从某年开始该企业在连续几年的生产高峰期中，频繁出现员工辞职的现象，这对企业的生产经营造成严重影响。

为了改变现状，人力资源部痛下决心，要找出员工辞职的根本原因，以便在今后的管理和招聘中做出调整。按理说，他们需要综合分析辞职员工的学历、籍贯、薪酬、年龄和辞职理由，从中找到事件的主导因素。可当他们准备动手时，却发觉现有的基本信息表里既没有学历，也没有年龄等相关数据。缺失的部分根本无法弥补，于是，获得分析报告成了梦想。最终，一个好的想法不了了之，辞职风波将继续困扰这家企业。这就是一份残缺的源数据表引发的“血案”。

第2节　错误的“正确”做法毁了你的表格

源数据表的错误不仅仅是缺少数据这么一项。我们常常因为过分强调视觉效果，或者图一时方便，情不自禁就做出形态各异的错误表格，为后续工作埋下隐患。

接下来，我将以一份员工请假明细表为例，来为大家解读这些源数据表错在哪里，应该如何修复。

换个地方写标题

第一宗罪——标题的位置不对。

坦率地讲，源数据表做成图2-2这样，已能打99分。我擅自把它纳入错误设计的范畴，估计很多朋友是不答应的。但是身为一张源数据表，如果不能表现得最好，就一定有不妥之处。Excel提供了两种记录标题的方式：命名工作簿与命名工作表。我们不在御用的地方注明标题，却跑去抢占别人的地盘，这就不对了。

在Excel默认的规则里，连续数据区域的首行为标题行，空白工作表首行也被默认为标题行。需要注意的是，标题行和标题不同，前者代表了每列数据的属性，是筛选和排序的字段依据；而后者只是让阅读该表的人知道这是一张什么表，除此以外不具备任何功能。所以，不要用标题占用工作表首行。

源数据表是一张明细表，除了使用者本人，一般不需要给别人看到。那么，如果想要提醒自己，将工作簿名称设定为“2010年员工请假明细”不就结了（见图2-3）。就算这个标题不能代表整个工作簿，但总能代表某个工作表吧，记录为工作表名称也是门当户对。咱的视力还没差到需要在工作表中写这么大个标题的程度。

当然，首行写标题并不影响“变”表或者摆弄数据，所以不具有任何破坏性。只是看到太多人在这么做，却忽略了做这件事本身的意义，所以我特别把它提出来，好让大家对Excel规范有更深的认识。

破坏指数：☆☆☆☆☆

更正难度：☆☆☆☆☆

顺着流程排字段

第二宗罪——令人纠结的填写顺序。

有一天，我去车管所办理车辆年检，到了缴费大厅后，先领了个号。叫到我的时候，我首先在1号窗口交了钱，然后拿着缴费单往里走，来到5号窗口领年检标志，最后到6号窗口领环保标志。整个动作一气呵成，行动路线也很清晰。试想，如果领号在500米外的北楼，交钱又跑到1000米外的东楼，领年检标志在西楼，最后领环保标识还得奔南楼，这么一圈下来，还不把人给折腾死？！

你还别说，咱们设计表格的时候就经常干这事儿。一不小心，就做出一张顺序颠倒的表格来（见图2-4），不仅影响录入人员的正常思维，还让他们在忽左忽右的输入过程中浪费大量宝贵的时间。之所以这样，是因为设计的时候忽略了填表流程和工作流程之间的关系。

我们在Excel中的动作，尤其是数据录入的动作，必须与工作顺序保持一致。就拿请假这件事来说，了解员工请假信息的顺序通常是：今天是什么日期？请假的是谁？请的什么假？请几天？转换成Excel字段，就变成日期、姓名、请假类别、请假天数。只要把这些字段从左到右依次排列，就能得到顺序正确的源数据表（见图2-5）。所以只要在设计之前想清楚工作流程，排个顺序还不是小case！所谓的设计其实就这么简单。

源数据的录入过程，应该像生产线上的产品制作过程，从开始到结束一气呵成。现代社会提倡人体工学，翻译成白话就是让人用着舒服、不累。将来你可以给自己设计的表格取个名，就叫“人体工学表格”。

破坏指数：★★☆☆☆

更正难度：★☆☆☆☆

职场感悟——站在别人的鞋里思考

站在别人的鞋里思考（Putyourselfintoothers＇shoes），其实就是换位思考。2004年在苏州明基电通工作时，我参与了公司物流系统升级项目。当时我作为主要的需求提出者，代表物流部与IT部对接。

记得这个项目至少持续了一年，而确认需求就用了整整3个月。因为除了规划功能模块，我们还花了大量时间研究每个页面、每个按钮之间的关联性，甚至细化到研究点击某个返回按钮，光标应该自动返回到哪一页的哪个输入栏。听起来就一句话的事，真正去做可是十分浩大的工程。

尽管如此，我和那位IT部的哥们儿也坚持要做到精益求精。因为考虑到实际操作系统的同事每天都要面临成百上千条的数据录入，一旦操作缺乏连贯性,一个多余的动作就会造成他们成百上千次的重复工作。而如果我们能在设计之初就站在他们的角度，设身处地思考问题，就能避免给他们带来麻烦。为其他人制定规则、设计流程的人，尤其要做到这一点。因为有时候在我们看来无关紧要的事，对别人却至关重要。

小技巧——乾坤大挪移

当在数据区域中进行行列移动时，如果不采用正确的方法，就会使工作量翻倍。有的人调整某列在数据区域中的位置，常常先在目标位置插入一列（见图2-6），然后剪切待调整的列（见图2-7），将其粘贴在新插入的空白列处（见图2-8），最后还要删除剪切后留下的空白列（见图2-9）。这一系列动作做起来不仅不够流畅，容易出错，而且需要四步操作才能完成。

但如果活用Shift键，仅仅两步就可以完成同样的任务。

第一步：选中待调整列，将光标移至该列左右任意一侧边缘，呈四向箭头形状。

第二步：按住Shift键不放，拖动鼠标至待插入位置（B：B表示插入为B列），松开鼠标左键完成。（注意：松开鼠标左键之前，不能先放开Shift键。）

行的调整与之相同。动手试试吧！

拆了隔断，连成一片

第三宗罪——人为设置的分隔列破坏了数据完整性。

房子大了，加一个隔断可以把房间一分为二，当成两间用。就住房而言，合理添加隔断能充分利用空间，规划更多功能区。尤其现在房子这么贵，我们巴不得把每一平米都用到刀刃上。于是，卖房子的常常这样吸引买房子的：品味78m2精致生活，尊享三房变五房的可变空间。这里讲的是有隔断的好处。

出于对房子的热恋，很多朋友也喜欢在表格中玩隔断。如图2-13里大大小小、宽窄不一的空白列，把好好的数据“切”得七零八落，还美其名曰：把数据分为三部分，最左边是基础信息，中间是请假类型，右边是扣款情况，多么一目了然。殊不知，满足了视觉需求的同时，数据的完整性也被彻底破坏。

Excel是依据行和列的连续位置识别数据之间的关联性，所以当数据被强行分开后，Excel认为它们之间没有任何关系，于是很多分析功能的实现都会受到影响。姑且不说筛选、排序、函数匹配和自动获得分类汇总表，一个最直观的影响就是当你选中一个单元格，再按Ctrl+A，本来应该把所有数据全选上的，现在却只能选中1/3的数据。仅仅是选中数据这一项工作，就会因为这些人为的隔断让你有得忙。所以，对于源数据表，保持数据之间的连续性非常重要。

与买房子不同，Excel的广告语是：三房变一房，我们的房子没有墙，个个像操场。如果你真的需要看一块一块的数据，可以设置单元格格式，将边框加粗，也能达到相同的视觉效果，同时不影响数据完整。所以，必须去掉表格中多余的分隔列（见图2-14）。

破坏指数：★★★☆☆

更正难度：★★☆☆☆

小技巧——巧妙删除空白列

Excel只能筛选行，不能筛选列。如果要快速删除多个空白列，则需要借助数据转置批量完成。

第一步：复制所有数据；

第二步：在待粘贴处，右键点选“选择性粘贴”，勾选“转置”并确定；

第三步：在任意列筛选“空白”并删除所有空白行；

第四步：再次使用数据“转置”完成。

合计请等下回分解

第四宗罪——多余的合计行。

图2-20这种表格很常见，由于混淆了源数据表和分类汇总表的概念，很多人一边记录源数据，一边求和。对他们来说，这两种表你中有我，我中有你，已经无法区分了。可是，这严重违背了Excel心法。第1章就说了，只用做一张源数据表，至于汇总表，千万记得是“变”来的，不用着急此时此刻在此处做合计。

看看Excel工作的步骤：①数据录入（导入）；②数据处理；③数据分析。

对应的操作：①输入（导入）数据；②整理数据（函数等技巧）；③对数据进行分类汇总。

对应的工作表：①源数据表；②源数据表或其他新建工作表；③分类汇总表。

按照这个流程，就应该知道完全不需要提前做合计的工作。如果硬要做，只会自添烦恼。因为对于复杂而庞大的源数据，制作这些合计行本身就是力气活儿。而且做好以后，还经常会面临调整数据时的尴尬。

举个例子，图2-20合计的是不同月份的员工请假总天数。如果发现7月有一条请假明细遗漏，理所当然要做两件事情：首先，在7月明细数据中插入一行，添加遗漏的信息；其次，重算合计数，并修改对应合计行的数值。

以请假明细表为例，可能这样的调整不会太多。可如果是一份某企业全年的零部件采购明细表，或者是有100个库位3000种产品的库存明细表，又或者是某企业全国200个经销商全年的销售明细表，一旦源数据面临频繁的调整，合计行的弊端就越发凸显。况且，与分隔列一样，它还破坏了源数据表的数据完整性。从数据准确性的角度来看，合计数是纯手工打造的，质量高低因人而异，准确率无法控制。此举真可谓有百害而无一利！

破坏指数：★★★★☆

更正难度：★☆☆☆☆

要怎样做才对？

其实非常简单，只要做好源数据表，就能“变”出N个分类汇总表。我们还是把它还原成正确的源数据表样式吧！

第一步：筛选合计行并删除，保持数据连贯性。

第二步：添加辅助列，为明细数据添加新的属性。如果希望能按月份进行汇总，就添加月份信息；如果希望按照员工所属部门进行汇总，就添加部门信息。

在标准的源数据表中，明细数据可以乱序。新的数据行只要依次添加在数据区域底端的首个空白行即可，无需中途插入。比如：7月有一条请假记录被遗漏，依次往后添加就可以了。即便是频繁的数据补录，也不会带来任何困扰。相比中看不中用的合计行，还是憨厚老实的天下第一表更可靠。

职场感悟——珍惜别人和自己的劳动成果

我们电脑里的Excel源数据表，无论是手工输入、系统导出，还是运用种种技法整理得来的，都应该被好好保护。一旦源数据表出现问题，我们辛勤的工作成果也就付之东流。情况严重的，甚至令人抓狂。

多年来我一直有一个好习惯，就是每次打开别人的电脑探讨表格问题时，我都会先把这张表格另存一份，然后在另存的表格中做各种分析尝试或技法研究。这样既能保护数据安全，也体现出对别人的尊重。因为谁都不喜欢其他人乱动自己的东西，更何况这个东西还很重要。

如果你已习惯了在仅有的源数据表中做过多的操作，那么趁着还没出事，赶紧改变工作习惯。与数据打交道的人，风险防范意识必须放在第一位。我们对别人如此，对自己的表格也要如此。有两个方法可以规避风险：（1）定期备份Excel文件，在非系统盘中至少要有一份备份文件，并定期更新；（2）切忌在源数据表中做实验，另存一份临时文件，随你怎么玩。

化繁为简，去掉多佘表头

第五宗罪——多余的表头，由并此造成错误的数据记录方式。

先说图2-23红框内的部分，这和前面提到的第一个错误表格有相似之处，即第一行无效的标题文字占用了Excel默认标题行的位置，而第二行看似标题行，实际上也仅仅是文字说明，对Excel识别某列数据的属性没有任何帮助。当然，如同我们前面所分析的，这样的设计并不会对源数据造成破坏，也基本不影响分类汇总表的获得，但在调用自动筛选功能及“变”表时，Excel无法自动定位到正确的数据区域，而必须经过手工设置才能完成。

Excel默认首行为标题行，本是为调用菜单命令以及自动识别数据区域提供方便。如果按照正确的方法设计表格，那么根本不需要选中区数据域首行，而只需用光标选中其中任意单元格，就能准确调用自动筛选功能。

采用多表头设计最严重的问题，还不是红框内的部分，而是蓝框内的数据记录方式。假设你的公司要求将请假明细打印并张贴，供所有人观摩、自查，那么分列记录并且打对勾的方式是非常清晰直观的。

但这是一张源数据表，我们制作它的目的是为了得到下一步的分析结果，问题就来了。同种属性的数据被分列记录，这为数据筛选、排序、分类汇总设置了障碍。如果使用这张表，我们就无法按照正常操作步骤同时筛选出事假和年假明细，也无法在分类汇总时得到Excel的任何帮助。

对于大多数人来说，它错得很隐晦，因为如果不了解Excel的数据分析功能，尤其是函数和数据透视表的相关原理，就很难深刻理解这种数据结构所带来的危害。当然，太技术性的内容不是我想强调的重点，你只要牢记一点就好：但凡是同一种属性的数据，都应该记录在同一列。

对于图2-23，事假、年假、病假都属于请假类别，拥有相同的属性，所以它们应该被记录在请假类别一列，作为每一行明细数据其中的一个属性 存在。明确了请假类别列，自然而然就不会再用对勾做记录。

前面说过，Excel是依据行和列的连续位置识别数据之间的关联性。请检查一下你的源数据表，有没有本应该被记录在一列的数据，却被摊派到了不同列。

破坏指数：★★★★★

更正难度：★★★★☆

修复这样的表格要稍微费些工夫。

第一步：分别筛选出事假、年假、病假对应的明细数据；

第二步：将单元格内容由对勾修改为对应的中文描述；

第三步：拼接数据区域，删除多余的列以及多余的表头。

关于明细数据的记录方式，有一个典型问题常常让人纠结。如果同一天，同一位员工请两种假，应该如何记录？假设遇到这种情况，就应该坚定不移地把两种假当做两条数据来记录。对于源数据表中的明细数据，只要有任何一个属性不同，都应该分别记录。

中国移动的话费详单提供了最好的示范（见图2-27）：拨给同一个号码的明细，是按拨打时间不同而分别显示的；而与同一个号码的电话往来，也有主叫和被叫之分，详单里绝不会将几条数据稀里糊涂地合并在一起。我们在做源数据表的时候，也要遵循这个原则。明细数据如果记录得不清晰，分析结果的质量将会大受影响。

小技巧——单元格一键批量录入

有时候，我们需要在已经选定的多个单元格中录入相同的数据。在这种情况下，复制粘贴法就失效了。所幸Excel提供了另外一个非常便捷的方法，让我们可以一键完成相同数据的批量录入。这招叫做——Ctrl+Enter。Ctrl这个键有复制的功能，按住Ctrl拖动单元格，就可以复制出与之完全相同的单元格。Enter不用讲，代表单元格录入完毕。把它们两个组合起来，翻译成中文就是：将录入完毕的数据同时复制到所有选定单元格。

操作很简单，仅仅需要三步。

第一步：选定多个单元格；

第二步：什么都不要动，直接敲键盘输入内容；

第三步：压住Ctrl按Enter键（回车），神奇的效果马上显现！

千万别合并，单元格有一说一

第六宗罪——合并单元格严重破坏了数招结构。

在源数据表中合并单元格，是最常见的操作。可这种看似让数据更加清晰可见的方式，对表格的破坏性却远远胜过前面几例。能做出这种表格样式，首先是因为缺乏天下第一表的概念，同时，也离不开对合并功能的长期误读。

提到错误解读，我想起曾经在网上看到的一则故事，一则把刚烈如火的孔老夫子扭曲成温婉受气包形象的故事。这个故事源于我们熟知的一个成语——以德报怨。

对此我们通常理解为：别人对我们不好，我们却要用爱心和胸怀来感化他。被人打了一巴掌，不要记着打回去，而要忘记仇恨，关爱对方，这样才能体现我们伟大的胸襟和圣人般的品德。但事实上，我们曲解了孔老夫子的原意。

这段典故出自《论语·宪问》。或曰：“以德报怨，何如？”子曰：“何以报德？以直报怨，以德报德！”用通俗的话说就是，孔子的一个弟子问他说：“师傅，别人打我了，我不打他，反而要对他好，用我的道德和教养羞死他，让他 悔悟，好不好？”

孔子就说了：“你以德抱怨，那何以报德？别人以德来待你的时候，你才需要以德来回报别人。可是现在别人打了你，你就应该以直抱怨。”“直”的解释偏向“是非曲直，理直气壮，耿直”，不排除拿起板砖飞过去的意思！

可见，断章取义般的错误解读会造成理解和实操的严重偏差。正如Excel中的“合并及居中”功能，微软说：“快来吧，‘合并及居中’很好用。”于是很多人就把自己的表格组合得漂漂亮亮，但在做数据分析时又感到困惑：为什么数据总是不听话，不能按照我的意思被正确筛选、排序和分类汇总呢？

其实，不是数据不听话，而是我们根本误解了微软的意思。微软说的是：“快来吧，‘合并及居中’很好用，制作用于打印的表格时多多使用，可制作源数据表时千万别乱用。”也就是说，“合并及居中”的使用范围，仅限于需要打印的表单，如招聘表、调岗申请表、签到表等。而在源数据表中，它被全面禁止使用，即任何情况下都不需要出现合并单元格。源数据表里的明细数据必须有一条记录一条，所有单元格都应该被填满，每一行数据都必须完整并且结构整齐，就像前面提到的话费详单一般。

合并单元格之所以影响数据分析，是因为合并以后，只有首个单元格有数据，其他的都是空白单元格。

例如：在我们眼中，图2-31中C10∶C21的数据内容是“年假”，但其实只有C10有数据，C1∶1C21对于Excel来说，都为空，这和我们眼睛看到的是有区别的。所以，按请假类别筛选所有“年假”的数据明细，只能得到一条记录。

另外，合并单元格还造成整个数据区域的单元格大小不一。所以在对数据进行排序时，Excel会提示错误，导致排序功能无法使用。

(www.xing528.com)

不仅如此，由于我们人为地将Excel搞到逻辑混乱，也就别指望它可以在分类汇总时为我们提供任何便利。要想得到统计表，只好手工打造，除此之外别无他法。想想都痛苦，以后还是让自己的源数据表远离合并单元格吧。

破坏指数：★★★★★

更正难度：★★★★☆

如果你已经面对一张庞大的源数据表，有多达成百上千个合并单元格，不知道方法会连亡羊补牢的勇气都没有。在这里，我教大家一种神奇的解决方法，可以将错误表格瞬间还原为天下第一表。也许你一时难以理解它的运作原理，因为涉及数据批量录入时的函数参数相对引用，但是没关系，只要记住步骤就好。中国的应试教育让我们拥全世有界第一的背书能力，现在就请你按下“应试按钮”，死记硬背下面几个步骤。

第一步：全选数据；

第二步：点击“合并及居中”按钮，拆分合并单元格；

第三步：按F5调用“定位”功能，设定“定位条件”；

第四步：选中“空值”为定位条件，点确定；

第五步：直接输入“=B3”（因为B4这个空白单元格的值应该填充B3的数据内容，所以输入“=B3”。如果光标所在的当前单元格坐标为E4，则应该输入“=E3”。输入的内容总是为当前单元格的上一个单元格坐标。由于输入的是公式，请记得加上“=”符号）；

第六步：还记得一键批量录入技巧吗？Ctrl+Enter，搞定！

特别提醒：此时填充于单元格的是公式，而非纯文本。为了保险起见，还要多做一步，即运用选择性粘贴将单元格内的公式转换为纯文本。

职场感悟——“假设……更多”让人进步

对待Excel中的数据处理，我常常会做假设。即使手头的表格只有8 列40行，我也会假设数据量更多。我问自己：“如果同样的数据多达30 列8000行，你还能应付吗？”如果不能，则代表表格需要调整，或者方法需要改进。这促使我更严谨地思考问题，以及主动研究更合理的解决方法。凭借这样的思维方式，我才能在很短的时间内，总结出正确的表格设计理念和掌握更多的技能。

以合并单元格为例，当一张表格只有10个合并单元格的时候，也许你会毫不犹豫地选择合并它们，心想：只要还原10次，就能变回标准的源数据表。但假设把合并的数量放大100倍，你可能就会慎重考虑。如果研究不出批量还原的方法，就只能选择别的数据记录方式。毕竟，拆分1000个合并单元格并补齐数据，不是一件好玩儿的事。

我常听人说：“我的表格很简单，数据量少，已经习惯了用笨办法，不想也没必要学习新方法了。”那是你没有“假设……更多”。于是，十年过去，会做的工作还是那么一点点，相应的，拿的工资也还是那一点点。

在职场上，假设工作量更多的人，才能不断发掘更高效的工作方式；假设困难会更多的人，才能未雨绸缪，提前做好各项准备；即便是假设薪水更多的人，也会因为梦想而有动力。具备实力，机会才有可能降临。词人方文山说：“成功主要靠机会，但是有实力的人才懂得它是机会。”

缺啥别缺源数据

第七宗罪——数招残缺不全。

我把缺少源数据的表格归为缺胳膊少腿儿型。这种类型的表格有两种程度的“缺”，一种是数据区域中间缺。看到图2-41中这些黄色背景的空白单元格了吗？这就叫做中间缺。你可能会有疑问：明明这些单元格就不应该有数据，怎 么就缺了呢？从业务逻辑上看，没数据就不填写，无可厚非。但是以源数据表要“变”出分类汇总表的标准来评判，作为一张源数据表，没数据也不能留白，否则会影响数据分析结果。

讲到这里，首先要清楚一个概念：单元格有假空和真空之分。用小沈阳的话来说，假空是这个“可以有”，真空是这个“真没有”。“可以有”的单元格仅用肉眼来看，的确是什么都没有，和空白单元格完全相同。但是选中它再看编辑栏，却会发现它的里面其实又有数据，内容为“=”””（英文双引号，或者叫半角双引号），这是一种空文本的概念。

Excel和我们最大的区别在于，Excel相信真理，而 我们相信眼睛。空本文在它看来也是数据，我们却只能看到一片空白。这和0值一样，当单元格数值为0时，Excel也认可该单元格里有数据，只不过数值为0罢了。

邓爷爷说了：“不管黑猫白猫，抓住耗子就是好猫。”Excel也说了：“不管什么数值，只要有值就是‘非空单元格’。”

另外一种情况是，这个单元格“真没有”数据，指的是这个单元格从未被填写过，或者曾经填写的数据已经被完全删除。“真没有”的东西，Excel在分类汇总时也就“没法有”，尤其是做计数统计，肯定会出错。

所以，在数据区域数值部分的空白单元格里填上0值，文本部分的空白单 元格里填上相应的文本数据，才是最严谨的源数据记录方式。那么，这张表又该怎么修复呢？还得求助于一键批量录入（Ctrl+Enter）。操作方法前 面已介绍过，此处省去N个字，咱们直接看效果。

第一种程度的源数据缺失，造成的影响还不算太严重，并且很容易修复。而第二种程度的缺失，使得整条数据少了某种或某几种属性，正如本章开始就提到的辞职分析案例，它所带来的后果就非常严重了。

仔细看本例，作为一张请假明细表，却没有记录请假类别，等到需要对请假情况进行分析的时候，就欲哭无泪了。所以要特别提醒大家：在设计表格时，数据属性的完整性是第一考虑因素。这是一张什么表？能够记录什么？需要分析什么？应该记录什么？这些都需要在设计之初仔细思考。如果要按请假类别分析请假情况，就应该有一列记录请假类别；如果要按男女性别进行分析，就应该有一列记录性别，以此类推。

源数据表中的数据，犹如厨房里的配菜，有什么原材料才能炒出什么样的菜，没有肉的回锅肉只能天上有。如果你的源数据不是从企业系统导出，而是靠纯手工录入积累而来的，那么，当你发现缺失了整列数据时，就可能完全无法挽回了。要想避免这类错误发生，还得从最开始的表格设计做起。

破坏指数：★★★★★

更正难度：★★★★★

小技巧——设有中文的中文大写数字

都说耳听为虚，眼见为实，我看未必，Excel就常常忽悠我们。一个单元格，明明看着啥都没有，结果却是空文本；明明看着是个数值，敢情又是一串公式。更有趣的是，当你看见一个写满中文字的单元格，或许，这里面压根儿就没有中文。接下来，我来教大家写没有中文的中文大写数字。

财务上有时候需要写中文大写数字，可这年头会写“壹贰叁肆伍”的人越来越少。我向神马保证，即使用×××输入法，你也未必找得准这几个字，毕竟用的时候少。太更进一步讲，要把54549034元翻译成中文，还得看你小学数学是否学得好。

那么，我们就用“眼见为虚”的方法，“变”出中文大写数字，运用的技巧是——设置单元格格式。

第一步：输入阿拉伯数字；

第二步：设置单元格格式（Ctrl+1），选中“数字”标签下“特殊”中的“中文大写数字”；

点击“确定”，阿拉伯数字就被转换成中文大写数字了。此时注意看编辑栏，单元格数据的本质依然是阿拉伯数字，只不过换了一种显示方式罢了，这就是Excel中的“眼见为虚”。单元格很会说谎，只有编辑栏最诚实，当你不确定单元格的真实数据时，就去编辑栏找答案。

特别提醒：此方法只适用于转换整数数值，小数部分无法按照中文逻辑正确转换。

分手容易牵手难

第八宗罪——源数招被分别记录在不同的工作表。

有一种现象很有趣：大多数事情都是分时容易聚时难。例如：撕碎一张纸容易，粘起来却很难；推倒积木容易，砌起来却很难；破坏朋友关系容易，建立关系却很难；离婚容易，结婚却很难。

Excel也不例外：分开源数据很容易，合起来却很难。既然这样，我们就应该把同类型的数据录入到一张工作表中，而不要分开记录。因为，源数据表的数据完整性和连贯性，会直接影响到数据分析的过程和结果。

试想，不在同一张工作表的数据，如何筛选、排序、函数引用和自动汇总？你还别抱侥幸心理，指望有什么神奇的技能，可以瞬间合并多张工作表或者工作簿的数据。简单的方法没有，写一大堆函数或者用VBA编个程才勉强能完成，而且这还得看数据到底零散到什么程度。你说有这功夫，做点啥不好，干吗非得和Excel较劲？

我曾经问过当事人，把一年12个月的数据分成12张工作表记录是出于什么目的？他说是为了看着方便，也容易找到数据。我说，放一张工作表里，筛选一下，不也能看着方便，找着容易吗？况且还能运用更多的技能对数据进行分析。

一年12张工作表还不算太严重，我甚至见过每天一张工作表的。看到这种表格，我就忍不住心生“邪念”，总想指使人把365份数据合并到一起，那种场面一定很壮观。我想我是媳妇熬成了婆，才会有这么“阴险”的想法吧，大家可别步我的后尘。

Excel是强大的数据处理软件，它有它的规则。即便我们有再好的理由，也不能违反规则。视觉效果固然重要，但还是要讲究方便实用。一张工作表提供了数万行甚至数百万行（不同版本）的数据空间，足够你折腾了。

破坏指数：★★★★★

更正难度：★★★★★

技能心得——批注不宜过多

有的朋友喜欢用批注记录信息。小范围使用批注，有助于标明特殊单元格数据的复杂属性，尤其当说明文字很多的时候，批注还是挺好用的。但如果大范围使用批注，就显得不合适了。

众所周知，如果要显示批注内容，需要把光标移到单元格上，但一次只能看一条；如果调用菜单命令，显示所有批注，又会挡住单元格本身的数据。所以，当批注过多时，要么看不全批注内容（见图2-49），要么看不全源数据（见图2-50）正所谓“猪八戒照镜子——里外不是人”。并且，由于无法对批注的内容进行分析，一些有效数据就会白白浪费。

我做的任何表格都几乎没有批注，如果需要为数据添加新的属性或说明，我会选择另起一列。比如：张三请了3天假，理由是家里的老母猪生了8只小猪，老家一年就靠这8只小猪养大了卖点钱，所以他必须回家帮几天忙。由于张三是困难户，公司特别批准超出的1天假期不扣工资。

对待这条信息，在源数据表中有三种记录方法：第一种，把原文写入批注，添加在张三请假明细的请假天数单元格；第二种，直接将请假天数记为2天；第三种，请假天数还是记为3天，但是新增一列，列标题为“特殊扣减”，记为-1。

对比三种方法，第三种不仅清晰地记录了事件始末，还创建了一个标准流程。企业可以根据“特殊扣减”列的数据，从全新的角度分析请假数据，更精细化地做好人事管理，如据此研究今年批准的特殊扣减是否合理，明年如何调整请假政策等。就本例而言，张三是因为养猪还是喂狗请的假，并不是企业管理关注的重点，所以全文写入批注的解决方法并不可取。

记住，批注能用，但千万不要贪多。

别把Excel当Word

第忆宗罪——在一个单元格里记录了复合属性

MSOffice组件个个身怀绝技：Excel处理数据，Word编辑文本，PPT演示汇报。可如果我们用Excel演示汇报，Word处理数据，PPT编辑文本，就会天下大乱。很多人不喜欢用Word，总是抱怨在Word里做一张表格有多么痛苦，尤其是调整表格格式，费了九牛二虎之力，也未必能如愿以偿。但你若愿意在Excel中事先编辑好表格，贴入Word，事情就简单多了。可见，专业的事应该由专业的工具来完成。

再来说Excel，作为数据处理工具，Excel看重的是数据属性，而非文字描述。属性这个东西，一就是一，二就是二，不能混为一谈。就好像聊天软件的登录界面，账号和密码一定要分开填写，因为这两个信息的属性不同，从没见过哪个系统提示“请同时输入账号及密码”。同样，Excel中的源数据表里，也不能将多个属性放在同一个单元格里，所以，短语和句子在这里是禁用的。

即使是必须用句子描述的“地址”字段，也能从中剥离出多个属性，如四川省成都市青羊区××路×××楼××××号，在物流企业的管理要求下，它会变成：四川省、成都市、青羊区、××路×××楼××××号。根据这四个属性，才能掌握省、市、区的配送情况。

本例既然是请假明细，表明请假状态的属性就必须清晰。但原表中，B列包含两个属性——姓名和请假类别；F列也包含两个属性——扣款天数和扣款金额。于是，要还原成正确的源数据表，就需要将不同的属性分列于不同的数据列。

Excel不是Word，别在源数据表中写文章。

破坏指数：★★★★★

更正难度：★★★★★

可以/不可以出现在Excel源数据表中的元素：

可以：日期（2011/2/2）、数值（36）、单词（事假）、公式（=A2）、文字描述（仅限备注列）。

不可以：符号（★）、短语、句子、中文数值（三十六）、外星语（&% ￥#@……）。

不推荐：图形、批注。

小技巧——“切开”单元格

在Excel中，运用“数据”→“分列”功能，可以将单元格内容“切开”。Excel提供了两种“切”法：按分隔符号或者按固定宽度。按分隔符号“切”，需要单元格内容有相同的分隔符号：按固定宽度“切”，则对单元格中的文本长度有要求。至于选择哪一种方式，要根据数据情况而定。

我们还以“把Excel当Word”的请假明细表为例（见图2-53），用分列功能来“切分”属性。

分列之前，先要分析单元格数据。F列的数据内容很标准：应扣天数1应扣工资-50。整列数据的文本长度分布为414N，即4个中文字+1个数字+4个中文字+N个数字。所以，可以按固定宽度进行“切分”，步骤如下：

第一步：选中待分列的单元格（只能是同列），调用“数据”→“分列”命令；

第二步：选中“固定宽度”，进入下一步，单击鼠标左键设置“切分”点（“切”错了没关系，只需双击鼠标即可删除分隔箭头）；

第三步：“切”好之后，点击完成。

学技能，要懂得逆向思维，学会了“切”就要学会“拼”。“&”是Excel中的特殊运算符，与“+一*/”不同，它代表“合并”，即“拼接”多个单元格的数据内容。只需借助“&”运算符，就可以将被拆分的数据再次合并到同一个单元格，参考公式为：=B2&C2&D2&E2。你一定有更值得“拼”起来的数据，那就用这招试试看吧。

分类汇总不是手工活儿

第十宗罪——汇总表误用手工来做。

用手工做分类汇总表，是一种越俎代庖的行为，用通俗的话讲，就是多管闲事。分类汇总的事，Excel最擅长做，可对于我们，却是极大的挑战。所以，这个闲事不好管，也不需要管。做表格工作，要学会“避重就轻”，何苦学周立波喝咖啡，苦自己咽下，却把芳香洒满人间。

分类汇总表有几个层次。初级是一维汇总表，仅对一个字段进行汇总，比如求每个月的请假总天数。中级是二维一级汇总表，对两个字段进行汇总，是最常见的分类汇总表。此类汇总表既有标题行，也有标题列，在横纵坐标的交集处显示汇总数据，比如：求每个月每个员工的请假总天数，月份为标题列，员工姓名为标题行，在交叉单元格处得到某员工某月的请假总天数。高级是二维多级汇总表，对两个字段以上进行汇总，如本例求每个月每个员工不同请假类型的请假总天数。

如果继续增加汇总难度，还可以求每个月每个员工按性别以及请假类型不同的请假总天数……只要源数据的字段足够多，汇总表的角度和层级就可以无限变换。即便你是铁臂阿童木或者无敌铁金刚，如果只靠手工做，终有被累垮的一天。

手工做汇总表有两种情况：第一种是只有分类汇总表，没有源数据表。此类汇总表的制作工艺100%靠手工，有的用计算器算，有的直接在汇总表里算，还有的在纸上打草稿。总而言之，每个汇总数据都是用键盘敲进去的。算好填进表格的也就罢了，反正也没想找回原始记录。在汇总表里算的（见图2-59），好像有点儿源数据的意思，但仔细推敲又不是那么回事儿。经过一段时间，公式里数据的来由我们一定会完全忘记。

破坏指数：★★★★★

更正难度：★★★★★

第二种是有源数据表，并经过多次重复操作做出汇总表（见图2-60a ，图2-60b）。操作步骤为：①按字段筛选；②选中筛选出的数据；③目视 状态栏的汇总数；④切换到汇总表；⑤在相应单元格填写汇总数；⑥重复以上所有 操作一百次。其间，还会发生一些小插曲，如：选择数据时有遗漏，填写时忘记了汇总数，切换时无法准确定位汇总表。长此以往，在一次又一次与表 格的激烈“战斗”中，我们会心力交瘁，败下阵来。

破坏指数：★★★★★

更正难度：☆☆☆☆☆

要解脱，很简单——把分类汇总表交给Excel，我们只需专心做好源数据表。

别看我现在侃侃而谈，2003年刚参加工作的时候，我的第一个工作任务就是做一份汇总表，需要汇总2002年全年每个月各类产品在各地区的销售情况。

这张表（见图2-62）我整整做了三天，无数次重复着筛选数据→选中数据→查看汇总数值→切换表格→填写汇总数值的动作，其间也因为“审表”疲劳，填错了行列，导致所有相关工作重头来过。由于是纯手工打造的汇总表，直到向老板交差的时候，我也不敢拍着胸脯保证数据完全没有遗漏和错误。从那时起，我就告诉自己，不能再做同样的事，一定要找到方法。之后两天，我把Excel帮助文件几乎翻了个遍，不仅找到了我要的东西，还学到了更多新的招数。回想起来，正是那次经历，让我与Excel结缘。

学习知识并不难，难的是调动学习兴趣。我们往往因为宽待自己而懒于进步，但同时又常常抱怨生活对自己不公平。当然我也不是一个勤快人，只是因为想偷懒，才不断创新和学习，变着法儿让自己工作得轻松，生活得愉快。在我看来，要做一个合格的“懒人”，必须比其他人付出更多的努力。这样你才能在别人为补救错误而忙碌的时候，享受着一切尽在掌握中的悠闲。

技能心得——“分类汇总”，不用也罢

前面提到的分类汇总是统计方法，意思是先将数据分类，再进行汇总。在“数据”菜单里，有一项功能也叫“分类汇总”，可这项功能我 不推荐大家常用。坦率讲，直到今天，我玩儿Excel已经7年了，使用这项功能的次数还不到5次。

本书读到现在，希望大家已经逐渐明确了一个概念：在源数据表里不需要做任何汇总动作。可偏偏“分类汇总”功能是在源数据表里使用的，它的功用是有条件地让我们看到几个汇总数，而不是“变”出分类汇总表，所以，它并不是我开篇提到的“变”表利器。况且，使用它还有前提条件，而有条件就代表需要更多的操作，这不符合“懒人”一切从简的做事风格。

我的观点是：分类汇总功能，不用也罢。

图2-63是一张办公用品领用表，对它直接使用“分类汇总”，是得不到按科室汇总的数据的（见图2-64）。

必须先将科室列排序（见图2-65），再用“分类汇总”功能，才能得到正确结果（见图2-66）。

在以上这些表格中所犯的错误，都是发生在我们身边的真实案例。正是由于它们的存在，我们的工作才会太忙、太累，却又体现不出价值。错误的表格会让你即使付出多倍努力，也只能得到差强人意的结果。现在你应该明白，为什么100个技能也胜不过一张正确的源数据表。因为巧妇难为无米之炊，做饭的手艺再好，没米也是白搭。

讲到这里，你可能会说：“你都还没有教我们怎么做天下第一表呢！”别着急，先知道了什么不能做，再说什么能做，怎么做。

源数据表是Excel的灵魂，但不是全部。下一章，我将为大家勾画一个完整的Excel，并告诉你一个闻所未闻的“谬论”。