第1章 换个角度玩Excel
不记忆大量的菜单命令，不学习多样的函数运用，不研究高深的VBA编程，还能玩会Excel吗？要我说，不仅能玩，还能玩得好！因为，咱玩的是心法，练的是内功，成就的是由内而外的强大。那，什么是心法？这其实是一种设计表格的思路，一种对Excel的正确认识。能当饭吃吗？当鲍鱼吃都没问题。无论你是新手、老鸟、“表”哥还是“表”姐，只要修炼这种心法，你就会发现，驾驭Excel原来如此简单！
第1节 两招让你脱胎换骨
两招更胜100招，不学技能学什么？学做表！有人说：“我会用很多技能，但还是工作得很辛苦。”那你就要检查一下，自己是否做对了表。
我们做的表通常分为两种，一种是数据明细表，称之为源数据表；另一种是统计表，称之为分类汇总表。前者不仅需要做，还必须用正确的方法做；后者却不用做，因为它们可以被“变”出来。在这本书中，我们就研究两件事：
第一件，设计一个标准、正确的源数据表；
第二件，“变”出N个分类汇总表。
你可别小看，只要玩转这两招，以前遇到的种种难题，80%都会荡然无存，一去不返。
搞定源数据不背菜单也能玩
按照传统观念，Excel高手似乎就是把菜单命令背得滚瓜烂熟，组合函数玩得出神入化，还能自己编点小程序的人。于是，想要成为高手，头悬梁锥刺股地“啃”技能书就变成一件再正常不过的事。但是，“啃”过的朋友一定知道其中的艰辛，那种味同嚼蜡般的干涩和枯燥常常导致大脑消化不良。并且，想从中找到自己工作所需的技能也实非易事。究竟Excel有多少招，为什么那么难记，看看下面两张图就略知一二。
很多吧？头晕了！正因为如此，大部分人都不敢奢望成为高手，也认为自己无法解决更多的Excel难题。可是，不知道大家有没有想过这样一个问题：Excel难题真的要靠玩弄技巧才能解决吗？还是我们从一开始就做错了什么？要知道，在平房的地基上建高楼，有再大的本事也不行。于Excel，建立源数据表如同打地基，如果没有正确的源数据，搞什么数据分析都是扯淡；如果一开始就做对了源数据，不用学100招也能把工作做得很漂亮。所以，好的源数据表是一切表格工作的基础。
聚焦汇总表，不用做来只用“变”
知道了源数据表的重要性还不够，我们还必须搞清楚表格工作的目的。只有明确了工作目的，才能有的放矢地学习。使用Excel的过程中会遇到的难题，与我们的工作目的有很大关系。在这个用数据说话的时代，严谨的公司买个办公用品也要做数据分析。我们忙忙碌碌操作着各种表格，又是写公式，又是筛选、排序，或者把数据加过来减过去，归根结底，都是为了得到一张分类汇总表。
数据这东西，只有被分门别类地放在一起时才有意义，单个儿看，看不出啥名堂来。超市买东西不能只看小票吧，你一定要问：“一共多少钱？”家装公司列出的装修费用详单，就算已经具体到每一颗螺丝的价钱，你也得问：“地板总共多少钱？吊顶、墙面分别又是多少钱？”所以，分类汇总无处不在，而企业对这方面的要求更高。实际上，我们做的表格工作都在为此服务。
为了印证这个观点，我特意请教了一位资深的财务经理。我问他：“为什么人们都说财务部的Excel水平最高？财务一定是企业最先拥有系统的部门，还需要用Excel做什么？”他这样回答我：“财务系统能解决科目的分类，即前端数据录入的问题，也能出具标准的财务报表。但是，企业的管理需求灵活多变，所以我们需要从系统中提取数据，进行深加工，才能满足管理层对于个性化财务报表的需求。要做这件事，就必须与Excel较劲。”有系统的部门尚且如此，其他部门又何尝不是呢？
来看看下面几张表以及它们所代表的意义。这几张分类汇总表有的庞大，有的精细，属于最常见的二维汇总表。
记录办公用品领用情况明细，能得到领用统计表。它可以作为制定下个季度办公用品预算的参考；另外，根据各部门的工作内容，也能抽查部门办公用品领用是否合理。
记录销售情况明细，能得到销量统计表，由此发掘公司的明星销售员，考评销售人员绩效，核算业务提成金额。
记录各地各类企业的年末从业人数，能得到关于年末从业人数的统计表。政府部门可以根据城市规模及发展规划，评估企业从业人数是否合理，制定下一年人员引入退出计划。
于是我得出了一个重要结论：我们使用Excel的最终目的，是为了得到各式各样用于决策的分类汇总表。这些表无须靠手工做，Excel能让我们像魔术师一样把它们给“变”出来。
第2节 天下只有一张表
源数据表很重要，但它的设计理念却很简单。设计Excel源数据表不同于设计PPT模板，不要千变万化，只要始终如一。之所以新手、老鸟、“表”哥 、“表”姐都能轻松掌握它，是因为天下只有一张源数据表。它是一张中规中矩、填满数据的一维明细表，我把它称为“天下第一表”。天下第一表有三大优势：通用、简洁、规范。
一个模板打天下
优势一：通用。(www.xing528.com)
按照常理，Excel模板无穷无尽，这也正是为什么Excel书籍可以不断推陈出新的原因。今天讲人力资源的50个经典模板，明天说生产管理离不开的30个表格，后天又有财务管理中的20个范本。可是，你记住了多少？又有多少与你的工作相关？
之前一直让我很困惑的事情是：大量的教材，大量的范例，我们又天天与Excel较劲，可事实上，Excel整体应用水平却普遍偏低，工作效率也不高。
有一天我突然想明白了，很多人连源数据表和分类汇总表的关系都没有搞清楚，却花大量精力去手工打造汇总表；他们不知道天下只有一张表的概念，结果源数据表被做得五花八门。我们以前所学的各种模板，没有固定的标准，各行各业差异也很大，即使死记硬背了300种报表样式，还是无法解决根本问题，新的Excel难题依然会不断涌现。如此学习，付出与收获不成正比，难怪大家干脆不学，因为学了也会马上忘记，倒不如现学现卖来得安逸。
事实上，源数据表只应有一张，且只应是一维数据格式。无论是销售、市场数据，还是物流、财务数据，都可以用完全相同的方式存放于源数据表中，区别仅仅在于字段名称和具体内容。下面这几张表内容虽然不同，模样却如出一辙。
学会一个模板就能走遍天下，这是天下第一表概念的精华所在。而在表格界，天下第一表可谓长得老实憨厚，很容易被记住。
我的文件比你少
优势二：简洁。
物流行业非常看重数据管理，出入库管理也好，货物盘点也好，在途跟踪也好，线路规划、成本核算也好，都离不开数据。这些数据，一方面由专业系统如WMS（库房管理系统）、TMS（运输管理系统）进行处理，同时也有很大一部分必须依靠手工报表。物流工作由于要追踪到每辆车、每张订单、每个包裹，甚至每件商品，数据量非常庞大，报表也异常繁多。
按理说，我做了7年物流工作，文件夹应该是满满的，存放着各式各样的报表。可是，我发现身边的朋友只做了3年人事行政工作，报表却比我的还要多。这些报表，有的只有一两行，有的干脆就几个数字。一项工作可以牵扯出几十张Excel表，里面的数据大量重复，却又没有一份是完整的。相反，如果坚持一项工作一张表格的原则，做好天下第一表，即便与很多数据打交道，Excel文件也可以很少。
文件少带来几个好处：首先，可以轻松地找到需要的数据；其次，最大限度地避免了重复性工作；然后，业务数据容易备份和交接；更重要的是，只要一项工作一张表，就可以将“变”表的技能发挥得淋漓尽致。
格式标准都会填
优势三：规范。
有一种情况很常见：企业越大，内部报表流通越不顺畅。
有一件事让我印象深刻：2010年初，我给成都统计系统做6天封闭式培训。一天，培训结束后，有学员找到我，是一位老大姐。她告诉我，她是相关单位的人，统计局邀请她来参加这次培训。然后，她拿出了一个U盘，问我能不能帮她解决一个问题。我说好，于是她打开了报表，说：“上面下发了这张表，要求我们每一个街道填报以后再上报。可这张表很难填，你看看有没有什么办法可以做得快一点。”
我仔细看了看这份表格，完全不符合Excel规范，就像一张只能用于打印的表，既有复杂的表头，又有不合理的合并单元格，各字段还分类不清，并且没有限定标准的填写方法。我心想：“照这样填写，数据再一级级往上报，最终需要耗费多少人力才能把数据理得清楚？何况准确率还无法保证。”面对此类问题，我几乎都是从源数据表的规范入手解决。于是，我问了她一个问题：“这张报表是否有修改的可能性？”她说：“不行，上面发的不能改。”
既然不能改，只好选用折中的方法：街道按照标准的源数据表格式记录数据，然后想办法把数据关联到下发的报表中。虽然这需要用到很多数据处理技巧，但是能解决两个问题：第一，街道的数据收集工作不会白做，因为标准的源数据可以保留下来，未来如果上面还有其他数据分析要求，这份源数据依然可用，这样能够避免重复劳动；第二，完成了上面交代的任务，提供了规定样式的报表。
瞧，玩弄技能通常都是无奈之举，因为一切从开始就错了，它将会层层错下去。基层人员做得辛苦，加班加点填写大量数据，提交上去以后，中层人员整理得也很辛苦。由于表格不规范，数据修改和退回重填的情况肯定少不了，最终要出具分析报告，还得大费周章。整个过程浪费严重，工作结果也难让人满意。
如果咱用的是正确的源数据表，而且每个环节都能按照同样的标准操作，得到标准的数据，以上所有问题则不攻自破。俗话说：有规矩成方圆。这个道理放在Excel工作中，也完全成立。
第3节 人人都能成高手
不需要考证书，也不需要大学文凭，设计天下第一表需要的是一个重要资质——工作经验。如果你只在乎技能的学习，而忽略了对工作本身的积累和感悟，最终还是无法驾驭Excel。
《别告诉我你懂PPT》的作者李治，被粉丝们誉为PPT牛人，很多人羡慕她在PPT设计中展现出来的才华和创意。但从另外一个角度看，论技能的运用，李治在PPT界估计只能排到一千开外；论平面设计水平，在专业的设计师眼里她就是个外行。凭什么她能制作出赏心悦目、震撼人心的PPT呢？凭的是她对工作的认真态度，以及在自己领域内的足够专业。
如果没有扎扎实实地做好项目，没有画龙点睛的总结归纳，以及细致入微的工作感悟，就算把所有技都堆砌在一起，也做不出一份好的PPT。按她的话说，她是一个脑子闲不住，总是胡思乱想的人，不求小小改良，只求一鸣惊人。
我们对待Excel，也是如此！技能只是实现目标的方法之一，更重要的是，要把工作经验和对工作的感悟注入天下第一表的设计中。做好了这一点，人人都能成高手，甚至是专家。
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