生产管理图表体制的应用-《哈佛商学院管理全书》

四、生产管理图表体制的应用

（一）图表与管理制度

图表为管理资料以特定方式整理，其目的在于说明或描述某种或某几种管理事实，以提供管理者或经营者处理管理问题或执行管理决策的参考。一般而言，图表都含有特定的管理目的，因此图表也是企业内部最主要而最正式的管理情报与管理资料。

1．图表的意义

（1）图表具有组织资料的功能。

（2）图表具有记录资料的功能。

（3）图表为正式的情报媒介。

（4）图表具有简化管理作业的功能。

（5）图表为管理制度的工具。

（6）图表具有划分权责的功能。

2．图表的种类

（1）报告图表、工作图表、决策图表。

（2）主要图表、参考图表。

（3）生产图表、销售企划、财务、人事、行政、会计、采购图表（依企业功能分）。

（4）采购验收付款、成本控制、产销数量控制（依流程分）。

（5）正式、非正式图表。

3．图表体制

图表为管理情报中的一种，且是管理情报中最主要而最正式的媒介，因此必须有系统的设计与管理，也就是应建立一个体制，以避免图表的功能互相重叠、互相抵制或显出缺陷等。图表体制按管理功能的不同可分为各种类型。建立整套图表体制对一事业而言可视为建立最主要的管理情报体制。

4．图表设计的意义

图表体制设计有若干目的，现择要说明如下：

（1）确保企业营运状况与管理情报的供应得以源源不绝。

（2）确保情报收集整理方法的一致性，增加情报的可信赖性。

（3）简化情报的整理过程。

（4）减少情报的功能互相重叠及抵制，并避免重要管理情报的流失，以提高管理情报的提供、运用与传达效率。

（5）划分情报提供、传达的权责关系。

（6）促使日常情报供应自动化，并减少决策性情报搜集时的困扰。

5．图表资料的衡量尺度

任何图表的价值可以以其中所含资料的价值来说明，但任何资料都具有特定的来源及用途，因此很难找到统一而客观的衡量标准，一般就主观判断来衡量。由于图表资料的提供具有特定目的，此特定目的也就是衡量图表资料的标准，其衡量方法择要说明如下：

（1）对管理事实描述的真实度如何，是否与实际状况有偏差。

（2）资料本身所含的干扰性因素有多少，信赖性如何。

（3）资料提供的时效如何。

（4）资料为主要资料还是参考资料。

6．图表设计的原则

（1）功能明确。

（2）流程清楚、简单、有效、能达到权责分明的目的。

（3）格式简单、统一易看、易填。

7．图表设计的步骤

（1）确定图表的功能与目标。

（2）确定图表所应具备的资料及其来源。

（3）决定图表的格式。

（4）决定图表的流程。

（5）研究图表的方法。

8．管理制度的功能

（1）制度是组织力量的成长点。

（2）制度是集体合作的既定方式，应作为企业内部共同的默契。

（3）制度是简化工作方法、求取工作品质的工具。

（4）制度是减少企业对员工技术、经验与能力依赖的方法。

9．管理制度建立的原则

（1）重视效率、效果与弹性。

（2）制度本身应具有自行约束的能力。

（3）在施行制度之前应能预见其成果与缺陷，事先预防。

（4）减少制度更改的频率。

10．管理制度的制定步骤

（1）确定制度的功能及组织地位。

（2）确定制度的工作项目。

（3）确定制度的工作流程与工作方式。

（4）制度报表的设计。

（5）有关资料的建立与建立方法的制定。

（6）工作分派与权责划分。

（7）管理办法的研拟。

（8）公布与施行，包含进度、预算与施行方法。

（二）生产管理图表

1．生产管理的图表体制

对于一企业的整个管理图表体制而言，生产管理的图表体制仅是一小部分，或称为子系统，此一体制又可分为若干个子系统，诸如程序控制、工业工程、绩效控制、品质管制等等。各企业的经营项目不同，经营环境不同，经营观念不同，因此几乎没有两家企业的图表体制完全相同。

2．生产形态

工厂的生产形态：一般包括订货生产（订产），计划生产（量产）两方式，亦可包括连续性与间歇性或制造、装配两方式。(www.xing528.com)

3．生产管理与生产管理图表体制

（1）生产管理具有生产计划、生产作业管理、监督与生产控制的功能，以其功能分大致可划分为制造管理、成本管理、用料管理（即物料管理）、品质管理、效率管理与产销配合等六项，其关连性如下图（见图6—3）：

图6—3

4．产生管理图表设计的原则：

生产管理图表设计与一般管理图表相似，但应考虑：

（1）企业生产类型为订货生产或计划生产。

（2）企业生产产品的性质，产品种类的多少，订单的多少。

（3）企业的规模。

（4）企业的经营，管理习惯。

即使企业的性质不同采取的生产管理制度与图表有出入，采用不适合的图表制度非但达不到简化管理的功能，并且将困扰管理作业，造成人力的浪费与制度散漫，不应有所忽视。

5．生产管理图表设计的步骤

生产图表设计也照一般管理图表的步骤进行，以下所列步骤则仅针对生产管理图表而列：

（1）确定图表体制的功能及管理需要。

（2）分析企业的生产类型，决定所应采行的图表制度，并决定图表的简化与详尽程序。

（3）决定图表所需具备的资料，并研究其来源。

（4）订定表格的格式。

（5）研究图表资料的提供单位、使用单位与应通知人员。

（6）决定图表填制、审核人员。

（7）订定图表的流程。

（8）研究图表的联系、管理方法等。

（9）公布会议施行。

（三）工程标准图表

产品的工程标准主要包括产品的规范说明、制造程序、工时、品质标准等项目，以下分产品卡，工程分析表、品质标准表、用料标准从简举例说明。

1．产品卡

以描述产品的规格及一般状况为主，并可包括所需原物料等；通常产品卡附有工作蓝图及产品图样以供参考（参照表6—2）。

表6－2　简易产品卡样本

功能：（1）规定产品规范；（2）规定产品附件、包装方式；（3）说明产品使用方法。

内容：（1）产品规范；（2）产品监图；（3）产品零件、附件表；（4）产品使用方式。

2．工程分析表

本表在于列述本产品的制造流程、标准工时、及所需使用的机器设备等，实际上工程分析表为生产线安排、作业调度的主要依据（参照表6—3）。

功能：（1）订定产品制作程序；（2）订定工时标准；（3）使用设备、人力；（4）安排生产线的工具。

内容：（1）工作程序；（2）需要人力；（3）标准日产量；（4）使用设备：（5）标准工时；（6）工程分析图；（7）经济产量；（8）生产线装置成本。

表6－3　工程分析卡简易例

3．产品品质标准

产品品质标准是记录产品品质标准、检验方法以及品质项目的表格，亦为品质管制工作的开始。（参照表6—4）

表6－4　（正面）产品品质标准表简例

表6－4　（反面）产品品质标准表简例

功能：（1）制定产品品质标准，（2）制定产品检验方法。

内容：（1）产品规格及允许误差；（2）产品品质特性及容许不良率；（3）产品品质的检验方法；（4）产品不良原因分析。

4．用料标准（参照表6—5）

表6－5　用料标准表简例

功能：订定产品各组件的用料标准及容许超用率。

内容：各组件的用料标准及容许超用率。

图6—4　工程标准图

5．工程标准图表的关连性（参考图6—4）

在设计工程标准图表时，为求运用的方便，可视实际需要将前述的表格给予合并，或印制于同一卡片的两面，若一种产品的产品说明、工程分析无法用一个表记述完全可增列一表，举例说明如下：

（1）若产品简单可将产品卡、用料标准合并，并将工程分析表印于产品卡的反面，成本标准亦可与该产品的品质标准或销售记录合印于同一张纸的正反两面以便使用。

（2）有部分产业产品规范不说明，格式亦应视实际需要修改，例如化学工业、食品工厂等，产品规范实际成份、配方等，工程分析表则为各项操作方法，绝不可张冠李戴。

（3）机械制造厂通常产品规范相当复杂，无法以一表说明完全，有时需同时用数个图表才能足以说明，工程分析、品质标准，也有相似之处，不可不加注意。