职场发言高价值课-价值百万的形象课

第八章　会议篇——职场形象之发言

每个人都具备将自己的魅力辐射给这个世界的能力。所以不论是公司外部还是内部会议，良好的礼仪会使职场人士的工作锦上添花。

职场会议礼仪主要指筹备、组织、主持和参加会议的礼仪规范。如布置会场、接待客人等。

洽谈的礼仪准备

洽谈的礼仪性准备，是要求洽谈者在安排或准备洽谈会时，应当注重自己的仪表，预备好洽谈的场所，布置好洽谈的座次，并且以此来显示主办方对于洽谈的郑重其事以及对洽谈对象的尊重。

1.准备职场洽谈基本原则

★客观的原则。意即在准备洽谈时，所占有的资料及决策的态度客观。

★预审的原则。含义有二：其一，应当对自己的谈判方案预先反复审核、精益求精；其二应当将自己提出的谈判方案，预先报请上级主管部门或主管人士审查、批准。

★自主的原则。是指在准备洽谈时以及在洽谈进行之中，要发挥自己的主观能动性，要相信自己、依靠自己、鼓励自己、鞭策自己，在合乎规范与惯例的前提下，力争“以我为中心”。

★兼顾的原则。在准备洽谈时，以及在洽谈过程中，在不损害自身根本利益的前提下，应当尽可能地替洽谈对手着想，主动为对方保留一定的利益。

2.洽谈人员礼仪准备

★出席洽谈的人员，在仪表上务必要有严格的要求和统一的规定。男士一律应当理发、剃须、吹头发，不准蓬头乱发，不准留胡子或留大鬓角。女士应选择端庄、素雅的发型，并且化淡妆，不可做过于摩登或超前的发型，不许染彩色头发、化艳妆，或使用香气过于浓烈的化妆品。

★出席洽谈会的职场人士最应重视的是服装。职场人士在这种场合，理应穿着传统、简约、高雅、规范的正式礼仪服装。可能的话，男士应穿深色三件套西装和白衬衫，打素色或条纹式领带，配深色袜子和黑色系带皮鞋。女士则须穿深色西装套裙和白衬衫，配肉色长筒或连裤式丝袜，穿黑色高跟或半高跟皮鞋。

3.洽谈场所的准备

在洽谈会上，如果身为东道主，就不仅应当布置好洽谈厅的环境，预备好相关的用品，而且应当特别重视礼仪性很强的座次问题。因为座次问题既是洽谈者对规范的尊重，也是洽谈者给予对手的礼遇。

4.注意事项

★对洽谈对手不了解。不了解在洽谈对手中谁是真正的决策者或负责人；不了解洽谈对手的个人资讯、谈判风格和谈判经历；不了解洽谈对手在政治、经济以及人际关系方面的背景情况；不了解洽谈对手的谈判方案；不了解洽谈对手的主要职场伙伴、对头，以及他们彼此之间相互关系的演化等。

★洽谈者不熟悉程序。在准备洽谈时，一定要多下苦功夫，多做案头的准备工作，尤其是要精密细致地研究洽谈的常规程序及其灵活的变化，以便在洽谈时能够胸有成竹、处变不惊。

★在进行洽谈时，总的指导思想是平等、互利，但是这并不排斥努力捍卫或争取己方的利益。事实上，任何一方在洽谈中的成功，都要凭借和依靠洽谈策略的灵活运用。

★在职场洽谈中，洽谈者应当学习洽谈策略。对于诸如以弱为强、制造竞争、火上浇油、出奇制胜、利用时限、声东击西等策略，任何行家里手都不会不清楚，但至为关键的“活学活用”，却并非每个人都能做到。

职场洽谈的礼仪方针

“职场无处不洽谈”是职场人士的一句格言，职场人士在职场中的成败得失，往往直接取决于能否通过洽谈来为自己开辟成功之路。

职场礼仪规定，职场人士在参加洽谈时，首先要更新意识，树立正确的指导思想，并且以此来指导自己的洽谈表现。这就是所谓洽谈的方针。洽谈方针的核心，是要求洽谈者在庄严肃穆、剑拔弩张的洽谈会上，以礼待人，尊重别人，理解别人。

具体来说，洽谈方针可分为以下6点：

1.礼敬对手

这就是要求洽谈者在洽谈会的整个进程中，排除一切干扰，始终如一地对自己的洽谈对手讲究礼貌，时时、处处、事事表现得对对方不失真诚的敬意。

2.依法办事

要求职场人士自觉地树立法制思想，在洽谈的全部过程中提倡法律至尊。洽谈者所进行的一切活动，都必须依照国家的法律办事，唯其如此，才能确保通过洽谈所获得的既得利益。法盲作风、侥幸心理、铤而走险、目无法纪，都只会害人、害己，得不偿失。

3.平等协商

在洽谈中要坚持平等协商，一方面要求洽谈各方在地位上要平等一致、相互尊重，不允许仗势压人、以大欺小。如果在洽谈的一开始有关各方在地位上便不平等，那么很难达成让各方心悦诚服的协议。另一方面，则是要求洽谈各方在洽谈中要通过协商，即相互商量，求得谅解，而不是通过强制、欺骗，来达成一致。

4.求同存异

在洽谈会上，妥协是通过有关各方的相互让步来实现的。所谓相互让步，意即有关各方均有所退让。但是这种相互让步，并不等于有关各方的对等让步。在实践中，真正的对等让步总是难以做出的。在洽谈会上所达成的妥协，对当事的有关各方只要公平、合理、自愿，只要尽最大程度维护或争取了各自的利益，就是可以接受的。

5.互利互惠

最理想的洽谈结局，是有关各方达成了大家都能够接受的妥协。说到底，就是要使有关各方通过洽谈，都能够互利互惠。职场人士在参加洽谈会时，必须争取的结局应当是既利己又利人的。现代的职场社会，最讲究的是伙伴、对手之间同舟共济。既要讲竞争，更要讲合作。

6.人事分开

在洽谈会上，洽谈者在处理己方与对手之间的相互关系时，必须要做到人与事分离，各自分别而论。在洽谈桌上，大家应当彼此对既定的目标都志在必得、义不容情，既不要指望对手之中的老朋友能够“不忘旧情”，对自己“手下留情”，或是“里通外国”，也不要责怪对方“见利忘义”、“不够朋友”、对自己“太黑”。

在洽谈会中，应当理解洽谈对手的处境，不要向对方提出不切实际的要求，或是一相情愿地渴望对方向自己施舍或回报感情。

同理，职场人士在洽谈会上，对“事”要严肃，对“人”要友好。对“事”不可以不争，对“人”不可以不敬。

发布会的筹备礼仪

发布会又称新闻发布会，是特定的社会组织为了宣布某项重要消息，把有关新闻机构的记者召集在一起，进行信息发布的一种特殊形式的会议。

筹备新闻发布会，要做的准备工作甚多。其中最重要的是做好主题的确定、时空的选择、人员的安排、材料的准备等几项具体工作。

1.主题的确定

决定召开一次新闻发布会之后，即应首先确定其主题。新闻发布会的主题，指的是新闻发布会的中心议题。主题确定是否得当，往往直接关系到本企业的预期目标能否实现。

一般而言，新闻发布会的主题大致上有三类：一是发布某一消息，二是说明某一活动，三是解释某一事件。

具体而言，本组织开业、扩建、合并或者关闭，组织创立的周年纪念日、经营方针发生改变或是推出新举措、新产品、新技术或者新服务面世，组织的首脑或高层管理人员发生变动，组织遭遇重大事故，组织遭到社会的误解或者批评等，都是新闻发布会的常规主题。

2.时空的选择

新闻发布会的时空选择，通常是指其时间与地点的选择。对这两个具体问题不加重视，即便主题再好，新闻发布会也往往难以奏效。

★时间的选择

一般来说，一次新闻发布会所进行的全部时间，应当限制在两个小时以内。通常认为，举行新闻发布会的最佳时间，在周一至周四的上午10点至12点，或是下午的3点至5点左右。

具体而言，在选定举行新闻发布会的时间时，还须谨记以下四个方面的细节问题：要避开节日与假日；要避开本地的重大社会活动；要避开其他企业的新闻发布会；要避开与新闻界的宣传报道重点撞车或相左。

★地点的选择

新闻发布会的举行地点，除可以考虑本企业、本部门所在地，活动或事件所在地之外，还可优先考虑首都或其他影响巨大的中心城市。必要时，还可在不同地点举行内容相似的新闻发布会。举行新闻发布会的现场，应交通方便、条件舒适、面积适中，本企业会议厅、宾馆的多功能厅、当地最有影响的建筑物等，均可酌情选择。

3.人员的安排

在准备新闻发布会时，主办者一方必须精心做好有关人员的安排。与其他会议不同的是，新闻发布会的主持人、发言人选择是否得当，往往直接关系到会议的成败。因此，安排新闻发布会的人员，首先就要选好主持人与发言人。

★主持人的选择

按照常规，新闻发布会的主持人大都应当由主办单位的公关部部长、办公室主任或秘书长担任。

基本条件是：仪表堂堂，年富力强，见多识广，反应灵活，语言流畅，幽默风趣，善于把握大局，长于引导提问，并且具有丰富的主持会议的经验。

★发言人的选择

在一般情况下，新闻发布会的发言人是会议的主角，因此他通常应由本企业的主要负责人担任。

基本条件：除了在社会上口碑较好、与新闻界关系较为融洽之外，还应修养良好，学识渊博，思维敏捷，记忆力强，善解人意，能言善辩，彬彬有礼等。

★接待人员的选择

除了要慎选主持人、发言人之外，还须精选一些企业的员工负责会议现场的礼仪接待工作。

基本条件：最好是由品行良好、相貌端正、工作迥然不同、善于交际的年轻女性担任。

为了宾主两便，主办单位所有正式出席新闻发布会的人员，均须在会上佩戴事先统一制作的姓名胸卡，其内容包括姓名、单位、部门与职务。

4.材料的准备

在准备新闻发布会时，主办单位通常需要事先委托专人准备好以下4个方面的主要材料：

★发言提纲。它是发言人在新闻发布会上进行正式发言时的发言提要。它既要紧扣主题，又必须全面、准确、生动、真实。

★问答提纲。为了使发言人在现场正式回答提问时表现自如，不慌不忙，事先可对有可能被提问的主要问题进行预测，并就此预备好相对立的答案，以便使发言人心中有数，必要时予以参考。

★宣传提纲。为了方便新闻界人士在进行宣传报道时抓住重点、资讯翔实，主办单位可事先精心准备好一份以有关数据、图片、资料为主的宣传提纲，并且认真打印出来，在新闻发布会上提供给每一位外来的与会者。在宣传提纲上，通常应列出企业名称及联络电话、传真号码，以供新闻界人士核实之用。开通网站的企业，还可同时列出本企业的网址。

★辅助材料。假如条件允许，可在新闻发布会的举办现场预备一些可强化会议效果的形象化视听材料，如图表、照片、实物、模型、沙盘、录音、录像、影片等，以供与会者利用。

媒体的邀请礼仪

在新闻发布会上，主办单位的交往对象自然以新闻界人士为主。在事先考虑邀请新闻界人士时，必须有所选择、有所侧重。

1.决定是否邀请

是否邀请新闻界人士参加，首先要看有无必要性。即使存在一定的必要性，也要多加论证，要保证参加发布会的人少而精。

企业向社会各界主动传播信息的方式并非只有举行新闻发布会一种，不该邀请新闻界人士时，就不要自讨没趣。若是没有必要邀请新闻界人士，也就无所谓召开新闻发布会的问题了。

2.邀请哪些媒体

决定召开新闻发布会之后，邀请哪些方面的新闻界人士与会的问题就显得重要起来。

新闻媒体大体上分为电视、报纸、广播、杂志等四种。它们各有所长，各有所短，只有了解了各种新闻媒体的主要优缺点，并在对其邀请时加以考虑，才不至于走上弯路。

新闻媒体的具体特点介绍如下：

★电视的优点是：受众广泛，真实感强，传播迅速；其缺点是：受时空限制，不容易保存。

★报纸的优点是：信息容量大，易储存查阅，覆盖面广大；其缺点是：感染力差，不够精美。

★广播的优点是：传播速度快，鼓动性极强，受限制较少；其缺点是：稍纵即逝，选择性差。

★杂志的优点是：印刷精美，系统性强，形式多变；其缺点是：出版周期较长，读者相对较少。

3.有所侧重地邀请

邀请新闻界人士时必须有所侧重。一般的规则是，宣布某一消息时，尤其是为了扩大影响、提高本企业的知名度时，邀请新闻单位通常多多益善。而在说明某一活动、解释某一事件时，特别是当本企业处于守势时，邀请新闻单位的面则不宜过于宽泛。

不论是邀请一家还是数家新闻单位参加新闻发布会，主办单位都要尽可能地优先邀请那些影响巨大、主持正义、报道公正、口碑良好的新闻单位派员到场。此外，还应根据新闻发布会的具体性质，确定是邀请全国性新闻单位、地方性新闻单位、行业性新闻单位同时到场，还是只邀请其中的某一部分。如拟邀请国外新闻单位到会，除了要看有无实际需要之外，还需遵守有关的外事纪律，并且事先报批。

4.协调好双方的关系

应当协调好主办单位与新闻界人士的相互关系。新闻界人士是新闻发布会上的主宾，主办单位如欲取得新闻发布会的成功，就必须求得对方的配合，并与之协调好相互关系。

5.注意事项

与新闻界人士打交道时要注意以下事项：

★要把新闻界人士当做自己真正的朋友对待。对对方既要尊重友好，更要坦诚相待。

★要对所有与会的新闻界人士一视同仁，不要有亲有疏、厚此薄彼。

★要尽可能地向新闻界人士提供他们所需要的信息。要注重信息的准确性、真实性与时效性，不要弄虚作假，爆炒旧闻。

★要尊重新闻界人士的自我判断，不要指望拉拢、收买对方，更不要打算去左右对方。

★要与新闻界人士保持联系。要注意经常与对方互通信息，常来常往，争取建立双方良好的合作关系。

发布会应酬和善后礼仪

新闻发布会可以及时、公正地把社会组织的重要信息传播给社会公众，扩大信息的传播范围，是社会组织与新闻媒介之间联络感情、协调关系的一种重要手段。在新闻发布会过程中或结束后，与会者应注意各种礼节、礼仪，以确保发布会顺利进行、圆满结束。

1.现场应酬礼仪

在新闻发布会正式举行的过程中，往往会出现这样或那样的确定和不确定的问题。为确保新闻发布会的顺利进行，相关人员应注意会议程序要安排得详细、紧凑，避免出现冷场和混乱局面。

★签到

新闻发布会的入口处要设立签到处，安排专人负责签到、分发材料、引入会场等接待工作。接待人员要热情、大方、举止文雅。

★会议开始

主持人将召开新闻发布会的目的、将要发布的消息或要公布的事情经过、真相作一简要介绍。主持人应根据会议主题调节好会场气氛，当记者的提问离会议主题太远时，要善于巧妙地将话题引向主题；当会场出现紧张气氛时，能够及时调节、缓和，切实把握好会议的进程和时间。(www.xing528.com)

★领导发言

领导在会上发言时，要突出重点，具体而恰到好处，语言要生动、自然，吐字要清晰，切忌啰嗦冗长。具体的要求为：

一要简明扼要。发言或答问，都要条理清楚，重点集中。在新闻发布会上有意卖弄口才、口若悬河，往往是不讨好的。

二要生动灵活。在讲话之际，讲话者的语言是否生动、话题是否灵活，往往直接影响到会场的气氛。适当地采用一些幽默风趣的语言、巧妙的典故，也是必不可少的。

三要温文尔雅。在新闻发布会上经常会有一些尖锐而棘手的问题提出。遇到这种情况时，发言人能答则答，不能答则应当巧妙地进行回避，或是直接告之以无可奉告。无论如何，都不要对对方恶语相加，甚至粗暴地打断对方的提问。

★回答记者提问

领导在回答记者提问时，要准确、自如，不要随便打断记者的提问。对于不愿透露或不好回答的事情，不应吞吞吐吐，要婉转、幽默地向记者做出解释。遇到不友好的提问，应该保持冷静，礼貌地阐明自己的看法，不能激动发怒，以免引出负面报道。

★会议结束

新闻发布会结束后，主办方人员要向参加者一一道别，并感谢他们的光临。当个别记者有特殊要求时，有关人员还应耐心地予以答复。

2.善后的事宜

新闻发布会后，主办单位还应及时收集到会记者做出的报道，检查是否达到了举办新闻发布会的目的，是否有不利于本企业的报道，并予以更正、说明。

新闻发布会举行完毕之后，主办单位需要在一定的时间之内，对其进行一次认真的评估善后工作。一般而言，需要认真处理的事情，一共有以下三项：

★了解新闻界的反应

新闻发布会结束之后，应对照一下现场所使用的来宾签到簿与来宾邀请名单，核查一下新闻界人士的到会情况。据此可大致推断出新闻界对本企业的重视程度。有两件事必做不可：一是要了解一下与会者对此次新闻发布会的意见或建议，尽快找出自己的缺陷与不足；二是要了解一下与会的新闻界人士之中有多少人为此新闻发布会发表了新闻稿。

★整理保存会议资料

整理保存新闻发布会的有关资料，不仅有助于全面评估会议效果，而且还可为今后举行同一类型的会议提供借鉴。需要主办单位认真整理保存的新闻发布会的有关资料，大致上可以分为两类：一是会议自身的图文声像资料，包括在会议进行过程中所使用的一切文件、图表、录音、录像等；另一类则是新闻媒介公开发表的涉及到此次新闻发布会的消息、通讯、评论、图片等。具体上可以分为有利报道、不利报道、中性报道三类。

★酌情采取补救措施

在听取了与会者的意见、建议，总结了会议的举办经验，收集、研究了新闻界对于会议的相关报道之后，对于失误、过错或误导，都要主动采取一些必要的对策。对于在新闻发布会之后所出现的不利报道，特别要注意具体分析、具体对待。

这类不利报道大致可分三类：一是事实准确的批评性报道，二是因误解而出现的失实性报道，三是有意歪曲事实的敌视性报道。对于批评性报道，主办单位应当闻过则改，虚心接受；对于失实性报道，主办单位应通过适当途径加以解释，消除误解；对于敌视性报道，主办单位则应在讲究策略、方式的前提下据理力争，立场坚定，尽量为自己挽回声誉。

展览会的分类与礼仪规范

按照职场目前所通行的会务礼仪规范，划分展览会不同类型的主要标准，一共有下列6条：

1.展览会的目的

这是划分展览会类型的最基本的标准。依照这一标准，展览会可被分为宣传型展览会和销售型展览会两种类型。顾名思义，宣传型展览会显然意在向外界宣传、介绍参展单位的成就、实力、历史与理念，所以它又叫做陈列会。销售型展览会主要是通过展示参展单位的产品、技术和专利，来招徕顾客，促进其生产与销售。通常，人们又将销售型展览会直截了当地称为展销会或交易会。

2.展览品的种类

根据展览品具体种类的不同，可以将展览会区分为单一型展览会与综合型展览会。单一型展览会，往往只展示某一大门类的产品、技术或专利，只不过其具体的品牌、型号、功能有所不同而已。因此，人们通常以其具体展示的某一门类的产品、技术或专利的名称，来对单一型展览会进行直接的冠名，比如，“化妆品展览会”、“汽车展览会”等。综合型展览会，亦称混合型展览会。它是一种包罗万象的，同时展示多种门类的产品、技术或专利的大型展览会。与前者相比，后者所侧重的主要是参展单位的综合实力。

3.展览会的规模

根据规模的大小，展览会又有大型展览会、小型展览会与微型展览会之分。大型展览会，通常由社会上的专门机构出面承办，其参展的单位多、参展的项目广，因而规模较大。举办此类展览会，要求一定的操作技巧。因其档次高、影响大，参展单位必须经过申报、审核、批准等一系列程序。有时，还需支付一定的费用。小型展览会，一般都由某一企业自行举办，其规模相对较小。微型展览会，则是小型展览会的进一步微缩。

4.参展者的区域

根据参展单位所在的地理区域的不同，可将展览会划分为国际性展览会、洲际性展览会、全国性展览会、全省性展览会和本地性展览会。其中，国际性展览会、洲际性展览会和全国性展览会，往往被人们称为博览会。若是根据参展单位所属行业的不同，则展览会亦可分为行业性展览会和跨行业展览会。

5.展览会的场地

若以所占场地的不同而论，展览会有室内展览会与露天展览会之别。前者大都被安排在专门的展览馆或是宾馆和本单位的展览厅、展览室之内。它们大都设计考究、布置精美、陈列有序、安全防盗、不易受损，并且可以不受时间与天气的制约，显得隆重而有档次。但是，其所需费用往往偏高。在展示价值高昂、制作精美、忌晒忌雨、易于失盗的展品时，室内展览会自然是首选。后者则安排在室外露天之处。它可以提供较大的场地，花费较小，而且不必为设计、布置费力过多。展示大型展品或需要以自然界为背景的展品时，此种选择最佳。通常，展示花卉、农产品、工程机械、大型设备时，大都这么做。不过，它受天气等自然条件影响较大，并且极易使展品丢失或受损。

6.展览会的时间

举办展览会所用的具体时间的长短，亦称为展期。根据展期的不同，可以把展览会分作长期展览会、定期展览会和临时展览会。长期展览会大都常年举行，其展览场所固定，展品变动不大。定期展览会，展期一般固定为每隔一段时间之后，在某一个特定的时间之内举行。例如，每三年举行一次，或者每年春季举行一次等。其展览主题大都既定不变，但允许变动展览场所，或展品内容有所变动。一般来看，定期展览会往往呈现出连续性、系列性的特征。临时展览会，则随时根据需要与可能举办。它所选择的展览场所、展品内容乃至展览主题，往往不尽相同，但其展期大都不长。

组织展览会的礼仪

一般的展览会，既可以由参展企业自行组织，也可以由社会上的专门机构出面张罗。根据惯例，展览会的组织者需要重点进行的具体工作，包括以下几项：

1.参展企业的确定

一旦决定举办展览会，由什么单位来参加的问题，通常都是非常重要的。按照职场礼仪的要求，主办单位事先应以适当的方式，对拟参展的企业发出正式的邀请或召集。

邀请或召集参展企业的主要方式为：刊登广告、寄发邀请函、召开新闻发布会等。不管是采用其中的哪一种方式，均须同时将展览会的宗旨、展出的主要项目、参展企业的范围与条件、举办展览会的时间与地点、报名参展的具体时间与地点、咨询有关问题的联络方法、主办单位拟提供的辅助服务项目、参展企业所应负担的基本费用等，一并如实地告之参展企业，以便对方据此加以定夺。

对于报名参展的企业，主办单位应根据展览会的主题与具体条件进行必要的审核。切勿良莠不分，来者不拒。

当参展企业的正式名单确定之后，主办单位应及时地以专函进行通知，使被批准的参展企业尽早有所准备。

2.展览内容的宣传

为了引起社会各界对展览会的重视，并且尽量地扩大其影响，主办单位有必要对其进行大力宣传。宣传的重点，应当是展览的内容，即展览会上的展示陈列之物。

对展览内容进行宣传，主要采取下述几种方式：

★举办新闻发布会

★邀请新闻界人士到场进行参观采访

★发布有关展览会的新闻稿

★公开刊发广告

★张贴有关展览会的宣传画

★在展览会现场散发宣传性材料和纪念品

★在举办地悬挂彩旗、彩带或横幅

★利用升空的彩色气球和飞艇进行宣传

以上8种方式，可以只择其一，亦可多种同时并用。

为了搞好宣传工作，在举办大型展览会时，主办单位应专门成立对外进行宣传的组织机构。其正式名称，可以叫新闻组，也可以叫宣传办公室。

3.展示位置的分配

对展览会的组织者来讲，展览现场的规划与布置，通常是其重要职责之一。在布置展览现场时，基本的要求是：展示陈列的各种展品要围绕既定的主题，进行互为衬托的合理组合与搭配。在整体上要显得井然有序、浑然一体。

展览会的组织者要想尽一切办法充分满足参展企业关于展位的合理要求。

展览会的组织者可依照展览会的惯例，合理分配展位。展位合理的分配方法有：

★对展位进行竞拍。由组织者根据展位的不同，制定不同的收费标准，然后组织一场拍卖会，由参展者在会上自由进行角逐，由出价高者拥有自己中意的展位。

★对展位进行投标。即由参展企业依照组织者所公告的招标标准和具体条件，自行报价，并据此填具标单，而由组织者按照“就高不就低”的常规，将展位分配给报价高者。

★对展位进行抽签。即将展位编号，然后将号码写在纸签之上，由参展企业的代表在公证人员的监督之下，每人各取一个，以此来确定其各自的具体展位。

★按“先来后到”分配。即以参展企业正式报名的先后为序，谁先报名，谁便有权优先选择自己所看中的展位。

不管采用上述何种方法，组织者均须事先将其广而告之，以便参展企业早做准备。

4.安全保卫工作的注意事项

★在举办展览会前，必须依法履行常规的报批手续。此外，组织者还需主动将展览会的举办详情向当地公安部门进行通报，求得其理解、支持与配合。

★举办规模较大的展览会时，最好从合法的保安公司聘请一定数量的保安人员，将展览会的保安工作全权交予对方负责。

★为了预防天灾人祸等不测事件的发生，应向声誉良好的保险公司进行数额合理的投保，以便利用社会的力量为自己分忧。

★在展览会入口处或展览会的入场券上，应将参观的具体注意事项正式成文列出，使观众心中有数，以减少纠葛。

★按照常规，有关安全保卫的事项，必要时最好由有关各方正式签订合约或协议，并且经过公证。

5.辅助的服务项目

主办单位作为展览会的组织者，有义务为参展企业提供一切必要的辅助性服务项目。由展览会的组织者为参展企业提供的各项辅助性服务项目，最好有言在先，并且对有关费用的支付进行详尽的说明。

展览会的参加礼仪

展览会礼仪，通常是指企业在组织、参加展览会时，所应当遵循的规范与惯例。参展企业在正式参加展览会时，必须要求自己的全部派出人员齐心协力、同心同德，为大获全胜而努力奋斗。在整体形象、待人礼貌、解说技巧等三个主要方面，参展企业尤其要予以特别的重视。

1.要努力维护整体形象

参展企业的整体形象，主要由展示之物的形象与工作人员的形象两个部分构成。对于二者要给予同等的重视，不可偏废其一。

★展示物的形象，主要是由展品的外观、展品的质量、展品的陈列、展位的布置、发放的资料等构成。用以展示的展品，外观上要力求完美无缺，质量上要优中选秀，陈列上要既整齐美观又讲究主次，布置上要兼顾主题的突出与观众的注意力。

★工作人员的形象。在一般情况下，要求在展位上工作的人员应当统一着装。最佳的选择，是身穿本企业的制服，或者是穿深色的西装、套裙。在大型的展览会上，参展企业若安排专人迎送宾客时，则最好请其身穿色彩鲜艳的单色旗袍，并胸披写有参展企业或其主打展品名称的大红色绶带。为了说明各自的身份，全体工作人员皆应在左胸佩戴标明本人单位、职务、姓名的胸卡，唯有礼仪小姐可以例外。

2.要时时注意礼貌待人

在展览会上，不管它是宣传型展览会还是销售型展览会，全体工作人员都要将礼貌待人放在心上，并且落实在行动上。

3.要善于运用解说技巧

解说技巧，此处主要是指参展企业的工作人员在向观众介绍或说明展品时，所应当掌握的基本方法和技能。具体而论，在宣传型展览会与销售型展览会上，其解说技巧既有共性可循，又有各自的不同之处。

★在宣传型展览会与销售型展览会上，解说技巧的共性在于：要善于因人而异，使解说具有针对性。与此同时，要突出自己展品的特色。在实事求是的前提下，要注意对其扬长避短，强调“人无我有”之处。在必要时，还可邀请观众亲自动手操作，或由工作人员为其进行现场示范。此外，还可安排观众观看与展品相关的影视片，并向其提供说明材料与企业名片。通常，说明材料与企业名片应常备于展台之上，由观众自取。

★在宣传型展览会上，解说的重点应当放在推广参展企业的形象上。时时刻刻都应大力宣传本企业的成就和理念，以便使公众对参展企业认可。

★在销售型展览会上，解说的重点则必须放在对主要展品的介绍与推销上。按照国外的常规说法，解说时一定要注意“FABE”并重。其中，“F”指展品特征，“A”指展品优点，“B”指客户利益，“E”则指可资证明的证据。工作人员在销售型展览会上向观众进行解说时，要注意“FABE”并重，就是其解说应当以客户利益为重，要在提供有力证据的前提之下，着重强调自己所介绍、推销的展品的主要特征与主要优点，以争取使客户觉得言之有理，乐于接受。不过，争抢、尾随观众兜售展品，弄虚作假，或是强行向观众推介展品，则不可取。

4.注意事项

★切忌工作人员对观众恶语相加，或讥讽嘲弄。

★对于极个别不守展览会规则而乱摸乱动、乱拿展品的观众，仍须以礼相劝，必要时可请保安人员协助，但不可对对方擅自动粗，进行打骂、扣留或非法搜身。

★展览会一旦正式开始，全体参展企业的工作人员即应各就各位，站立迎宾。不允许迟到、早退、无故脱岗、东游西逛，更不允许在观众到来之时坐卧不起，怠慢对方。

茶话会的议程和发言礼仪

茶话会主要是以茶待客、以茶会友，但是实际上，它的重点往往不在“茶”，而在于“话”，即借此机会与社会各界沟通信息、交流观点、增进联络等。所以，会议的议程和发言在会议中的作用不容忽视。

1.茶话会的议程

在正常的情况下，茶话会的主要会议议程，大体有如下4项：

★主持人宣布茶话会正式开始。在宣布会议正式开始之前，主持人应当提请与会者各就各位，并且保持安静。而在会议正式宣布开始之后，主持人则还可对主要的与会者略加介绍。

★主办单位的主要负责人讲话。讲话应以阐明此次茶话会的主题为中心内容。除此之外，还可以代表主办单位，对全体与会者的到来表示欢迎与感谢，并且恳请大家今后一如既往地给予本企业以更多的理解、更大的支持。

★与会者发言。根据惯例，与会者的发言在任何情况下都是茶话会的重心之所在。为了确保与会者在发言中直言不讳，畅所欲言，通常，主办单位事先均不对发言者进行指定与排序，也不限制发言的具体时间，而是提倡与会者自由地进行即兴式的发言。有时，与会者在同一次茶话会上，还可以数次进行发言，以不断补充、完善自己的见解、主张。

★主持人略作总结。随后，即可宣布茶话会到此结束。

2.现场的发言

与会者的现场发言，在茶话会上举足轻重。根据会务礼仪的规范，茶话会的现场发言要想真正得到成功，重点在于主持人的引导得法和与会者的发言得体。

在茶话会上，主持人所起的作用往往不止于掌握、主持会议。更重要的，是要求他能够在现场审时度势，因势利导地引导与会者的发言，并且有力地控制会议的全局。

在众人争相发言时，应由主持人决定孰先孰后。当无人发言时，应由主持人引出新的话题，就教于与会者；或者由其恳请某位人士发言。当与会者之间发生争执时，应由主持人出面劝阻。在每位与会者发言之前，可由主持人对其略作介绍。在其发言的前后，应由主持人带头鼓掌致意。万一有人发言严重跑题或言辞不当，还应由主持人出头转换话题。

与会者在茶话会上发言时，表现必须得体。在要求发言时，可举手示意，但同时也要注意谦让，不要与人争抢。不论自己有何高见，打断他人的发言插嘴，都是失礼的行为。

在发言的过程中，不论所谈何事，都要使自己语速适中，口齿清晰，神态自然，用语文明。肯定成绩时，一定要实事求是，力戒阿谀奉承。提出批评时，态度要友善，切勿夸大事实，讽刺挖苦。与其他发言者意见不合时，要注意“兼听则明”，并且一定要保持风度，切勿当场对其表示不满，或是在私下里对对方进行人身攻击。