如何写简洁、有效的商务信函

第七章　通信篇——职场形象之信函

在人际交往中，文书是一种应用极为广泛的书面交流形式。对于职场人士而言，职场文书在实际工作中扮演着举足轻重的角色。职场文书的写作决定了职场人士是否以专业的方式同其他职场人士进行有效沟通。职场文书还代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力。

职场文书礼仪是指职场文书在内容、格式等方面的固定的范式要求。它在职场人士的业务往来中占据着重要的地位，职场人士掌握常用文书的礼仪规范是很必要的。

职场信函的写作礼仪要求

在职场活动中，职场书信可以用来传递信息、洽谈生意、磋商问题。尽管快捷的通讯工具，如手机、传真机、电子邮件等发展迅速，并在现代职场活动中逐渐普及，但书信依然有其他职场通讯形式无法取代的功能，在各种通讯方式中仍占据重要地位。

职场信函不需要华丽优美的词句，应尽量使用简单朴实的语言表述，以能准确表达自己的意思，让对方清楚了解自己想说什么为标准。下面是写作职场信函的礼仪要求：

1.口语化

每一封信函的往来，都是职场人士跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以职场人士需要在自己的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作职场信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。其实我们简单地来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我或我们做主语，这样才能让信函读起来热情，显得更为友好，就像两个朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。

2.语气语调

由于职场人士写的信函都是有其目的性的，所以在信函里所采用的语气语调也应该符合自己的目的。在写之前不妨先仔细考虑一下，你要写的这封信函是想达到一个什么样的目的，自己希望对收信人产生一种怎样的影响，是歉意的、劝说性的，还是坚决的、要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

3.简明扼要

信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情地舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让收信人感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。

在信函中，当涉及数据或者具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

4.真诚

不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以职场人士的信函也必须能够充分体现自己的真诚。不管说什么，都要带着己方的诚意去说。把写好的信函拿起来认真读一遍，确保你的自然和真诚。

5.礼貌

我们这里所说的礼貌，并不是简单地用一些礼貌用语就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算你这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。

特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对你的指责不公平时，请表现一下你的高姿态，你可以据理力争，说明你的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

6.检查

写完之后，一定要检查。最基本的一点是要确保拼写和语法正确，然后检查一下自己所提供的事实、数据等是否有错。我们都会犯错，但即使在你的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏你在沟通方面的可信度，并使人对你表达的其他信息产生怀疑。

职场邀约礼仪规范

在职场交往中，因为各种各样的实际需要，职场人士必须对一定的交往对象发出约请，邀请对方出席某项活动，或是前来作客。这类性质的活动，在职场礼仪上称为邀约。

当一方邀请另一方或多方人士，前来自己的所在地或者其他某处地方约会，以及出席某些活动时，他不能仅凭自己的一相情愿行事，而是必须征得被邀请方的同意与合作。作为邀请者，不能自不量力，无事生非，自寻烦恼，既麻烦别人，又自讨没趣。作为被邀请者，则需要及早地做出合乎自身利益与意愿的反应。不论是邀请者，还是被邀请者，都必须把邀约当做一种正规的职场约会来看待，遵循一定的行为规范，这就是邀约礼仪。

对邀请者而言，发出邀请，如同发出一种礼仪性很强的通知一样，不仅要力求合乎礼貌，取得被邀请者的良好回应，而且必须使之符合双方各自的身份，以及双方之间关系的现状。

1.请柬邀约礼仪

在正式邀约的诸形式之中，档次最高、也最为职场人士所常用的当属请柬邀约。

凡精心安排、精心组织的大型活动与仪式，如宴会、舞会、纪念会、庆祝会、发布会、单位的开业仪式等，只有采用请柬邀请嘉宾，才会被人视之为与其档次相称。

请柬又称请帖，一般由正文与封套两部分组成。不管是购买印刷好的成品，还是自行制作，在格式与行文上都应当遵守成规。

★请柬正文的用纸，大都比较考究，多用厚纸对折而成。以横式为例，对折后的左面外侧多为封面，右面内侧则为正文的行文之处。封面通常采用红色，并标有“请柬”二字。请柬内侧，可以同为红色，或采用其他颜色。但民间忌讳的黄色与黑色，通常不可采用。在请柬上亲笔书写正文时，应用钢笔或毛笔，并选择黑色、蓝色的墨水或墨汁。红色、紫色、绿色、黄色以及其他鲜艳的墨水，则不宜采用。

★在职场交往中所采用的请柬，基本上都是横式请柬。它的行文是自左而右、自上而下地书写的。除此之外，还有一种竖式请柬。它的行文则是自上而下、自右而左地书写的。作为中国传统文化的一种形式，竖式请柬多用于民间的传统性交际应酬，因此在这里将它略去不提。

★在请柬的行文中，通常必须包括活动形式、活动时间、活动地点、活动要求、联络方式以及邀请人等项内容。规范的请柬正文范例：

谨订于××××年×月××日下午××时整于本市××大酒店大厅举行××公司成立六十周年庆祝酒会，敬请届时光临。

联络电话：××××××

备忘：××××××

★在请柬的左下方注有“备忘”二字，意在提醒被邀请者届时勿忘。在国际上，这是一种习惯的做法。西方人在注明“备忘”时，通常使用表示同一个意思的法文缩写“P.M.”。

★注意以上范文，您可能会发现其中邀请者的名称在行文时没有在最后落款，而是处于正文之间。其实，把它落在最后，并标明发出请柬的日期，在职场交往中也是允许的。

★另外，被邀请者的“尊姓大名”没有在正文中出现，则是因为姓名一般已在封套上写明白了。要是不厌其烦地在正文中再写一次，也是可以的。在正文中，“请柬”二字可以有，也可以没有。

2.书信邀约礼仪

以书信的形式对他人发出的邀请，叫做书信邀约。书信邀约与请柬邀约相比显得要随便一些，多用于熟人之间。

★用来邀请他人的书信，内容应当以邀约为主，但其措辞不必过于拘束。它的基本要求是言简意赅，说明问题又不失友好之意。

★在装帖与款式方面，邀请信均不必过于考究。其封套的写作，与书信基本上相同。

★邀请信范文

尊敬的××公司负责人：

“2012·北京××新产品新技术展销会”定于今年×月××日至××日在北京××展览中心举行，欢迎贵公司报名参展。

报名时间：×月×日至×日

报名地点：××××××

联系电话：××××××

组委会敬邀

2011年×月×日

3.传真邀约礼仪

传真邀约，指的是利用传真机发出传真，对被邀请者进行邀约的一种形式。在具体格式、文字方面，其做法与书信邀约大同小异。但是由于它利用了现代化的通讯设备，因而传递更为迅速，并且不易丢失。此外，还有一种电子邮件邀约，其做法基本与传真相似。

4.电报邀约礼仪

电报邀约，即以拍发专电的形式，对被邀者所进行的邀约。

★电报邀约与书信邀约在文字上都要求热情、友好、恳切、得体。除此之外，电报邀约在准确、精练方面要求得更高一些，这是由电报这一形式本身所决定的。

★电报邀约速度快，准确率高，因此多用于邀请异地的客人。在具体内容上，它与书信邀约大致类似。

5.便条邀约礼仪

在某些时候，职场人士在进行个人接触时，还会采用便条邀约。便条邀约，即将邀约写在便条纸上，然后留交或请人带交给被邀请者。在书面邀约诸形式之中，它显得最为随便。然而正因如此，反而往往会使被邀请者感到亲切、自然。

★便条邀请的内容，是有什么事写什么事，写清楚为止。它所选用的纸张，应以干净、整洁为好。

★依照常规，用以邀约他人的便条不管是留交还是带交对方，均应装入信封之中，一同送交。让邀请条“赤条条”地来来去去，则不甚妥当。

★在一般情况下，不论以何种书面形式邀约他人，均须做得越早越好。通常，它应当至少在一周之前送达对方手中，以便对方有所准备。“临阵磨枪”，打对方一个措手不及，不仅给对方以逼人就范的感觉，而且也是非常不尊重对方的。

★便条邀约范例

××先生：

兹与××公司××经理约定，下周五（×月×日）中午×时在××酒家共进工作餐。

敬请光临。

××留上

×月×日

邀请函写作礼仪规范

邀请信是用于邀约的一种社交信函，在职场人士的职场社交活动中，这类书信的使用极为广泛。邀请信的内容都比较简单，但措词要讲究，既要诚恳，又不能让对方觉得是要挟。收到邀请信的人无论应邀与否，都要及时回复。

1.邀请信的内容

邀请信的内容要简单明了，主要包括以下几方面：

★说明邀请对方参加什么活动，以及邀请的原因是什么。

★将活动安排的细节及注意事项告诉对方。诸如时间、地点、参加人员、人数，做些什么样的准备及所穿的服饰等。

★为了方便安排活动，如有必要，可注明请对方予以回复，以便得知对方能否应邀及还有哪些要求等。

2.邀请信应注意的事项

★邀请人和被邀请人要用第二人称，参加活动的时间地点也要写得清楚明确。

★希望被邀请人收到邀请信后给予答复的；则须在邀请信上用文字注明，对外宾可用R.S.V.P（或r.s.v.p.）字样注明，意为“请答复”。有时为了方便联系，可留下自己的电话号码或地址。

★对参加活动的人有什么具体要求，可简单地在邀请信上注明。

3.回函

在职场礼仪中，对邀请信所进行的答复，被称为回函。回函基本上都需要亲笔书写，以示重视。如果打印回函，则至少应当亲笔签名。

所有的回函，不管是接受函还是拒绝函，均须在接到书面邀约之后三日之内回复，而且回得越早越好。回函的具体方式，可参照邀请者发来的书面邀约。在人称、语气、措辞、称呼等方面，与之不相上下，就算不上失礼。

在回函的行文中，应当对邀请者尊重、友好，并且应当对能否接受邀约这一关键性问题，做出明确的答复。切勿避实就虚，让人觉得“难解其中味”。如果拒绝，则讲明理由，就可以了。

★接受邀约的回函范文

××公司总裁××先生：

××公司董事长兼总经理××先生非常荣幸地接受××公司总裁××先生的邀请，将于× 月×日上午×时准时出席××公司开业仪式。

谨祝开业大吉，并顺致敬意。

××公司××

2011年×月×日

★拒绝邀约的回函范文

尊敬的××先生：

我深怀歉疚地通知您，由于本人明晚将乘机飞往××洽谈生意，故而无法接受您的出席贵公司新产品新技术展览会的邀请。

恭请见谅，谨致谢忱。

此致

敬礼！

××敬上

2011年×月×日

感谢信写作礼仪规范

感谢信是职场人士为了答谢对方的邀请、问候、关心、帮助和支持，或是对于支援、帮助、关心过自己的政府机关、企事业单位、社会团体表示感谢的礼仪专用书信。

它的对象及内容，一般都和写感谢信的人有直接的关系。所以，应满怀感激之情，把对方的好思想、好作风以及光荣事迹概括地写出来。感谢信不仅有感谢的意思，而且有表扬的内涵。

1.感谢信的种类

★以感谢对象为依据可分为以下两种：

一是给集体的感谢信。这类感谢信，一般是个人由于在困难时，受到了集体的帮助，使自己渡过了难关，走出了困境，所以要用感谢信的方式表达自己的感激之情。

二是给个人的感谢信。这类感谢信，可以是个人也可以是单位集体为了感谢某个人曾给予的帮助、照顾而写的。

★以感谢信的存在形式为依据可分为以下两种：

一是公开发布的感谢信。这种感谢信包括登报、电台广播，或电视台播报的感谢信等，总之是一种公开的感谢信。

二是寄给企业或个人的感谢信。这种感谢信直接寄给企业和个人。

2.感谢信的格式

感谢信通常由标题、称谓、正文、结尾和署名五部分构成。

★第一行写标题。正中写“感谢信”或“致×××的感谢信”等字样，字体要大些。

★称谓。顶格书写感谢对象的企业名称或个人姓名。

★正文。从第3行空两格起，写感谢的内容和感激心情。首先，要精练地叙述对方的好品德、好作风与先进事迹。特别是要重点叙说在关键时刻，因对方的关心、支持、帮助而产生的效果。然后，再表示向对方学习的态度和决心。

★结尾。写上表示敬意、感激的话，如“致以最诚挚的敬礼”，“此致”、“敬礼”等。

★署名。署企业名称或个人姓名，并注明写信的年、月、日。

3.感谢信范文

感谢信

××公安派出所：

我母亲已××岁，今年×月××日从××老家送我的小儿子到××站，在××站倒车时，她去厕所迷了路，找不到孙子了。贵所所长××同志了解这情况后，立即发动所有同志去找。据我母亲说，你们找了一个多小时，在离火车开车前几分钟终于找到了我的小儿子，并将他们祖孙二人送上火车。我母亲要给大家买汽水，也被你们谢绝了。你们这种精神真值得我学习。在此，我代表我全家向贵所全体同志表示衷心的感谢！

我是一名售货员，我一定要像你们那样兢兢业业、热情周到地做好我的服务工作。

此致

敬礼！

××市××商店售货员×××

2005年×月×日

4.注意事项

★要把被感谢的人物、事件准确地叙述清楚，使对方能够回忆起来或让他人了解清楚。

★应满怀感激之情去议论和评价事迹的深刻含义，并表示谢意和学习的决心。

证明信写作礼仪规范

证明信是以行政机关、社会团体、企事业单位或个人的名义凭借确凿的证据证明某人的身份、经历或某件事情的真实情况时所使用的一种专用书信。证明信一般也直接称作证明。

1.证明信的分类

证明信的分类有很多种，依据不同，分类也不同。

★从证明信的内容来看，证明信可分为证明某人身份、证明某人某一时期的工作经历和证明某件事情真相的证明信等。

★从证明信具体的存在方式上来划分的话，证明信可分为公文式、书信式、便条式等三种格式。

★证明信还可以分为以组织名义所发的证明信和以个人名义所发的证明信两种。

以组织名义所发的证明信。这种证明信多数是证明某人曾在或正在该单位工作的证明信。它可以证明此人的身份、经历、职务以及同该单位的所属关系等真实情况。

以个人名义所发的证明信。这类证明信，由个人书写。证明信的内容完全由个人负责。写这样的证明信，个人一定要严肃认真、仔细回忆，不得信笔由缰、马马虎虎。个人所写的证明信一般都以个人名义、采用书信体格式。

2.证明信的格式和写法

不论是哪种形式的证明信，其结构都大致相同，一般都由标题、称呼、正文、署名和日期等构成。

★标题。证明信的标题通常有以下两种构成方式：单独以文种名作标题：一般就是在第一行中间冠以“证明信”、“证明”字样。由文种名和事由共同构成：一般也是写在第一行中间。如“关于××同志××情况（或问题）的证明”。

★称呼。要在第二行顶格写上受文单位名称或受文个人的姓名称呼，然后加冒号。有些供有关人员外出活动证明身份的证明信因没有固定的受文者，开头可以不写受文者称呼，而是在正文前用公文引导词“兹”引起正文内容。

★正文。正文要在称呼写完后另起一行，空两格书写。要针对对方所要求的要点写，要你证明什么问题就证明什么问题，其他无关的不写。如证明的是某人的历史问题，则应写清人名、何时、何地及所经历的事情；若要证明某一事件，则要写清参与者的姓名、身份及其在此事件中的地位、作用和事件本身的前因后果。也就是要写清人物、事件的本来面目。正文写完后，要另起一行，顶格写上“特此证明”四个字。也可在正文结尾处直接写出。

★署名和日期。要在正文的右下方写上证明单位或个人的姓名称呼，成文日期写在署名下另起一行，然后由证明单位或证明人加盖公章或签名、盖私章，否则证明信将是无效的。

3.证明信范文

证明信

我公司工程师××同志，技术员××同志，前往上海、天津等城市，检查并修理公司出产的××牌热水器，望有关单位给予帮助。

特此证明。

××省××市××公司（公章）

2011年×月×日

报捷书写作礼仪规范

报捷书，又称捷报。它是指某一单位、部门或某一部分同志、个人向上级机关、广大群众迅速汇报所取得的重大成绩时所使用的一种专用书信，捷报的产生，最早是同战争有关的，它是战争的产物。

1.报捷书的适用范围

报捷书主要适用于下列几种情况：

★某一单位、部门或群体、个人在日常工作中完成了某一重大任务，取得了显著的成绩。

★某一单位、部门或群体、个人在限定的较短时间内完成了上级领导布置的艰巨任务。

★某一单位、部门或群体、个人在某项重大的工作或活动中，提前或超额完成了规定的任务。

2.报捷书的作用

捷报书的作用主要有以下几点：

★报捷书可以使上级机关或领导了解某项工作的进展或完成情况，掌握全局，从而提出新的指导意见或工作安排。

★报捷书可以很好地推动或促进本部门工作更好地开展，充分调动员工的工作积极性和热情。

★报捷书还可以推动单位或个人之间开展竞赛，充分调动各单位的工作激情，使大家在竞赛中鼓足干劲，形成一种良好的竞争气氛。

3.报捷书的写作格式

报捷书一般来讲由标题、称呼、正文、结尾、落款五部分组成。

★标题。报捷书的标题一般是在第一行正中写明“报捷书”或“捷报”字样。

★称呼。报捷书的称呼要写明接受“捷报”的单位、组织或负责人的名称、姓名。一般要求写在标题下空两行顶格处，并在称呼后加上冒号。

★正文。从称呼下一行开始写，开头要空两格。正文主要写以下一些内容：

第一，获得胜利、取得成绩、完成任务的原因。一般只简明扼要地写出主要原因即可，不必面面俱到，没有主次地罗列原因。

第二，写出取得的胜利，创造的好成绩或完成任务的具体情况。该部分要很详细地把工作或任务完成情况的关键性数字、细节写出来。

第三，写出今后的打算或下一步的设想。一般是根据已有的成绩，将本部门单位或个人的新的工作计划简单地展望一下，通常该部分不必具体写。

★结尾。报捷书的结尾可以写些表示敬意的话。如“此致敬礼”，也可省略不写。

★落款。即要求写上发报捷书的单位部门或集体的称呼或个人的姓名，并署上发文日期。是单位发文的，一般还要加盖公章。

4.报捷书范文

捷报

厂领导：(www.xing528.com)

我们车间从今年实行岗位责任制以来，大大调动了职工的生产积极性，月月创造新纪录。到五月底止，已提前一个月完成了上半年的生产任务。特此报捷！

我们决心戒骄戒躁，再接再厉，努力夺取更大的成绩。

××车间全体职工

2011年×月×日

其他职场信函写作礼仪规范

1.推荐信礼仪

这是企业或个人介绍某人担任某项职务或工作的信函。推荐信的发出者可以是和被举荐人有交情或业务关系的人，也可以是有某种关系的组织单位；收信人一般是某个组织或单位，也有私人，比如推荐任某人的私人秘书、助手、合作者等。推荐信要尽可能介绍被推荐人的详细情况，需实事求是，态度上也要适当，要留有余地，不可强人所难。

2.商洽信礼仪

这是企业或个人间因业务关系而使用的一种信函。这种信函旨在就某一问题进行书面商讨。无论是个人间还是在组织间，首次就问题商洽，要对这一事项的缘起、目的等阐明，提出具体的意见和建议，乃至具体计划。如果是商业方面的商洽函，有关数据、指标等都要明确无误。商洽函应该恳切，采取征询的口吻，不能显出强加于人的样子。

3.慰问信礼仪

当亲友患病、受灾、遭遇其他不幸时，无法前去探望而发出的信，就是慰问信。这种信绝不限于亲友间，企业（或其代表）亦经常发出此种信函。一封真切动人的慰问信，会给对方带来莫大的欣慰，增强对方克服困难、战胜灾难的勇气和力量。慰问信的内容是表达关切之情，劝慰对方不为遭遇所难，鼓励对方鼓起勇气、克服困难。这种信切忌以不必要的言词勾起对方的痛苦回忆，更不能责备对方的过失。慰问信要写得真挚诚恳，同时还要及时写好、及时发出，否则就没有意义了。

4.吊唁信礼仪

这是祭奠死者（吊）、慰问家属（唁）的一种信函，信的内容亦即悼念死者、劝慰家属。这种信函要针对具体对象而遣词命意，文字要庄重、朴实，感情要真挚。吊唁信是不能亲临现场悼念、慰问才用的，所以应及时发出。吊唁信一般是发给丧家（私人间）或治丧组织（组织间）的。如果需要更快地达致对方，也可以用电报，也就是唁电。

5.庆贺信礼仪

这是一种应用比较广泛的信函，私人信函中比较多见。作为业务信函的庆贺信，大多是组织、企业或代表组织、企业的个人发出的。某个团体、企业的成立，某次重要会议的召开，某项工程的竣工以及其他所有值得庆贺的事件的发生，都可用此种信函表示庆贺。商业性的庆贺信写来可以随便一些，一般的夸张、溢美之词也可以用；但政治性、社会性的庆贺信却要实事求是，评价要恰如其分，言词也要郑重。

6.致敬信礼仪

这种信函的对象一般是个人，间或也有团体（如雷锋班一类）；写信人可以是个人，也可以是组织。致敬信一般在个人的生辰寿诞或其他重大事件时发出。信的内容主要是称颂收信人的业绩、贡献，表达自己对他的敬意。如果对方曾关怀、帮助过自己，信中也要提及。这种信函一般宜写得欢快、热情。

职场请柬礼仪规范

请柬，也叫请帖，是为邀请而发出的社交文书。在我国，请柬的使用有着久远的历史。由于请柬是专用于请客的，所以无论形制、内容、措辞都比较讲究。

我国请柬，魏晋时就有了数种式样，如简帖、双书（对折帖）、品字封（拆开状如“品”字形）等；内容及用途上，则举凡造屋、婚嫁、生子、开张、中举等，都有请柬使用。现在，请柬从形式上归于单一，但内容和用途则远较旧时广泛。

1.形式与外观

★现在的请柬，形式上比较单一，可以分为折叠式和正反式两种。

正反式是比较简朴的一种请柬，形同一张卡片，正面写请柬二字，背面则是请柬的具体内容。这种简朴的请柬现在较少使用。

折叠式请柬一般为一方纸的对折，对折后形成四面，封面印一些适当的图案，并印“请柬”二字，底面连封面印图或素白，内面则写请柬的具体内容。

★从书写或印刷格式看，请柬又可分作横式和竖式。

竖式是传统的，与传统的竖行书写方法相应；横式则与横行书写的方式相应。现在，横、竖两种形式通用，但适当做一些选择也还是十分应该的。这种选择可以从四个方面考虑：

第一、从邀请对象考虑，邀请港台朋友，则以竖式为妥，而一般大众化的，尤其是以集体名义发出的，则以横式为佳。

第二、看邀请参加的内容，传统、民族特色浓的活动可用竖式，现代、西方特色浓的活动可用横式。

第三、还要因文字而定，如果是纯外文（除日文等）或中外文并用的，则以横式为宜。

第四、专门设计也必然地决定请柬的横、竖式。

★对于一般的邀约来说，从文化用品商店挑选来的请柬就可以了。但如果是大机构的大活动，或是极富特色的专门活动，这显然是不够的。这时最好是自己设计、自己印制。比如，举办大型活动，要邀请好多人参加，一一填写地址、时间等是比较困难的，印刷则可以解决这些问题。如果是画展、音乐会等独具特色的活动，就可以专门设计请柬的封面，这样就会取得独特的效果。

2.请柬的使用

请柬在使用上还应注意以下问题：

★一般的请柬都应该加封，寄出的尤应如此，递交的则可不封口。这方面草率了，就会给人家不那么郑重其事的感觉。

★无论是递交还是寄交，都应该把握请柬发出的时间。递交的可比寄交的稍迟一些，寄交的则必须考虑到有足够的邮递时间，否则就可能使被邀人接到请柬时，活动日期已经过了，或是根本来不及准备。对于有回执的请柬来说，发出时间更应该提前，给被邀人留出足够的回复时间来。需要对方准备的邀请，也应如此。不过，请柬也不可过早发出，如果发出时间与活动时间距离过长，则可能让人淡忘，起不到预期的效果。

★有的请柬是不能随便发出的，即这种请柬只能在对方同意应邀的前提下才能发出。比如请人讲学、作报告或为自己做其他事情等，请柬要在征得对方同意的前提下发出，否则就是“先斩后奏”、“下命令”，就可能违背别人的意愿，这些都是不礼貌的。同样是这种情况，征得了对方同意，也应将请柬及时送上，否则也是不礼貌的。

3.请柬范例

请柬的用途多种多样，也因用途的不同而有多种多样的请柬。不同的请柬固然可以有不同的形式和外观，但更重要的是内容及其他方面的特点。这里就常用的一些请柬给予举例说明。

★一般请柬

一般请柬都要写清楚因何而请，邀请出席的时间、地点等。这种横式的请柬把被请人姓名顶格书写，其下正文写邀请内容，第三部分是落款，附加地址和电话。如开张请柬：

×××先生：

兹定于×月×日上午8时我店正式开业，5楼客厅同时接待业务洽谈。届时敬请光临赐教。

此致

敬礼

×××

地址：×街×号

电话：

★竖式请柬

这类竖式请柬一般都用比较文雅的语言。长久以来，我国形成了一整套此类传统用语，比如请人前来叫“敬请（恭候）光临（莅临、早光、惠顾、惠临）”等，如果是请人为自己办某些事情，则用“雅教”、“指导”等。根据请客的不同目的，也可以有不同的用语，如果是请人来参加因某事而设的宴会，就用“特备薄酒”、“洁樽治酒”、“淡酌”等；如果仅是一般茶点，则可用“粗布茶点”、“治茗”等。

需要注意的是，竖式请柬中被请人的姓名要写在正文的后边，如下面的这张做寿请柬：

××敬家

××请母父

××右光本

启临月

×

日

寿

席×属

设×七八

本×十

寓恭，

候即

上

洁

樽

治

酒

★带附件的请柬

有的请柬除其本身以外，还要有其他的附件。比如除了写清地址之外，另附一张路线图，这对于寻找困难的地址或方便来宾来说，也是必要的。

画展、音乐会、报告会等类活动的请柬，如能同时附上节目单、报告目录或其他资料，当最为妥帖，因为这样可以给人更明确的信息，以供人选择来还是不来。再如请人参加婚庆舞会而附舞会入场券、请参观画展等附参观券，如：

×××小姐：

我们择于×月×日下午7时在金爵舞厅举行结婚典礼暨婚庆舞会，请准时出席为盼。

×××

×××同启

（附舞厅入场券两张）

★带回执的请柬

一般来说，接到请柬的人并不一定都来，活动的组织者等对此也有一定的准备，即多发一些请柬，以邀请到预计的人数。不过，这总归还是不准确的。为了更准确地把握来客情况，有的请柬同时带有回执，即请被邀请人回复某些情况。

回执最一般的是要求被邀请人明确是否光临，有的则还要求回复其他情况，如是否自带舞伴，外地来的客人要求不要求解决住宿问题等。回执可以是另外印制附于请柬的，也有是请柬自带的。接到带回执的请柬，应将回执填好寄回，或者打电话告诉有关情况。被邀人如果不能接受邀请，也可以寄复下面这样的回谢帖。

××谢心

月×领

××敬

日谨

复

★商业请柬

在现代职场活动中，请柬的运用也是十分广泛的。这种请柬一般要平白、明确，不必文绉绉的，如：

××公司总经理先生：

敝公司定于×月×日至×月×日举行产品展销订货会。届时敬请惠临指导是荷。

××××股份有限公司

地址：××××

电话：

电传：

职场题词的礼仪

题词也作“题辞”，是现代常用的一种文体。现代的题词比古代的题词有着远为深广的意义，举凡惩恶扬善、纪念缅怀、关怀奖掖、勉人励己、敦谊睦亲、友善关系等，均可以用到题词。

1.题词的格式

★依据我国文字书写的形式，题词可以分作横、竖两种格式。竖式一般从右向左写，横式自左向右写。

★题词一般都有三部分内容：一是题词正文，二是题词的对象，即给谁题的，三是落款。常见的情形是题词居中，对象在右（竖式）或在上（横式），落款在左或在下，落款除题词者的姓名外，还应有题词的时间。有的也把题词的对象放在正文之后。有些带有号召性的、对象不确指的题词，大多省略题写对象。

2.题词的种类

题词的种类很难以一个绝对的标准给予比较全面的划分。这里，只是从题词对象和内容两方面，列举一些题词的实例。

★题词的对象可以分为己与人，前者是自己题给自己的，最常见的是用于自勉，有的则纯是抒怀，或记下一种感想。

3.题词的应用

从以上介绍题词种类的文字中，我们已经可以了解到一些题词应用的情形。这里进一步从礼仪角度谈一些应用题词必须注意的问题。现代题词，也有题词者主动题写的，但更多题词是被人“请”了以后才写的。这样，请者和被请者间就要把握一种适当的关系，合乎礼仪地把事情办好。

★一般请人题词，首先要把对象选择好。先要看自己这方事情的性质、特点，然后选定题词人，如果选择不当，可能被回绝，或者是写后被人讥笑。比如，搞一个书法绘画展览，请一位对此既无兴趣、字又写得极差的领导题词，就未必妥当。

★选择好了对象，要把请求题词的理由、相关材料以及多份题词稿一并奉上。这个时间一定要和使用题词拉开一段距离，否则别人会因太仓促而推辞或写不出好的效果来。应该注意的是，无论如何都不应该勉强、纠缠。

★对于题词的人来说，首先也要考虑是否该题。如果是前述的那种情形，领导大可以婉拒。位高势显，并不一定就适合于所有的题词。过多过滥的题词，必定会为人所讥。题词的内容也应该中肯，真切实在。

上述有关题词的注意问题，多指下请上的场合，至于平辈、戚友之间，无论请求题写还是主动题写，相互之间的礼节可以随便一些，题词的内容也可以别具一格。

职场启事的礼仪

启事是指在需要向大家公开说明某事或希望大家协助办理某事时所写的简短文字稿，它一般采用广播、电视、报刊或张贴于公共场合等形式进行宣告。

1.启事的特点

启事是一种较独特的社交礼仪文书，有其自身特色。

★知晓性强。启事是用最大限度的传播媒体、最广的范围与传播空间、最快的时间来最大可能地将所启事公告于社会大众，以使社会各界人士在尽量短的时间里知晓启事内容，尽快解决有关事项。

★简洁明晰。启事内容要求时间急、事项少、必须让人一看就明了有关事项。语言应该讲究简短有力，使公众一听或一望就明确所启之事。启事的用词要简洁、鲜明、清晰，内容简明扼要，文字精练，适用范围广而明确其所指。

2.启事的种类

启事适用范围广，涉及内容多，根据不同标准、不同角度，可分为多种类别。

从所涉及的事务看，启事有公务启事和私务启事两大类。

★公务启事。供机关、企事业单位、人民团体向部分公众宣布或告知有关事宜时使用。比如招聘启事、租房启事、迁址启事、开业启事、征稿启事、征询意见启事等。

★私务启事。一般是个人向公众声明、要求、征询有关问题时使用，比如，寻人启事、寻物启物、征婚启事、家教启事等。

从启事涉及事项的性质看，有征招类启事、声明类启事和寻找类启事3种。

★征招类启事。是征求某些对象做某事或招收某些人员的启事。比如，征文启事、招工启事、招生启事、招标启事、征订启事、征集启事等。

★声明类启事。是声明某证件作废、辨别真伪，告知地址迁移、名称改变、提前或延期、开业或停业等情况的启事。

★寻找类启事。主要是寻人或寻物启事。

此外，还有不同目的与内容的其他启事，诸如道歉类、鸣谢类、辞行类、陈情类、喜庆类、丧祭类等礼仪色彩特别浓重的启事。

3.启事的格式

启事一般由标题、正文、落款三部分组成。

★标题。一般应写清楚启事的性质和目的，如“征婚启事”、“更正启事”、“寻物启事”等。

★正文。就是启事的主体，主要写所启之事以及该事的旨意。要求直截了当地将写作者所要求之事的具体内容、想法、意图明确地告之社会公众。为了便于联系，正文中的时间、地点、事物名称（人物姓名）、年龄、职业、要求或征询事项要写得明确、具体而简洁。

★落款。要写明启事人姓名、企业名称及启事的确切时间。在正文之后空一行右下方位置落款。若报刊上的启事，可不写时间。

4.启事写作注意事项

★标题要简短醒目。启事标题要尽量简短，一般用简称，像“寻人启事”用“寻人”，“招聘启事”用“招聘”等。为了醒目，其字体较正文的字体要大得多。

★内容要突出重点。启事一般应一事一启，讲求一文一个中心思想，使人一看就知道要做什么或怎样做某事。

★陈述要简明扼要。启事一般用说明来表达主题，要求行文简短、明确，文字精练、准确，措辞郑重、严谨，不用比喻、夸张等修辞手法。切忌文字冗赘、语言晦涩、独出心裁。

★行文要礼貌得体。启事是让社会各界了解、帮助做有关事情，或征求意见等，在行文上讲究一定的体式，用语上力求文明礼貌、得体、恰当，以彬彬有礼的告白引起社会公众的普遍理解和同情。切忌虚张声势、蒙骗愚弄、讥讽挖苦等用词。

职场祝词、致词礼仪

祝词，也作祝辞，是用于祝颂的文辞。“祝”原本是古代巫师的一种，其职责是主持祝寿一类的巫术仪式，祈求神明保佑。这里的“祝”和现代意义的“祝”有一些共同之处，但现代的祝词不是指向神，而是指向人或事，表达人们对事物的祝愿和庆贺。

致词，是指礼仪活动中表示迎送宾客和集会时应酬用的礼仪类文书。常用的致词，主要有欢迎词、祝酒词、欢送词、答谢词等。

1.祝词礼仪

祝词有口头与书面之分，这里所讲的是指书面祝词。就礼仪规范而言，书面祝词更加郑重，适用于重要人物和重大事件；在表达上，书面祝词也比口头祝词更能表达情意，更加典雅有致、富有文采。

★祝词一般分为三个部分，即起首的祝颂对象、正文和落款。正文部分的末尾，应有一些号召性的祝颂语。祝词正文的大部分内容是回顾祝颂对象的历史，赞颂其业绩、品德或意义，祝寿辞的这种特点尤其明显。

★常见的祝词是散体文的，但旧时也有韵文的。这种韵文祝词，和正史传纪中的赞、墓碑文中的铭近似。

★现代祝寿文一般是散体文的。一般祝词的文字要短一些，尤其是祝酒辞。祝词的长短应该因具体情形而定，但一般不宜太长。

此外，祝词的文字也有古雅和平白之别。旧时，书面祝词以古雅为多，韵文类祝词更是如此。现代，口头祝词平白一些，但也应尽可能庄重。有时候，所祝事情的性质也制约着祝词的文白，比如祝寿、祝婚辞可以文雅，现代职场活动中的祝酒辞则应以平白、庄重为其特色。

2.祝词范例

★书面祝婚辞

日吉有良兮风和日丽，鸾凤和鸣兮联珠合璧。百年好合兮如鸳鸯之比翼。洞房花烛兮满堂生辉，宴客欢贺兮笙箫长欢。夫妇同心兮自强不息，人人称羡兮创事业之奇迹。

×××谨贺

年月日

★韵文祝寿词

×××先生六十寿辰祝词

新开甲子花，光耀长庚星；

举杯祝长寿，德才人人称。

御侮去从戎，弱冠边陲行；

等闲弹如雨，智勇传美名。

解甲卸鞍马，又图实业兴；

力图强国计，苦诣经营精。

奋斗四十年，霜雪染两鬓；

功高众人颂，遐迩有贤声。

待我情谊厚，常感恩泽深；

愿进万年觞，寿如南极星。

×××谨祝

年月日

3.致词礼仪

致词是一种面对面进行交流的形式，因而可以起到与客户交流感情、融洽关系的作用，富有感染力。

★致词中的欢迎词，是指客人光临时，主人为了表示热情的欢迎，在举行相应的礼仪活动中所发表的热情友好的讲话。

★祝酒词，是指主人设宴招待客人时所发表的令客人愉快的劝酒祝愿之词。

★欢送词，是指客人将要离别时，为了表达依依不舍之情，在举行相应的礼仪活动中发表的叙旧惜别、充满情意的讲话。

★答谢词，是指在某个特定的社交场合，主人致欢迎词或祝酒词之后，客人为了表示感谢主人的欢迎和招待，所致的相应答谢词。当然，客人也可以举行必要的答谢活动，如宴会、酒会、招待会等。客人在这种场合发表的对主人的热情接待和多方面关照表示谢意的讲话，也是答谢词。

4.致词的写作礼仪

★致词在内容上，一般要表达对客人的热烈欢迎之情，抒发对客人的依依惜别之情，追忆与客人友好合作的昔日往事，表示对客人的美好祝愿，并表达与客人长期合作的真诚愿望。致词可以根据所要表达的欢迎、欢送或祝愿、答谢等同情感的需要，选择其中的内容。

★语言要热情友好，充满浓厚的感情色彩，字里行间都应注意传递友谊，但切忌客套话连篇。如果感情不真挚，会给人以千篇一律之感，造成虚伪的印象。

★篇幅要简短，结构要完整；措词要得体适度，不卑不亢；词语要简洁清晰，朗朗上口。

★致词时，要器宇轩昂，洒脱大方，表现出应有的气度。